KONSEP PROSEDUR KERJA Oleh : Suratno, S.Ag., MAP. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Kemenag Kab. Kepl. Sitaro Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya, dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan/tugas. Prosedur kerja juga adalah perincian langkah-langkah dari serangkaian fungsi yang diarahkan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Dengan kata lain prosedur kerja dapat diartikan sebagai rincian dinamika mekanisme organisasi. Pamoedji (1996:40), mengemukakan bahwa sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Ini dimaksudkan bahwa setiap orang mengawasi, membimbing, mengurus kegiatan-kegiatan dari bawahan mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya dengan bawahannya. Selanjutnya Pamoedji (1996:40), mengemukakan hakekat dan luas prosedur tertulis ada bermacammacam, biasanya terdiri dari hal-hal sebagai berikut: a) Tidak ada yang diperlakukan apabila bidang lingkup metode demikian padatnya sehingga sedikit sekali koordinasi yang diperlukan, laporan juru analisa merupakan suatu catatan yang mencakup untuk mengadakan perubahan. b) Koordinasi yang meliputi sejumlah unit pekerjaan benar-benar berarti dan bijaksana, serta prosedur antar bagian harus dicatat dan disetujui agar sistem yang baru dapat berjalan. c) c. Serangkaian buku pedoman latihan diperlukan sebagai tambahan pada suatu prosedur umum, agar hal-hal yang penting tidak akan diabaikan apabila sistem yang baru diterapkan. Terry (dalam Syamsi, 1994:16), memberikan batasan prosedur kerja sebagai serangkaian tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain serta merupakan urutan kronologis dan cara yang telah digariskan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Normal dalam sebuah prosedur, tercantum cara bagaimana setiap tugas akan dilakukan, untuk mengerjakan tugas administrasi tertentu, di dalam organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Prosedur-prosedur biasanya digunakan terhadap pekerjaan yang berulang. Sebaiknya untuk menempatkan limit-limit waktu, untuk setiap tindakan dalam sebuah prosedur. Selanjutnya menurut Syamsi (1994:17), bahwa untuk menyiapkan prosedur, maka harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : a. Pekerjaan yang akan dibuatkan prosedur kerja itu dicari data-datanya seakurat mungkin, yaitu cukup lengkap, terpercaya kebenarannya dan masih aktual. Data itu diperoleh dari dokumen dari instansi lain yang kira-kira sama, wawancara dengan petugas yang melakukan pekerjaan itu dan lain-lainnya. Data tersebut menyangkut bagaimana cara pekerjaan yang biasa dilakukan, fasilitas apa saja yang digunakan, dan berapa lama rata-rata waktu penyelesaiannya. b. Setelah data-data tersebut terkumpul secukupnya, kemudian dipelajari seperlunya. Untuk meyakinkan hal itu kemudian pelajari gerak dan waktu (motion and time study) dengan mempraktekkan cara pengerjaannya perlahan-lahan. Masing-masing langkah gerak dicatat namanya dan diukur waktunya secara berurutan sampai selesainya pengerjaan. c. Kemudian dianalisis apakah pengerjaan seperti itu sudah benar, dan apakah waktunya tidak terlalu lama. Dianalisis juga apakah kiranya perlu disederhanakan (dibuang yang tidak perlu), ataukah urutannya yang diubah agar lebih praktis dan lain sebagainya. Semua itu dilakukan demi efisiensi cara kerja, apabila pekerjaan itu terdiri dari rangkaian prosedur yang harus dilalui dan penyelesaian akhirnya ke sasaran tertentu, kiranya perlu dibuatkan diagram jaringan kerja.
d. Setelah diadakan perubahan cara kerja, kemudian dicoba lagi untuk pemantapan apakah cara baru tersebut benar-benar telah dapat dan lebih praktis. e. Apabila telah benar-benar mantap, kemudian prosedur kerja itu dituangkan ke dalam kartu prosedur kerja, isi dari kartu prosedur kerja itu antara lain : nama petugas yang harus mengerjakan beserta identitasnya, tempat kerjanya, fasilitas yang digunakan dan lain-lain yang dianggap perlu ini biasanya untuk instansi/perusahaan yang besar dan kompleks. Untuk prosedur kerja dalam organisasi yang sederhana atau biasa, cukup dicantumkan jenis pekerjaan, urutan pekerjaan, fasilitas yang digunakan beserta waktu penyelesaiannya. f. Prosedur kerja ini selain dicantumkan dalam bentuk kerja, juga dihimpun (kualifikasi) dalam buku yang namanya buku petunjuk pelaksana kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan kerja atau apapun namanya. Lazzaro (1986:572), mengatakan bahwa agar manajemen dapat bekerja lebih efisien dan efektif, maka harus mempertimbangkan beberapa hal yang mencakup bidang lingkup prosedur kerja, yaitu sebagai berikut : 1. Pertimbangan-pertimbangan sebelum memutuskan segala sesuatu : (a) apakah yang akan dikerjakan; (b) apakah hal tersebut dikerjakan; (c) siapa yang akan mengerjakan; (d) bagaimana hal tersebut dikerjakan; (e) tersedianya sumber-sumber yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 2. Pertimbangan-pertimbangan sementara pekerjaan berlangsung : (f) menyelesaikan apa yang dikerjakan, dengan cara yang diharapkan untuk dikerjakan, pada saat yang telah dijadwalkan untuk dikerjakan, menggunakan sumber-sumber yang tersedia untuk maksud tersebut. 3. Pertimbangan-pertimbangan setelah penilaian segala sesuatu yang telah dikerjakan : (g) apa yang telah dikerjakan; (h) betapa baiknya hal tersebut telah dikerjakan; (i) apakah hal tersebut harus terus dikerjakan; (j) bagaimana agar apa yang telah dikerjakan itu dapat dikerjakan lebih baik lagi. Dengan mempertimbangkan kesepuluh konsepsi tersebut maka akan memudahkan manajemen untuk mengawasi, membimbing atau mengurusi kegiatan-kegiatan bawahannya dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tujuan yang ditetapkan bersama. Berkenaan dengan karakteristik sistem dan prosedur kerja, Syamsi (1994:17), mengatakan bahwa karakteristik prosedur kerja hendaknya didasarkan pada karakteristik organisasi, dan langkah-langkah yang dilakukan adalah menyangkut perhitungan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan, sasaran yang hendak dicapai. Menurut Siagian (2001:177), pentingnya kejelasan prosedur kerja berkaitan erat dengan pengelolaan suatu organisasi dengan pendekatan kesisteman yang berlaku. Dikatakan demikian karena tiga alasan pokok yaitu sebagai berikut : Pertama : Prosedur kerja merupakan peraturan main yang harus ditaati dalam penyelesaian tugas lintas sektoral dan multidimensional. Karena itu menyangkut interaksi, interdependensi, dan koordinasi antar instansi disamping berlaku secara internal dalam lingkungan satu satuan kerja. Kedua : Kebenaran pandangan ini juga terlihat dalam teori organisasi yang mengatakan bahwa dalam menjalankan roda suatu organisasi, harus terjawab pertanyaan-pertanyaan : (a) siapa yang melakukan kegiatan apa; (b) siapa bertanggung jawab kepada siapa; (c) siapa berinteraksi dengan siapa; (d) jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi; dan (e) saluran komunikasi apa yang tersedia bagi siapa dan untuk kepentingan apa.
Ketiga : Kejelasan prosedur kerja berkaitan erat dengan transparansi dan keterbukaan pemerintah dalam penyelenggaraan fungsi dan kegiatannya, termasuk dalam hal penegakan hukum dan peraturan perundangan yang berlaku, perumusan dan penentuan kebijakan, penegakan disiplin masyarakat, dalam melakukan pemunggutan dana dari masyarakat serta penggunaannya, dan dalam memberikan pelayanan umum kepada masyarakat luas. Selanjutnya Siagian (2001:178), mengatakan perlu juga tekanan bahwa : (a) secara implisit kejelasan prosedur kerja juga mengandung pengertian kesederhanaan, baik dalam arti proses perumusannya maupun materinya; (b) prosedur yang telah ditetapkan disebar luaskan kepada pihak-pihak yang akan menggunakan dan menjadi obyeknya; (c) perlu konsistensi dalam penerapannya; (d) ketaatan penuh semua pihak mutlak diperlukan; dan (e) kejelasan sanksi disiplin bagi yang melanggarnya. Dilain pihak, menurut Pinchot (dalam Kaloh, 2002:34), sekarang ini sifat-hakekat pekerjaan dan organisasi di sektor modern mulai berubah. Pekerjaan mulai berubah menjadi pekerjaan yang berbasis pengetahuan (knowledge based works) dan kebutuhan sumber daya manusia juga berubah ke arah pekerja yang berpengetahuan (knowledge workers). Karena itu tugas pekerjaan yang bersifat sederhana dan rutin mulai diganti dengan tugas pekerjaan yang menekankan pada inovasi dan perhatian (innovation and caring). Keahlian dan ketrampilan tunggal (single-skilled) mulai ditinggalkan dan diganti dengan profesionalisasi dengan keahlian ganda (multi-skilled). Disamping itu, penugasan yang bersifat penugasan individual mulai berubah menjadi pekerjaan tim (teamwork), dan pekerjaan yang biasanya diorganisasikan menurut fungsi (functional based works) sekarang mulai diorganisasikan menurut proyek (project based work). Selanjutnya koordinasi yang biasanya dilakukan oleh atasan (coorination among peers), dan yang tak kalah pentingnya adalah perubahan basis kekuasaan yang dating dari atasan (power of boses) menjadi basis kekuasaan yang datang dari warga negara sebagai konsumen (power of citizens as costumers). Winardi (1970:20), menjelaskan prosedur kerja harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut : 1. Didasarkan atas fakta-fakta yang cukup jumlahnya mengenai situasi tertentu, bukan atas dugaan atau keinginan. 2. Memiliki stabilitas, namun juga harus ada fleksibilitas. 3. Harus dapat mengikuti zaman. Dengan demikian prosedur kerja sebaiknya disusun baku agar dapat dilaksanakan secara konsekuen, namun tidak menutup kemungkinan untuk dilaksanakan perubahan apabila sudah tidak sesuai lagi dengan situasi dan kondisi yang ada. Sehingga perubahan didalam rangkaian prosedur kerja tetap diutamakan untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan para konsumen.
DAFTAR PUSTAKA Albrow, M. 1989, Birokrasi, Tiara Wacana, Terjemahan, Jakarta. Ancok, Dj. 1985, Validitas Dan Reliabilitas Instrumen Penelitian Dalam Metode Penelitian Survey, LP3ES, Jakarta. Anonim. 1993, Kebijaksanaan Nasional Penyelenggaraan Penyuluhan Pertanian, Deptan RI, Jakarta. Arif, M.S. 1996, Organisasi Dan Manajemen, Kaunika, Jakarta. Atmosudirdjo, P. 1998, Administrasi Dan Manajemen Umum, Ghalia Indonesia, Jakarta. Azwar, S. 1999, Sikap Manusia, Teori Dan Pengukurannya, Pustaka Pelajar, Yogyakarta. Balss, C. dan Bruno, E. 1999, Human Resource Management, Program Pascasarjana, Unsrat, Manado. Bennis, W.G. 1996, Toward A Truly Scientific Management, The Consept Of Organizational Health, Jaisingh Ghorpade, op.cit. Bryant, C. dan White, L.G. 1989, Managing Development In The Third Warlab, Westview Press Inc., Colorado. Cushway, B. dan Lodge, D. 1993, Perilaku Dan Desain Organisasi, Gramedia, Terjemahan, Jakarta. Davis, K. dan Newstrom, J.W. 1995, Perilaku Dalam Organisasi, Erlangga, Jakarta. Djaman, Nur. 1993, Fiqih Munakahat, Dimas Press, Semarang. Drucker, P.F. 1964, Managing For Results, Harper & Row, New York. Fredrickson, H.G. 1984, Administrasi Negara Baru, LP3ES, Terjemahan, Jakarta. Georgepoulos and Tannenbaum, A.S. 1957, Critical Issues In Assesing Organizational Effectiveness, American Sociological Review. Gerson, R.F. 2002, Mengukur Kepuasan Pelanggan, PPM, Terjemahan, Jakarta. Ghorpade, J. 1971, Assessment Of Organizational Effectiveness, Issues, Analysis And Reading, Pasific Palisades, Goodyear Publishing Co. Inc., California. Gibson, J.L. 1996, Organisasi Dan Manajemen, Erlangga, Terjemahan, Jakarta. Gibson, J.L. et. al. 1974, Organizations, Business Publishing, Austin, Texas. 1997, Organisasi, Perilaku, Struktur, Proses, Erlangga, Jakarta. Gie, The Liang. 2002, Analisis Administrasi Dan Manajemen, Gramedia, Jakarta. 2003, Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara, UGM Press, Yogyakarta. Handayaningrat, S. 2002, Pengantar Suatu Ilmu Administrasi Dan Manajemen, Gunung Agung, Jakarta. Handoko, H.T. 2001, Manajemen, BPFE, UGM, Yogyakarta. Hersey, P. et.al. 1995, Management Of Organizational Behavior : Utilizing Human Resources, Prentice Hall International, Inc., New Jersey.
Irawan, F. 2002, Sepuluh Prinsip Kepuasan Pelanggan, Gramedia, Jakarta. Kaloh, J. 2002, Mencari Bentuk Otonomi Daerah : Suatu Solusi Dalam Menjawab Kebutuhan Lokal Dan Tantangan Global, Rineke Cipta, Jakarta. Kasim, A. 1993, Pengukuran Efektivitas Dalam Organisasi, FE-UI, Jakarta. Kerlinger, F.N. 1973, Foundation Of Behavioral Research, Holt, Rinehart. Koontz, H. et. al. 1996, Manajemen, Erlangga, Terjemahan, Jakarta. Kramer, Fred. A. 1977, Dynamics Of Public Bureaucracy, Winthrop Publication, Cambridge, Mass. Lazzaro, Victor. 1986, Tata Kerja Organisasi, Bina Aksara, Terjemahan, Jakarta. Mahmoedin, H.As. 1995, Etiket Pelayanan Bank, PT. Gunung Agung, Jakarta. Martono, Bayu. 2003, Pengaruh Sarana Kerja, Iklim Organisasi, Dan Kemampuan Kerja Terhadap Efektivitas Pelayanan pada P.T. Titipan Kilat di Yogyakarta, Tesis, UGM, Yogyakarta. Martoyo, S. 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi 2, BPFE, Yogyakarta. Mathis, R.L. dan Jackson, J.H. 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Salemba Emban Patria, Terjemahan, Jakarta. Menteri Penertiban Aparatur Negara. 1993, Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993, Tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum, Menpan, Jakarta. Moenir, H.A.S. 1990, Pendekatan Manusiawi Dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian, Gunung Agung, Jakarta. 1998, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bumi Aksara, Jakarta. Mokoginta, H. 1992, Hubungan Determinan Dan Kriteria Efektivitas Organisasi Birokrasi Pemerintahan, Suatu Studi Tentang Administrasi Pembangunan Program Transmigrasi, Disertasi, UGM, Yogyakarta. Ndraha, Taliziduhu. 2003, Kybernology, Rineke Cipta, Jakarta. Osborne, D. dan Gaebler, T. 1995, Mewirausahakan Birokrasi (Reinventing Government, How The Entrepreneurial Spirit Is Transforming The Public Sector), PPM Dan PT. Pustaka Binaman Pressindo, Terjemahan, Jakarta. Osborne, D. dan Plastrik, P. 2000, Memangkas Birokrasi (Banishing Bureaucracy : The Five Strategies For Reinventing Government), PPM, Terjemahan, Jakarta. Pamoedji, S. 1996, Tata Kerja Organisasi, Bina Aksara, Jakarta. Poewadarminta. 1979, Kamus Lengkap Inggris-Indonesia, Hasta Press, Jakarta. Putra, S. 1998, Membina Sikap Mental Wirausaha, Gunung Jati, Jakarta. Riggs, Fred. W. 1971, Bureaucratic Politics In Comparative Perspective, Duke Univ. Press, Durham, NC. Robbins, S.P. 1996, Perilaku Organisasi, Konsep, Kontroversi, Aplikasi, PT. Prenhalindo, Terjemahan, Jakarta. Rothman, J. 1974, Planning, Organizing For Social Change, Colombia University Press, New York. Santoso, P.
1993, Birokrasi Pemerintahan Orde Baru Perspektif Kultur Dan Struktur, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta. Siagian, S.P. 1992, Fungsi-Fungsi Manajerial, Bumi Aksara, Jakarta. 1998, Manajemen Abad 21, Bumi Aksara, Jakarta. 2001, Administrasi Pembangunan, Bumi Aksara, Jakarta. 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, Gramedia, Jakarta. 2004, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta. Sianipar, J.P.G. 1998, Pelayanan Prima, LAN-RI, Jakarta. Singarimbun, M dan Effendi, S. 1982, Metode Penelitian Survei, LP3ES, Jakarta. Soedjadi, F.X. 1992, Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, Haji Mas Agung, Jakarta. Soemarto, Hadi. 2002, Pengaruh Prosedur Kerja, Sarana Kerja, Dan Budaya Kerja Terhadap Efektivitas Pelayanan Pada Rumah Sakit Mitra Keluarga Jakarta, Tesis, Pascasarjana UI, Jakarta. Steers, R.M. 1980, Efektivitas Organisasi, PPM, Erlangga, Terjemahan, Jakarta. Stoner, J.A.F. 1996, Management, Prentice-Hall International, New York. Sugiyono. 1999, Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta, Jakarta. Supranto. 2001, Manajemen Pemasaran, Rineke Cipta, Jakarta. Supriyanto, E. dan Sugiyanti, S. 2001, Operasionalisasi Pelayanan Prima, LAN-RI, Jakarta.