BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan informasi. Informasi yang terekam disebut arsip. Arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya. Bagi orang awam kata arsip sangat asing terdengar, namun dalam organisasi pemerintah maupun swasta pasti mengerti arsip. Pengertian arsip menurut The Giang Lie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern pengertian arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. 1 Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, arsip tidak hanya dalam bentuk konvensional yaitu cetak, namun juga dalam bentuk media baru atau elektronik. Pada saat ini semakin banyak organisasi yang menyadari pentingnya melakukan penyelamatan dan perlindungan arsip. Oleh karena itu suatu organisasi perlu menyelenggarakan kegiatan alih media digital atau digitalisasi. Alih media digital adalah salah satu kegiatan melestarikan khasanah budaya bangsa dengan mengalih bentuk dari bentuk asli ke bentuk media digital. Alih media arsip adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke bentuk media arsip lainnya, dengan menggunakan alat pemindai (scanner) dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi arsip. 2 1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hlm. 6. 2 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan (Bandung: Pustaka Setia, 2016), hlm. 411.
2 Alih media yang salah satunya sebagai media untuk melestarikan arsip, diharapkan arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusatpusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi. Seiring dengan kemajuan teknologi, selain banyak organisasi dapat menghasilkan berbagai arsip, sebagai mana mestinya organisasi juga memiliki kegiatannya sendiri yaitu pengumpulan berbagai produk dokumentasi. Arsip dan produk dokumentasi secara substantif berbeda. Perbedaan itu dapat dijelaskan sebagai berikut : arsip adalah setiap catatan tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (disket, pita magnetik, piringan), kertas photocopy, dan lain-lain. 3 Adapun arsip juga sebagai bukti dari aktivitas atau rekaman kegiatan/peristiwa yang memiliki unsur-unsur seperti otentik, lengkap, legal, unik dan reliable. Jadi arsip bisa disebut sebagai pengetahuan tangan pertama atau first hand knowledge. Adapun produk dokumentasi menurut Sulistyo Basuki (1996:11) dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai soal, seperti pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar). Definisi ini seirama dengan tugas kewajiban dokumentasi yaitu menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti yang luas sebagai hasil kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut. Produk dokumentasi juga merupakan pengetahuan tangan kedua atau second hand knowledge. Jadi produk dokumentasi bukan 3 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hlm. 27.
3 merupakan bukti otentik dari suatu peristiwa, namun tetap berisi informasi yang penting dan berharga. Produk dokumentasi ini meliputi buku, film, kaset, VCD, DVD, foto, serta koran atau surat kabar. Dari perbedaan tersebut, sebenarnya dalam pengelolaan antara arsip dan produk dokumentasi tidak jauh berbeda. Dalam ruang lingkup pengelolaannya pun hampir sama yaitu meliputi pengumpulan, pemilahan, pengolahan, dan penyimpanan. Pada penyimpanan inilah penyelamatan dan perlindungan arsip dilakukan, itu terjadi juga pada produk dokumentasi. Arsip dan produk dokumentasi, baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya, perlu dilestarikan bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi acuan dalam pengembangan budaya bangsa di masa mendatang. Pelestarian itu misalnya dengan cara konservasi arsip. Konservasi yaitu salah satu bentuk pelestarian yang bisa digunakan untuk melindungi produk dokumentasi dan arsip dari kerusakan dan kehancuran. Konservasi ini salah satunya adalah alih media. Alih media ini bisa diterapkan pada arsip dan juga produk dokumentasi. Salah satu tempat yang menjalankan aktivitas pengumpulan produk dokumentasi ini adalah Warung Arsip Bantul. Dalam kegiatannya, Warung Arsip Bantul juga melakukan pengarsipan, salah satunya adalah alih media terhadap produk dokumentasi yang dikumpulkan yaitu surat kabar, majalah maupun korankoran lama. Awalnya alih media ini dilaksanakan sebagai upaya pengembangan riset, namun sekarang alih media ini ditujukan untuk penyelamatan serta memperpanjang umur arsip. Warung Arsip menampilkan benda-benda literasi yang memiliki nilai historis bagi perjalanan masyarakat Indonesia, seperti terekam dalam buku, koran, kamera, kaset, maupun video. Dalam hal ini Warung Arsip banyak menyimpan produk dokumentasi berupa buku dan kliping dari koran-koran di masa yang lampau. Jenis produk dokumentasi ini termasuk yang terbanyak dan utama di Warung Arsip. Semua produk dokumentasi di Warung Arsip sebagian besar
4 berbentuk cetak, namun ada juga selain yang berbentuk cetak yaitu dengan format produksi atau yang disebut Digital/PDF. Produk dokumentasi, utamanya koran yang berada di Warung Arsip harus diselamatkan dan dilestarikan guna menjaga informasi. Salah satunya tindakan yang harus dilakukan untuk menyelamatkan arsip tersebut adalah alih media. Tindakan dalam alih media di Warung Arsip ini masih sederhana. Kemungkinan untuk mengalami kerusakan sangat besar ditambah dengan usia koran yang sudah tua. Hal lain seperti keterbatasan sumber daya manusia dalam mengelola produk dokumentasi yaitu koran mengakibatkan tidak dipelihara secara rutin dan berkala. Berdasarkan uraian latar belakang, dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur alih media produk dokumentasi di Warung Arsip Bantul? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam alih media produk dokumentasi di Warung Arsip? 3. Kendala apa saja yang dialami dalam alih media produk dokumentasi di Warung Arsip? B. KEASLIAN TUGAS AKHIR Warung Arsip Bantul merupakan organisasi yang bergerak dalam bidang dokumentasi berupa buku dan kliping dari koran-koran di masa yang lampau. Produk dokumentasi yang dikelola dalam Warung Arsip adalah sekumpulan korankoran. Jumlah koran yang ada mencapai ribuan. Terdapat bermacam-macam koran yang dimiliki seperti Kompas, Tempo, Republika, dll. Dari aspek tempat, Warung Arsip belum pernah digunakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dalam bidang kearsipan. Oleh sebab itu penulis tertarik menulis Tugas Akhir tentang alih media di Warung Arsip Bantul. Namun ada beberapa tugas akhir yang membahas tentang alih media di tempat yang berbeda.
5 Tema tentang alih media pernah diangkat pada kajian-kajian sebelumnya seperti tugas akhir dari Milla Dungka Rahmawati dan Asni Rizmayanti. 4 Tugas Akhir dari Milla Dungka Rahmawati membahas alih media arsip kepegawaian di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I Yogyakarta. Upaya alih media arsip tekstual dilakukan dengan cara identifikasi dokumen yang akan dialihmediakan, proses pra-scanning, proses scanning dan proses pasca- scanning dokumen. Selanjutnya ada tugas akhir dari Asni Rizmayanti, dalam tugas akhirnya membahas tentang alih media arsip tekstual dan rekaman suara di Arsip Universitas Gadjah Mada. Alih media arsip tekstual dilakukan dengan cara pemindaian (scanning) dan arsip rekaman suara dilakukan dengan memindahkan suara dari media pita kaset ke media digital yang lain menggunakan perekam suara digital. Pada tahun ini tugas akhir yang diambil oleh penulis adalah Pelaksanaan Alih Media Produk Dokumentasi di Warung Arsip Bantul. Alasan pemilihan judul pada dasarnya bahasan Tugas Akhir sebelumnya memiliki segi yang berbeda. Perbedaan itu meliputi objek yang diambil yaitu lebih berfokus ke produk dokumentasi, yaitu koran. Selain itu, dalam kegiatan alih media di Warung Arsip Bantul dilakukan tahap scanning dokumen hingga upload hasil pengalihmediaan di web Warung Arsip, pada tahap ini proses pemindaian dokumen dari hard copy ke soft copy dengan menggunakan mesin scanner. Adapun karya tugas akhir sebelumnya memiliki tema yang serupa, tetapi pada tugas akhir ini terdapat perbedaan mencakup pada tempat, objek, serta subjek. Terlihat jelas perbedaan antara tugas akhir penulis dengan karya sebelumnya yang memiliki tema sama. Jadi, dapat dipastikan tugas akhir ini merupakan karya orisinil dari penulis. 4 Milla Dungka Rahmawati, Pelaksanaan Alih Media Arsip Tekstual ke Elektronik di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014, Asni Rizmayanti, Alih Media Arsip Tekstual dan Rekaman Suara di Arsip Universitas Gadjah Mada, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2016.
6 C. TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan Tugas Akhir dengan judul Pelaksanaan Alih Media Produk Dokumentasi di Warung Arsip Bantul adalah sebagai berikut: 1. Mendeskripsikan prosedur alih media produk dokumentasi di Warung Arsip. 2. Mendeskripsikan sarana dan prasarana yang digunakan untuk alih media produk dokumentasi di Warung Arsip. 3. Mendeskripsikan kendala yang terjadi dalam alih media produk dokumentasi di Warung Arsip. Manfaat Tugas Akhir di Warung Arsip Bantul adalah : 1. Menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai alih media produk dokumentasi yang dilaksanakan di Warung Arsip Bantul. 2. Memberikan gambaran mengenai proses alih media produk dokumentasi guna melindungi arsip. 3. Hasil penelitian ini diharapkan bisa berguna bagi masyarakat yang membutuhkan informasi tentang alih media produk dokumentasi. D. SISTEMATIKA TULISAN Penulisan sistematika ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam memberikan pemahaman terkait Pelaksanaan Alih Media Arsip. Sistematika ini terdiri dari empat bab, setiap bab memiliki penjelasan yang berbeda-beda tetapi saling berkaitan. Berikut adalah uraian singkat tugas akhir ini. Bab I membahas latar belakang dan permasalahan yang melingkupi dasar pelaksanaan alih media, keaslian karya merupakan penjelasan tentang keautentikan laporan ini dengan laporan tugas akhir angkatan sebelumnya. Kemudian tujuan dan manfaat membahas mengenai permasalahan yang terjadi di lapangan dalam kegiatan pelaksanaan alih media produk dokumentasi. Sementara sistematika penulisan berisi penjelasan singkat mengenai tugas akhir ini.
7 Bab II membahas tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Pada subbab tinjauan pustaka berisi penjelasan tentang kata kunci berdasarkan referensi yang digunakan. Kemudian pada subbab metode pengumpulan data dijelaskan tentang metode-metode yang digunakan untuk mencari data di lapangan, adapun metode yang digunakan meliputi observasi partisipasi, wawancara dan studi pustaka. Bab III merupakan pembahasan, dalam bab ini menjelaskan tentang gambaran umum organisasi meliputi sejarah organisasi, tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi, dan pengorganisasian arsip di Warung Arsip Bantul. Pada bab ini juga diberikan penjelasan mengenai pengelolaan produk dokumentasi meliputi jenis, volume, kondisi, dan sistem pengelolaan. Kemudian terdapat subbab yang menjelaskan pelaksanaan alih media produk dokumentasi yang merupakan fokus tema dari penulis. Pada sub bab alih media produk dokumentasi menjelaskan tentang proses alih media, sarana dan prasarana alih media, dan kendala dalam proses alih media produk dokumentasi di Warung Arsip Bantul. Penulis juga melampirkan beberapa gambar untuk mendukung penjelasan pada bab tiga. Bab IV merupakan bab penutup meliputi kesimpulan dan saran. Pada sub bab kesimpulan adalah jawaban dari permasalahan yang dirumuskan bagian awal tentang alih media produk dokumentasi. Selanjutnya sub bab saran merupakan masukan dari penulis yang diberikan untuk organisasi guna mendapatkan solusi dari kendala yang dialami selama proses alih media produk dokumentasi.