Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Malang 2012
Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01300 05002 Revisi : 3 Tanggal : Agustus 2012 Diajukan oleh : Ketua GJM Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dikendalikan oleh : Wakil Bidang Akademik Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Pratiwi Trisunuwati, drh., MS
MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI A. TUJUAN : Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu UB, baik berupa pengembangan sistem penjaminan mutu, pendampingan untuk standarisasi akreditasi Program Studi, Monevin PHK maupun audit internal sistem mutu. B. RUANG LINGKUP : Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi di GJM C. DEFINISI : 3.1 Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : 1. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara 2. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM GJM PKH-UB 3. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan GJM PKH-UB 4. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya 5. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 3.2 Koordinator Bidang yang Diaudit adalah : 1. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. 2. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak sesuaian. 3. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengan Koordinator Bidang yang lain. 3.3 Koordinator Bidang yang Mengaudit adalah : 1. Koordinator Bidang yang mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian produk kepada MR. 2. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan. 3.4 Produk yang tidak sesuai adalah layanan GJM yang tidak memenuhi persyaratan Ketua Program dan pelanggan lain. D. REFERENSI : 4.1 Manual Mutu GJM (MM-ISO.GJM-PKH-UB.01) 4.2 Dokumen Mutu GJM
E. PROSEDUR : 5.1 Ketua GJM menerima keluhan dan masukan dari Ketua Program mengenai produk GJM yang tidak sesuai. 5.2 Ketua GJM mendiskusikan keluhan Ketua Program bersama Koordinator Bidang terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan. 5.3 Ketua GJM dan Koodinator Bidang terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan. 5.4 Ketua GJM dan Koordinator Bidang terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 5.5 Ketua GJM didampingi Koordinator Bidang terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi bersama Ketua Program. 6. BAGAN ALIR : Mulai Ketua GJM Menampung Keluhan Ketua Program Borang/ Kuisioner/ Langsung Ketua GJM Mendiskusikan dengan Koordinator Bidang Terkait dan Penyusunan Keluhan HasilAnalisis/ Borang Ketua GJM Mencari Akar Masalah HasilAnalisis Ketua GJM Mencari Alternatif Solusi Solusi/ Borang Ketua GJM Mendiskusikan Alternatif Solusi pada Ketua Program BeritaAcara Selesai
GJM PKH-UB LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL UNTUK KELUHAN PELANGGAN Jl. MT. Haryono No. 169 Malang 65145, Telp/Fax. (0341) 573642 Email : gjm.pkhub@gmail.com, pskh_ub@ub.ac.id No. Dok Revisi Tgl. Efektif Halaman Keluhan Ke/Nomor Keluhan : Tgl Keluhan : NO RINGKASAN TEMUAN NOMOR DOKUMEN BIDANG OPEN STATUS CLOSED AUDITOR/ PENYUSUN TANDA TANGAN MR OPEN CLOSED OPEN CLOSED
Bidang Teraudit /Jenis Keluhan untuk Bidang Uraian Keluhan: Keluhan Ke : Tgl Keluhan : No. CAR/Keluhan : Kategori: 1. Major 2. Minor 3. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan Koordinator Bidang/MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Ketua GJM 1. OPEN 2. CLOSED