6 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Pengertian Manajemen Dalam menjalankan operasionalnya perusahaan membutuhkan suatu sistem yang memiliki kemampuan untuk mendukung dan mempersatukan berbagai tujuan ke dalam suatu tujuan bersama, yaitu kemampuan yang dapat mengkoordinasikan setiap sub sub sistem, sehingga tercipta keterpaduan antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lain. Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mangatur atau mengelola atau mengurus. Pengertian manajemen dapat lebih jelas diketahui dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya menurut Drs. Pangestu Subagyo, M.B.A. (2000 : 1) mengemukakan bahwa : Manajemen adalah tindakan untuk mencapai tujuan yang dilakukan dengan mengkoordinasi kegiatan orang lain melalui perencanaan, organisasi, staffing, pengarahan dan pengendalian. Menurut Sofyan Assauri (2004:11) adalah sebagai berikut : Manajemen adalah suatu kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain. Berdasarkan kedua definisi di atas dapat dijelaskan bahwa manajemen merupakan suatu kegiatan perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, dan pengendalian dengan melalui kegiatan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu.
7 2.2 Manajemen Operasional Menurut Dr. Mahanan P. Tampubolon, MM. (2004 : 13), menyatakan bahwa manajemen operasional dapat didefinisikan sebagai berikut : Manajemen Operasional didefinisiakan sebagai manajemen proses konversi, dengan membantu fasilitas seperti ; tanah, tenaga kerja, modal dan manajemen masukan (inputs) yang diubah menjadi keluaran yang diinginkan, berupa barang atau jasa /layanan. Dalam pengertian atau pendefinisian Manajemen Opersional diatas mendefinisikan suatu proses dengan adanya input dalam suatu manajemen menjadi output atau sesuatu yang dinginkan dan diharapkan. 2.3 Manajemen Proyek Menurut Chase, Aquilano, Jakcobs (2001 : 58), yang telah dipaparkan diatas mengenai manajemen proyek ini mengatakan bahwa : project management can be defined as planning, directing, and controlling resaurces (people, equipment, material) to meet the technical, cost and time constraints of the poject. Dari pengertian diatas dapatlah disimpulkan bahwa pengertian manajemen proyek mempunyai fungsi mengalokasikan sumber sumber yang ada guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta melakukan pengendalian dan koreksi terhadap penyimpangan penyimpangan yang muncul, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu sesuai rencana yang telah ditetapkan.
8 2.3.1 Ruang lingkup Manajemen Proyek Didalam suatu Manajemen Proyek terdapat beberapa ruang lingkup dalam manajemen proyek. Menurut Roger G. Schroeder (tahun 2000 : 283), aktivitas manajemen proyek terdiri dari : a. Planning (Perencanaan) Perencanaan dalam menentukan keputusan yang dibutuhkan dalam memulai suatu. perencanaan proyek yaitu memilih dan menentukan langkah langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Dalam penyelenggaraan perencanaan proyek, tahap dan kegunaan perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan dasar dan perencanaan pengendalian. Perencanaan dasar dimaksudkan untuk meletakkan dasar dasar berpijak dari suatu penyelenggaraan proyek, sedangkan perencanaan pengendalian merupakan kegiatan menganalisis dan membandingkan hasil pelaksanaan.. Jadi perencanaan proyek yang lengkap akan meliputi : 1. Menentukan Sasaran Proyek 2. Menentukan Strategi pelaksanaan 3. Menentukan organisasi proyek dan pengisian tenega kerja yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan pekerjaan 4. Menjabarkan lingkup proyek Struktur Rincian Pekerjaan (SRK) untuk menentukan pekerjaan apa yang dikerjakan 5. Menyusun rangka jadwal pelaksanaan masing masing pekerjaan dan kaitannya satu dengan yang lain untuk
9 menjawab, kapan pekerjaan tersebut akan dilaksanakan 6. Membuat perencanaan keperluan dan pengeluaran dana Perencanaan yang tepat disusun secara sistematis akan dapat berfungsi sebagai berikut: 1. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek 2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya 3. Alat untuk mendorong perencanaan dan pelaksanaan melihat kedepan dan menyadari pentingnya unsur waktu b. Mengorganisir Dibuat susunan organiasasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horizontal maupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal. Untuk ini dilakukan dengan susunan organisasi matriks. Dalam kegiatan itu diperkenalkan pula Susunan Rincian Lingkup Kerja yang mempertemukan pelaksanaan dengan paket yang hendak dikerjakan. c. Memimpin Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian dari organisasi yang diberi tugas khusus (proyek) memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integritasi yang arus kerjanya vertikal dan horizontal menyilang lini/struktur yang telah ada sebelumnya. Pada umumnya digunakan gaya kepemimpinan yang mengarah pada partisipasi meskipun dalam beberapa situasi digunakan gaya orientasi terhadap tugas pada suatu
10 proyek. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi Pimpro yang umumnya dianggap kurang dibandingkan dengan tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power. d. Controlling (Pengendalian) Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, rancangan suatu sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemungkinan mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar semua sumber daya yang digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai sasaran. 2.3.2 Pengertian Proyek Menurut M. Syamsul Ma arif dan Hendri Tanjung (2003 : 465), mengemukakan sebagai berikut : Proyek adalah suatu kegiatan jangka pendek yang harus diselesaikan yang terdiri dari beberapa tim dimana perencanaan proyek bersifat cepat dan pengendalian proyek bersifat intensif. Oleh Dr. Mahanan P. Tampubolon, MM. (2004 : 233) proyek dapat didefinisikan, sebagai berikut : Proyek dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang halnya terjadi sekali, dimana pelaksanaannya sejak awal sampai akhir dibatasi oleh kurun waktu tertentu.
11 Kompleksitas Proyek Kompleksitas suatu proyek tergantung pada hal hal berikut : a. Jumlah macam macam kegiatan didalam proyek b. Macam macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam proyek c. Macam macam dan jumlah hubungan antar kegiatan (organisasi) didalam proyek dengan pihak luar. Kompleksitas tidak tergantung dari besar atau kecilnya ukuran suatu proyek. Proyek kecil bisa saja bersifat lebih kompleks dari pada proyek dengan ukuran yang besar. 2.3.3 Macam macam Proyek Dilihat dari komponen kegiatan utama maka macam proyek dapat dikelompokan menjadi : a. Proyek Engineering Konstruksi Komponen kegiatan utama dalam proyek jenis ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi. Proyek macam ini dapat dicontoh kan sebagai berikut, misalnya pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri,pembangunan gedung sekolah atau sarana sosial dan lain-lain. b. Proyek Engineering Manufaktur Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Jadi, produk tersebut adalah hasil dari usaha kegiatan proyek atau dengan kata lain proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. Kegiatan utama meliputi engineering, pengembangan produk (product development), pengadaan, manufaktur,
12 perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan. Contoh untuk proyek ini adalah ketel uap, generator listrik, mesin pabrik, kendaraan roda empat, kendaraan roda dua dan lain sebagainya. Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang ulang, rutin, dan menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek. c. Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubah ubah demikian pula dengan ruang lingkup kerjanya. Agar tidak melebihi anggaran atau jadwal secara substansial maka perlu diberikan batasan yang jelas perihal masalah tersebut. d. Proyek Pelayanan Manajemen Banyak perusahaan yang menggunakan atau memerlukan proyek semacam ini, diantaranya : 1. Merancang Sistem Informasi Manajemen, meliputi perangkat lunak maupun perangkat keras 2. Merancang program efisiensi dan penghematan 3. Diversifikasi, penggabungan dan pengabil alihan 4. Proyek tersebut tidak membuahkan hasil dalam bentuk fisik, tetapi laporan akhir.
13 e. Proyek Kapital Berbagai badan usaha atau pemerintahan memiliki kriteria proyek tertentu untuk proyek kapital. Hal ini berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi. Proyek Kapital umumnya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan (mesin mesin), manufaktur dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi. 2.3.4 Sifat Proyek dan Ciri ciri Khusus Proyek Menurut Ir. Mahendra Sultan Syah M. (2003 : 12), dalam suatu proyek terdapat sifat proyek sebagai berikut : 1. Suatu proyek biasanya bersifat, antara lain : a. Ciri khasnya menonjol b. Siklus kehidupannya khas c. Peranan Manajer Proyek dominan d. Adanya upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau yang positif. Setiap pelaksanaan proyek biasanya telah memiliki tujuan dan pekerjaan yang jelas, seperti tertulis pada papan nama proyek yang bersangkutan, dan semuanya secara langsung telah menunjukkan ciri khas proyeknya tersebut. Setiap proyek mempunyai ciri khas yang menonjol dalam proyeknya, karena ada pada setiap tujuan, bentuk dan proses. Dengan begitu, wujud fisik yang monumental itu sangat mudah untuk diamati oleh setiap orang. Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek tidak pernah sama, maka setiap proyek mempunyai suasana pelaksanaan keseharian atau siklus kehidupan yang khas.
14 Jelas dan bisa kita mengerti bahwa setiap tempat atau lokasi suatu proyek mempunyai nuansa sosial dan budaya yang berbeda. Suatu proyek itu dapat dikatakan mempunyai siklus kehidupan, sebab sebagai suatu kegiatan proyek mempunyai tujuan yang dinamis.. Hal itu adalah karena kedinamisan suatu proyek itu sangat dipengaruhi oleh aktivitas manusia yang terlibat didalamnya. Maka agar tujuan proyek tercapai sesuai rencana, manajer proyek, sebagai pengelola dan dinamisator, harus bisa memberi pengaruh positf kepada anggota organisasi proyek tersebut. 2.3.5 Ciri ciri Khusus Proyek Menurut Ir. Mahendra Sultan Syah M. (2003 : 14), mengungkapkan bahwa dalam proyek mempunyai ciri ciri khusus, sebagai berikut : 1. Mempunyai tujuan spesifik 2. Hasil akhirnya bisa diserahkan 3. Menggunakan banyak jenis sumber daya 4. Unik 5. Merupakan sarana dan wahana pembaharuan 6. Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas atas biaya, mutu dan waktunya. Memahami sifat dan ciri khusus proyek seperti diatas merupakan pelajaran dan modal yang berharga bagi kita yang melibatkan diri dalam proses perwujudan proyek. Sebab, kedua hal itu akan menjadi bahan masukan dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk tindakan manajemen dan administrasi oleh masing masing tingkatan manajemen proyek atau kontraktor yang bersangkutan.
15 2.4 Network Planning Network Planning adalah suatu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek yang didalamnya terdiri dari informasi tentang kegiatan kegiatan dalam network diagram proyek yang bersangkutan. Informasi tersebut mengenai sumber daya yang digunakan oleh kegiatan yang bersangkutan tentang jadwal pelaksanaannya. 2.4.1 Manfaat Network Planning Kegunaan network planning terhadap suatu proyek antara lain : 1. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks 2. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis 3. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya 4. Mengetahui kegiatan kegiatan yang bersifat kritis 2.4.2 Penyusunan Diagram Network Diagram network adalah visualisasi proyek berdasarkan network planning. Bentuk diagram network berupa jaringan kerja yang berisi berupa lintasan lintasan kegiatan dan urutan urutan peristiwa yang ada dalam penyelenggaraan proyek. Dalam menyusun diagram network digunakan beberapa metoda diantaranya adalah metoda CPM (Critical Path Method). Metoda ini pertama kali dikembangkan oleh DuPont pada tahun 1957 untuk menjawab tantangan akan sebuah perusahaan kimia yang akan bangkrut. Dengan kompleksitas proses, mereka mengembangkan CPM (Critical Path Method) untuk mengelola proyek tersebut.
16 CPM memberikan beberapa manfaat sebagai berikut : 1. Memberikan suatu pandangan gafik yang menyangkut proyek 2. Memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. 3. Menunjukkan aktivitas mana yang kritis dan mana yang longgar. Langkah dalam menyusun rencana proyek menggunakan CPM : 1. Menentukan aktivitas individu Dari rincian struktur kerja, keseluruhan aktivitas dapat disusun dalam suatu proyek. Susunan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk menambahkan serangkaian aktivitas dan informasi lamanya waktu untuk langkah selanjutnya. 2. Menentukan urutan masing-masing aktivitas Sebagian aktivitas bergantung pada selesainya kegiatan yang lain. Kegiatan pendahulu sangat berguna untuk menggambarkan diagram CPM. 3. Gambar diagram jaringan Setelah aktivitas dan urutannya ditentukan, maka diagram CPM dapat digambar. Pada dasarnya jaringan dapat digambarkan dengan menggunakan dua metode yaitu : a. Activity On Node (AON) 1) Masing-masing aktivitas digambarkan dengan lingkaran dalam suatu jaringan. 2) Penghubung satu aktivitas dengan aktivitas lainnya menggunakan tanda panah. 3) Kecil kemungkinannya terjadi kesalahan pada AON karena AON tidak membutuhkan dummy atau arcs.
17 Berikut adalah contoh gambar dari CPM dengan menggunakan Activity On Nodes (AON) : Sumber : http://www.netmba.com/operations/project/cpm/ (gambar 1) CPM menggunakan metode AON (Activity On Node) Keterangan gambar: A, B, C, D, E, F, G, H = aktivitas t = waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu aktivitas. ES = Earliest Start EF = Earliest Finish LS = Latest Start LF = Latest Finish
18 b. Activity On Arrows (AOA) 1) Masing-masing aktivitas digambarkan dengan anak panah pada suatu jaringan. 2) Lingkaran pada AOA merupakan simbol dari kejadian atau peristiwa. 3) Dummy merupakan anak panah yang hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara dua kegiatan, tidak membutuhkan sumber daya dan tidak membutuhkan waktu. Berikut adalah contoh gambar dari CPM dengan menggunakan Activity On Arrows (AOA) : Sumber : http://hspm.sph.sc.edu/courses/j716/cpm/pathfind.html (gambar 2) CPM menggunakan metode AON (Activity On Arrows) Keterangan gambar: A, B, C, D, E, F, G, H, I, J = aktivitas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 = Kejadian (Event)
19 4. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk tiap-tiap aktivitas Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas dapat diperkirakan berdasarkan pengalaman-pengalaman terdahulu atau pengetahuan si perencana. CPM ditentukan oleh model yang tidak mempertimbangkan variasi angka dalam waktu penyelesaian, jadi hanya satu angka yang digunakan untuk estimasi waktu aktivitas. ] 5. Identifikasi jalur kritis Jalur kritis adalah jalur yang tidak memiliki kelonggaran waktu dalam jaringan. Ciri utama dari jalur kritis adalah bahwa setiap pengerjaan aktivitasnya tidak dapat ditunda, karena akan mempengaruhi durasi waktu penyelesaian proyek. Oleh karena itu, jalur kritis merupakan aspek yang penting dalam perencanaan proyek. Waktu yang dapat didiketahui dari analisis jaringan adalah sebagai berikut : a. ES (Earliest Start) adalah waktu paling awal pada dimana aktivitas dapat dikerjakan, dengan mengasumsikan semua kegiatan pendahulu telah selesai. (ES = EF aktivitas kegiatan pendahulu). b. EF (Earliest Finish) adalah waktu tercepat suatu aktivitas yang dapat diselesaikan. (EF = ES + t) c. LS (Latest Start) adalah waktu paling lambat untuk melaksanakan suatu aktivitas sehingga tidak menunda waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. (LS = LF t). d. LF (Latest Finish) adalah waktu paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas agar tidak menunda waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. (LF = LS + t). Slack time (kelonggaran waktu) untuk setiap aktivitas adalah waktu diantara ES (Earliest Start) dan LS (Latest Start). Slack time (kelonggaran waktu) adalah jumlah selisih waktu dari LS (Latest Start) dikurangi ES (Earliest Start) atau EF (Earliest Finish) dikurangi LF (Latest Finish).
20 6. Memperbaharui diagram CPM sebagai kemajuan proyek Sebagai kemajuan proyek, permasalahan actual mengenai waktu penyelesaian akan diketahui dan diagram jaringan dapat diperbaharui sebagai informasi. Jalur kritis yang baru dapat diketahui, dan perubahan struktur dapat dibuat dalam jaringan apabila dibutuhkan perubahan dalam proyek.