ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENDUDUK DI KECAMATAN BALARAJA DAN KELURAHAN TALAGASARI FAJAR AZHARI Abstrak Kependudukan merupakan ilmu yang berhubungan dengan teknik pengumpulan, mencatat, dan mengolah data penduduk yang terdiri dari pengolahan data kelahiran, pengolahan data kematian, pengolahan penduduk pindah, pengolahan penduduk datang, dan kartu keluarga. Pengolahan data penduduk merupakan suatu kegiatan utama yang dilakukan oleh kelurahan, dimana dalam melakukan pengolahan data kependudukan harus dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. Sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan metodologi SDLC yang terdiri dari tahapan analisis, desain dengan menggunakan Data Flow Diagram untuk perancangan model fungsional dan Entity Relationship Diagram untuk menggambarkan model data, coding dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, testing dilakukan dengan menggunakan Metode Black Box serta maintenance merupakan tahap akhir dari metodologi yang digunakan. Dengan dibangunnya sistem ini dapat mempermudah proses pengolahan data penduduk di tingkat kelurahan dan mempermudah dalam proses pelaporan ke tingkat kecamatan. Kata Kunci : Sistem informasi, Kependudukan, kecamatan, Kelurahan, Black Box. PENDAHULUAN Kecamatan Balaraja merupakan suatu organisasi pemerintahan yang terdiri dari beberapa kelurahan, dan setiap bulannya masing-masing kelurahan wajib melaporkan mengenai data-data kependudukannya kepada kecamatan. Pengolahan data kependudukan yang dilakukan oleh kelurahan saat ini masih berjalan dengan manual dimana mesin tik dan buku catatan serbaguna merupakan alat utama dalam melakukan proses pengolahan data penduduk sehingga sering terjadi banyak kesalahan dalam melakukan proses pelaporan data penduduk tiap bulannya kepada kecamatan. Selain itu, sistem pendistribusian laporan data kependudukan yang dilakukan oleh kelurahan sekarang ini masih berjalan dengan manual, dimana setiap kelurahan mengantarkan laporan tersebut dalam bentuk hardcopy. Kemudian data dari masing-masing kelurahan akan di simpan dalam database kecamatan. Proses pendistribusian data yang sedang berjalan saat ini sering mendapat kendala karena belum adanya suatu aplikasi yang dapat mengirimkan data dari kelurahan ke kecamatan yang menyebabkan proses penyampaian laporan bulanan dari kantor 1
kelurahan ke kantor kecamatan tidak akurat. Berdasarkan dari masalah diatas, maka dibutuhkan sebuah Sistem informasi pengolahan data penduduk yang dapat menjembatani proses distribusi data dari kelurahan ke kecamatan sehingga memberikan kemudahan dan efisiensi bagi pegawai kecamatan dalam melakukan update data tanpa harus menunggu laporan bulanan dari masingmasing kelurahan, mempermudah pegawai kelurahan dalam melakukan pengolahan dan pelaporan data sehingga dapat mempengaruhi optimalisasi proses kerja pegawai di Kelurahan dan Kecamatan. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah yang dihadapi adalah bagaimana membangun Sistem Informasi Pengolahan Data Penduduk berbasis website di kecamatan Balaraja dan kelurahan Talagasari. Batasan Masalah Batasan masalah pada penelitian ini, data yang akan diolah adalah : 1. Pendataan penduduk 2. Pendataan kelahiran 3. Pendataan kematian 4. Pendataan penduduk pindah 5. Pendataan penduduk datang 6. Pengolahan kartu keluarga Maksud dan Tujuan Maksud dari pembangunan sistem ini Adalah untuk merancang dan dan mengimplementasikan suatu sistem pengolahan data penduduk berbasis web. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pembangunan sistem informasi tersebut adalah : a. Mempercepat update data kependudukan dari kelurahan ke kecamatan tanpa harus menunggu laporan bulanan dari tiap kelurahan. b. Mempermudah petugas kelurahan dalam melakukan pengolahan data penduduk dan dalam pembuatan laporan bulanan. c. Mempermudah dalam perhitungan dan pembuatan laporan penduduk lahir, penduduk meninggal, penduduk pindah dan penduduk datang. Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah metode System Development Life Cycle (SDLC). SDLC adalah proses pengembangan system yang terdiri dari beberapa tahap kerja, dimana tiap tahapan mempunyai sifat dan karakteristik masing-masing. Adapun tahap-tahap untuk pengembangan system ini, sebagai berikut : Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Teknik Observasi Suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan menggunakan panca indera. Dalam hal ini peneliti melakukan pengamatan tanpa 2
melakukan kegiatan dari objek yang diteliti. b. Studi Literatur Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian. c. Wawancara Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan terhadap permasalahan yang diteliti. d. Kuesioner Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang baik ditanyakan secara langsung maupun tidak langsung. PEMBAHASAN ANALISIS SISTEM BERJALAN sistem yang sedang berjalan di kelurahan Talagasari. Berdasarkan hasil wawancara dengan lurah dan pegawai administrasi kelurahan Talagasari maka terdapat prosedur yang terlibat dalam sistem informasi yang akan dibangun, yaitu : 1. Pendataan Penduduk 2. Pendataan Kelahiran 3. Pendataan Kematian 4. Pendataan Penduduk Pindah 5. Pendataan Penduduk Datang 6. Pendataan Laporan Workflow Pendataan Penduduk Gambar Workflow Pendataan Penduduk 1. Penduduk melapor dan mengambil formulir pendaftaran data penduduk kosong kepada pihak RT. Setelah formulir diisi lengkap, maka penduduk memberikan formulir tadi kepada kepala RT untuk ditandatangani. 2. Setelah formulir tersebut sampai ditangan pihak RT, maka pihak 3
RT melakukan pengecekan kelengkapan pengisian formulir tersebut. Jika pengisian nya lengkap maka akan diarsipkan kedalam buku arsip RT dan apabila tidak lengkap akan dikembalikan lagi kepada penduduk yang bersangkutan. 3. Setelah diarsipkan oleh RT, kemudian formulir tersebut diberikan kepada ketua RW untuk dicatat dan disimpan dalam arsip RW. 4. Setelah diarsipkan oleh RW, maka formulir tersebut diberikan kepada pegawai kelurahan untuk diarsipkan oleh bagian administrasi kelurahan. 5. Setelah diarsipkan oleh bagian administrasi kelurahan, maka formulir tersebut diberikan kepada kepala kelurahan untuk ditandatangai. 6. Formulir yang telah ditandatangani oleh kepala kelurahan, diberikan kepada pegawai administrasi kelurahan untuk dibuat menjadi rangkap 3 yang salah satunya diberikan kepada bagian administrasi kelurahan untuk diarsipkan, lembar kedua diberikan kepada kecamatan dan lembar yang terakhir diberikan kepada penduduk yang bersangkutan. Workflow Pendataan Kelahiran Gambar Workflow Pendataan Kelahiran 1. Penduduk mengajukan surat pengantar permohonan kelahiran kepada RT, setelah data-data kelahiran terisi lengkap maka diserahkan kembali kepada pihak RT beserta surat keterangan kelahiran dari rumah sakit/bidan 2. Apabila data formulir telah diisi dengan lengkap dan melampirkan 4
surat keterangan kelahiran dari rumah sakit atau bidan maka petugas RT akan mengarsipkan surat permohonan lahir tersebut kedalam arsip RT tetapi apabila tidak lengkap maka formulir tersebut akan dikembalikan lagi kepada penduduk untuk dilengkapi. 3. Surat pengantar permohonan yang telah dikeluarkan RT tersebut diberikan kepada RW untuk diarsipkan dan ditandatangani oleh RW. 4. RW melakukan pengarsipan surat pengantar permohonan kelahiran kedalam arsip RW kemudian memberikannya kepada pegawai administrasi kelurahan. 5. Pegawai administrasi kelurahan melakukan pencatatan terhadap surat keterangan kelahiran yang baru berdasarkan surat pengantar dari RT/RW. 6. Pegawai administrasi kelurahan mengeluarkan surat keterangan kelahiran yang baru kemudian diserahkan kepada lurah untuk ditandatangani. 7. Surat keterangan kelahiran yang telah ditandatangani lurah akan dikembalikan lagi kepada pegawai bagian administrasi untuk dibuat menjadi rangkap 3. Dimana salah satu akan diberikan kepada penduduk yang mengajukan permohonan surat kelahiran, satu lagi akan diserahkan kebagian kecamatan dan satu lembar terakhir akan menjadi arsip dikelurahan tersebut. Workflow Pendataan Kematian Gambar Workflow Pendataan Kematian 1. Penduduk mengajukan surat pengantar permohonan pembuatan surat keterangan kematian kepada RT, setelah data-data kematian terisi lengkap maka diserahkan kembali kepada RT beserta surat keterangan kematian dari rumah sakit. 2. Apabila formulir telah diisi dengan lengkap dan melampirkan surat 5
keterangan kematian dari rumah sakit/ahli maka petugas RT akan mengarsipkan surat permohonan keterangan kematian tersebut kedalam arsip RT. 3. Surat pengantar permohonan yang telah dikeluarkan RT tersebut diberikan kepada RW untuk diarsipkan dan ditandatangani oleh RW. 4. RW melakukan pengarsipan surat pengantar permohonan pembuatan surat keterangan kematian kedalam arsip RW kemudian memberikannya kepada pegawai administrasi kelurahan. 5. Pegawai administrasi kelurahan melakukan pencatatan terhadap surat keterangan kematian yang baru berdasarkan surat pengantar dari RT/RW. 6. Pegawai kelurahan mengeluarkan surat keterangan kematian yang baru kemudian diserahkan kepada lurah untuk ditandatangani. Surat keterangan kematian yang telah ditandatangani lurah akan dikembalikan lagi kepada pegawai bagian administrasi untuk dibuat menjadi rangkap 3. Dimana salah satu akan diberikan kepada penduduk yang mengajukan permohonan surat keterangan kematian, satu lagi akan diserahkan kebagian kecamatan dan satu lembar terakhir akan menjadi arsip dikelurahan tersebut. Workflow Pendataan Penduduk Pindah Gambar Workflow Pendataan Penduduk Pindah 1. Penduduk yang ingin pindah melapor kepada ketua RT, kemudian RT akan memberikan formulir kosong untuk diisi oleh penduduk yang bersangkutan. 2. Setelah melakukan pengisian penduduk akan memberikan surat 6
tersebut kepada RT. Apabila pengisian lengkap dilakukan maka formulir tersebut akan dicatat dalam buku arsip RT tetapi apabila pengisian tidak lengkap maka formulir tersebut dikembalikan lagi kepada penduduk yang bersangkutan. 3. Setelah diarsipkan oleh RT, maka surat tersebut diserahkan kepada RW untuk diarsipkan kembali. 4. Setelah diarsipkan di RW, maka surat permohonan pindah tersebut di serahkan kepada pegawai administrasi kelurahan untuk diarsipkan. 5. Pegawai administrasi kelurahan formulir yang telah diisi kemudian mencatat nya dalam buku arsip kelurahan dan kemudian pihak kelurahan mengeluarkan surat keterangan pindah yang baru dan melakukan pengisian. 6. Setelah formulir dilengkapi maka pegawai administrasi kelurahan tersebut akan memberikan formulir tersebut kepada lurah untuk ditandangani. 7. Setelah ditandatangani, surat tersebut diberikan lagi kepada pegawai administrasi kelurahan untuk dibuat menjadi rangkap 3. Lembar pertama untuk arsip dikelurahan, lembar kedua untuk kecamatan dan lembar yang terakhir untuk penduduk yang bersangkutan. Pendataan Penduduk Datang Gambar Workflow Pendataan Penduduk Datang 1. Penduduk yang datang ke suatu tempat wajib melapor kepada RT apabila berencana ingin tinggal di tempat tersebut dalam waktu lama atau ingin mendapatkan izin tinggal menetap. 2. Penduduk mengambil formulir kosong kebagian RT untuk diisi kemudian diserahkan kembali ke RT beserta 7
persyaratan yang lain seperti foto copy KK (kartu keluarga), foto copy KTP dan surat keterangan pindah dari daerah asal kemudian diserahkan kepada RT. 3. Petugas RT mengecek kelengkapan data yang diberikan penduduk. Apabila lengkap maka petugas RT akan mengarsipkan data tersebut kedalam arsip RT, tetapi apabila tidak lengkap maka formulir dan persyaratan tersebut dikembalikan kepada penduduk untuk dilengkapi. 4. Petugas RT melaporkan data penduduk pindah tersebut kepada RW, dan kemuadian RW mengarsipkannya kembali kedalam arsip RW. 5. Setelah dilaporkan kepada RT/RW maka selanjutnya akan dilaporkan kepada pegawai administrasi kelurahan. 6. Pegawai administrasi kelurahan akan mencatat data tersebut kedalam buku arsip dan formulir permohonan isi yang belum ditandatangani kepada lurah untuk ditandatangani. 7. Setelah ditandatangani oleh lurah formulir itu dikembalikan kapada pagawai administrasi kelurahan untuk dijadikan menjadi rangkap 2. Salah satu dari arsip tersebut akan diarsipkan dikelurahan, kemudian diserahkan kepada penduduk yang bersangkutan untuk diarsipkan. Pendataan Laporan Gambar Workflow Laporan 1. Data yang telah diarsipkan dalam buku arsip akan diproses oleh pegawai administrasi menjadi format laporan bulanan dan dibuat menjadi rangkap 2 untuk ditandatangani oleh lurah. 2. Laporan yang telah ditandatangani oleh lurah akan diberikan kepada 3. pegawai administrasi untuk diarsipkan menjadi laporan bulanan di 8
kelurahan dan rangkap kedua akan diserahkan kepada kantor kecamatan sebagai laporan wajib kependudukan setiap bulannya. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah satu diagram model jaringan yang merupakan representasi abstrak dalam pemodelan data untuk merancangan database. Tujuan ERD adalah untuk menunjukkan objek objek data (entity) dan relationship yang ada pada proyek tersebut dengan penyajian yang mudah dimengerti, sehingga mempermudah perancangan dan pengaksesan database. Berikut diagram konteks Sistem Informasi Kependudukan Gambar Diagram Konteks Sistem Informasi Kependudukan Hubungan yang terjadi antara Petugas Sedangkan hubungan yang terjadi antara Pelayanan Kelurahan dengan sistem adalah Petugas Administrasi Kelurahan dengan sistem Petugas Pelayanan Kelurahan melakukan input adalah Petugas Pelayanan Administrasi data kelahiran, data kematian, data penduduk datang, data penduduk pindah, dan data kk langsung diinput ke sistem kemudian sistem akan memberikan informasi tentang hasil data melakukan input data penduduk, data user, dan data laporan langsung diinput ke sistem kemudian sistem akan memberikan informasi tentang hasil data yang di input oleh Petugas yang di input oleh Petugas Pelayanan Administrasi Kelurahan. Setiap data yang Kelurahan. Setiap data yang masuk akan diproses oleh sistem dan disimpan sebagai masuk akan diproses oleh sistem dan disimpan sebagai rekaman data. rekaman data. Berikut diagram Nol Sistem Informasi Kependudukan. 9
Login Info Login Data Info Login 1.0 Login Pendaftaran Penduduk Info Pendaftaran Penduduk Data Info Pendaftaran Penduduk 2.0 Pendaftaran Penduduk Data Pendaftaran Penduduk Kelahiran Info Kelahiran Data Info Kelahiran 3.0 Kelahiran Data Kelahiran Petugas Administrasi Kelurahan Kematian Petugas Pelayanan Kelurahan Info Kematian Data Info Kematian 4.0 Kematian Data Kematian Penduduk Penduduk Datang Info Penduduk Pindah Data Info Penduduk Pindah 5.0 Penduduk Pindah Data Peduduk Pindah Petugas Pelayanan Kecamatan Penduduk Datang Info Penduduk datang Data Info Penduduk Datang 6.0 Penduduk Datang Data Peduduk Datang Kartu Keluarga Info Kartu Keluarga Data Info Kartu Keluarga 7.0 Kartu Keluarga Data Kartu Keluarga Laporan Info Lihat Data 8.0 P Laporan Lihat Data Data Laporan Info Data Laporan Gambar Diagram Nol Sistem Informasi Kependudukan Berikut ERD Sistem Informasi Kependudukan. 10
Gambar ERD Sistem Informasi Kependudukan IMPLEMENTASI SISTEM Tahap implementasi disebut juga dengan tahap penerapan. Tahap implementasi dilakukan setelah tahap analisis dan perancangan sistem. Tahap implementasi sistem merupakan suatu tahapan yang menyatukan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Gambar Form Login Halaman login sebagai verifikasi bagi pengguna untuk masuk ke aplikasi secara keseluruhan dengan cara memasukan user ID 11
dan Password Jika user ID dan Password yang dimasukkan sesuai, maka akan tampil halaman selanjutnya. Namun bila user ID dan password tidak sesuai maka sistem otomatis akan menolak untuk melakukan langkah ke menu selanjutnya Gambar Menu Tampilan Administrasi Kelurahan Halaman Menu Administrasi berisi menumenu yang dapat memanggil halaman lain. Halaman yang dapat di panggil antara lain : halaman data penduduk, data user, laporan, dan keluar. Gambar Menu Pelayanan Kelurahan Halaman Menu Pelayanan berisi menu-menu yang dapat memanggil halaman lain. Halaman yang dapat di panggil antara lain : halaman kelahiran, kematian, penduduk pindah, penduduk datang, kartu keluarga, dan keluar. Kesimpulan 1. Aplikasi sistem informasi pengolahan data penduduk yang dibangun dapat memudahkan proses pengolahan data penduduk dikelurahan dan mempermudah proses pembuatan dan penyampaian laporan ke kecamatan. 2. Aplikasi ini dapat menghemat waktu dan meningkatkan kinerja dalam mengolah data penduduk serta dapat menghasilkan laporan rekomendasi yang diinginkan dengan tepat waktu. 3. Tampilan aplikasi ini di rancang dengan konsep Interface User Friendly, yang di maksudkan agar memudahkan penggunaan aplikasi ini dalam pengolahan data penduduk. Saran Aplikasi sistem informasi pengolahan data penduduk masih dapat dikembangkan seiring dengan perkembangan spesifikasi kebutuhan pengguna sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai tahap yang lebih memuaskan dalam melakukan pengolahan sistem informasi kependudukan sehingga mendapatkan kinerja sistem yang lebih baik. Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan yang dapat dilakukan : 1. Sistem informasi pengolahan data penduduk dikelurahan Talagasari dan kecamatan Balaraja dikembangkan menjadi sistem informasi terdistribusi. 2. Sisem informasi kependudukan yang akan 3. dibangun selanjutnya dapat dimulai dari sistem informasi yang mampu menjembatani pengolahan data kependudukan dari tingkat RT ke tingkat kelurahan/kecamatan karena proses awal pengolahan data penduduk dimulai dari tingkat rt 12
DAFTAR PUSTAKA [Nugroho 2009] Bunafit Nugroho, 2009. Pemrograman Dasar PHP Dan MY SQL Nugroho 2009. [Nugroho 2008] Bunafit Nugroho, 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySql dengan Dreamweaver [Jogiyanto 2005] Jogiyanto, H. M. 2005. Analisis dan Desain Andi Yogyakarta, 2005. [Raghu 2003] Raghu Ramakrishnan dan Johanes Gehrke, 2003 Sistem Manajemen Basis Data Raghu 2003. [Abdul Kadir 2003] Abdul Kadir, 2003 "Pengenalan Sistem Informasi Andi Yogyakarta, 2003. [Bambang 2004] Bambang Harianto, 2004 Sistem Manajemen Basis Data 2004 UUD 1945 NO 23 TAHUN 2006, Tentang Administrasi Kependudukan 13