1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Teknologi informasi merupakan bidang ilmu pengetahuan yang berkaitan erat dengan kehidupan manusia sehari-hari. Dalam perkembangannya teknologi informasi diterapkan disemua bidang ilmu pengetahuan dan merupakan sektor yang paling dominan. Pemanfaatan teknologi informasi dalam bidang kepemerintahan merupakan tuntutan masyarakat akan pemerintahan yang baik menuju terwujudnya pembangunan nasional. Hal terpenting yang harus dicermati adalah pembangunan nasional harus didukung oleh kecepatan arus data dan pertukaran informasi. Langkah pemerintah dalam pemanfaatan teknologi informasi didukung dengan dikeluarkannya UU No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, salah satu tujuannya yaitu untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. Searah dengan kebijakan tersebut Kementerian Kesehatan dalam mewujudkan pencapaian pembangunan bidang kesehatan memerlukan dukungan peningkatan kualitas sistem informasi serta ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan antara lain melalui penataan dan pengembangan sistem informasi kesehatan untuk menjamin ketersediaan data dan informasi kesehatan melalui pengaturan sistem informasi yang komprehensif dan pengembangan jejaring (Kementerian Kesehatan RI, 2010). Bapelkes Semarang sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat di lingkungan Kementrian Kesehatan RI bertanggung jawab kepada Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan. Sesuai dengan Permenkes Nomor 2361/MENKES/PER/XI/2011, struktur organisasi Bapelkes Semarang terdiri atas Kepala, Sub Bag Tata Usaha, seksi Pengkajian dan Pengembangan, seksi Pengendalian Mutu, seksi Penyelenggaraan Pelatihan dan kelompok jabatan fungsional. Bapelkes Semarang didukung sumber daya manusia sebanyak 77 pegawai yang terdiri dari 5 orang pejabat struktural, 64 1
2 orang staf serta kelompok jabatan fungsional sebanyak 8 orang. Dalam kedudukannya Bapelkes mempunyai tugas pokok melaksanakan pelatihan di bidang kesehatan bagi pegawai/tenaga kesehatan dan masyarakat, serta pelayanan informasi sesuai Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Bapelkes Semarang Kementerian Kesehatan RI mempunyai fungsi diantaranya dengan pengembangan metode dan teknologi pelatihan, pemantauan, evaluasi sistem informasi dan penyusunan laporan penyelenggaraan pelatihan SDM Kesehatan dan masyarakat. Pentingnya teknologi informasi (TI) dalam bidang pendidikan diwujudkan dengan kebijakan-kebijakan memperluas SDM, pemanfaatan teknologi informasi untuk efisiensi, pembiayaan untuk pengembangan teknologi informasi, mengembangkan partisipasi dalam penggunaan teknologi informasi, kerjasama dengan teknologi informasi serta memperluas budaya penggunaaan teknologi informasi. Di Bapelkes Semarang sampai saat ini layanan informasi pelatihan belum disajikan secara optimal. Informasi data pelatihan berupa data pelatihan, agenda pelatihan, peserta pelatihan, alumni dan data lainnya masih disajikan secara manual dalam bentuk cetak berkas. Selama ini bentuk pendokumentasian baru berbentuk laporan cetak kegiatan, sedangkan file data pelatihan masih terpetakpetak pada masing-masing panitia pelaksana kegiatan. Selain itu belum adanya basis data pelatihan menyebabkan kesulitan dalam menyajikan data dalam bentuk informasi yang mudah dimengerti dan menarik. Data dan informasi yang disajikan secara terpisah menjadi kendala dalam melakukan pemantauan kegiatan. Permasalahan-permasalahan yang terjadi diantaranya kesulitan dalam pemantauan program pelatihan yang sudah dilaksanakan, narasumber pelatihan maupun peserta yang pernah dilatih. Dengan disajikannya data dan informasi pelatihan secara terpadu dalam organisasi diharapkan dapat mempermudah dalam perencanaan program dan anggaran pelatihan serta pemerataan peserta berdasarkan kebutuhan pelatihan. Penggunaan basis data dapat dijadikan sumber informasi yang efektif dalam menentukan alokasi peserta berdasarkan kompetensi yang diharapkan dalam pelatihan. Pengelolaan data peserta pelatihan merupakan bentuk pengelolaan sumber daya manusia kesehatan yang sangat penting bagi
3 organisasi. Kekurangan-kekurangan tersebut merupakan kendala yang harus segera dicarikan jalan keluarnya untuk peningkatan kinerja layanan di organisasi. Untuk itu dirasakan perlu melakukan pembenahan dalam pengelolaan data pelatihan ke dalam suatu sistem informasi yang dapat dengan mudah diakses. Menjadi pertanyaan bagi peneliti, bagaimana cara yang praktis untuk mengupayakan agar informasi dapat menjadi alat manajemen yang efektif di dalam organisasi? Baik manfaat internal organisasi maupun manfaat bagi konsumen dimana kepuasan pelanggan menjadi salah satu strategi dalam pelaksanaan tugas Bapelkes Semarang dalam bidang pelatihan. Manfaat sistem informasi pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi didasarkan pada kenyataan bahwa sistem informasi dapat memberikan implikasi terhadap otomatisasi tugas dan proses sehingga mengurangi penggunaan sumber daya baik sumber daya keuangan, material dan manusia. Salah satu kegunaan sistem informasi sumber daya manusia adalah untuk memberikan informasi yang memadai saat dibutuhkan dalam mengambil keputusan yang akan dibuat serta memberi manfaat dalam pencatatan, penyimpanan dan pengolahan data yang lebih cepat (Susanti, 2007). Selain itu pentingnya sistem informasi dapat dilihat secara menyeluruh seperti bantuan operasional dalam mengumpulkan, menyimpan dan menyiapkan data untuk laporan, menyederhanakan dan mempercepat proses serta mengendalikan data yang tersedia, mengurangi biaya tenaga, dan menyediakan data tepat waktu dan informasi yang beragam kepada manajemen organisasi, berdasarkan mana yang memungkinkan untuk membuat keputusan strategis yang berkaitan dengan kualitas sumber daya manusia (Aggarwal & Kapoor, 2012). Sistem informasi dapat dikembangkan dengan berbagai metode. Beberapa faktor menjadi alasan pemilihan metode pengembangan sistem. Efisiensi biaya menjadi isu utama dalam merancang dan mengembangkan sebuah aplikasi manajemen data dengan jumlah yang besar untuk didistribusikan melalui perangkat penyimpanan data (Bayer, 1995). Pengembangan sistem informasi dengan metode prototyping beserta keunggulannya dalam hal efisiensi biaya dan waktu banyak digunakan dalam menjawab permasalahan-permasalahan tersebut.
4 Selain itu manfaat teknik pengembangan dengan metode prototyping dapat menyediakan pengetahuan yang dinamis yang disebut mekanisme delegasi. Sifat dinamis dari mekanisme memfasilitasi pengguna untuk mengambil pengetahuan selama proses untuk tujuan berbagi pengetahuan (Shah, 2001). Faktor pendukung lain perlu dikaji tentang tersedianya dukungan infrastruktur maupun sumber daya manusia yang ada, yang memungkinkan dikembangkan suatu sistem informasi pelatihan. Semakin berkembangnya teknologi informasi menuntut Sumber Daya Manusia Kesehatan untuk terus berinovasi dalam mengembangkan sistem informasi yang baik. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang, dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana mengembangkan sistem informasi pelatihan berbasis web di Bapelkes Semarang untuk layanan informasi pelatihan? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengembangkan prototype sistem informasi pelatihan berbasis web di Bapelkes Semarang untuk layanan informasi pelatihan. 2. Tujuan Khusus a. Menggali kebutuhan pengguna sistem informasi pelatihan di Bapelkes Semarang b. Mengembangkan desain prototype sistem informasi pelatihan yang mudah, cepat dan akurat. c. Menguji coba prototype sistem informasi pelatihan.
5 D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Bapelkes Semarang a. Pembuatan prototype sistem informasi pelatihan diharapkan membuat akses informasi pelatihan menjadi cepat dan mudah. b. Memberikan kemudahan bagi manajemen dalam memperoleh informasi untuk pengambilan keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksaaan dan evaluasi program pelatihan. 2. Bagi Ilmu Pengetahuan Sebagai bahan informasi bagi masyarakat yang ingin mengembangkan perancangan sistem informasi pelatihan. 3. Bagi Peneliti a. Menambah pemahaman teori yang tidak diperoleh dan mengaplikasikan dengan membuat suatu prototype sistem informasi pelatihan. b. Menambah wawasan pengetahuan mengenai sistem informasi pada umumnya serta sistem informasi pelatihan secara khusus. E. Keaslian Penelitian Beberapa penelitian yang telah dilakukan dan berhubungan dengan pengembangan sistem informasi antara lain sebagai berikut : 1. Indrayadi (2010), dalam penelitiannya, Indrayadi mengembangkan sistem yang sudah ada (SIMKA) melakukan perbaikan dengan menambah fitur-fitur yang lebih kompleks disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan adaministrasi kepegawaian di Dinas Kesehatan Kab. Kapuas. Perbedaan dengan penelitian yang akan peneliti lakukan terletak kerangka konsep dan tahapan penelitian. 2. Alamsyah (2007), mengembangkan Prototipe Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMKA) Berbasis Open Source di Dinas Kesehatan Kota Pariaman. Dalam penelitiannya, Alamsyah menjabarkan tentang tahapantahapan action research dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi kepegawaian. Hasil penelitian menunjukkan penerapan SIMKA
6 memberikan manfaat dalam proses pencatatan, pengolahan dan penyimpanan data dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan di DKK Pariaman. Perbedaan dengan penelitian yang peneliti lakukan terletak pada kerangka konsep dan populasi penelitian serta model data yang diolah. 3. Susanti (2007), meneliti tentang Perancangan dan Pengembangan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia di Bagian Kepegawaian RSUD Lubuk Sikaping Kab. Pesaman Propinsi Sumatera Barat. Objek penelitiannya dilakukan pada data kepegawaian sedangkan penelitian yang akan peneliti lakukan bersumber pada data pelatihan.