SISTEM INFORMASI PENGISIAN KRS FAKULTAS TEKNIK DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS YAPIS PAPUA BERBASIS WEBSITE 1 Ica Fildha, 2 Mursalim Tonggiroh, 1 Program Studi Sistem Informasi, 2 Fakultas Teknik Dan 3 Sistem Informasi Universitas Yapis Papua Jalan Samratulangi No. 11 Dok V Atas Tlp/Fax 0967-53688 Jayapura 99115 1 Icafildha@gmail.com, 2 mursalim.t@gmail.com ABSTRAK Universitas Yapis Papua, khususnya Fakultas Teknik dan Sistem Informasi saat itu telah menggunakan sistem informasi akademik berbasis desktop. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik Dan Sistem Informasi Universitas Papua Berbasis yang dapat mempermudah mahasiswa dan mahasiswinya untuk dapat mengetahui informasi akademik seperti, nilai, jadwal perkuliahan dan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) pada fakultas Teknik dan sistem informasi khususnya dan untuk pihak pengelola dapat mengelola pekerjaan menjadi lebih mudah. Setelah penulis melakukan analisis pada bagian pengelolaan Kartu Rencana Studi Universitas Yapis Papua maka hasil yang diperoleh adalah analisis dari hasil penelitian, analisis dan perancangan untuk sistem usulan dan implementasi Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua Berbasis dapat mengatasi masalah untuk penyediaan informasi akademik dan pihak Universitas dapat segera mengembangkan sistem yang baru agar dapat bekerja dengan maksimal. Kata kunci : SIM KRS, Universitas Yapis Papua, 1. Pendahuluan Kebutuhan manusia akan informasi merupakan bagian yang tak dapat ditiadakan lagi, seiring dengan perkembangan pola pikir rmanusia dari masa kemasa. Perangkat penyedia informasi dalam memenuhi kebutuhan manusia pun hadir dengan berbagai model. Sehingga sangat dibutuhkan sebuah perangkat yang dapat mengolah dan mengelola informasi dengan cepat, tepat dan up to date. Perangkat ini didasarkan pada kerja sistem berdasarkan prosedurnya dalam menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Hal ini juga yang menjadi faktor pendorong bagi berbagai lembaga maupun organisasi untuk memiliki sebuah sistem informasi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara global. Seperti halnya lembaga pendidikan, Universitas Yapis Papua khususnya pada program studi (prodi) Sistem Informasi membutuhkan suatu sistem informasi yang diperuntukan untuk para mahasiswa pada prodi tersebut. Hal ini dikarenakan pada Prodi Sistem Informasi Universitas Yapis Jayapura sudah memiliki website, namum website yang ada belum dapat melayani pembuatan KRS tanpa tatap muka dengan dosen Pembimbing Akademik (PA). Mahasiswa yang akan mengisi KRS mengalami beberapa kendala yaitu, mahasiswa harus menunggu di dalam ruang fakultas untuk mendapatkan KRS sementara yang akan diisi oleh mahasiswa tersebut, ketika akan melakukan perwalian pada dosen Pembimbing Akademik (PA) mahasiswa akan menunjukan nilai kemajuan studi per semester, jadwal mata kuliah, Daftar Nilai Semester (DNS), lembar perwalian mahasiswa dan lembar kartu rencana studi mahasiswa sementara (KRSM) yang telah di susun dalam sebuah map yang harus di beli, jika mahasiswa tersebut hendak melakukan perwalian. Selain itu mahasiswa membutuhkan waktu lebih dari satu hari untuk menyelesaikan pengisian KRS tersebut, belum lagi kurangnya kesadaran mahasiswa untuk mengisi KRS sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan terlebih lagi jika ada mahasiswa yang tidak sengaja menghilangkan map yang berisi keperluan untuk melakukan pengisian KRS. Dari permasalahan tersebut lembaga dan mahasiswa membutuhkan sistem informasi untuk memudahkan pengelolaan data KRS. Penelitian pengembangan sistem KRS sebelumya menggunakan metode perancangan model use case [5] sedangkan penelitian yang penulis bangun saat ini menggunakan metode perancangan dengan DFD dan ERD. Selain itu pengembangan sistem KRS pada penelitian sebelumnya menggunakan sistem berbasis komputerisasi atau desktop [4] sedangkan pada penelitian yang penulis bangun saat ini yaitu berbasis website. 267
2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu pengertian yang terdiri dari gabungan kata sistem dan informasi. Dimana sistem merupakan satu kesatuan dari komponen-komponen yang saling terkait antara satu dengan lainnya guna mencapai tujuan tertentu. Sedangkan informasi merupakan kumpulan data-data yang telah diolah sehingga dapat dijadikan alat penentu keputusan. Data yang telah diproses menjadi sebuah informasi mempunyai nilai yang bermanfaat serta berupa fakta-fakta tertentu yang dapat menjadi pertimbangan sebelum menentukan keputusan. Komponen sistem informasi sendiri secara umum meliputi input-proses-output yang menjadi dasar dari pembuatan sistem informasi[1]. 2.2 Kartu Rencana Studi (KRS) KRS adalah singkatan dari Kartu Rencana Studi. Umumnya, seluruh perguruan tinggi di Indonesia memakai istilah ini, namun adapula yang menyebut Kartu Perencanaan Studi Mahasiswa (KPSM) maupun Formulir Rencana Studi (FRS). KRS merupakan rekaman mengenai mata kuliah yang diambil dalam satu semester. Anda dapat merencanakan sendiri mata kuliah yang akan kamu ambil di semester tersebut dengan berkonsultasi dengan dosen wali atau Dosen Penasehat Akademik. Di beberapa perguruan tinggi saat ini, KRS berbentuk lembaran kertas formulir konvensional, online, atau kombinasi keduanya. KRS manual atau konvensional yang telah disetujui oleh dosen wali dapat segera kamu berikan ke sekretariat maupun Biro Administrasi dan Akademik Kemahasiswaan (BAAK)[2]. 3. Metode Penelitian 3.1 Metode Pengumpulan Data Metode ini melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber yang ada. Data tersebut berupa data primer yang didapat dengan cara wawancara, dan data skunder yang didapat dengan mengumpulkan data dari buku maupun jurnal. Ada dua metode pengumpulan data yang dilakukan, yaitu : 3.2 Metode Wawancara Metode ini adalah metode pengumpulan data primer. Metode ini adalah melakukan wawancara dengan Ibu Siti Nurhayati S.Kom., M.Kom sebagai Ketua Program Studi Fakultas Teknik dan Sistem Informasi di Universitas Yapis Jayapura Papua. Wawancara ini dilakukan guna 268 mendapatkan permasalahan mengenai mekanisme pengisian KRS yang dilakukan oleh mahasiswa. 3.3 Metode Studi Pustaka Metode ini mengumpulkan data dari buku maupun jurnal yang berhubungan dengan sistem informasi pengisian KRS mahasiswa dan berbagai teori yang berhubungan dengan penelitian ini. 3.4 Metode Analisis 1. Mahasiswa fakultas teknik dan sistem informasi selama ini harus datang ke kampus ketika akan mengisi KRS. 2. Ruang Fakultas dipenuhi oleh padatnya mahasiswa yang datang untuk membeli map kemudian melakukan perwalian pada dosen PA nya masing- masing. 3. Untuk mahasiswa yang sedang berada diluar kota mengalami kesulitan untuk melakukan perwalian, dan juga terkadang ada mahasiswa yang dapat melakukan kesalahan atau tidak sengaja menghilangkan map yang telah dibeli misalnya. 3.5 Metode Perancangan Metode ini akan menampilkan mengenai suatu perancangan sistem. Yang akan dibangun untuk memberikan sebuah gambaran dari sistem tersebut. Dalam metode perancangan akan menggunakan: 1. DFD (Data Flow Diagram) digunakan untuk perancangan sistem. DFD akan menampilkan aliran data dari tiap entity, data apa saja yang diproses, dan keluarannya. 2. ERD (Entity Relationship Diagram) digunakan untuk perancangan basis data. 3. Rancangan tampilan antarmuka untuk menampilkan tampilan input dan output. 3.6 Metode Pengujian Metode pengujian yang digunakan adalah metode blackbox. Pengujian yang digunakan adalah pengujian interface, pengujian fungsi dasar sistem, dan pengujian from handle sistem. 4. Pembahasan dan Analisis Universitas Yapis Papua, merupakan salah satu universitas swasta terkemuka di Provinsi Papua, didirikan pada tahun 1963 dan kampusnya terletak di kota Jayapura. Universitas Yapis Papua sebagi salah satu lembaga pendidikan tinggi swasta di tanah Papua selalu berupaya melakukan pembenahan kualitas manajemen kelembagaan baik manajemen pelayanan akademik dalam proses belajar mengajar.
4.1 Analisis Masalah Analisis masalah ini akan membahas mengenai permasalahan yang terjadi pada sistem sebelumnya yaitu : Berdasarkan hasil analisa prosedur yang dilakukan di Universitas Yapis pada fakultas teknik dan sistem informasi yaitu, mahasiswa yang akan mengisi KRS (Kartu Rencana Studi) harus datang ke kampus untuk mengantre, membeli map, kemudian melakukan perwalian terlebih dahulu agar dapat mengisi KRS tersebut. 4.2 Hasil Analisis Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan di Universitas Yapis Papua pada Fakultas Teknik dan Sistem Informasi ditemukan masalah yang dialami oleh mahasiswa dan dosen untuk melakukan pelayanan dan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) tanpa harus membuat ruangan pada fakultas di penuhi dengan Mahasiswa yang mengantre dan membeli map untuk mengisi KRS sementara. Dari permasalahan yang ada dibutuhkan sebuah sistem informasi sehingga dapat membantu menyelesaikan permasalahan tersebut. Sistem yang akan dibuat hanya untuk admin, prodi, dan mahasiswa. 4.3 Perancangan Proses Tujuan dari perancangan proses yaitu untuk menentukan rancangan aplikasi. Perancangan dimulai dari Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), dan ERD. 4.4 Diagram Konteks Diagram terdiri dari suatu proses yang menggambarkan sebuah ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan seluruh input pada sistem atau output dari sistem tersebut. Diagram konteks akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem [3]. Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua Berbasis 4.5 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah alur keseluruhan dari sistem dimana admin melakukan log in, kemudian admin akan menginput data matakuliah, Visi dan Misi, dan mahasiswa. Data akan di proses dalam sistem dan akan menjadi informasi matakuliah, Visi Misi, dan mahasiswa. Prodi melakukan log in, kemudian prodi akan menginput data dosen dan data jadwal. Data akan di proses yang kemudian akan menjadi informasi dosen dan informasi jadwal belajar mengajar untuk dosen dan mahasiswa. Mahasiswa melakukan log in, kemudian mahasiswa melakukan log in terlebih dahulu lalu mahasiswa menginput data KRS yang akan di kontrak.mahasiswa dapat juga mengetahui matakuliah, jadwal dan nilai ujian semester pada sistem. 269
5. Tampilan Halaman 5.1 Tampilan Halaman Utama Menampilkan halaman log_in yang akan tampil ketika pengguna ingin masuk kedalam sistem. Pengguna atau user harus mengisi nama penggunna pada kolom username setelah itu mengisi password pada kolom password. Pengguna atau user pun harus memilih level sebelum log_in. level yang di maksud yaitu identitas pengguna atau user tersebut contoh nya jika pengguna atau user adalah admin, maka yang harus dipilih pada level yaitu admin. Jika penggunanya adalah mahasiswa maka yang harus dipilih pada level yaitu mhasiswa. Gambar 2. DFD Level 1 Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua Berbasis 4.6 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram yang dimana, admin mempunyai atribut user id dan password. Mahasiswa mempunyai atribut NPM, tempat TTL,, agama, alamat, jurusan, jenis kelamin. Matakuliah mempunyai atribut kode MK, semester, nama MK, dan SKS. KRS mempunyai atribut Kode KRS, NPM, tahun ajaran, kode matakuliah dan SKS. Jurusan mempunyai atribut kode jurusan, dan nama jurusan. Dalam gambar mahasiswa mengisi KRS, dalam KRS menyajikan matakuliah, matakuliah memiliki nilai. Gambar 4 Tampilan Log_in Admin, Dosen, dan Prodi Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Berbasis 5.2 Halaman Admin Akan tampil ketika admin masuk kedalam sistem. Terdapat kolom home, data mahasiswa, data matakuliah, dan data jurusan. Jika admin akan memasukan data mahasiswa maka yang harus di pilih adalah kolom data mahasiswa, jika admin akan memasukan data matakuliah maka yang harus dipilih adalah kolom matakuliah. Gambar 5 Tampilan Halaman Admin Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Berbasis Gambar 3 ERD Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua Berbasis 270
5.3 Halaman Prodi Halaman prodi terdapat kolom home, data dosen, jadwal, dan nilai. jika prodi akan memasukan data dosen maka yang akan dipilih yaitu kolom data dosen, jika akan membuat jadwal maka yang dipilih yaitu kolom jadwal. 5.6 Halaman Mahasiswa Bagian Profil Mahasiswa Halaman mahasiswa bagian profile mahasiswa. Pada gambar terdapat profile mahasiswa setelah berhasil melakukan log-in dengan username dan password yang sesuai dengan identitas mahasiswa tersebut contohnya 12621047 adalah NPM mahasiswa bernama Ica Fildha, maka secara otomatis akan tampil pada form profile mahasiswa adalah mahasiswa yang bernama Ica fildha lengkap dengan tempat tanggal lahir, alamat dan no telephone. Gambar 6 Tampilan Halaman Prodi Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Berbasis 5.4 Halaman Mahasiswa Pada halaman mahasiswa terdapat kolom home, profile mahasiswa, dan KRS, jadwal, dan nilai. Mahasiswa dapat mengisi data mahasiswa tersebut dengan memilih kolom data mahasiswa. Sedangkan jika mahasiswa akan mengisi kartu rencana studi (KRS) maka yang harus dipilih adalah kolom KRS. Jika ingin melihat jadwal dan nilai dapat langsung klik pada opsi jadwal dan nilai. Gambar 8 Tampilan Halaman Mahasiswa Bagian Profil Mahasiswa 5.7 Halaman Bagian Lihat KRS Halaman tampilan mahasiswa bagian lihat KRS mahasiswa akan mengetahui keseluruhan matakuliah yang di kontrak pada semester yang sedang berjalan. Misalnya mahasiswa bernama Ica fildha pada semester 5, mahasiswa tersebut mengontrak matakuliah aljabar linier, algoritma 1, dan bahasa ingris. Mahasiswa tersebut dapat menyimpan KRS nya dengan cara klik botton simpan dengan begitu mahasiswa akan dapat melihat KRS nya sewaktu waktu. Gambar 7 Tampilan Halaman Mahasiswa Sistem Informasi Pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Berbasis Gambar 9 Tampilan Halaman Mahasiswa Bagian Lihat KRS 271
5.8 Halaman Mahasiswa Bagian Pengisian KRS Halaman pengisian KRS untuk mahasiswa yang akan mengisi kartu rencana studi pada semester yang akan datang selanjutnya. Mahasiswa yang hendak mengisi KRS hanya akan mencentang nama matakuliah yang akan dikontrak pada semester yang akan datang, semua matakuliah akan ditampilkan semua matakuliah hanya perlu mencentang nama matakuliah yang dikontrak. Jika sudah selesai klik botton simpan maka KRS akan tersimpan secara otomatis oleh sistem. 5.10 Halaman Mahasiswa Bagian Nilai Halaman mahasiswa bagian nilai yang ditampilkan untuk mahasiswa. Sebelum mahasiswa dapat mengetahui nilainya maka mahasiswa tersebut harus terlebih dahulu memilih semester dan tahun akademik dapat dilihat pada pada kolom semester dipilih semester ganjil sementara tahunnya dipilih tahun ajaran 2015/2016 kemudian klik button lihat maka akan tampil secara otomatis daftar nilai mahasiswa tersebut. Gambar 12 Tampilan Halaman Mahasiswa Bagian Nilai Gambar 10 Tampilan Halaman Mahasiswa bagian Pengisian KRS 5.9 Halaman Mahasiswa Bagian Jadwal Halaman mahasiswa bagian jadwal yang dapat dilihat untuk mahasiswa. Dari jadwal tersebut mahasiswa dapat mengetahui nama matakuliah, waktu, dan ruangan yang akan dipakai dalam perkuliahan. Contonya hari senin akan ada matakuliah aljabar linier untuk semester 3 di waktu 08.00 09.00 pagi di lantai 3 ruang 4. Gambar 11 Tampilan Halaman Maahasiswa Bagian Jadwal Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, adapun kesimpulan yang dapat diambil dari tugas akhir ini yaitu : 1. Dengan sistem informasi pengisian KRS Fakultas Teknik dan Sistem Informasi Universitas Yapis Papua berbasis website akan membantu mahasiswa untuk mempermudah proses pengisian KRS tanpa perlu bertatap muka dengan dosen pembimbing akademik. 2. Dengan adanya sistem informasi pengisian KRS fakultas teknik dan sistem informasi Universitas Yapis Papua berbasis website maka lembaga dapat lebih mudah dalam penyampaian informasi maupun mengelola data mahasiswanya. 3. Pada hasil uji coba responden dari kalangan ruang lingkup pada universitas Yapis Papua menyatakan sistem informasi ini sudah cukup sesuai dengan tujuannya meskipun masih ada kekurangan terkait pembatasan pengambilan matakuliah kontrak keatas, apabila diterapkan akan sangat membantu lembaga dan mahasiswa. 272
Saran Sistem informasi pengisian KRS fakultas teknik dan sistem informasi universitas Yapis Papua berbasis website ini jauh dari kata sempurna oleh karena itu perlu pengembangan dan perbaikan pada segala fitur terutama pada bagian handle sistem penginputan KRS mahasiswa, laporan akhir terkait dengan cetak KRS, nilai mahasiswa pada bagian prodi, dan data KRS pada bagian admin. Diharapkan jika ada pengembangan selanjutnya dapat menyempurnakan sistem pengisian KRS ini sehingga dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin untuk mahasiswa yang akan mengisi KRS Daftar Pustaka [1] Dini, 2015, Pengertian Sistem Informasi, Yogyakarta [2] Jogiyanto H., M, 2005,Analisis & Desain, Ed ke-iii, Andi Offset, Yogyakarta, hal.795 [3] Jogiyanto, Hartono, 2005, Pengertian Data Flow Diagram (DFD). Yogyakarta: Graha Ilmu. [4] Purnama, Bambang Eka, 2012,Perancangan Sistem KRS Dan KHS Universitas Surakarta. Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. [5] Saputra, Febri; 2013, Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Global English Language Center. [6] Yuniar, Supriadi., Ir, 2007, Teknik Pemrograman Microsoft Visual Foxpro 9.0 Dengan My SQL, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia, Jakarta. 273