BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Hubungan masyarakat memiliki peranan penting dalam keberlangsungan hidup suatu perusahaan, sekaligus harus mampu menjembatani dan mempertahankan citra positif perusahaan. Karena pada awalnya hubungan masyarakat dianggap tidak memiliki peran penting dan bisa dibilang dianggap sebelah mata oleh perusahaan. Media komunikasi adalah sarana atau alat yang digunakan untuk mempermudah proses penyampaian berupa pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi merupakan kebutuhan dasar manusia, baik sebagai mahluk individu maupun sebagai mahluk sosial. Melalui komunikasi seseorang dapat menyampaikan apa yang ada dalam benak pikiran nya dan perasaan hati nuraninya kepada orang lain baik secara langsung maupun tidak langsung. Komunikasi mempunyai peranan yang amat penting dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Seorang Public Relations atau Humas harus bisa menciptakan hubungan yang baik secara internal maupun eksternal, komunikasi internal yaitu komunikasi yang terjadi diluar perusahaan namun masih berada dalam ruang lingkup perusahaan. Humas itu sendiri juga harus mampu berkomunikasi dengan baik tidak 1
mengeluarkan kata-kata negatif dalam memberikan informasi kepada publik internal maupun eksternal. Humas di instansi atau lembaga pemerintah melakukan kegiatan penting di berbagai bidang dan berbagai tempat, seorang praktisi humas dalam melaksanakan kegiatan sehari-harinya juga tidak luput dengan bantuan media dalam menginformasikan dan menyebarkan segala kegiatan yang menyangkut perusahaan, organisasi atau lembaga kepada masyarakat banyak. Membina hubungan internal adalah bentuk komunikasi antara perusahaan dengan publik internal, dalam hal ini dapat dilakukan dengan membuat media internal oleh PR atau Humas dalam organisasi. Beberapa contoh media internal yang digunakan oleh perusahaan adalah jurnal internal, company profile, annual report, prospectus, surat, bulletin board, dan pengumuman elektronik, intranet, video, slide, kaset-kaset rekaman audio, ucapan-ucapan seminar, dan ekshibisi khusus. 1 Media internal yang umum dimiliki perusahaan sebagai media komunikasi dengan karyawan adalah jurnal internal seperti news letter, magazine, tabloid, newspaper, dan Buletin internal. Media komunikasi internal seperti majalah atau bulletin internal penting bagi perusahaan karena sebagai media komunikasi dan informasi antara perusahaan dengan khalayak internal seperti staff atau karyawan. Selain itu, bulletin internal juga digunakan sebagai media penyampaian pesan-pesan, informasi, berita mengenai aktifitas perusahaan, dan informasi program-program motivasi karyawan. 1 Frank Jefkins, Public Relations, Edisi keempat, Erlangga,1995 hal.145 2
Pengelolaan bulletin internal dilakukan dengan memperhatikan kaidahkaidah dan teknik penulisan yang benar. Pemilihan berita, foto-foto yang dimuat, desain, rubrik dan info penting lainnya menjadi perhatian Aspek Humas PPPTMGB LEMIGAS dalam membuat bulletin internal. Dengan demikian, ketika bulletin internal ini dibaca oleh seluruh karyawan PPPTMGB LEMIGAS dapat menimbulkan daya tarik dan juga isi berita yang disampaikan dapat menjadi informasi yang penting untuk diketahui. Media internal dapat membantu humas dalam menyampaikan aktivitas yang sudah dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatan pengetahuan bagi karyawan dan sebagai pemenuhan kebutuhan informasi bagi karyawan. Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi PPPTMGB LEMIGAS merupakan lembaga penelitian di bawah badan penelitian dan pengembangan teknologi energi dan sumber daya mineral, PPPTMGB LEMIGAS sebagai pelaksana tugas penelitian dan pengembangan teknologi di bidang minyak dan gas bumi. Dalam melaksanakan kegiatanya menjalin kemitraan dengan berbagai instansi atau lembaga pemerintahan dan pihak swasta terkait, baik di dalam maupun di luar negri di bidang penelitian. Terwujudnya kerjasama ini adalah peran serta kemampuan PPPTMGB LEMIGAS sebagai ahli teknologi, serta usaha untuk meningkatkan sarana penelitian dan kemampuan laboratorium melalui bantuan dan peralatan mutakhir dan teknnologi yang dibutuhkan. 2 2 http://www.lemigas.esdm.go.id/id/semua-publikasi.html diakses pada tanggal 20 april 2014 3
PPPTMGB LEMIGAS memiliki publikasi rutin yaitu penerbitan majalah ilmiah untuk menyampaikan hasil penelitian yang ditujukan pada masyarakat luas terutama bagi mereka-mereka yang berkecimpung di dunia perminyakan, tujuannya adalah untuk menampung hasil tulisan ilmiah para peneliti atau fungsional dalam menyampaikan karya nya dan sebagai sarana untuk mempublikasikan hasil-hasil temuan dan penelitiannya melalui media cetak untuk dapat diketahui oleh masyarakat umum maupun kalangan dunia perminyakan atau industri migas baik dalam negri maupun di luar negri dalam melakukan tugasnya. Lembaran publikasi minyak dan gas bumi merupakan kegiatan media untuk mempromosikan kegiatan penelitian dan pengembangan teknologi di bidang minyak dan gas bumi yang telah dilakukan oleh pusat penelitian dan pengembangan teknologi minyak gas dan bumi LEMIGAS. Lembaran publikasi minyak gas dan bumi menerima sumbangan naskah dari penulisan di luar pusat penelitian dan pengembangan teknologi minyak dan gas bumi LEMIGAS dengan ketentuan isinya memenuhi kriteria standart majalah lembaran publikasi minyak dan gas bumi. Pada prinsipnya PPPTMGB LEMIGAS berupaya menghasilkan jasa penelitian dan pengembangan produk litbang yang unggul, profesional, bertaraf internasional yang bermanfaat bagi pemerintah, industri dan masyarakat. Dalam kegiatannya melalui bidang afiliasi menjalin kemitraan dengan berbagai instansi atau lembaga pemerintahan dan pihak swasta terkait baik didalam maupun di luar negri dibidang penelitian dan pendidikan. 4
Sebagai pusat penelitian dan pengembangan teknologi minyak gas dan bumi PPPTMGB LEMIGAS selalu berupaya mengembangkan hasil-hasil penelitiannya, serta mengembangkan teknologi yang ada agar selalu berdaya guna. Dalam hal ini, secara tidak langsung kemajuan organisasi terletak pada faktor sumber daya manusia (SDM) yang memadai dan komunikasi yang efektif dengan mengoptimalkan media komunikasi eksternal. Begitu juga yang dilakukan PPPTMGB LEMIGAS dalam bidang Publikasi sub bidang Informasi dengan menerbitkan media. Dalam struktur organisasi pusat penelitian dan pengembangan teknologi minyak dan gas bumi PPPTMGB LEMIGAS. Bidang Publikasi Informasi merupakan suatu bidang yang melaksanakan kegiatan kehumasan. Keberadaan nya penting karena melihat tugas dan fungsinya dalam pelaksanaan koordinasi program penelitian dan pengembangan penyebaran informasi baik di lingkungan PPPTMGB LEMIGAS Buletin internal sebagai wadah komunikasi manajemen dan karyawan sangat membantu dalam penyampaian informasi, baik informasi tentang kegiatan karyawan maupun perusahaan. Bulletin internal Berita Lemigas terbit setiap 3 bulan sekali dengan tujuan utamanya sebagai media komunikasi dan informasi antar karyawan. Bulletin Berita Lemigas ini bisa juga sebagai media monitoring dan evaluasi informasi tentang kebijakan perusahaan dalam memberikan input dan output yang pada akhirnya berpengaruh pada peningkatan kinerja dan motivasi karyawan. 5
Permasalahan yang timbul akibat kurang baiknya komunikasi yang diciptakan dan diterapkan pimpinan dapat mengakibatkan ketidakpuasan para anggota internal perusahaan, dimana hal tersebut dapat terjadi penyebab permasalahan yang timbul didalam internal perusahaan. Para karyawan yang tidak puas akan berpengaruh pada menurun nya absensi, menurun nya produktivitas dan motivasi kerja, timbul rasa tidak percaya terhadap pimpinan, manajemen, bahkan terhadap perusahaan juga. Hal tersebut sangat fatal bagi perusahaan. Disamping itu, salah satu penyebab gagalnya jalinan hubungan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan karena masih ada pimpinan yang kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. Hal ini disebabkan para pemimpin tersebut masih menganut peraturan lama yaitu pemimpin cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja. Hal ini tentu saja salah jika diterapkan dalam organisasi atau perusahaan saat ini. Hal itu akan membuat karyawan tidak mengetahui mengenai informasi perkembangan perusahaan, dan masalah yang sedang terjadi dalam perusahaanya. Media internal informasi tercetak dalam suatu perusahaan atau lembaga pemerintahan dapat dijadikan tolak ukur keberhasilan dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh Humas dengan para pegawai, para pemimpin dan anggota. Hal ini disebabkan oleh kelancaran penyelenggaraan proses pengelolaan informasi yang dibutuhkan melalui informasi yang terekam dalam media informasi tercetak. Akan tetapi media internal yang digunakan oleh PPPTMGB LEMIGAS dalam memberikan informasi perkembangan perusahaan pada karyawan hanya terfokus 6
pada kliping media dan bulletin Berita Lemigas. Hal tersebut terlihat pada saat peneliti melakukan magang pada bulan Oktober-Desember 2013. Alasan peneliti memilih PPPTMGB LEMIGAS sebagai objek peneliti karena PPPTMGB LEMIGAS merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara di Indonesia ini pastinya memerlukan Humas yang berperan aktif dalam menunjang kinerja perusahaan. Sementara itu penelitian ini dilakukan pada pengelolaan media internal penerbitan bulletin Berita Lemigas (Bulan November- Desember 2013). Media internal cetak seperti Berita Lemigas dianggap sarana yang cukup efektif dan efisien dalam memberikan informasi pada publik internal (karyawan) oleh Humas PPPTMGB LEMIGAS Karena arus informasi yang selalu dinamis pada PPPTMGB LEMIGAS membuat peran media internal sebagai sarana komunikasi pihak manajemen kepada karyawan sangat berperan aktif dalam menyampaikan informasi yang berkaitan dengan perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Akan tetapi proses penyebaran informasi tersebut yang menjadi masalah, karena penyampaiannya yang tidak merata karena tidak diketahui oleh seluruh karyawan yang bekerja di PPPTMGB LEMIGAS. Seharusnya pengelolaan media internal dalam memberikan informasi perkembangan perusahaan harus merata keseluruh karyawan, agar semua karyawan dapat mengetahui mengenai perkembangan nya dan tetap mendapat informasi yang update. 7
PPPTMGB LEMIGAS membangun komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama dalam berjalannya kegiatan di humas internal, maka dari itu Humas internal PPPTMGB LEMIGAS memiliki berbagai kegiatan bertujuan untuk menjembatani hubungan antara karyawan dengan perusahaan. Humas internal adalah yang mengatur segala kegiatan komunikasi di dalam perusahaan dengan tujuan untuk pertukaran informasi di dalam organisasi guna terciptanya susana yang menyenangkan serta tercapainya tujuan perusahaan. Kegiatan media internal Berita Lemigas ini dilakukan oleh secara langsung dengan karyawan humas PPTPMGB LEMIGAS. Diawali dengan melakukan liputan kegiatan internal, merekam suara, mendokumentasi melalui foto, mendokumentasi melalu video gambar. Kemudian dilanjutkan dengan transkrip (mendengarkan dan mensalin yang ada di perekam tadi), membuat berita press release, pemerikasaan, layout, dan cetak. Hampir semua kegiatan melibatkan media massa dalam kehidupan kita. Oleh karenanya, setiap perusahaan mau tidak mau membutuhkan sebuah hubungan yang baik dengan media yang oleh praktisi humas menjadi penting dalam aktifitas humasnya. Dapat dikatakan bahwa setiap tujuan kegiatan humas juga menjadi tujuan hubungan media karena media menjadi faktor penentu utama Tujuan hubungan media tidak hanya sebatas memberikan informasi saja, hubungan ini harus dibangun dan dikembangkan insan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan media komunikasi dan informasi antar karyawan demi tercapainya tujuan tujuan individu maupun perusahaan. Tujuan pembuatan 8
majalah internal ini dikarenakan masih kurang maksimalnya media komunikasi antar karyawan apabila tidak ada bukti dokumentasi berupa kegiatan dan penghargaan untuk karyawan dan perusahaan yang terpapar maka kegiatan komunikasi akan menjadi kurang efisien. Berdasarkan penjelasan diatas bahwa humas PPPTMGB LEMIGAS melakukan tugas dan kegiatannya secara baik dan mempunyai suatu pemahaman yang mendalam terhadap kompetensi yang ada di lemigas yaitu eksternal dan internal, kegiatan internal lemigas meliputi adanya media berita PPPTMGB LEMIGAS yang khusus diterbitkan untuk para pegawai atau internal PPPTMGB LEMIGAS" yang berkenan dalam aktifitas atau kegiatan pegawai atau organisasi LEMIGAS. Kemudian kegiatan eksternalnya yaitu penerbitan lembar publikasi lemigas dan lemigas scientific contributions (LSC) dengan tujuan mempromosikan kegiatan penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh lemigas dan sarana pemacu kreatifitas dan presentasi para tenaga fungsional di lemigas dalam bidang penulisan karya ilmiah, yang kemudian di sebar luaskan ke pihak luar LEMIGAS. Kegiatan tersebut harus dilakukan oleh humas sebuah organisasi atau lembaga guna membangun sebuah citra positif perusahaan dan lembaganya. 9
1.2 Fokus Penelitian Untuk mendapatkan informasi tentang Pengelolaan Media Internal Berita Lemigas Sebagai Sarana Memenuhi Kebutuhan Informasi Antar Karyawan dapat di peroleh dari fokus penelitian ini, yang digunakan sebagai acuan penelitian. Fokus penelitian ini menitik beratkan pada rencana kegiatan yang tepat dalam mengelola media internal atau dalam memberikan informasi mengenai perusahaan. Langkah atau program humas adalah rencana kegiatan jangka panjang untuk menyusun berbagai teknis dan langkah komunikasi yang akan diambil dalam kegiatan humas. Adapun upaya program kerja dan kegiatan riset dalam PR, yang dikenal melalui Proses Empat Tahapan Utama, sebagai landasan pedoman melaksanakan penelitian untuk merancang program kerja PR adalah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan masalah Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan pemantauan pengetahuan, opini, sikap dan perilaku mereka yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan organisasi. Langkah ini memberikan landasan bagi semua langkah proses pemecahan masalah lainnya dengan menentukan apa yang terjadi saat ini?. Yang intinya secara singkat, langkah pertama ini merupakan kegiatan inteligen PR untuk mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya ataupun data yang bisa dijadikan dasar pijakan guna mengambil langkah selanjutnya. 10
2. Membuat rencana dan program Tahapan ini adalah menetapkan rencana, dimana langkah-langkah yang harus diambil bertujuan untuk menyelesaikan masalah yang ada pada perusahaan. Rencana yang dibuat disusun setelah kita mengetahui masalah yang sedang dihadapi, sedangkan masalah dapat kita ketahui dari hasil riset atau penelitian yang telah kita lakukan di tahap pertama. Informasi yang terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang public program, tujuan, tindakan, serta strategi, taktik dan tujuan komunikasi. 3. Bertindak dan berkomunikasi Langkah ketiga adalah mengimplementasikan program tindakan dan komunikasi yang telah dibuat untuk mencapai tujuan tertentu untuk setiap publik untuk menyelesaikan tujuan program. Pertanyaan pada langkah ini adalah Siapa yang seharusnya melakukan dan mengatakannya, dan kapan, dimana dan bagaimana? 4. Mengevaluasi program Langkah terakhir dari proses ini mencakup penelitian persiapan, pelaksanaan dan hasil program. Saat program sedang dilaksanakan dibuat penyesuaian berdasarkan evaluasi umpan balik mengenai apakah program berjalan atau tidak? Program diteruskan atau dihentikan setelah mempelajari Bagaimana keadaan kita sekarang atau seberapa baik langkah yang telah kita lakukan? 11
1.3 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan Pengelolaan Media Internal Berita Lemigas Sebagai Sarana Memenuhi Kebutuhan Informasi Antar Karyawan. 1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1 Manfaat Akademis Untuk suatu pengembangan ilmu pengetahuan terutama ilmu komunikasi dan khususnya ilmu hubungan masyarakat. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi suatu referensi tambahan pengetahuan dan wawasan dalam kegiatan perkuliahan ilmu komunikasi pada umumnya dan khususnya mengenai pengelolaan media internal sebagai sarana memenuhi kebutuhan informasi. 1.4.2 Manfaat Praktis Diharapkan penelitian ini dapat memberi masukan dan pertimbangan kepada perusahaan instansi atau pemerintah, untuk memberikan gambaran dalam mengelola informasi, agar bisa membantu perusahaan menjadi lebih baik lagi dalam melakukan kegiatan aktifitas Public Relations 12