PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN RUANG PADA BIRO FINANSIAL DAN ASET (BIFAS) MENGGUNAKAN CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) Arfiani Nur Khusna 1, Afan Kurniawan 2 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Ahmad Dahlan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Ahmad Dahlan Jl. Prof. Dr. Soepomo Janturan, Yogyakarta 1 arfiani.khusna@tif.uad.ac.id, 2 afanuad@gmail.com Abstrak Konsep dasar Customer Relationship Management (CRM) diawali dengan mengenal, mengetahui, dan menggali apa yang dibutuhkan dan diharapkan pelanggan dari perusahaan. Konsep CRM di Universitas Ahmad Dahlan khususnya di Bidang Aset Biro Finansial dan Aset (BIFAS) saat ini sudah mulai diterapkan namum belum maksimal karena belum adanya sistem informasi terpadu terutama dalam hal peminjaman ruang sehingga terjadi komunikasi yang tidak jelas dan kurang terintegrasi meskipun dalam pelayanannya telah melibatkan banyak pihak untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Dalam penelitian ini akan fokus pada analisa data pelanggan peminjaman ruang di Biro Aset Bifas UAD menggunakan model CRM disertai perancangan sistem informasi peminjaman ruang. Perancangan sistem dibuat menggunakan UML (Unified Modelling Language) meliputi analisa kebutuhan user, alur sistem dan perancangan antarmuka. Hasil dari penelitian ini adalah dihasilkan perancangan sistem informasi peminjaman ruang berdasarkan dari kebutuhan pelanggan sehingga terjadi komunikasi yang jelas dan terpadu. Peminjaman ruang merupakan hal penting di Universitas Ahmad Dahlan karena ruang yang terbatas dan meningkatnya peminjaman ruang sedangkan pelanggan yang menggunakan sangat banyak. Diharapkan dengan perancangan sistem informasi peminjaman ruang ini dapat membantu mengelola layanan pelanggan, meningkatkan dan mempertahankan loyalitas pelanggan. Kata kunci: CRM, sistem informasi, UML 1. PENDAHULUAN Pada saat ini, dalam mempertahankan perusahaan di era globalisasi, perlu adanya suatu sistem informasi yang dapat membuat suatu perusahaan dapat bertahan lama yaitu memiliki sistem informasi dengan konsep Customer Relationship Management (CRM). Konsep dasar Customer Relationship Management (CRM) diawali dengan mengenal, mengetahui, dan menggali apa yang dibutuhkan dan diharapkan pelanggan dari perusahaan. Sehingga perusahaan dapat lebih mudah untuk mewujudkan apa yang dibutuhkan dan apa yang diharapkan oleh pelanggannya. Hal tersebut sangat bermanfaat untuk menciptakan nilai perasaan yang baik terhadap perusahaan dengan sentuhan yang membahagiakan pelanggan yang hasilnya adalah kesetiaan yang diberikan pelanggan pada perusahaan. Konsep CRM di Universitas Ahmad Dahlan saat ini sudah mulai diterapkan, dengan melibatkan pihak-pihak yang ada untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Pelanggan yang menggunakan fasilitas UAD merupakan pihak yang perlu diberikan pelayanan prima karena untuk mempertahankan loyalitas pelanggannya, efek yang dapat ditimbulkan dari loyalitas pelanggan adalah pemasukan yang berulang, kesediaan pelanggan untuk merekomendasikan fasilitias yang digunakan kepada orang lain. Keuntungan tersebut mendorong Universitas Ahmad Dahlan untuk merancang dan membangun strategi sistem yang dapat mengikat pelanggan tetap loyal menggunakan produk/jasa yang ditawarkan Universitas Ahmad Dahlan. CRM (Customer Relationship Management) merupakan salah satu strategi perusahaan untuk mempertahankan pelanggan bisa dijadikan acuan bagi universitas untuk mempertahankan loyalitas pelanggannya, dengan strategi ini Universitas Ahmad Dahlan dapat lebih jauh mengenal 214
kebutuhan dan keinginan pelanggan sehingga membentuk hubungan yang kuat dengan pelanggan. Bidang Aset Biro Finansial dan Aset (BIFAS) Universitas Ahmad Dahlan merupakan biro yang berhadapan langsung dengan pelanggan internal UAD dan pelanggan eksternal UAD. Pelanggan internal UAD meliputi mahasiswa, karyawan akademik dan karyawan non akademik. Pelanggan eksternal UAD meliputi pihak-pihak luar yang menggunakan fasilitas UAD dan memberikan konstribusi bagi kemajuan UAD. Selama ini fokus pelanggan internal UAD telah dilakukan BIFAS dengan membuat sistem layanan yang terbagi pada setiap kampus meliputi kampus 1, kampus 2, kampus 3, kampus 4 dan kampus 5, terdapat KRT (Kepala Rumah Tangga) di setiap kampus yang memberikan layanan perihal fasilitas dan aset. Fokus pelanggan eksternal UAD belum maksimal karena belum adanya sistem terpadu terutama dalam hal peminjaman ruang dan alat, selama ini terjadi komunikasi yang tidak jelas dan kurang terintegrasi, contoh dalam hal peminjaman alat maupun ruang, selama ini belum terkoordinasi dengan baik, pencatatan peminjaman masih manual dalam hal input data dan pemberian informasi sehingga pelanggan eksternal yang akan melakukan peminjaman harus datang langsung ke ruang Bidang Aset Biro Finansial dan Aset (BIFAS), di sisi lain admin BIFAS merasa kesulitan dalam hal penyampaian informasi tentang ketersediaan ruang dan pengumuman untuk pengambilan barang yang akan di pinjam. Admin juga merasa kesulitan untuk mendapatkan rekap laporan peminjaman disetiap bulan nya. Customer Relationship Management (CRM) menjadi alat bantu untuk menciptakan tawarantawaran kepada pelanggan dan juga dapat meningkatkan pelayanannya, untuk membantu universitas dalam hal ini Bidang Aset Biro Finansial dan Aset (BIFAS) mempertahankan pelanggannya serta mengarah pada manfaat lain yang dapat diperoleh pelanggan 2. METODOLOGI A. Customer Relationship Management Dalam perkembangannya, CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) atau aplikasi berbasis web yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.crm adalah Metode yang memaparkan katagori pada konsep, tools dan proses penetapan, pengembangan, pemeliharaan dan optimisasi dari hubungan yang berharga satu sama lain dalam jangka panjang antara konsumen dan organisasi. [2] CRM adalah kombinasi dari proses bisnis dan teknologi untuk memperoleh informasi agar dapat memahami pelanggan-pelanggan perusahaan dari berbagai sudut pandang: siapa mereka, apa yang mereka lakukan, dan apa yang mereka suka. [1] Kerangka komponen CRM diklasifikasikan menjadi tiga: [1] 1. Operasional CRM CRM operasional dikenal sebagai front office perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, dan pelayanan. Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. 2. Analitik CRM CRM analitik dikenal sebagai back office perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM analitik berperan dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM analitik adalah data yang berasal dari CRM operasional. 3. Collaborative CRM Aplikasi kolaborasi yang meliputi e-mail, personalized publishing, e-communities, dan sejenisnya yang dirancang untuk interaksi antara pelanggan dan organisasi. Tujuan 215
utamanya adalah menyemangati dan menyebarkan loyalitas pelanggan ke pelanggan lain yang masih belum berada di level kesetiaan pelanggan. Collaborative CRM juga mencakup pemahaman atau kesadaran bahwa pelanggan yang setia dapat menjadi magnet bagi pelanggan lain. B. Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang, dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML juga memberikan standar penulisan sebuah sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasa program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam software.[3] UML (Unified Modelling Language) merupakan pemodelan grafis yang digunakan untuk mendesain dan membantu pendeskripsikan sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang berorientasi objek. UML mencakup berbagai masalah yang meliputi spesifiasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi berbagai jenis perangkat lunak sistem, perangkat lunak non-sistem, dan model bisnis. Selain itu, dapat digunakan dalam pengembangan berbagai tahapan, mulai dari anasisis kebutuhan sistem sampai implementasi sistem. UML memenuhi persyaratan objek analisis dan desain karena termasuk diagram alernatif untuk menjelaskan statis properti, penggunaan sistem atau komponen, dan sistem arsitektur [4] 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisis Kebutuhan user Analsis kebutuhan user terdiri dari Use Case Diagram peminjaman, use case diagram pengembalian, activity diagram peminjaman dan activity diagram pengembalian. Pihak yang terlibat mahasiswa, BIMAWA (bidang mahasiswa dan alumni), KRT (Kepala Rumah Tangga) dan Admin Bifas. A. Use Case Diagram Peminjaman Gambar 1. Use Case Diagram Peminjaman 216
Gambar 1 Use Case Diagram Peminjaman terdiri dari mahasiswa, bimawa dan bifas. Mahasiswa memiliki akses login, daftar anggota, memilih kategori barang, menyimpan file surat pinjam dan meminjam barang. Bimawa memiliki akses mengecek surat masuk dan validasi surat. Bifas memiliki akses acc surat masuk dan aktivasi barang. B. Use Case Diagram Pengembalian Gambar 2. Use Case Diagram Pengembalian Gambar 2 Use Case Diagram Pengembalian yaitu KRT (Kepala Rumah Tangga) memiliki akses login, cek daftar barang pengembalian dengan daftar barang yang dipinjam. 3.1.2. Perancangan Alur Sistem A. Activity Diagram Peminjaman 217
Gambar 3. Activity Diagram Peminjaman Gambar 3. Activity Diagram Peminjaman terdiri dari mahasiswa, sistem, bimawa (Bidang Mahasiswa dan Alumni) dan bifas. Mahasiswa mendaftar sebagai anggota, sistem memverifikasi anggota, mahasiswa login, sistem memverifikasi, menampilkan menu utama, mahasiswa mengupload surat keterangan peminjaman dan kartu tanda mahasiswa, notifikasi sistem ke mahasiswa bahwa surat telah masuk dan diverifikasi oleh bimawa, notifikasi surat ke bifas bahwa surat telah diverifikasi, notifikasi ke email mahasiswa, sistem menampilkan menu peminjaman, mahasiswa memilih barang yang akan dipinjam sesuai surat,sistem menyimpan file dan mengaktifasi barang yang dipinjam, mahasiswa mengambil barang di krt sesuai keterangan surat. B. Activity Diagram Pengembalian Gambar 4. Activity Diagram Pengembalian Gambar 4 Activity diagram pengembalian terdiri krt dan sistem, krt login sistem, sistem verifikasi login, menampilkan daftar menu peminjaman, sistem menampilkan menu peminjaman, krt ceklis peminjam yang telah mengembalikan barang dan cek kondisi barang, sistem menyimpan data. 218
3.2. Perancangan Antar Muka A. Tampilan Utama Gambar 5. Halaman utama B. Halaman Login Gambar 6. Halaman Login 219
C. Halaman Depan Gambar 7. Halaman depan setelah login D. Menu Pendaftaran Gambar 8. Menu pendaftaran akun peminjaman Bifas E. Menu Peminjaman Gambar 9. Menu peminjaman 220
F. Menu pengembalian Gambar 10. Menu pengembalian 4. KESIMPULAN Berdasarkan aplikasi dan pengujian hasil, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: Perancangan sistem informasi peminjaman ruang di Bifas menggunakan CRM sesuai dengan kebutuhan pengguna yang didefinisikan berdasarkan analisis kebutuhan user, perancangan alur sistem dan perancangan antar muka yang dilakukan. Perancangan sistem yang dibuat menggunakan CRM dengan adanya pelayanan pendaftaran member untuk menyimpan data bagi yang meminjam ruang dibawah pengawasan Bifas UAD sesuai dengan tujuan CRM menurut dasar teori yang ada. Melalui perancangan sistem peminjaman ini, maka diharapkan terdapat gambaran untuk membuat sistem pelayanan peminjaman ruang yang dapat melayani pelanggan secara maksimal. DAFTAR PUSTAKA [1] Kalakota, R. dan Robinson, M., 2001, E-Business 2.0 Roadmap for Success, And R. Massachusetts: Addsion Wesley Longman Inc,. [2] Gray, Paul. 2001. Customer Relationship Management Version 3-6. Irvine : University of California. [3] Peter Coad, Eric Lefebvre, Jeff De Luca, 1999. Java Modeling In Color With UML: Enterprise Components and Process. Prentice Hall PTR [4] Rosenberg, Doug, Stephens Matt. 2007. Use Case Driven Object Modeling with UML : Theory and Practice, New York. 221