BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kementerian Perdagangan Republik Indonesia merupakan ujung tombak ekonomi Indonesia di seluruh pasar global. Terdapat tiga elemen katalisator di balik mesin birokrasi Kementerian Perdagangan Republik Indonesia yaitu, pertama, Jiwa, Semangat dan Reformatif. Kedua, sumber daya manusia sebagai subyek professional dan aset yang tak terdepresiasikan. Ketiga, pengembangan sistem administrasi (administrative system building) yang selaran dengan tuntutan sektor perdagangan masa kini. Kebijakan perdagangan sempat berada dibawah beberapa nama institusi seperti, Kementerian Kemakmuran, Kementerian Perekonomian, Kementerian Perindustrian dan Perdagangan, Kementerian Distribusi hingga Menteri Muda Perdagangan. Pengelolaan kebijakan perdagangan Indonesia sejak kemerdekaan hingga saat ini tercatat dikelola oleh berbagai portfolio kementerian. Kementerian Perdagangan memiliki banyak fungsi seperti contohnya, pengaturan ekspor impor, penetapan standar pemberian ijin di bidang pedagangan, penetapan kebijakan system informasi dibidang nasional di bidang perdagangan, dan sebagainya yang terkait dengan bidang perdagangan Indonesia. Oleh sebab itu banyak cara yang dapat dilakukan oleh pihak internal Kementerian Perdagangan khususnya di divisi pusat 14
data dan informasi untuk menciptakan pengaruh bagi pihak internal Kementerian, salah satunya yang dilakukan adalah dengan media cyber. Media cyber merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan di dunia internet dan pada umumnya kegiatan ini dilakukan oleh pihak kehumasan. Internet membawa perspektif dan pola baru pada era informasi dalam bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang dapat mengakses informasi kemana saja untuk memenuhi kebutuhannya, internet juga memungkinkan untuk terjadinya interaksi tanpa harus mengawalinya. Suatu organisasi atau instansi yang mengadopsi internet akan mengalami perkembangan pesat ditengah tengah masyarakat yang semakin heterogen dan dapat meraup khalayak sasaran yang lebih besar jumlahnya. Hingga saat ini sekitar 63 juta orang atau sekitar 24,23 persen dari total populasi saat ini yang menggunakan internet di seluruh kepulauan Indonesia ini. Jumlah pengguna internet mengalami kelonjakan yang cukup pesat dari jumlah pengguna tahun lalu. Website di internet merupakan sebuah dimensi baru, kehadirannya akan membawa keuntungan dan kegunaan bagi bidang komunikasi itu sendiri. Dilihat dari sisi pihak internal perusahaan internet merupakan salah satu cara yang sangat praktis untuk dapat menjalin hubungan baik antar sesama karyawan serta stakeholder eksternalnya. Dengan menggunakan internet untuk berkomunikasi secara bervariasi melalui saluran elektronik dan transmisi digital. Beberapa yang lazim dipergunakan adalah kreasi dan surat-surat berita, siaran langsung terbaru melalui video atau audio, serta peralatan elektronik pers lainnya. 15
Di era modern sekarang ini, dalam sebuah organisasi dituntut untuk bisa menyesuaikan dengan arus perubahan yang ada atau mampu mengikut irama perkembangan globalisasi. Jika tidak bisa mengikuti perkembangan yang ada, maka organisasi hanyalah sebuah tempat penampungan orang-orang yang melakukan aktifitas tanpa memiliki rencana dan tidak memiliki spirit kompetitif, sehingga pada akhirnya hanya menjadi suatu organisasi atau perusahaan yang statis. Oleh sebab itu sebuah instansi atau suatu organisasi dibutuhkan suatu media sebagai alat bantu berkomunikasi dengan semua karyawan dari berbagai divisi untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Berbagai pilihan yang disajikan oleh media untuk memenuhi kebutuhan komunikasinya. Salah satunya contohnya adalah media massa, antara lain surat kabar, internet, tabloid, radio, majalah, dan televisi. Salah satu contoh media di era modern ini adalah melalui media online yang sekarang ini lebih sering dilihat dan dibaca oleh masyarakat informasi. Contoh media online yang digunakan untuk dapat berhubungan dengan stakeholder internal maupun eksternal yaitu seperti, facebook, twitter, website, blog, serta media seperti intranet yang digunakan untuk para karyawan yang berada didalam organisasi atau suatu instansi tersebut untuk mendapatkan informasi khusus dari suatu instansi yang dibuat khusus sebagai bulletin untuk karyawan dalam perusahaan tersebut. Modernisasi yang menjadikan instansi-instansi untuk bersaing mengikuti perkembangan zaman dengan menggunakan fasilitas-fasilitas teknologi komunikasi. 16
Media komunikasi merupakan sebuah sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mendistribusi, mereproduksi dan untuk penyampaian suatu informasi. Media komunikasi sangat berperan dalam suatu masyarakat atau suatu kelompok. Di dalam kelompok perusahaan/instansi terdapat kecenderungan bahwa instansi terutama pada instansi besar dan memiliki jumlah pegawai yang banyak pula membangun komunikasi internal melalui media internal perusahaan. Media internal itu sendiri merupakan publikasi menggunakan media secara khusus yang dibuat oleh suatu organisasi atau suatu instansi untuk kalangan lingkungam dalam (internal). Kecenderungan ini didorong oleh semakin maraknya kajian mengenai pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi atau instansi, untuk dapat menunjang pencapaian misi dan sasaran organisasi atau perusahaan tersebut. Tidak dapat dipungkiri bahwa penerapan teknologi informasi pada sebuah instansi atau Lembaga Pemerintah akan meningkatkan efektivitas kerja. Sebagai produk dari percepatan teknologi komunikasi, telah hadir suatu fasilitas baru yang disebut intranet. Jaringan internet yang dipergunakan untuk internal perusahaan guna untuk memberikan informasi antara karyawan dengan karyawan, atasan dengan karyawan, antara divisi dan perusahaan dengan karyawan. Dengan menggunakan sistem jaringan yang baik, sistem E-mail yang rapih, dan Web Page yang mudah untuk dibangun, perusahaan dapat menggunakan fasilitas intranet tanpa batas ruang dan waktu untuk informasi khususnya antar karyawan. 17
Intranet adalah sebuah jaringan computer berbasis protocol TCP/IP seperti halnya internet hanya saja digunakan dalam suatu internal perusahaan, kantor, organisasi atau bahkan warung internet (warnet) dapat di kategorikan sebagai intranet. Antar sesama intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebuah intranet tidak perlu memiliki sambungan luar ke internet untuk dapat berfungsi secara benar. Intranet menggunakan semua protocol TCP/IP, alamat IP, dan protocol lainnya, klien dan juga server. Protocol HTTP dan beberapa protocol internet lainnya umumnya merupakan komponen protocol yang sering digunakan. Sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah sebuah versi pribadi dari jaringan internet, atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Media intranet ini masuk ke dalam media konvergensi, media konvergensi adalah penggabungan atau menyatunya saluran-saluran keluar komunikasi massa, seperti media cetak, radio, televisi, internet, bersama dengan teknologi-teknologi portable dan interaktifnya, melalui berbagai platform presentasi digital. Dalam perumusan yang lebih sederhana, konvergensi media adalah bergabungnya atau terkombinasinya berbagai jenis media, yang sebelumnya dianggap terpisah dan berbeda ke dalam sebuah media tunggal. Secara internal dalam suatu organisasi Humas (PR) dituntut untuk mampu mengkomunikasikan kinerja perusahaan atau menjelaskan lebih lanjut suatu tujuan strategi organisasi, visi, misi, serta nilai nilai yang dicanangkannya oleh kepala 18
humas harus dapat mengkomunikasikan secara jelas. Keefisiensian aliran informasi tersebut yang mampu memberikan fungsi kualitas yang dapat diakses. Dalam hal ini bagian divisi humas itu sendiri tidak menjalankan fungsi dari itu semua, pihak pusat data dan informasi yang membuat media penghubung tersebut. Selain dari pada itu media intranet ini dibuat untuk mempercepat arus komunikasi antar karyawannya yang sebelumnya lebih membuang tenaga dan waktu, dengan adanya intranet ini dapat memudahkan karyawan. Perkembangan teknologi semacam ini membawa instansi Kementerian Perdagangan Republik Indonesia untuk ikut mencoba dalam memanfaatkan fasilitas yang ada. Intranet ini mulai dibuat sejak tahun 2006 oleh divisi pusat data dan informasi kemeterian Perdagangan RI. Dari semenjak pembuatannya pertama kali pada tahun 2006, intranet ini terus mengalami perkembangan dalam website intranet tersebut hingga saat ini. Intranet menurut pusat data dan informasi kementerian perdagangan ini adalah suatu portal yang hanya dapat di akses oleh para pegawai Kementerian Perdagangan Republik Indonesia, pegawai yang dimaksud disini merupakan pegawai yang memang sudah resmi menjadi pegawai negeri sipil (PNS) di Kementerian Perdagangan Republik Indonesia. Intranet yang digunakan Kementerian Perdagangan Republik Indonesia dibuat untuk menjalin hubungan baik dan untuk komunikasi dua arah antar karyawan, serta untuk memberikan informasi-informasi seputar informasi dari dalam Kementerian Perdagangan Republik Indoensia yaitu seputar, absensi, data-data pegawai, struktur organisasi, data ekspor impor, serta kebijakan-kebijakan seputar internal Kementerian Perdagangan Republik Indonesia yang akan dijalankan oleh karyawan, biasanya 19
informasi-informasi tersebut akan diberitahukan kedalam intranet Kementerian Perdagangan Republik Indoensia. Media intranet ini dibuat agar semua karyawan Kementerian Perdagangan Republik Indonesia dapat menjalin hubungan baik antar sesama karyawan, dan agar karyawan lebih mengetahui mengenai perkembangan dan seluruh informasi-informasi dari dalam instansi di Kementerian Perdagangan. Komunikasi adalah hal yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi merupakan alat interaksi dengan individu lainnya untuk memenuhi kebutuhan informasi baik dari dalam maupun dari luar lingkungannya. Pentingnya sebuah komunikasi bagi kehidupan manusia, sehingga tidak sedikit yang menyatakan bahwa tanpa komunikasi kehidupan manusia tidak akan bermakna, atau bahkan manusia tidak akan bertahan hidup. Seperti halnya di dalam sebuah organisasi atau suatu instansi, komunikasi menjadi bagian terpenting dan bahkan sering kali dibahas meskipun dalam kenyataannya jarang sekali dipahami secara tuntas. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu instansi atau organisasi dapat berjalan lancar guna mencapai tujuannya, sebaliknya jika komunikasi dalam organisasi tidak berjalan dengan baik maka organisasi tersebut tidak akan mencapai tujuan yang diharapkan. Fungsi komunikasi dalam suatu organisasi adalah dapat menghubungan dengan stakeholder eksternal, dan dapat mempererat hubungan stakeholder internal suatu organisasi atau instansi. Yang menjadi ciri penting dari pengorganisasian adalah sebuah komunikasi. Karena komunikasi merupakan proses transaksional antara pihak satu dengan pihak 20
lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Mempelajari sebuah organisasi adalah mempelajari tentang perilaku pengorganisasian, dan inti perilaku tersebut adalah komunikasi. Organisasi berbicara agar menjadi tahu, pembicaraan merupakan intelegensi dan kemampuan penyesuaian organisasi. Komunikasi organisasi menurut Deddy Mulyana (2008), komunikasi organisasi (Organization Communication) terjadi dalam suatu jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi sering kali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antar pribadi dan ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Sedangkan komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gossip. Proses komunikasi banyak disebut-sebut sebagai asal muasal dari hampir semua permasalahan dalam organisasi atau badan usaha serta manajemen, tetapi pada umumnya kurang dipahami. Sebaliknya cukup disadari bahwa komunikasi yang efektif merupakan dasar utama untuk mencapai tujuan organisasi, walaupun komunikasi tetap merupakan masalah besar bagi Komunikasi menggunakan media intranet melalui komputer ini dapat memudahkan dan memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan yang disebabkan oleh batasan ruang dan waktu. Teknologi komunikasi ini dapat membuat 21
pagawai dapat berhubungan dengan siapapun dan dimanapun dalam instansinya. Pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menembus hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemennya dengan mudah. Dan dengan adanya media intranet yang menyajikan banyak informasi-informasi didalamnya seputar internal dari Kementerian Perdagangan ini karyawan diharapkan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan jelas, benar dan lengkap mengenai berita instansi baik dari dalam maupun dari luar. Sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran informasi dari pimpinan kepada karyawan begitupun sebaliknya. Hal ini dapat meningkatkan sikap positif karyawan terhadap instansi atau organisasi yang akan menentukan produktifitas kerja perusahaan. Dan informasi yang disajikan dalam intranet ini juga diharapkan dapat memenuhi akan kebutuhan informasi yang pada akhirnya akan menimbulkan adanya kepuasan atas informasi yang didapatkan pada karyawan Kementerian serta karyawan Kementerian Perdagangan dapat lebih interaktif dengan karyawan lainya melalui chating dan media mengirim pesan yang ada didalam intranet itu sendiri. Dalam penelitian ini peneliti memilih divisi humas sebagai sampel dalam penelitian ini karena divisi humas bukan merupakan bagian yang mengurus atau membuat media intranet tersebut. Karena akan lebih baik jika untuk penelitian intranet ini divisi yang mengurus dan membuat intranet tidak ikut serta ditanyakan. 22
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah seberapa besar pengaruh penggunaan media intranet Kementerian Perdagangan terhadap Kepuasan Informasi Karyawan Divisi Humas Kementerian Perdagangan? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh dari penggunaan media intranet Kementerian Perdagangan terhadap kepuasan informasi karyawan divisi humas Kementerian Perdagangan 1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1 Manfaat teorietis Hasil penelitian ini secara teorietis diharapkan dapat memberikan masukan dalam komunikasi di suatu organisasi yang menggunakan media intranet sebagai media komunikasi antar karyawannya serta dapat memberikan gambaran secara garis besar mengenai intranet sebagai media internal komunikasi dalam organisasi untuk kedepannya. 23
1.4.2 Manfaat Praktis a. Penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi ilmu untuk pengembangan disiplin ilmu yang bersangkutan, dan sebagai literature terutama dalam penelitian yang sama. b. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai masukan dalam penggunaan media intranet sebagai sarana untuk memberikan informasi yang dibutuhkan kepada karyawan, khususnya bagi Kementerian Perdagangan RI. 24