TUGAS AKHIR PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN Oleh: YOSI JELITA 122103057 PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015
KATA PENGANTAR BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM Asslamu alaikum Wr. Wb Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas limpahan rahmat hidayah dan karunia-nya, yang telah memberikan hikmah kesempatan, kesehatan serta hikmah pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. Salawat dan salam juga semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya. Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan, bantuan, arahan, serta dorongan dari brbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : i
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D, selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara. 4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara. 5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara. 6. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 7. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. 8. Bapak S. Armansyah Lubis, SH, selaku Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. 9. Bapak Drs. Alexander, M.AP, selaku Sekretaris Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. ii
10. Seluruh Staf Tata Usaha serta Pegawai Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan lainnya yang telah membantu dan mengarahkan penulis selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan berlangsung. 11. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar serta seluruh Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 12. Secara khusus dan teristimewa kepada Kedua Orangtua tercinta, Ayahanda Sujeli A.Md, dan Ibunda Rosmiati Bangun S.Pd. yang telah mengasuh, mengasihi, membimbing, memberikan dukungan dan kasih sayang serta do a yang tulus untuk kebaikan anakanaknya. Terimakasih untuk segala pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan kalian. Amin ya Robbal alamin. 13. Saudara kandung Penulis, abang tercinta Rolly Hadinata, kakak tercinta Utari Sulistya, dan adik tercinta Ade Melinda, yang selalu mensuport dan membahagiakan penulis. 14. Untuk teman magang Penulis Azlina, Mazaya Achalili dan Cindy Febrina Sihombing, terimakasih atas kerjasama yang baik kepada kalian selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan. 15. Teman seperjuangan stambuk 2012 yang tak bisa penulis sebutkan satu persatu, terima kasih buat kalian semua. Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis iii
iv
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR IS... v DAFTAR TABEL... vii DAFTAR GAMBAR... viii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 5 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Jadwal Kegiatan... 5 F. Sistematika Penelitian... 6 BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI... 8 A. Sejarah ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan... 8 B. Struktur Organisasi... 11 C. Job Description... 14 D. Kinerja Usaha Terkini... 21 E. Rencana Kegiatan... 22 BAB 1II PEMBAHASAN... 24 A. Sekretaris dan Surat Menyurat... 24 1. Pengertian Surat dan Sekretaris... 25 2. Bahasa Surat... 27 3. Kegiatan Surat Menyurat... 29 B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar... 35 1. Pengelolaan Surat Masuk... 35 2. Pengelolaan Surat Keluar... 40 C. Syarat-syarat Surat yang Baik... 42 D. Fungsi dan Aneka Surat...... 43 E. Jenis-Jenis Surat... 45 F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar... 46 1. Penanganan Surat.... 46 2. Penanganan Surat Keluar... 47 G. Bentuk-bentuk Surat... 49 H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya...... 49 v
I. Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar. 52 1. Prosedur Mengarsip... 52 2. Proses Mengarsipkan Surat... 54 3. Sistem Penataan Arsip... 55 4. Penyimpanan Arsip... 57 J. Analisis dan Evaluasi... 59 BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN... 61 A. Kesimpulan... 61 B. Saran... 62 DAFTAR PUSTAKA... 63 vi
DAFTAR TABEL No. Judul Halaman Tabel 1.1 Pelaksanaan Kegiatan Tugas Akhir... 6 vii
DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman Gambar 2.1 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan... 13 Proses Surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan... 32 viii