Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Abjad? Oleh: Sihabudin, S.Pd.

Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Abjad? Oleh: Sihabudin, S.Pd.

Alat dan Bahan Kearsipan Tata cara Mengindeks Contoh surat Ilustrasi

A. Peralatan Yang perlu dipersiapkan Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam sistem abjad, meliputi: 1. Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci 26 (menurut aturan) 2. Guide disesuaikan kebutuhan 3. Folder 26 x 26 = 676 buah (menurut aturan 4. Kartu indeks

B. Mengindeks Nama Orang Atau Nama Instansi Dalam mengindeks nama orang perlu memahami aturanaturannya agar tidak mengalami kesalahan dalam menentukan kodenya. Untuk itu, perlu dibuatkan daftar indeks seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini! Caption/ nama Lengkap Unit I Unit II Unit III Kode

Berikut ini merupakan tata cara mengindeks namanama orang dan nama instansi 1. Nama orang Indonesia yang hanya terdiri dari satu kata, maka cara mengindeksnya tetap seperti biasa, yaitu nama tersebut diindeks pada unit I Caption/ nama Lengkap 1. Sihabudin 2. Sudin 3. Suratno 4. Sanwani Unit I Unit II Unit III Kode Sihabudin Sudin Suratno Sanwani Si Su Su Sa

2. Nama orang Indonesia yang memakai lebih dari satu kata, baik yang memakai nama marga / orang tua / suami, maka nama dari kata yang terakhir diindeks pada unit I untuk menentukan kode. Caption/ nama Lengkap 1. Sihabudin Perkasa 2. Sudin Amir 3. Tuti Ulyah 4. Citra Ayu Nurdin Unit I Unit II Unit III Kode Perkasa Amir Ulyah Nurdin Sihabudin Sudin Tuti Citra Ayu Pe Am Ul Nu

3. Gelar apapun bentuknya yang diperoleh tidak akan mempengaruhi pengindeksan. Dan tetap mempergunakan cara 1 dan 2. Gelargelar tersebut cukup diindeks pada unit terakhir, disatukan dan digunakan tanda kurung ( ). Caption/ nama Lengkap 1. Sihabudin S.Pd. 2. Ari Prakoso, S.E. 3. Jenderal Kepoy 4. Drs. H.M. Ishaq, S.H. Unit I Unit II Unit III Kd Sihabudin Prakoso Kepoy Ishaq (S.Pd.) Ari Jenderal Muhamad (S.E.) (Drs/H/S.H.) Si Pr Ke Is

4. Untuk nama orang asing (Eropa) urutan nama julukan (given name), nama tengah (middle name), dan nama keluarga (surname). Cara mengindeks nama Eropa pada umumnya adalah surname, given name, dan middle name. Sedangkan cara mengindeks nama Eropa yang menggunakan tanda penghubung adalah nama dengan tanda penghubung dianggap satu unit.

Cara mengindeks nama Eropa yang menggunakan prefiks sebagai ciri nama keluarga adalah prefiks merupakan satu kesatuan dengan nama berikutnya dan dianggap satu unit nama keluarga. Prefiks yang menunjukkan nama keluarga adalah d, D, Da, Des, Di, du, Fitz, L, la, Le, M, Mac, Mc, O, St, Von, Van der.

Caption/nama Lengkap Unit I Unit II Unit III Kd 1. Sihabudin de Houtman 2. Ronald Reagan 3. Liem Swie King 4. Tan Ce Bok 5. William John Fulton 6. Sylvia LoperTiana de Houtman Reagan Liem Tan Fulton LoperTiana Sihabudin Ronald Swie Ce William Sylvia King Bok John Ho Re Li Ta Fu Lo

5. Nama suatu instansi, cara mengideksnya yaitu nama dari organisasi itu didahulukan pengindeksannya secara urut, baru diikuti nama badan usahanya. Apabila perusahaan menggunakan singkatan maka dipanjangkan dahulu singkatannya, kemudian baru diindeks. Cth: GIA

Nama perusahaan yang menggunakan huruf bukan singkatan adalah hurufhuruf tersebut dianggap satu unit yang berdiri sendiri. Cth: Firma ABC Nama perusahaan yang menggunakan dan, of, and adalah kata itu dijadikan satu unit dengan kata di depannya dan diberikan tanda kurung. Cth: John and Co. Nama perusahaan yang menggunakan kata sandang The, maka kata The disimpan pada unit yang paling belakang dan diberikan tanda kurung. Cth: The Smith Bakery Co.

Caption/ nama Lengkap Unit I Unit II Unit III Kd 1. PT SHIHAB MAKMUR 2. CV. KENCANA 3. BCA 4. Biro Pusat Statistik 5. Toko Henry 6. CV Sugeng & Co. 7. PT FAUZAN 8. GIA 9. John and Co. 10.The Smith Bakery Co. SHIHAB KENCANA CENTRAL Statistik Henry Sugeng & FAUZAN Garuda John (and) Smith MAKMUR CV ASIA Pusat Toko Company PT Indonesia Company Bakery PT BANK Biro CV Airways Company (the) Sh Ke Ce St He Su Fa Ga Jo Sm

Jadi, setelah pengindeksan selesai dan sudah dapat diketahui kodenya, maka pekerjaan selanjutnya adalah menyusun arsiparsip tersebut pada folder dan disimpan pada laci arsip. Misalnya : Caption Diindeks Kodenya Laci Folder : PT FAUZAN : Fauzan, PT : Fa : F (Apabila laci hanya digunakan untuk menyimpan arsip F saja) : Fa atau F. 01 (urutan arsip pertama)

Perhatikan contoh surat berikut ini!

Semoga Bermanfaat & Terima Kasih