Nama : Roofi Maulana H NIM : 15/384401/SV/08758 1. Susunlah agenda Direktur HRD seefektif mungkin sesuai dengan permintaan Direktur HRD! Gunakan Google Calender untuk menginput agenda.
Senin, 10 Oktober 2016 08.00-10.00 Meeting Pimpinan yang dipimpin oleh Direktur Utama di Kantor Pusat 10.30-12.30 Bertemu Direktur Perencanaan perusahaan untuk membahas pemetaan SDM di Kantor Pusat 13.00-15.00 Memimpin rapat penyusunan Evidence Based Pengembangan Kompetensi SDM Perusahaan di ruang sidang Kantor Pusat. Selasa, 11 Oktober 2016 08.30-10.00 Rapat Rutin di ruang rapat HRD di Kantor Pusat. 11.00-12.00 Membuat laporan Program Future Leaders 13.00-15.00 Presentasi laporan Program Future Leaders di Ruang Direktur Utama Kantor Pusat. 15.00-16.00 Chek In di Bandara Adi Sucipto 16.20-17.40 Penerbangan ke Jakarta 19.00-21.00 Rapat penyelenggaraan International Career Days di Hotel Atlet Century Park. Jl. Pintu Satu Senayan, Gelora, Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 21.00 - Menginap di Hotel Atlet Century Park. Rabu, 12 Oktober 2016 07.30-09.00 Pertemuan dengan Bapak Andi, Direktur Kemahasiswaan dan Direktur Kerjasama Perguruan Tinggi XX 09.00-10.00 Chek in di Bandara Soekarno Hatta 10.05-11.20 Penerbangan Ke Yogyakarta 13.00 15.00 Permintaan pertemuan dari Bapak Hanif, mitra perusahaan untuk pengembangan Sistem Informasi Global; Recruitment Channel di Kantor Pusat 2. Apa yang harus Anda lakukan sebagai Sekretaris terkait penjadwalan agenda tersebut? Sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan. Tugas sekretaris dalam menyusun jadwal pertemuan sesuai waktu yang ditentukan Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. Dalam agenda tadi terdapat suatu permasalahan saat memperoleh permintaan pertemuan dari Bapak Andi, Direktur Kemahasiswaan dan Direktur Kerjasama Perguruan Tinggi XX yang berlokasi di Jakarta untuk penjajakan program internship atau magang bagi mahasiswa D3. Bapak Andi meminta pertemuan dilakukan pada tanggal 13 Oktober 2016. Akan tetapi pada tanggal tersebut, Direktur HRD mendapat tugas untuk mendampingi Direktur Utama melakukan kunjungan ke luar negeri. Solusinya pertemuan bisa dilakukan di Jakarta bersama Direktur HRD akan tetapi jadwalnya dimajukan menjadi tanggal 12 Oktober 2016 atau pertemuan dapat teteap dilakukan tanggal 13 Oktober 2016 tetapi pihak Direktur HRD mengirimkan utusan kepercayaannya untuk menghadiri pertemuan tersebut. Sekertaris harus bisa mengatur menejemen waktu secara efektif dan efisien.
3. Apa yang harus Anda lakukan sebagai Sekretaris terkait perjalan dinas Direktur HRD ke Jakarta mulai dari persiapan sampai dengan kembali? Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya. seorang sekretaris harus mampu mengendalikan segala pertemuan seorang pemimpin dengan koleganya baik dalam pertemuan rapat ataupun segala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan seorang pemimpin. Karena mau bagaimanapun seorang pemimpin butuh tenaga seorang sekretaris dalam mengatur semua kegiatanya nya agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik. Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain : 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas. 2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan. 3. Mengatur tanggal keberangkatan. 4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan). 5. Mempersiapkan dokumen (surat surat) yang diperlukan. 6. Mempersiapkan keperluan keuangan. Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. 4. Buatlah ittinerary perjalanan dinas Direktur HRD ke Jakarta! Ittinerary dimulai dari keberangkatan dari kantor pusat sampai kembali ke kantor pusat. Selasa, 11 Oktober 2016 15.00-15.20 Berangkat dari Kantor Pusat menuju Bandara Adi Sucipto. 15.20-16.20 Chek In di Bandara Adi Sucipto. 16.20-17.40 Penerbangan ke Jakarta mengunakan maskapai Garuda Indonesia (GA 213) 17.40-18.00 Tiba di Bandara Soekaarno Hatta. 18.00-19.00 Menuju Hotel Atlet Century Park. Jl. Pintu Satu Senayan, Gelora, Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 19.00-21.00 Rapat penyelenggaraan International Career Days di Hotel Atlet Century Park. 21.00 - Menginap di Hotel Atlet Century Park.. Rabu, 12 Oktober 2016 07.30-09.00 Pertemuan dengan Bapak Andi, Direktur Kemahasiswaan dan Direktur Kerjasama Perguruan Tinggi XX. 09.00-09.30 Menuju Bandara Soekarno Hatta. 09.30-10.05 Chek in di Bandara Soekarno Hatta. 10.05-11.20 Penerbangan Ke Yogyakarta mengunakan maskapai Garuda Indonesia (GA 206) 11.20-11.30 Tiba di Bandara Adi Sucipto. 11.30-12.00 Kembali ke Kantor Pusat.
5. Buatlah simulasi penjadwalan penerbangan dengan mengunjungi website maskapai penerbangan Garuda Indonesia, pilih jadwal yang menurut Anda sesuai dengan kebutuhan Direktur HRD. Inputkan dalam agenda dan ittinerary.