BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISEM III.1. Gambaran umum sistem Sistem yang dibangun dalam skripsi ini adalah mengenai sistem informasi cuti karyawan berbasis sms gateway guna membantu karyawan untuk mengingat sisa jumlah cuti karyawan dan pengambilan cuti karyawan agar karyawan tidak lupa jumlah sisa cuti yang masih dimilikinya. Dimana karyawan itu dapat mengecek sisa jumlah cuti dan dapat mengambil cuti yang karyawan inginkan melalui sms yang telah dituntukan. ujuan dari sistem ini sendiri adalah untuk mempermudah dan mempercepat karyawan dalam pengambilan dan mengecek jumlah cuti. III.2. Analisis Sistem yang sedang Berjalan Analisis proses yang digunakan adalah pemeriksaan dan pengambilan cuti secara langsung maupun di bagian pemeriksaan dan pengambilan cuti yang bersifat manual, hal ini disebabkan perusahaan belum menerapkan sistem pemeriksaan dan pengambilan cuti yang berkomputerisasi. Berikut penjelasan sistem berjalan. 1. Karyawan a. Karyawan melakukan pemeriksaan cuti. b. Karyawan mengisi formulir pengambilan cuti
22 c. Karyawan mengembalikan formulir yang telah diisi ke bagian kepegawaian. 2. Bagian Kepegawaian a. Bagian kepegawaian menerima formulir dari karyawan. b. Bagian kepegawaian mencatat permintaan cuti telah diisi oleh karyawan. 3. Pimpinan a. Pimpinan menerima laporan dari bagian kepegawaian untuk permintaan cuti karyawan. b. Pimpinan menyetujui permintaan cuti karyawan dan memberikan izin cuti kepada karyawan. Berdasarkan hasil analisis pada system yang berjalan dapat ditarik kesimpulan antara lain: 1. Prosedur pengambilan cuti memakan waktu karena harus mendatangi bagian kepegawaian 2. Masih membutuhkan formulir sehingga akan menambah pengeluaran dari sisi keuangan dan waktu. III.3. Analisis sistem usulan Sistem dari aplikasi dilihat pada gambar III.1, dimana user (pelanggan dengan menggunakan sms gateway device, seperti ponsel) tersambung pada GPRS Gateway (misalnya: telkomsel atau IM3) yang kemudian melakukan permintaan cuti dengan memasukkan format SMS tertentu yang sudah diatur terlebih dahulu, untuk lebih jelasnya perhatikan gambar dibawah ini
23 mengenai sistem aplikasi penetapan cuti yang dirancang. Gambar III.1. Sistem penetapan cuti Perancangan dari sistem ini terbagi menjadi 2 bagian. Bagian yang pertama adalah perancangan database dan yang kedua adalah perancangan pemrograman. Pada perancangan database, hanya akan dirancang database yang menyimpan data dari user (karyawan) maupun admin. Database yang di gunakan untuk menyimpan data tesebut menggunakan database MySQL. Pada pemrograman pengambilan cuti, digunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net untuk menampilkan informasi dari database yang berisi informasi SMS yang sudah diproses oleh Gammu Engine. III.3.1. Informasi karyawan Pengambilan cuti karyawan tidak dapat dilakukan secara bebas oleh semua karyawan, untuk melakukan pengambilan cuti harus melakukan registrasi terlebih dahulu, registrasi disini dilakukan oleh pihak kepegawaian ataupun pengguna, pendaftaran dilakukan dengan memberikan biodata informasi kepada operator. III.3.2. Informasi Sisa Cuti Sisa cuti merupakan informasi yang sangat penting bagi karyawan untuk mengetahui sisa cuti, sisa cuti merupakan jumlah maksimal yang bisa diambil
24 karyawan dalam mengambil cuti III.3.3. Pengambilan Cuti Pengambilan cuti merupakan sistem utama dari aplikasi yang dirancang, untuk informasi pengambilan ini berisi informasi karyawan yang melakukan pengambilan cuti dengan mengirimkan format SMS tertentu, format SMS yang diproses harus sesuai dan jika tidak sesuai maka pengambilan cuti tidak akan diproses oleh sistem. untuk format pengambilan cuti dilakukan dengan format SMS cuti#jumlahcuti. III.3.4. Format SMS Pesan yang masuk dan yang akan di proses haruslah pesan yang sudah terformat dan sesuai dengan kriteria format yang dikenali sistem, berikut adalah format pengiriman sms yang diterima sistem abel III.1. Format SMS No Format Keterangan 1 Cek Format sms yang digunakan untuk memeriksa jumlah cuti 2 Cuti#jumlahcuti Format sms yang digunakan untuk mengambil cuti karyawan, dimana jumlah cuti memasukkan lama hari cuti
25 III.4. Arsiktur Aplikasi Arsitektur Aplikasi menggunakan Unified Modelling Language (UML) terdiri dari: 1. Use Case Diagram Use Case Diagram digunakan untuk memodelkan user requirements dan untuk memodelkan scenario pengujian. 2. Activity Diagram dan Sequence Diagram yang menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas actor dan digunakan untuk mendeskripsikan aktifitas yang dibentuk dalam suatu sistem III.4.1. Use Case Diagram Use Case Diagram adalah serangkaian langkah-langkah yang saling berhubungan baik secara otomatis ataupun manual, dengan tujuan untuk menyelesaikan suatu kegiatan bisnis tunggal. Use Case Diagram adalah suatu pola interaksi antara system dan actor dalam application domain. Use Case Diagram menggambarkan interaksi antara use case aktor dalam sistem. Dimana, aktor dapat berupa orang, peralatan, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Aktor adalah seseorang atau apa saja yang berhubungan dengan sistem yang sedang dibangun. Aktor merupakan semua yang ada di luar ruang lingkup sistem. Ada 3 tipe aktor, yaitu: pengguna sistem, sistem lain yang berhubungan dengan sistem yang sedang dibangun, dan waktu.
26 berikut: Adapun bentuk Use Case Diagram pada perancangan ini adalah sebagai Gambar III.2. Use Case Diagram sms gateway III.4.2. Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk menggambarkan logika procedural, proses bisnis, dan alur kerja. Dalam beberapa hal, diagram ini mirip dengan sebuah diagram alir, tetapi perbedaan prinsip antara diagram ini dengan notasi diagram alir adalah mendukung behavior parallel. Diagram ini dapat memodelkan sebuah alur kerja dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari suatu aktivitas ke dalam sesaat. Seringkali bermanfaat bila kita membuat sebuah activity diagram, juga sangat berguna ketika kita ingin menggambarkan perilaku dalam berbagai use case beriteraksi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state
27 sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan prosess yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Activity diagram memungkinkan siapapun yang melakukan proses untuk memilih dalam melakukannya. Dengan kata lain, diagram hanya menyebutkan aturan aturan rangkaian dasar yang harus kita ikuti, berikut activity diagramnya. Gambar III.3. Activity Diagram Penetapan cuti
28 III.4.3. Sequence Diagram Penetapan Cuti Gambar III.4. Sequence diagram penetapan cuti Gambar diatas merupakan sequence diagram pengambilan cuti karyawan, karyawan langsung mengirimkan reques pengambilan cuti atau cek cuti, dan sistem yang akan membalasnya sms tersebut. III.4.4. Flowchart Program Flowchart program merupakan bentuk dari sistem yang dikerjakan, flowchart biasanya digambarkan dengan secara sederhana dan mudah dimengerti, berikut adalah flowchart dari sistem yang dirancang.
29 1. Flowchart Menu Utama Flowchart menu utama digunakan untuk menggambarkan proses pemanggilan sistem,berikut adalah flowchartnya Mulai Inisialisasi Menu Data karyawan Input data karyawan A Penetapan Cuti Input data penetapan cuti B Pengamb ilan cuti Input data pengambilan cuti C Selesai Gambar III.5. Flowchart Menu Utama 2. Flowchart Karyawan Flowchart karyawan digunakan untuk mengetahui bagaimana proses yang pada form karyawan, berikut adalah flowchartnya.
30 Mulai Karya wan Hapus Data Input ID Karyawan Hapus Cari IDKaryawan Di abel Karyawan Ketemu ampilkan Data Update Update Data Simpan Data Entri Data Karyawan Simpan Karya wan Selesai Gambar III.6. Flowchart Data karyawan Flowchart diatas menggambarkan proses penyimpanan data karyawan, didalam flowchart yang digambarkan informasi pencarian berdasarkan IDKaryawan yang dimasukkan kedalam database.
31 3. Flowchart Penetapan Cuti Flowchart penetapan cudi digunakan untuk memasukkan jumlah cuti masingmasing karyawan, berikut adalah flowchartnya. Mulai Penetapan Cuti Hapus Data Input ID Karyawan Hapus Cari IDKaryawan Di abel Karyawan Ketemu ampilkan Data Update Update Data Simpan Data Entri Data Cuti Simpan Penetapan Cuti Selesai Gambar III.7. Flowchart Penetapan Cuti Flowchart diatas menggambarkan proses penyimpanan data penetapan cuti, didalam flowchart yang digambarkan informasi pencarian berdasarkan
32 IDKaryawan yang dimasukkan kedalam database. 4. Flowchart Pengambilan Cuti Flowchart pengambilan cuti digunakan untuk mengetahui bagaimana proses yang pada form pengambilan cuti, berikut adalah flowchartnya. Mulai Pengambilan Cuti Input No Hp Karyawan Cari No.HpKaryawan Di abel Karyawan Cuti idak Mencukupi Ketemu Pengambil an Cuti Proses Cuti Diambil Simpan Data idak erdaftar Proses Informasi Pengambilan Cuti Selesai Gambar III.8. Flowchart Pengambilan Cuti
33 Flowchart diatas menggambarkan proses pengambilan cuti, dimana pencarian dilakukan berdasarkan nomor HP dan jumlah cuti. III.5. Struktur Database Dalam database yang digunakan dalam aplikasi pengambilan cuti ini, yaitu: database MySQL. Query terhadap database tersebut menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net. abel yang terdapat pada database MySQL antara lain: tabel karyawan, tabel penetapan cuti, tabel cuti. Berikut merupakan struktur dari tabel yang digunakan pada aplikasi ini. III. 5.1. abel Karyawan abel karyawan digunakan untuk menyimpan informasi data karyawan yang bisa melakukan pengambilan cuti, berikut adalah desain tabelnya abel III.2. Struktur Field abel Karyawan Name ype Width Keterangan Idkaryawan Char 5 ID Karyawan Namakaryawan Varchar 30 Nama Karyawan Alamat Varchar 40 Alamat Nomortelp Char 13 Nomor elephone Nomorfax Char 13 Nomor Fax Email Varchar 40 Emaila Keterangan ext 0 Keterangan III.5.2. abel Penetapan Cuti abel penetapan cuti digunakan untuk menyimpan informasi penetapan cuti karyawan, berikut adalah struktur field dari tabel informasi penetapan cuti.
34 abel III.3. Struktur Field abel Penetapan Cuti Name ype Width Keterangan Idkaryawan Char 5 ID Karyawan Jlhcuti Int 8 Jumlah Cuti Sisacuti Int 8 Sisa Cuti III.5.3. abel Cuti abel cuti digunakan untuk menyimpan informasi data pengambilan cuti, berikut adalah struktur field dari tabel cuti. abel III.4 Struktur Field abel Cuti Name ype Width Keterangan Idcuti Char 5 ID cuti anggalcuti Date 12 anggal Cuti Ambilcuti Int 8 Jumlah Cuti III.6. Perancangan Program Perancangan program digunakan untuk menggambarkan desain dari program yang akan dirancang. III.6.1. Perancangan Interface Perancangan interface merupakan desain kasar dari perancangan aplikasi yang penulis rancang, berikut adalah rancangan yang penulis rancang. 1. Desain Form Karyawan Desain form karyawan digunakan untuk memasukkan informasi mengenai data karyawan yang akan mengambil cuti menggunakan fasilitas SMS.
35 Gambar III.9. Desain Form Karyawan Adapun keterangannya sebagai berikut: a. extbox yang digunakan untuk memasukkan ID Karyawan b. extbox yang digunakan untuk memasukkan Nama Karyawan c. extbox yang digunakan untuk memasukkan Alamat Karyawan d. extbox yang digunakan untuk memasukkan Nomor HP Karyawan e. extbox yang digunakan untuk memasukkan Nomor Fax f. extbox yang digunakan untuk memasukkan alamat email g. extbox yang digunakan untuk memasukkan keterangan karyawan h. List Data untuk menampilkan daftar karyawan i. ombol baru digunakan untuk memulai entry data baru
36 j. ombol simpan digunakan untuk menyimpan informasi yang dimasukkan kedalam database. k. ombol edit digunakan untuk memperbarui data yang sudah ada l. ombol hapus digunakan untuk menghapus informasi dari database. m. ombol batal untuk membatalkan proses informasi data n. ombol keluar untuk menutup form aktif. 2. Desain Form Penetapan Cuti Desain form penetapan cuti merupakan desain yang digunakan memasukkan informasi penetapan cuti karyawan, berikut adalah desain form penetapan cuti yang penulis rancang Gambar III.10. Desain Form Penetapan Cuti Adapun keterangannya sebagai berikut: a. extbox yang digunakan untuk memasukkan ID Karyawan b. extbox yang digunakan untuk menampilkan nama karyawan
37 c. extbox yang digunakan untuk memasukkan jumlah cuti karyawan d. List Data untuk menampilkan daftar penetapan cuti e. ombol baru digunakan untuk memulai entry data baru f. ombol simpan digunakan untuk menyimpan informasi yang dimasukkan kedalam database. g. ombol edit digunakan untuk memperbarui data yang sudah ada h. ombol hapus digunakan untuk menghapus informasi dari database. i. ombol batal untuk membatalkan proses informasi data j. ombol keluar untuk menutup form aktif. 3. Desain Form Cuti Desain form cuti merupakan desain yang digunakan untuk mengambil cuti secara manual tanpa menggunakan fasilitas SMS, berikut adalah desain form cuti. Form Data Cuti ID Karyawan a Nama Karyawan Ambil Cuti e anggal b Sisa Cuti c d f LIS DAA Baru Simpan Edit g h i Hapus j Batal k Keluar l Gambar III.11. Desain Form Cuti
38 Adapun keterangannya sebagai berikut: a. extbox yang digunakan untuk memasukkan ID Karyawan b. extbox yang digunakan untuk memasukkan tanggal ambil cuti c. extbox yang digunakan untuk menampilkan sisa cuti d. extbox yang digunakan untuk menampilkan nama karyawan e. extbox yang digunakan untuk ambil cuti f. List Data untuk menampilkan daftar cuti g. ombol baru digunakan untuk memulai entry data baru h. ombol simpan digunakan untuk menyimpan informasi yang dimasukkan kedalam database. i. ombol edit digunakan untuk memperbarui data yang sudah ada j. ombol hapus digunakan untuk menghapus informasi dari database. k. ombol batal untuk membatalkan proses informasi data l. ombol keluar untuk menutup form aktif. 4. Desain Form SMS Masuk Desain form SMS merupakan desain yang digunakan untuk menampilkan informasi SMS yang masuk untuk pengambilan cuti, berikut adalah desain form SMS Masuk.
39 Gambar III.12. Desain Form SMS Masuk Gambar diatas digunakan untuk menampilkan seluruh SMS masuk yang dilakukan oleh karyawan untuk mengambil cuti ataupun hanya sekedar memeriksa sisa cuti.
40 III.7. Setting Konfigurasi Gammu Cara Setting kofigurasi gamu adalah sebagai berikut : 1. Instal terlebih dahulu software gammu 2. Silakan ekstrak file, dan letakkan di C: atau D: sehingga didapatkan folder Gammunya di C: gammu. 3. Setelah file gammu di ekstrak, kemudian setting untuk penyesuaian jenis HP dan nomor port yang akan digunakan yaitu dengan cara edit file GAMMURC yang ada dalam direktori, editlah file GAMMURC tersebut menggunakan notepad ataun sejenisnya. Bagian yang perlu diubah konfigurasinya adalah [gammu] port = connection = 4. kemudian langkah terakhir adalah masuk folder C: gammu pada direktori Gammu via DOS PROMP, lalu ketikkan perintah ini pada command promptnya. Setelah itu Gammu sudah bisa digunakan. ( hari.staff.uns.ac.id )