Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 107~114 SISTEM INFORMASI ABSENSI GURU BERBASIS WEB PADA SMP NEGERI 8 KOTA TASIKMALAYA Erif Ismail 1, Ai Ilah Warnilah 2,Karsono 3 1 AMIK BSI Tasikmalaya e-mail: erifismail@gmail.com 2 AMIK BSI Jakarta e-mail: aiilahwarnilah@gmail.com 3 AMIK BSI Tasikmalaya e-mail: karsono.kso@bsi.ac.id Abstrak Sistem komputerisasi sudah menjadi hal yang biasa, melihat perkembangan teknologi di Indonesia pada saat ini. Sistem terkomputerisasi banyak digunakan untuk menunjang kinerja sebuah lembaga pendidikan. Absensi guru adalah salah satu aspek kegiatan di lingkungan lembaga pendidikan yang membutuhkan sistem terkomputerisasi untuk meningkatkan kedisiplinan waktu setiap karyawannya. SMP Negeri 8 Kota Tasikmalaya memiliki karyawan tetap maupun honorer baik guru dan staff administrasi. Sekolah ini sudah memiliki sistem pendataan karyawan dan sudah menerapkan sistem absensi. Namun, sistem pengolahan dokumen dan proses absensi karyawan di sekolah masih menggunakan caramanualdan belum memadai, hal tersebut dapat menurunkan keefisienan dan keefektifan kerja. Permasalahan ini menyebabkan sekolah masih tergolong lambat dalam melakukan proses pendataan dan absensi karyawan. Oleh karena itu, dengan metode waterfall penulis bermaksud untuk melakukan suatu perubahan dengan proses komputerisasi yang berbasis database untuk memperbaiki segala kekurangan dan kecurangan yang ada pada proses manual. Proses komputerisasi ini akan menjadi hal yang lebih baik dan penting untuk mempercepat proses pengolahan data absensi, menghasilkan informasi yang akurat dan meminimalisir kecurangan yang ada. Keywords: Sistem Informasi, Absensi, Waterfall 107 1. Pendahuluan adalah pahlawan tanpa tanda jasa yang mempunyai tugas yang sangat mulia dalam membina, mendidik,membimbing dan melatih sejumlah manusia secara teratur. Keberhasilannya anak didik karena pandainya guru dalam mengajar. Para guru harus mampu menyadari dan menanamkan nilai-nilai yang terkandung dalam berbagai pengetahuan dengan memberikan contoh teladan serta disiplin. Salah satu bagian dari kedisiplinan yaitu disiplin waktu. Seringkali adanya siswa bahkan guru sendiri yang terlambat datang, membuat proses kegiatan belajar mengajar akan terganggu. Ketidak disiplinan waktu oleh warga sekolah akan berdampak kepada kebiasaan dimasa yang akan datang. Dari hasil observasi langsung penulis di Sekolah Menengah Pertama Negeri 8 Kota Tasikmalaya, penulis menemukan kendala pada sistem absensi guru yang masih berjalan secara manual yang sangat rentan dengan kecurangan juga pemborosan kertas dan tinta. Sistem komputerisasi bukan hal aneh melihat perkembangan teknologi di Indonesia pada saat ini. Sistem terkomputerisasi banyak digunakan untuk menunjang kinerja sebuah lembaga pendidikan. Absensi guru sebagai salah satu aspek kegiatan dilingkungan lembaga pendidikan yang membutuhkan sistem terkomputerisasi ini untuk meningkatkan kedisiplinan waktu para guru. Tujuan penelitian ini untuk merancang suatu sistem informasi yang mengolah data absensi karyawan secara efektif dan efisien dengan komputer dan membuat analisa sistem absensi yang memadai Model Pengembangan PerangkatLunak Diterima 02Maret, 2014; Revisi 10 Maret, 2014; Disetujui 15 Maret, 2014
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall. Menurut Rossa dkk (2013:28-30) mengemukakan bahwa:model SDLC Air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequentiallinear) atau alur hidup klasik(classic lifecycle). Model air terjunmenyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). Tahapan-Tahapan dalam metode waterfall: Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak ini perlu untuk di dokumentasikan. Desain Desain Perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan programrepresentasi desain agar dapat di implementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu di dokumentasikan. Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. Pengujian Pengujian fokus dari perangkat lunak secara dari segi logic dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. Pendukung (support) atau Pemeliharaan (maintenance) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi denganpengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. Sumber: Rossa (2013:29) Gambar 1. Metode Waterfall 2. Metode Penelitian Metode yang digunakan penulis pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan metode air terjun (waterfall) Menurut Sanjaya dalam Pressman(2013:1) Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing atauverification, dan maintanance. Sumber: Sanjaya (2013:1) Gambar 2 Waterfall Model Berikut adalah tahapan-tahapan yang dilakukan di dalam model ini: Requirement Pengumpulan data pada tahap ini bisa dilakukan dengan penelitian, wawancara atau study literature. Tahapan iniakan menghasilkan dokumen user requirement. Design System Proses designakan menterjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat koding. Proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail procedural. Coding and Testing Penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Tahapan inilah yang merupakan tahapan nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Integration and Testing Tahapan ini bisa dikatakan adalah tahap final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah melakukan analisa, design, dan KNiST, 30 Maret 2014 108
pengkodean makasistem yang sudah jadi dapat digunakan oleh user. Operation and Maintenance Perangkat lunak yang disampaikan kepada user pasti telah mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa terjadi karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan baru atau karena user membutuhkanperkembangan fungsional. 3. Pembahasan 3.1. Analisa Kebutuhan Sistem informasi absensi guru yang belum efektif menjadi masalah bagi SMP Negeri 8 Kota Tasikmalaya yaitu masih menggunakan sistem manual. Dengan masih digunakannya sistem secara manual, maka staff TU diharuskan membuat laporan absensi guru secara manual yang rentan kesalahan, dengan adanya website absensi guru ini, masalah yang ada di SMP Negeri 8 Kota Tasikmalaya bisa teratasi. Analisa Kebutuhan Pengguna Admin Pada halaman admin ini pengguna dapat melihat isi website dan dapat melakukan input, edit, dan delete pada semua menu yang ada pada website. Admin ini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh isi website. User/ Pada halaman user atau guru dapat melakukan absen masuk dan absen keluar dengan terlebih dahulu, setelah guru ditujukan ke halaman beranda dan dapat melakukan absen masuk dan absen keluar pada waktu yang sudah ditentukan. Analisa Kebutuhan Sistem Admin Admin memiliki hak akses yang paling tinggi dengan menu-menu yang tersedia diantaranya: Beranda,merupakan menuyang memunculkan halaman utama atau halaman yang pertama terlihat ketika masuk ke dalam hak akses admin. Dalam beranda terdapat welcomingsentence dengan namapengguna yang.,merupakan menu yangbertujuan untuk mengelola data guru, dimana admin bisa melakukan tambah data guru dan mengedit serta menghapus data guru. Laporan Absen,merupakanmenu yang bertujuan untuk data absen masuk dan keluar. Laporan kesiangan,merupakanmenu yang bertujuan untuk data guru yang terlambat ketika melakukan absen masuk. dapat melihat menu menu yang tersedia diantaranya: Berandamerupakan menu yangmemunculkan halaman utama. Dalam beranda terdapat nama guru yang sudah dan bisa melakukan absen masuk dimana guru mengisi kegiatan mengajar sebelum melakukan absen keluar. Laporan absen, menu yangbertujuan untuk laporan absen masuk dan absen keluar. Data pribadi guru, menu yangmemunculkan data pribadi dan guru juga bisa mengganti password guru. Perancangan Perangkat Lunak Berikut merupkan rancangan interface yang dirancang untuk mempermudah dalam pembuatan website, terdapat dua rancangan yang dibuat yaitu rancangan admin dan user sebagai berikut : Rancangan Antar Muka Terdapat beberapa rancangan antar muka yang dibuat, yakni rancangan antar muka master dan transaksi. Rancangan Antar Muka Halaman Tambah Data Rancangan ini adalah rancangan master yang diberi nama tambah.php berfungsi untuk menambah data guru yang nantinya akan masuk ke halaman data guru. Gambar 3. Rancangan Antar MukaHalaman Tambah Data Rancangan Antar Muka Halaman Laporan Absen Rancangan ini adalah rancangan transaksi yang diberi nama laporan.php berfungsi untuk melihat laporan absen masuk dan keluar. KNiST, 30 Maret 2014 109
Gambar 4. Rancangan Antar MukaLaporan Absen Rancangan Basis Data Ada beberapa rancangan yang harus dibuat agar database yang akan dipakai dapat terstruktur dengan baik, diantaranya: EntityRelationshipDiagram (ERD) ERD ini dibuat untuk menghubungkan antar entitas yang saling terkait atau berhubungan Tipe File : File Master Organisasi File : IndexSequential Akses File : Random Media : Harddisk Panjang Record : 225 Kunci Field : id_admin Software : MySQL Spesifikasi File Nama File :.sql Akronim : Fungsi :Untuk menyimpandata Tipe File : File Transaksi Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random Media : Harddisk Panjang Record : 225 Kunci Field : id_guru Software : MySQL Rancangan Struktur Navigasi Struktur Navigasi admin Gambar 5. Entity RelationshipDiagram Logical Record Structure (LRS) LRS dibuat untuk mengetahui hubungan antar komponen/record-record. Gambar 7 Struktur Navigasi Admin Struktur Navigasi Gambar 6. Logical Structure Record Spesifikasi File Spesifikasi file dibuat agar table yang dibuat terstruktur dengan baik dan benar. Disini penulis terdapat dua spesifikasi file, yaitu spesifikasi file master dan spesifikasi file transaksi. Spesifikasi File Admin Nama File : admin.sql Akronim Fungsi : Admin : Untuk menyimpandata admin Gambar 8 Struktur Navigasi Implementasi dan Pengujian Unit Implementasi Rancangan Antar Muka Admin Halaman Login Admin Admin harus terlebih dahulu untuk dapat masuk ke dalam laman utama admin. Jika berhasil, maka menu menu yang sesuai dengan kategori admin tersebut akan ditampilkan. KNiST, 30 Maret 2014 110
Gambar 12 Halaman Edit Data Gambar 9. Halaman Login Admin. Halaman Utama Admin Halaman utama admin hanya bisa diakses oleh admin. Admin dapat melihat data guru, laporan absen guru dan bisa melakukan input, edit dan hapus data guru. Halaman Tambah Data Halaman ini hanya bisa diakses oleh admin, admin bisa melakukan tambah data guru admin Gambar 13 Halaman Tambah Data Gambar 10. Halaman Utama Admin Halaman Data Halaman data guru hanya bisa diakses oleh admin. Admin dapat melihat semua data guru dan admin bisa melakukan edit dan hapus data guru. Halaman Tambah Informasi Halaman ini hanya bisa diakses oleh admin, admin bisa melakukan tambah informasi. Gambar 14. Halaman TambahInformasi Halaman Laporan Absen Halaman ini admin bisa melihat dan mencetak hasil laporan absen harian guru Gambar 11. Halaman Data Halaman Edit Data Halaman ini hanya bisa diakses oleh admin. Admin bisa melakukan edit data guru. Gambar 15 Halaman Laporan Absen Halaman Laporan Kesiangan Halaman ini admin dapat melihat laporan KNiST, 30 Maret 2014 111
absen guru apabila guru tersebut kesiangan. Gambar 16. Halaman LaporanKesiangan Halaman Cetak Laporan Absen Harian Halaman ini admin dapat mencetak laporan absen harian guru. Gambar I9 Halaman Utama AbsenMasuk Halaman Laporan Absen Pada halaman ini guru dapat melihat laporan absen masuk dan keluar Gambar I7 Halaman Cetak LaporanAbsen Harian Implementasi Rancangan Antar Muka Halaman Login harus melakukan terlebih dahulu untuk dapat masuk ke dalam halaman absen guru. Jika berhasil maka, menu-menu yang sesuai dengan nip tersebut akan ditampilkan. Gambar 20 Implementasi HalamanLaporan Absen Halaman Data Pribadi Pada halaman ini guru dapat melihat data pribadi guru Gambar I8 Halaman Login Halaman Utama Absen Masuk Pada halaman ini guru dapat melakukan absen masuk Gambar 21 Halaman Data Pribadi Halaman Ganti Pada halaman data guru. bisa melakukan ganti password KNiST, 30 Maret 2014 112
Gambar 22 Halaman Ganti Halaman Informasi Pada halaman Informasi guru. bisa melihat informasi yang disampaikan oleh kepala sekolah melalui admin. Gambar 23 Halaman Informasi Halaman Absen Keluar Pada halaman absen keluarguru. harus mengisi kegiatan sebelum absen keluar Gambar 24. Halaman Absen Keluar Spesifikasi Komputer Perangkat Keras Server 1) CPU a) Processor intel( )Core( ) i3-2370m b) RAM 2 GB c) Hard Disk 250 Gb 2) Mouse 3) Keyboard 4) Monitor dengan resolusi layar minimum1024x768 Client 1) CPU a) Processor Intel( ) Pentium 4 b) RAM 256 MB N o 1. 2. 3. 4. c) Hard Disk 40 GB 2) Mouse 3) Keyboard 4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 Spesifikasi Perangkat Lunak Server 1) Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows XP,Vista dan Windows 7 2) Aplikasi buncdle web server seperti: Xampp,WampServer yang terdiridari beberapa komponen,diantaranya: a) Aplikasi PHP 5.4.16 b) Aplikasi MySQL 5.6.12 c) Aplikasi phpmyadmin 4.0.4 3) Aplikasi web seperti Google chrome, Mozzilla firefox Client 1) Sistem operasi yang umum digunakan seperti: MicrosoftWindows XP, Vista danwindows 7 2) Aplikasi web browser seperti Google chrome, Mozzilla firefox Pengujian Unit Pengujian Terhadap Form Login Admin Tabel 1 Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Login Admin Skenario pengujian Username dan tidak diisi kemudian klik tombol Username diisi dan tidak diisi kemudian klik tombol username yang diisi benar dan yang diisi salahkemu dian klik tombol Mengisi username dan dengan data yang benar kemudian klik tombol Test Case Username:( kosong) :( kosong) Username: erif : (kosong) Username: erif :a dmin(salah) Username: erif : ismail Hasil yang diharapkan menolak akses Admin dan akan pesan kesalahan Maaf Username atau salah menolak akses Admin dan akan pesan kesalahan Maaf Username atau salah menolak akses Admin dan akan pesan kesalahan Maaf Username atau salah menerima akses Admin dan akan halaman utama Admin Hasil pengujia n Kesimpu lan KNiST, 30 Maret 2014 113
Pengujian Terhadap Form Login Tabel 2.Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Login No Skenario pengujian 1. Nip dan tidak diisi kemudian klik tombol 2. Nip diisi dan tidak diisi kemudian klik tombol 3. Nip yang diisi benar dan yang diisi salahkemudia n klik tombol 4. Mengisi Nip dan dengan data yang benar kemudian klik tombol Test Case Nip:(kos ong) Passwor d:(koson g) Nip: 1971053 1199403 1002 Passwor d: (kosong) Nip: 1971053 1199403 1002 Passwor d: guru(sal ah) Nip: 1971053 1199403 1002 Passwor d: 1971-05-31 Hasil yang diharapkan menolak akses Admin dan akan pesan kesalahan Maaf nip atau password salah menolak akses Admin dan akan pesan kesalahan Maaf nip atau password salah menolak akses Admin dan akan pesan kesalahan Maaf nip atau password salah menerima akses guru dan akan halaman utama guru Hasil pengujian Kesimpu lan 4. Simpulan Berdasarkan pembahasan mengenai pembuatan absensi guru berbasis web yang sudah dijelaskan, penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut: Dengan dibuatnya website ini akan memudahkan kepala sekolah untuk memantau kinerja dan kedisiplinan guru dalam proses absensi. Agar sistem lebih efektif dan efisien dengan mengidentifikasi kendala-kendala yang ada sebelumnya kemudian menciptakan sistem yang baru dan disimpan dalam database yang terdistribusi baik, menambah fasilitas yang dapat memudahkan guru dalam melakukan absensi dan memudahkan admin dalam memperoleh laporan tanpa harus menggunakan media kertas lagi,agar pada saat pelaporan absensi tidak terjadi kesalahan data dan memudahkan bagian administrasi untuk mengecek laporan absensi guru. Referensi Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Media Kita. Fathansyah. 2007. Basis Data. Bandung: Informatika. Murya, Yosep. 2014. Project Php Dan Mysql Membuat Website Buku Digital.Bandung: Jasakom. Rosa A.S dan M. Shalahuddin. 2013 Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Simaratama, Janner. 2010. Rekayasa Web. Yogjakarta: Cv. Andi Offset. Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. KNiST, 30 Maret 2014 114