1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini merupakan kebutuhan setiap instansi yang ingin terus berkembang untuk kemajuan masing-masing. Hal yang cukup penting dalam suatu perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai penyangga utama dalam penggerak organisasi dalam usaha tujuan perusahaan, sehingga salah satu cara untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan memberikan gaji yang sesuai kepada setiap karyawan. Sistem yang baik dapat membantu pengguna dalam mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses tersebut. Untuk mendukung proses agar terhindar dari kecurangan atau penyalahgunaan maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses. Namun, dengan seiringnya perjalanan waktu, semakin maju teknologi yang digunakan, semakin pentingnya suatu software yang dapat mempermudah dalam operasional perusahaan. Sehingga, perusahaan dapat menentukan besar gaji karyawan yang di terima pada akhir bulan. Perusahaan harus memiliki pandangan tentang arah dan tujuan perkembangan teknologi saat ini, mengimplementasikan serta dapat memahami dan membuat solusi untuk permasalahan yang terjadi. Dipilihnya lingkungan PT.ASKES(Persero) Cabang
2 Ende karena merupakan salah satu perusahaan yang dapat dilakukan penelitian. PT. ASKES yang saat ini dijadikan sebuah penelitian dengan maksud untuk mendapatkan masalah, menganalisa masalah serta merancang sebuah sistem absensi dan karyawan yang baik pada perusahaan. Pada saat melakukan wawancara, PT.ASKES(Persero) Cabang Ende menginginkan suatu sistem absensi dan yang dapat mengurangi keterlambatan karyawan dan juga dapat melakukan perhitungan gaji karyawan tiap bulan berdasarkan absensi harian. Absensi dan sendiri merupakan pendorong untuk sebuah perusahaan, apabila perusahaan tersebut menginginkan sebuah harmonisasi antara pekerja perusahaan. Karena tanpa adanya suatu sistem absensi dan yang baik maka harmonisasi tidak akan tercipta dengan baik. Sistem absensi pada PT. ASKES (Persero) Cabang Ende saat ini masih menggunakan kertas absensi yaitu setiap karyawan yang akan melakukan absensi harus menandatangani kertas absensi setiap jam masuk dan pulang kerja dan perhitungan pembayaran gaji dilakukan dengan menggunakan microsoft excel. Sehingga, dibutuhkan suatu sistem baru yang dapat memperbaiki sistem yang dipakai saat ini. PT ASKES (Persero) Cabang Ende merencanakan untuk membangun suatu sistem informasi yang nantinya proses yang saat ini masih menggunakan sistem yang lama dapat di perbaharui, juga data-data dan informasi yang diperlukan dapat disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan laporan atau rekapitulasi. Pembuatan program sistem absensi dan
3 karyawan pada PT.ASKES (Persero) cabang Ende ini diharapkan akan dapat mendukung kinerja perusahaan secara menyeluruh. 1.2 Ruang Lingkup Mengingat luasnya cakupan ruang lingkup yang akan di bahas, maka akan dibatasi hanya pada absensi karyawan (harian, bulanan, laporan absensi), pengumuman, perhitungan gaji bulanan, cetak slip gaji, login admin personalia dan keuangan, data karyawan, pembuatan surat (peringatan, PHK, perintah kerja lembur) yang nanti nya akan berpengaruh pada gaji karyawan yang bersangkutan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan Merancang dan membuat suatu sistem absensi dan karyawan untuk diterapkan pada PT.ASKES(Persero) cabang Ende sehingga proses absensi dan karyawan tidak perlu menggunakan kertas dan dapat mengurangi kesalahan dalam perhitungan gaji. Manfaat 1) Dapat melakukan rekapitulasi jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dengan mudah. 2) Perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal dalam proses yang dapat membantu meminimalisir kesalahan ataupun kecurangan yang mungkin terjadi dalam proses tersebut.
4 3) Perusahaan dapat melihat rincian gaji secara detail, dan bisa langsung memperoleh laporan karyawan. 4) Dengan berkurangnya tingkat kesalahan dalam perhitungan gaji, maka sistem absensi dan perhitungan karyawan dapat dilakukan dengan lebih detail. 1.4 Metodologi Untuk melakukan analisis dan perancangan aplikasi pada PT.ASKES (Persero) metodologi yang digunakan dalam skripsi ini adalah : 1.4.1 Studi Literatur Mempelajari teori-teori yang ada pada buku pustaka sebagai pedoman untuk proses analisis dan pembuatan program. 1.4.2 Studi Lapangan Melakukan pengamatan dan mempelajari proses yang ada pada perusahaan serta mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menganalisis masalah dengan cara wawancara dengan karyawan perusahaan, dipilihnya metode wawancara karena karyawan yang ada pada perusahaan yang akan menggunakan aplikasi hanya sedikit oleh karena itu wawancara dilakukan untuk menemukan masalah yang dihadapi menganalisa dan membangun sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta merancang database dan sistem aplikasi web yang akan dibuat.
5 1.4.3 Desain Sistem Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah : 1) Mempelajari sistem yang sedang berjalan / dipakai 2) Membuat desain sistem yang mencakup biodata, absensi dan karyawan 3) Membuat rancangan input / masukan sistem 4) Membuat rancangan output / keluaran sistem 5) Pengujian sistem 6) Implementasi / penerapan sistem 1.4.4 Pengujian dan Evaluasi Pengujian dan evaluasi akan dilakukan pada fase akhir pembangunan, aplikasi. Diharapkan dengan melakukan pengujian kekurangan dari aplikasi akan diketahui. 1.5 State of the art Tujuan State of the Art adalah untuk menganalisa beberapa jurnal aplikasi sejenis untuk mengetahui batasan masalah pada sistem absensi dan dan mengetahui perbedaan dan persamaan dengan asplikasi sistem yang akan dibangun.
6 Tabel 1.1 Jurnal Indonesia Nama Jurnal : " Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa " Nama penulis, tahun dan Judul jurnal Tujuan Artikel Jurnal Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau perbedaan dengan skripsi Nevertety F Papilaya 1. Membuat sebuah 1. Menganalisa Aplikasi absensi Pada jurnal ini (2010), alat bantu yang kebutuhan user. dan terdapat batasan Judul dapat 2. Membuat karyawan ini masalah pada Aplikasi Absensi dan menyelesaikan perancangan sistem, dapat membantu sistem Penggajian masalah dalam seperti membuat karyawan perhitungan Karyawan Studi pengisian absensi data flow diagram, BPMPD dalam, Kasus: Badan karyawan. user interface serta mencatat presensi dimana tidak Pemberdayaan 2. Menggunakan alat memperkirakan karyawan secara terdapat Masyarakat dan bantu ini spesifikasi komputer tepat waktu. perhitungan gaji/ Pemrintah Desa diharapkan dapat yang akan digunakan Aplikasi absensi upang lembur menyajikan data 3. melakukan dan karyawan, yang akurat dan pengcodingan karyawandapat sedangkan pada lengkap aplikasi membantu skripsi terdapat 3. Membuat alat 4. melakukan membuat laporan hitung lembur. bantu yang dapat pengujian aplikasi data tambahan membuat laporan 5. melakukan penghasilan dan data tambahan implementasi dan data presensi penghasilan dan penginstalan pada karyawan setiap data presensi perusahaan bulannya. karyawn.
7 Nevertety F Papilaya (2010) dalam artikelnya yang berjudul Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa, menjelaskan tentang bagaimana menganalisa kebutuhan user dalam mengatasi masalah yang dihadapi, dalam hal ini masalah yang dihadapi perusahaan yaitu mengenai keterlambatan karyawan (absensi) dan masalah human error dalam perhitungan gaji karyawannya. Tujuan dari penelitian mereka adalah untuk mengurangi masalah tersebut, dengan membuat aplikasi sistem absensi dan karyawan berbasis WEB pada kantor BPMD. Perusahaan harus mempermudah dan mempercepat pekerjaan khususnya proses absensi karyawan dan perhitungan gaji karyawan. Maka diusulkan dibangun aplikasi absensi dan karyawan berbasis web untuk memudahkan dari pihak karyawan dalam mengelolah data absensi dan pihak keuangan dalam menghitung tambahan penghasilan para karyawan. Tabel 1.2 Jurnal Indonesia Nama Jurnal : " SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN" Nama penulis, tahun dan Judul jurnal Tujuan Artikel Jurnal Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau perbedaan dengan skripsi SISTEM INFORMASI Dengan Mempelajari Dapat Persamaan jurnal ABSENSI DAN mengembangkan perhitungan disimpulkan ini dengan PENGGAJIAN sistem absensi agar bahwa dengan Skripsi adalah KARYAWAN berbasis form, dapat adanya sistem ini mempelajari maka dapat menghitung total masalah bagaimana
8 (STUDI KASUS : membuat proses kalkulasi setiap pelaporan gaji perhitungan PT.Kimia Farma) oleh absensi karyawan, semua masing-masing Kartika Elisabeth, Eka kehadiran perhitungan karyawan dapat karyawan, dan Widhi Yunarso, S.T., menjadi lebih dapat langsung di cetak perhitungan M.MT., Budi Laksono akurat dikalkulasi semaksimal dan Putro, S.Si., M.T. dengan sesuai dengan karyawan (2011) menghitung total apa yang ada berdasarkan gaji jumlah kehadiran pada sistem pokok, pada sistem tunjangan- absensi. tunjangan, dan absensi kehadiran karyawan. Kartika Elisabeth, Eka Widhi Yunarso, S.T., M.MT., Budi Laksono Putro, S.Si., M.T. (2011) dalam artikelnya yang berjudul SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN (STUDI KASUS : PT.Kimia Farma), menjelaskan tentang Mempelajari perhitungan agar dapat menghitung total kalkulasi setiap karyawan, semua perhitungan dapat langsung dikalkulasi dengan menghitung total jumlah kehadiran pada sistem absensi. Tujuan dari penelitian mereka adalah Dengan mengembangkan sistem absensi berbasis form, maka dapat membuat proses absensi kehadiran tidak memakan waktu yang lama dan akurat.
9 Tabel 1.3 Jurnal Internasional Nama Jurnal : " Analysis of Requirement Engineering Processes, Tools/Techniques and Methodologies " Nama Penulis, Tahun dan Judul Jurnal Tujuan Artikel Jurnal Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau perbedaan dengan skripsi Shaheed Zulfikar Menjelaskan Mempelajari tentang Berdasarkan faktor- Di dalam skripsi Ali Bhutto(2013) tentang bagaimana Requirements faktor ya ditemukan masih bisa Judul cara Engineering Tools dalam penelitian, menggunakan Analysis of Requirement Engineering Processes, mengumpulkan informasiinformasi yang di butuhkan untuk and Techniques, pemilihan teknik yang sesuai dengan jenis dan kompleksitas dapat disimpulkan bahwa perlu menciptakan teknik yang baru dengan persyaratan harus teknik analysis RE yang standard untuk pengumpulan data Tools/Techniques dapat proyek. Teknik- memiliki key yang diperlukan and mendefenisikan teknik ini pada features dalam Methodologies kebutuhan user umumnya menggunakan teknik perancangan dan melakukan diklasifikasikan ke yang berbeda, software sehingga proses dalam empat sehingga mampu belum perancangan suatu software. kategori utama yaitu, klasik / tradisional teknik, teknik kognitif, untuk membantu membangun alat yang terintegrasi untuk capturing, membutuhkan teknik dan metodologi yang
10 teknik elisitasi modern dan kelompok dan teknik kontekstual. modeling dan alyzing security requirements melalui prosedur standar. baru untuk masalah yang lebih kompleks. Shaheed Zulfikar Ali Bhutto (2013) dalam artikelnya yang berjudul analysis of Requirement Engineering Processes, Tools/Techniques and Methodologies, Menjelaskan tentang bagaimana cara mengumpulkan informasi-informasi yang di butuhkan untuk dapat mendefenisikan kebutuhan user dan melakukan proses perancangan suatu software. Tujuan dari penelitian mereka adalah untuk Mempelajari tentang Requirements Engineering Tools and Techniques, pemilihan teknik yang sesuai dengan jenis dan kompleksitas proyek. Teknik-teknik ini pada umumnya diklasifikasikan ke dalam empat kategori utama yaitu, klasik / tradisional teknik, teknik kognitif, teknik elisitasi modern dan kelompok dan teknik kontekstual. Hasil penelitian mereka mengindikasikan bahwa Berdasarkan faktor-faktor ya ditemukan dalam penelitian, dapat disimpulkan bahwa perlu menciptakan teknik yang baru dengan persyaratan harus memiliki key features menggunakan teknik yang berbeda, sehingga mampu untuk membantu membangun alat yang terintegrasi untuk capturing, modeling dan alyzing security requirements. Penelitian Shaheed Zulfikar Ali Bhutto tersebut memiliki hubungan dengan penelitian karena membahas mengenai analysis serta teknik dan metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data- data perancangan sistem yang akan dibuat.
11 Tabel 1.4 Jurnal Internasional Nama jurnal : Research in Management & Technology Working Process of payroll Nama penulis, tahun dan judul Tujuan artikel jurnal Inti dari Jurnal Hasil Studi Persamaan atau in SAP HR Module. jurnal perbedaan dengan skripsi Dheeraj Singh, Memelihara data SAP payroll 1.Perbandingan Jurnal ini berisi Research karyawan, memelihara antara tentang scholar, Mewar Input/ouput update database yang bagaimana University Chhitorgarh Rajasthan. Dr S.C Jain, data, proses karyawan, statutory payment seperti PF, akurat dan konsisten, yang menghasilkan kinerja dan manual dan yang terkomputerisasi 2. Manfaat memanage karyawan baik yang tetap Krishna Institute ESI, pemotongan akurasi system rasional dari maupun tidak of Management TDS dan sistem yang menggunakan & Technology pembayaran. singkat karyawan. telah SAP module, Bijnor. (2013) kata SAP payroll terkomputerisasi dimana memelihara/menjaga juga 3. Manfaat bagi Judul : International data karyawan menawarkan solusi yang efisien dari pembaca untuk memahami tersebut telah terkomputerisasi
12 Journal of system aspek-aspek oleh SAP Emerging Research in Management &Technology. Working process of Payroll in SAP HR Module karyawan, serta di tunjang dengan design yang inovatif juga high performance yang dapat meminimalkan waktu. Sehingga dapat di gunakan untuk rutin karyawan. umum dari gaji pada SAP HR Modul payroll modul. Sedangkan, pada skripsi selain terdapat system karyawan juga terdapat system absensi karyawan, dimana dari absensi tersebut nantinya dapat mengetahui berapa upah Dheeraj Singh, Research scholar (2013) dalam artikelnya yang berjudul International Journal of Emerging Research in Management atau gaji yang &Technology harus di bayarkan kepada karyawan. Working process of Payroll in SAP HR Module, Tools/Techniques and Methodologies, Menjelaskan tentang bagaimana memelihara database yang akurat dan konsisten, yang menghasilkan kinerja dan akurasi system karyawan. SAP payroll juga menawarkan solusi yang efisien dari system karyawan, serta di tunjang dengan design yang inovatif juga high performance yang dapat meminimalkan waktu. Sehingga dapat di gunakan untuk rutin karyawan. Tujuan dari penelitian
13 mereka adalah untuk Memelihara data karyawan, Input/ouput update data, proses karyawan, statutory payment seperti PF, ESI, pemotongan TDS dan pembayaran. singkat kata memelihara/menjaga data karyawan. Hasil penelitian mereka mengindikasikan bahwa Perbandingan antara manual dan yang terkomputerisasi dapat diketahui, Memperoleh manfaat rasional dari sistem yang telah terkomputerisasi, Manfaat bagi pembaca untuk memahami aspek-aspek umum dari gaji pada SAP HR Modul. 1.6 Sitematika Penulisan Sistematika yang digunakan pada skripsi ini terdiri dari lima bab untuk mempermudah pemahaman. Isi pembahasan dari masing-masing bab diuraikan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini diuraikan latar belakang masalah, permasalahan, ruang lingkup, maksud dan tujuan, serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini diuraikan tentang pengertian yang berhubungan dengan sistem informasi, komputer, web dan pengertian yang berhubungan dengan sebuah situs serta aplikasi database dan server, PHP dan MySQL. BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN
14 Pada bab ini menjelaskan sekilas tentang PT.ASKES (Persero), struktur organisasi, sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang muncul pada sistem yang sedang berjalan serta usulan mengenai pemecahan masalah dan perancangan database dari sistem yang dirancang. BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Dalam bab ini disajikan tentang pengertian dan tujuan implementasi sistem dan hal-hal yang berkaitan seperti kebutuhan sistem, screenshoot aplikasi terutama aspekaspek yang menjawab permasalahan, beserta evaluasinya. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini membahas simpulan dan saran yang diberikan setelah penyelesaian aplikasi hingga evaluasi.