BAB III TINJAUAN PUSTAKA

BAB III TINJAUAN PUSTAKA 3.1 Definisi dan Fungsi Persediaan Persediaan adalah sunber daya mengganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lanjut tersebut adalah berupa kegiatan produksi pada system manufactur, kegiatan pemasaran pada system distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan pada system rumah tangga. Dalam system manufactur, persediaan terdiri 3 bentuk sebagai berikut : 1. Bahan baku, yaitu merupakan input awal dari proses transformasi menjadi bentuk jadi. 2. Barang setengah jadi, yaitu merupakan bentuk peralihan antara bahan baku dengan produk setengah jadi. 3. Barang jadi, yaitu merupakan hasil akhir proses transformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen. PROSES Bahan Baku Barang Setengah Jadi Barang Jadi PRODUKSI Gambar 3.1. Proses Transformasi Produksi. (PT Trafoindo Prima Perkasa) 17

3.1.1 Masalah Persediaan Dalam Sistem Manufaktur. Masalah persediaan dalam system manufaktur lebih rumit bila dibandingkan dengan masalah padasistem non manufaktur. Pada system manufaktur ada hubungan langsung antara tingkat persediaan, jadwal produksi dan permintaan konsumen. Oleh karena itu, perencanaan dan pengendalian persediaannya harus terintegrasi dengan peramalan permintaan, jadwal induk produksi dan pengendalian produksi. Selain kondisi diatas, system manufaktur mempunyai 3 bentuk persediaan bahan baku, barang setengan jadi, dan barang jadi. Masalah utama persediaan bahan baku adalah menentukan berapa jumlah pemesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity) yang akan menjawab persoalan beberapa jumlah bahan baku dan kapan bahan baku itu dipesan sehingga dapat meminimalisasi oredering cost dan holding cost. Pengembagan masalah dalam persediaan bahan baku adalah persediaan bahan baku berupa komponen tertentu yang diproduksi secara masal dan dapat dipakai sendiri sebagai sub komponen suatu produk jadi oleh satu perusahaan. Dalam hal ini, komponen harus dibuat terlebih dahulu dengan kecepatan produksi yang tetap, kemudian digunakan dalam proses produksi lebih lanjut. Laju pemakaian komponen itu diasumsikan lebih rendah dari laju kecepatan produksi komponen sehingga menghasilkan keputusan berapa jumlah set yang harus diproduksi sehingga meminimasi biaya total persediaan dan biaya produksi. Model ini dikenal dengan sebutan model Economic Lot Size (ELS) atau disebut juga Economic Production Quantity (EPQ). Persediaan barang setengah jadi merupakan pengaman antara 2 proses. Jika produk akhir diproduksi melalui suatu lintasan produksi, maka cadangan pengaman. Merupakan tindakan berjaga-jaga terhadap kerusakan suatu mesin dalam lintas tsb. 18

3.1.2 Biaya Biaya Dalam Sistem Persediaan Menurut Zulian Yamit (2008: hal 9), Tujuan manajemen persediaan adalah untuk menyediakan jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan biaya rendah. Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan. Biaya persediaan didasarkan pada parameter ekonomis yang relevan dengan jenis biaya sebagai berikut : 1. Biaya Pembeliaan (purchase cost) adalah harga perunit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya produksi perunit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya perunit akan selalu menjadi bagian dari biaya item dalam persediaan. Untuk pembelian item dari luar, biaya per unit adalah harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk item yang diproduksi di dalam perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga kerja, bahan baku dan biaya overhead pabrik. 2. Biaya pemesanan (Order cost/set up cost) adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari supplier atau biaya persiapan (set up cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. Biaya pemesanan dapat berupa : biaya membuat daftar permintaan, menganalisis supplier, membuat pesanan pembelian, penerimaan bahan, inspeksi bahan, dan pelaksanaan proses transaksi. Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat perubahan proses produksi, pembuatan schedule kerja, persiapan sebelum produksi, dan pengecekan kualitas. 3. Biaya simpan (carriying cost/holding cost) adalah biaya yang keluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya simpan dapat berupa : biaya modal, pajak, asuransi, pemindahan persediaan, keusangan, dan semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan. 4. Biaya Kekurangan persediaan (stock out cost) adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan 19

kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen yang lain. Biaya kekurangan dari luar dapat berupa biaya backorder, biaya kehilangan kesempatan penjualan, dan biaya kehilangan kesempatan menerima keuntungan. Biaya kekurangan dari dalam perusahaan dapat berupa penundaan pengiriman maupun idle kapasitas. Jika terjadi kekurangan atas permintaan satu item lain atau membatalkan pengiriman. Dalam situasi seperti ini bukan kerugian penjualan yang terjadi tetapi penundaan dalam pengiriman. Untuk mengatasi masalah ini secara khusus perusahaan melakukan pembelian darurat atas item tersebut dan perusahaan akan menanggung biaya tambahan (extra cost) untuk pesanan khusus yang dapat berupa biaya pengiriman secara cepat, dan tambahan biaya pengepakan. 3.2 Model Persediaan Menurut Yolanda M. Siagan (2007:175), terdapat Model-model ini secara garis besar dibedakan atas dua jenis permintaan terhadap bahan/komponen, yaitu sebagai berikut : 1. Permintaan dependen (dependent demand), yaitu persediaan barang atau bahan atau komponen yang permintaannya atau penggunannya bergantung pada item lainnya. 2. Permintaan independent (independent demand), yaitu persediaan barang atau bahan atau komponen yang permintaannya berdiri sendiri sesuai dengan itemnya, tidak tergantung pada item lain. 3. Permintaan dependen (dependent demand), yaitu persediaan barang atau bahan atau komponen yang permintaannya atau penggunannya bergantung pada item lainnya. 20

4. Permintaan independent (independent demand), yaitu persediaan barang atau bahan atau komponen yang permintaannya berdiri sendiri sesuai dengan itemnya, tidak tergantung pada item lain. 3.2.1 Metode Pengendalian Persediaan Dalam mencari jawaban atas permsalahan umum dalam pengendalian yang ada, dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Jumlah ukuran pemesanan ekonomis, Economic Order Quantity (EOQ). 2. Titik pemesana kembali, Reorder point (ROP) 3. Jumlah cadangan pengaman, Safety stock (Persediaan Pengamanan) 4. Membandingkan Total Inventory Cost (TIC) 3.2.2 Economic Order Quantity (EOQ). Model kuantitas pesanan ekonomis (Econominc Order Quantity- EOQ Model) adalah satu teknik pengendalian persediaan yang paling tua dan paling dikenal secara luas. Metode EOQ merupakan salah satu metode yang paling sering digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku terbaik yang dibutuhkan perusahaan untuk menjaga kelancaran produksinya dengan biaya yang efisien. Metode ini sering dipakai karena mudah dilaksanakan dan mampu memberikan solusi yang terbaik bagi perusahaan, karena dengan perhitungan EOQ tidak saja akan diketahui berapa jumlah persediaan yang paling efisien bagi perusahaan, tetapi akan diketahui juga biaya yang akan dikeluarkan perusahaan dengan persediaan bahan baku yang dimiliki nya (Total Inventory Cost) dan waktu yang paling tepat untuk mengadakan pebelian kembali (Reorder Point). Berdasarkan karakteristik EOQ diatas, maka penggunaan EOQ dalam pengendaliaan persediaan bahan baku akan membuat biaya persediaan 21

perusahaan menjadi efisien. Teknik ini relative mudah untuk digunakan beberapa asumsi, yaitu ( T. Hani Handoko, 1984, 341) : pada 1. Permintaan akan produk adalah konstan dan seragam. 2. Harga per unit adalah konstan. 3. Biaya penyimpanan per unit produk per tahun adalah konstan. 4. Waktu antara pesanan dilakukan dan barang barang diterima (lead time) adalah konstan. 5. Tidak terjadi kekurangan barang. Semua model persediaan bertujuan untuk meminimalkan biaya total. Biaya yang berpengaruh adalah biaya pemesanan (set-up cost) dan biaya menahan. Dan biaya biaya lain, seperti biaya persediaan itu sendiri adalah konstan. Dengan demikian, jika jumlah biaya set-up dan biaya penyimpanan diminimumkan, maka biaya total dapat diminimalkan. Tingkat persediaan dapat ditunjukan seperti gambar dibawah ini. Gambar 3.2 Grafik Model Persediaan EOQ (Heizer dan Render. Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. 2011.) 22

Economic Order Quantity adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam pelaksanaanya dapat dirumuskan seperti berikut : EOQ = Dimana : EOQ = Jumlah Satuan Per Pesanan D S H = Kebutuhan Tahunan = Biaya Pemesanan Per Order (Annual Demand) = Biaya Simpan / Unit / Tahun (Holding / Carring Cost) Untuk menentukan jumlah bahan baku yang ekonomis setiap pemesanan digunakan rumus (Jay Heyzer & Barry Render, 2005, 71-73). a. Biaya Pemesanan Pertahun Biaya Pemesanan = x Biaya Pemesanan = b. Biaya Penyimpanan Pertahun Biaya Penyimpanan = x Biaya Penyimpanan = c. Kuantitas Pemesanan kuantitas pemesanan didapatkan ketika biaya pmesanan tahunan sama dengan biaya penyimpanan tahunan, yaitu : 23

Biaya pemesanan = Biaya penyimpanan = d. Jumlah bahan baku yang ekonomis setiap pemesanan (EOQ) Untuk mendapatkan jumlah bahan baku yang optimum setiap pemesanan, biaya pemesanan sama dengan biaya persediaan. Dapat ditunjukan seperti gambar 3.4 dibawah ini. Gambar 3.3 Total Biaya Sebagai Fungsi Kuantitas Pesanan (Heizer dan Render. Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. 2011) Biaya Pemesanan = Biaya Penyimpanan 2DS = Q² H Q² = 24

Q* = e. Rata rata Tingkat Persediaan Persediaan rata rata = f. Biaya Total Persediaan Pertahun Biaya total = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan TC = Persamaan biaya persediaan total juga dapat ditulis dengan memasukan biaya bahan baku yang dibeli yaitu : TC = + C Dimana : D = Permintaan Tahunan S = Biaya Pemesanan Q* = Jumlah bahan baku yang optimum setiap pemesanan H = Biaya Penyimpanan C = Biaya bahan baku 25

3.2.3 Analisis Reorder point (ROP) Yang dimaksud dengan Reorder Point System adalah titik/ tingkat persediaan, dimana pemesanan kembali harus dilakukan, model persediaan sederhana mengasumsikan bahwa penerimaan suatu pesanan bersifat seketika, artinya model persediaan mengasumsikan bahwa setiap perusahaan akan menunggu sampai tingkat persediaannya mencapai nol, sebelum perusahaan memesan kembali dan dengan seketika kiriman yang dipesan akan diterima. Reorder Point dapat ditentukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut : Reorder Point = d x L + SS Dimana : d = Kebutuhan bahan baku perbulan L = Waktu tunggu (lead time) 3.2.4 Safety stock (Persediaan Pengamanan) Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out). Terjadinya kekurangan bahan karena penggunaan bahan baku yang lebih besar dari perkiraan semula, atau keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan. Akibat penggunaan persediaan pengaman terhadap biaya perusahaan adalah mengurangi kerugian yang ditimbulkan karena terjadinya kekurangan bahan, akan tetapi sebaliknya akan menambah besarnya biaya persediaan. Factor factor yang menentukan besarnya persediaan pengaman adalah : a. Pengguanan bahan baku rata rata 26

Dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. b. Faktor waktu atau lead time Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan baku sampai dengan datangnya bahan baku yang dipesan tersebut dan diterima digudang persediaan. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama antara satu pesanan dengan Persediaan Pengaman (safety stock) SS = Z σ L½ Dimana : SS = Persediaan Pengaman Z = Safety factor untuk resiko out stock didapat dari kebuthan tabel distribudi normal σ = Standar deviasi σ = n 3.2.5 Metode Penilaian Persediaan Analisis metode penilaian persediaan Dalam menilai persediaannya perusahaan menggunakan metode rata-rata dengan tujuan untuk menanggulangi apabila terjadi fluktuasi harga (harga yang tidak stabil) tetapi dalam pemakaian bahan baku perusahaan menggunakan metode FIFO (first in first out), LIFO (Last in First out), dan Rata-rata terimbang, guna menghindari kerusakan atau kebocoran pada kemasan bahan baku. 27

3.3 Kerangka Pemikiran MULAI Indentifikasi Masalah Sistem Persediaan Bahan Baku Studi Lapangan Melakukan Pengamatan di PT Trafoindo Prima Perkasa Studi Literatur Meggunakan Metode EOQ (Economic Order Quantity) Perumusan Masalah Bagaimana menentukan Jumlah persediaan bahan baku yang ekonomis, mengetahui total biaya persediaa, menentukan persediaan pengaman dan titik pemesanan kembali? Pengumpulan Data : a. Dataumum perusahaan b. Data pemesanan bahan baku c. Data pemakaian bahan baku d. Data biaya e. Data lead time Pengolahan Data Membandingkan antara metode perusahaan dengan metode EOQ Pengolahan Data Metode EOQ: a. Menentukan jumlah persediaan ekonomis. b. Mengetahui biaya persedian total bahan baku. c. Menentukan persediaan pengaman dan titik pemesanan kembali. Pengolahan Data Metode perusahaan Hasil Pegolahan Data Kesimpulan dan Saran SELESAI Gambar 3.4 Skema Metode Penelitian 28

MULAI Kebutuhan Bahan Baku (d) d = D Pemakaian Bahan Baku Selama Lead Time d x L Kuantitas Pemesanan Ekonomis (Q*) Q* = x D x S H Jumlah Pemesanan Tiap Tahun N = D Q Standart Deviasi (σ) Σ Di Σ = d n Persediaan Pengaman (SS) SS = Z σ L ½ Biaya Total Persediaan Pertahun (TC) TC = Biaya Setup + Biaya Penyimpanan + Biaya Bahan Baku SELESAI Gambar 3.5 Skema Pengolahan Data 29