Customer Relationship Management /CRM Aloysius HeruDanardatu, PengenalanCustomer Relationship Management, www.ilmukomputer.com,diakses tanggal27 Januari2007 Customer Relationship Management, www.wikipedia.com, diakses pada tanggal 29 Mei 2009 Manajemen Hubungan Pelanggan, www.id.wikipedia.com, diakses pada tanggal 29 Mei 2009 Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 1
Pemahaman CRM CRM kependekan dari Customer Relationship Management. Dalam bahasa indonesia dapat kita artikan sebagai Manajemen Hubungan Pelanggan. Merupakan strategi pemasaran yang saat ini marak dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang menginginkan pelanggan / konsumen mereka tetap membeli produk / memakai jasa mereka Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 2
Pengertian Dalam perkembangannya, CRM bisa didefinisikan sebagai berikut : CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi berbasis web yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan. CRM adalah usaha sebuah perusahaan untuk berkonsentrasi menjaga pelanggan dengan mengumpulkan segala bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon, e-mail, masukan di situs atau hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing. CRM adalah sebuah strategi bisnis menyeluruh dalam suatu perusahaan yang memungkinkan perusahaan tersebut secara efektif bisa mengelola hubungan dengan para pelanggan. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 3
Sasaran dan Tujuan Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melaluipengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) diarea ini. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 4
Pentingnya CRM & Pengguna CRM Pentingnya CRM : Karena tingkat persaingan global antar perusahaan kian besar. Fakta bahwa untuk mendapatkan pelanggan baru bisa 10 kali biaya untuk menjaga pelanggan yang sudah ada. Tren bisnis saat ini yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan loyalitas pelanggan ke perusahaan kita Banyaknya konsumen yang menginginkan pelayanan purna jual. Pengguna CRM : Bisa dari perusahaan/ bidang usaha berskala kecil sampai ke perusahaan berskala besar. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 5
Prinsip Dasar CRM Mengambil data input berupa data profile dari semua pelanggan (customer) dan memberikan informasi yang sesuai kepada klien berupa informasi tentang customer history, kebutuhan-kebutuhan pasar dan isu-isu lain seputar perkembangan pasar. Secara umum tujuan penerapan CRM ialah sbb. : Mengenali dan menganalisa relasi. Mengenali dan menganalisa pasar. Mengenali dan menganalisa produk keluaran. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 6
Bagaimana cara membuat CRM berhasil? Perencanaan bisnis yang matang Mendefinisikan tujuan dan sasaran dari penerapan CRM Menentukan batasan-batasan dari CRM menurut strategi yang ditetapkan Menentukan parameter dan standar pengukuran keberhasilan penerapan CRM Menentukan standar aturan penanganan strategi berdasarkan informasi dari system CRM seperti perubahan, perbaikan dan pemantapan strategi Dalam merencanakan penerapan system CRM harus memperhatikan hal-hal berikut : Sasaran yang ingin dicapai bersifat jangka panjang. Sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan perusahaan. Hasil yang dicapai dapat menjadi sasaran kunci bagi bisnis perusahaan. Penerapan CRM dapat mengurangi biaya perusahaan secara keseluruhan. Nilai resiko akibat penerapan CRM. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 7
Kendala yang muncul setelah penerapan CRM : Pada aplikasi TI, terbuangnya feature atau kelebihan-kelebihan yang ditawarkan TI dengan percuma. Pelanggan tetap mengeluh. Hubungan dengan pelanggan tetap transaksional. Tidak ada peningkatan efisiensi. Staf sales dan marketing masih saling menyembunyikan data. Keuntungan perusahaan masih stagnan. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 8
Manfaat CRM : Jumlah konsumen bertambah, yaitu mencari konsumen baru disamping tetap memelihara tingkat kepuasan konsumen yang sudah ada. Mengetahui tingkat kepemilikan perusahaan pada konsumen, yaitu dengan mengetahui kebutuhan konsumen. Mengetahui kebutuhan konsumen pada masa yang akan datang, yaitu melalui hasil transaksi yang sudah dilakukan dan dari hasil analisa datadata transaksi yang sudah terkumpul. Mengetahui ketidaknormalan pada setiap aktivitas transaksi, yaitu mengetahui tindak kriminal seperti penipuan dan lain sebagainya. Mengetahui perbaiakn yang harus dilakukan pada service yang diberikan kepada konsuman. Mampu menganalisa pola data transaksi, sebagai contoh mampu mengetahui kombinasi produk yang akan dijual pada waktu-waktu tertentu. Mengurangi resiko operasional, yaitu dengan mengetahui prediksi yang akan terjadi dan kesalahan yang pernah dilakukan melalui customer history. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 9
Implementasi CRM Untuk mengimplementasikan sebuah srategi CRM, diperlukan setidaknya 3 faktor kunci, yaitu : Orang-orang yang profesional (kualifikasi memadai) Proses yang didesain dengan baik Teknologi yang memadai Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 10
Implementasi CRM setidaknya harus memiliki elemen-elemen berikut : Otomatisasi pemasaran, pemasaran dapat dilakukan secara otomatisasi tanpa perlu bertransaksi langsung antara customer dengan produsen. Atau cara pembayaran yang tidak perlu langsung membawa uang cash. Pusat pelayanan (Call Center), fungsinya antara lain untuk mengetahui kebiasaan konsumen, menerima keluhan dari para pelanggan sehingga data tersebut bisa digunakan untuk memperbaiki kualitas pelayanan dan produknya serta mengumpulkan customer history. Penggudangan Data (Data Warehousing), informasi tentang pelanggan harus dilakukan dalam satu system terpadu. Hasil analisa harus mampu menampilkan petunjuk-petunjuk tertentu tentang pelanggan sehingga staf penjualan dan marketing mampu melakukan kampanye terfokus terhadap grup pelanggan tertentu. Nantinya gudang data ini juga harus mampu menaikkan volume penjualan. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 11
Implementasi CRM setidaknya harus memiliki elemen-elemen berikut : Pencarian Data dan analisa Proses secara online, data yang telah terkumpul akan dipisah-pisahkan menurut kualifikasinya dan selanjutnya data akan disimpan dalam system yang bisa diakses secara online, sehingga bila sewaktu-waktu data tersebut diperlukan dapat bisa segera diperoleh. Pengambilan keputusan dan alat pelaporan, jika sudah dilakukan hal-hal tersebut diatas maka diharapkan proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih bijak karena perusahaan telah memiliki data yang cukup untuk menentukan langkah yang harus dilaksanakan oleh perusahaan selanjutnya, misalnya penjualan dengan system cross selling dan hasil penjualannya dapat dilihat apakah sesuai dengan keinginan konsumen dan bisa menaikkan keuntungan perusahaan. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 12
Desain Arsitektur Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 13
Desain Arsitektur (con t) CRM Marketing Hubungan antar bagian ini dibutuhkan pada saat pengiriman SMS broadcast ke seluruh pelanggan. Hal ini dikarenakan isi pesan yang dikirimkan tersebut bergantung pada strategi pemasaran yang diterapkan oleh bagian marketing. CRM Sales Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan sales antara lain apabila pelanggan menanyakan status order mereka yang belum ditanggapi oleh bagian sales. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 14
Desain Arsitektur (con t) CRM Service Hubungan ini untuk fasilitas service appointment folder dimana perlu adanya cross-check dengan bagian service (bengkel). Hubungan ini juga dapat digunakan untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan service antara lain apabila pelanggan menanyakan kondisi terakhir kendaraan mereka yang sedang diperbaiki. CRM Quality Control Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan quality control antara lain apabila pelanggan mengeluhkan kerusakan dan kecacatan komponen kendaraan mereka, yang bukan disebabkan oleh penggunaan tetapi hasil dari produksi pabrik. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 15
Desain Arsitektur (con t) CRM Shipment Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus yang berhubungan dengan shipment antara lain apabila pelanggan menanyakan status pengiriman order mereka yang belum sampai. CRM Branch Management Hubungan ini terutama untuk kegiatan sinkronisasi data antara pusat dan cabang. Cabang akan memberikan trigger untuk melakukan sinkronisasi. Hubungan ini juga dapat digunakan untuk information retrieval mengenai data-data yang ada di kantor cabang. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 16
Dengan memperhatikan keterkaitan antar bagian tersebut, maka dapat dibuat skema umum dari arsitektur sistem sebagai berikut : Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 17
Fungsi-fungsidalamCRM Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan. Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric) Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna Menangani keluhan/komplain pelanggan Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 18
Tipe/ VariasiCRM Operational CRM Analytical CRM Sales Intelligence CRM Campaign Management Collaborative CRM Consumer Relationship CRM Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 19
Collaborative CRM Collaborative CRM meliputi aspek-aspek perjanjian perusahaan dengan pelanggan yang ditangani oleh beberapa departemen dalam perusahaan, seperti penjualan, technical support dan pemasaran. Anggota-anggota staf dari departemen yang berbeda dapat berbagi informasi yang dikumpulkan ketika berinteraksi dengan pelanggan. Sebagai contoh, feedback yang diterima oleh agen customer support dapat digunakan oleh staff lainnya dengan informasi pelayanan dan fitur-fitur yang diinginkan oleh pelanggan. Tujuan utama dari collaborative CRM adalah penggunaan informasi kolektif oleh semua departemen untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 20
Operational CRM (1) Operasional CRM mendukung proses bisnis dari Front office, contohnya bagian pemasaran dan staff pelayanan. Interaksi dengan pelanggan secara umum disimpan dalam catatan kontak pelanggan, dan staff dapat mengambil informasi mengenai pelanggan jika diperlukan. Catatan kontak menyediaka nakses cepat untuk informasi penting mengenai pelanggan( produk yang dimiliki, panggilan pelayanan sebelumnya dll), mengurangi keperluan pengambilan informasi secara langsungdari pelanggan. Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 21
Operational CRM (2) Operasional CRM memproses data pelanggan untuk beberapa kebutuhan: Mengelola iklan Otomasi pemasaran Perusahaan Otomasi tugas pemasaran Sistem manajemen pemasaran Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 22
Analytical CRM Analytical CRM menganalisis data pelanggan untuk berbagai keperluan: Merancang dan menjalankan iklan pemasaran yang ditargetkan. Merancang dan menjalankan iklan, contohnya akuisisi pelanggan, cross-selling, up-selling. Menganalisis perilaku pelanggan dalam rangka untuk membuat keputusan yang berhubungan dengan produk dan pelayanan (contohnya, penetapan harga, pengembangan produk) Sistem informasi manajemen ( contohnya, sistem perencanaan keuangan dan pelanggan yang memberikan keuntungan) Analytical CRM secara umum membuat penggunaan data mining dan tehnik lainnya untuk mengeluarkan hasil yang berguna untuk pengambilan keputusan Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 23
Sales Intelligence CRM Sales Intelligence CRM serupa dengan Analytical CRM, tetapi lebih dimaksudkan sebagai alat penjualan secara langsung. Fitur-fiturnya termasuk mengirimkan peringatan (alert) kepada staff penjualan berkenaan dengan: Cross-selling/Up-selling/Switch-selling opportunities Customer drift Sales performance Customer trends Customer margins Customer alignment Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 24
Consumer Relationship CRM Consumer Relationship System (CRS) meliputi aspek-aspek perjanjian perusahaan dengan pelanggan yang ditangani oleh pusat kontak Consumer Affair dancustomer Relations dalam sebuah perusahaan. Perwakilan ini menangani kontak dari pelanggan dan konsumen. Peringatan awal dapat diberikan sesuai dengan isu produk (contoh, pengembalian item yang dibeli) dan dapat dilacak sentimen konsumen saat ini (suara pelanggan) Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 25
Campaign Management Campaign management mengkombinasikanelemenelemen dari Operational dan Analytical CRM. FungsiCampaign management meliputi: Pembentukan grup target berdasarkan criteria pemilihan klien Mengirimkan materi yang berhubungan dengan iklan (contohnya pada penawaran khusus) untuk penerima yang dipilih menggunakan kanal-kanal yang bervariasi (contohnya e-mail, telepon, sms, pos) Penjejakan, penyimpanan, dan menganalisis statistik iklan, termasuk penjejakan response dan menganalisis tren Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 26
Daftar Vendor CRM Daftar berikut adalah vendor perangkat lunak teratas untuk projek CRM yang diselesaikan pada tahun 2006 menggunakan konsultan eksternal dan sistem integrator, sesuai dengan Gartner study pada tahun2007 adalah: Konsep Sistem Informasi Lanjut / CRM 27