URAIAN TUGAS INSTALASI REKAM MEDIK A. Kepala Instalasi Rekam Medik 1. Membuat dan mengevaluasi sistem registrasi (pendaftaran pasien) 2. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis 3. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis yang digunakan 4. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis 5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman berkas rekam medis 6. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi rekam medis 7. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan tindakan medis 8. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan pelayanan rawat jalan dan rawat inap 9. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit 10. Membuat rencana kerja dan rencana strategis instalasi rekam medik. 11. Membuat laporan realisasi kegiatan rawat jalan, rawat inap dan penunjang serta membandingkan dengan target yang ditetapkan 12. Membuat uraian pekerjaan bawahan dan mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan 13. Memeriksa laporan kegiatan rumah sakit, morbiditas dan mortalitas dan laporan lainnya terkait pelayanan rekam medik. 14. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan rekam medis. B. Kepala Unit Registrasi 1. Memberi petunjuk kepada bawahan terkait pelaksanaan kegiatan registrasi rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. 2. Memantau pelaksanaan kegiatan registrasi rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan 3. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat 4. Membuat laporan kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat untuk kepentingan laporan instalasi rekam medik dan informasi kesehatan secara keseluruhan 5. Membuat laporan realisasi kegiatan pendaftaran terhadap target kunjungan yang ditetapkan 6. Memproses pengajuan cuti bawahan dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan 7. Merencanakan dan memproses kebutuhan ATK dan sarana lain.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/menangani apabila terjadi masalah/penyimpangan terkait pelaksanaan kegiatan registrasi rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat C. Kepala Unit Pengolahan Berkas dan Pelaporan 1. Memberi petunjuk kepada bawahan di lingkungan pengolahan berkas dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya. 2. Memantau pelaksanaan kegiatan pengolahan berkas dan pelaporan serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan 3. Mengkoordinir semua kegiatan pengolahan berkas dan pelaporan 4. Membuat laporan kegiatan pengolahan berkas rekam medis (Analisa Assembling, Koding, dan Filling) dan laporan kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap dan penunjang untuk kepentingan laporan bagian rekam medis secara keseluruhan. 5. Memproses pengajuan cuti bawahan dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan 6. Merencanakan dan memproses kebutuhan ATK dan sarana lain 7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/menangani apabila terjadi masalah/penyimpangan terkait pelaksanaan kegiatan pengolahan berkas dan pelaporan. D. Pelaksana Pendaftaran (Registrasi) Rawat Jalan dan Rawat Inap 1. Menerima pendaftaran rawat jalan pasien baru dan pasien lama 2. Menerima pendaftaran rawat inap pasien baru dan pasien lama 3. Menerima pendaftaran pemeriksaan bebas narkoba dan pemeriksaan kesehatan lainnya 4. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi sesuai kebutuhan 5. Mengisi formulir pendaftaran rawat jalan, rawat inap dan pemeriksaan kesehatan dengan lengkap dan akurat. 6. Melakukan entry data ke dalam aplikasi SIM-RM 7. Mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik 8. Membuat laporan registrasi harian 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait kegiatan registrasi E. Pelaksana Pendaftaran (Registrasi) Gawat Darurat 1. Menerima pendaftaran pasien yang masuk melalui Instalasi Gawat Darurat 2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi sesuai kebutuhan 3. Mengisi formulir pendaftaran dengan lengkap dan akurat 4. Melakukan entry data ke dalam aplikasi SIM-RM 5. Membuat laporan registrasi harian gawat darurat 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait kegiatan registrasi di Instalasi Gawat Darurat F. Pelaksana Koding
1. Mengisi kode diagnosis pada lembaran rekam medis dan lembaran resume pasien rawat jalan dan rawat inap sesuai dengan buku ICD X 2. Mengisi kode tindakan medis pada lembaran rekam medis dan lembaran resume pasien rawat jalan dan rawat inap sesuai dengan buku ICD IX-CM 3. Melakukan konfirmasi kepada tenaga medis (dokter) yang menulis diagnosis apabila terdapat diagnosis dan tindakan medis yang tidak lengkap dan atau kurang jelas terbaca. 4. Membuat laporan hasil koding secara periodik 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait pelaksanaan kegiatan koding G. Pelaksana Analisa Assembling 1. Menerima berkas rekam medis dari poliklinik dan ruang rawat inap 2. Mencatat tanggal penerimaan dokumen rekam medis rawat inap 3. Menyusun, merapikan dan melengkapi berkas dokumen rekam medis yang diterima dari poliklinik dan ruang rawat inap 4. Melakukan analisa kelengkapan pengisian dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap sesuai dengan formulir yang telah ditetapkan 5. Membuat laporan analisa kelengkapan pengisian dokumen rekam medis setiap bulan 6. Membuat laporan jumlah keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap 7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait pelaksanaan kegiatan analisa assembling H. Pelaksana Filling dan Distribusi 1. Menyimpan setiap dokumen rekam medis pada rak penyimpanan sesuai dengan ketentuan sistem penyimpanan 2. Mengambil kembali dokumen rekam medis dari rak penyimpanan 3. Mencatat setiap dokumen rekam medis yang dipinjam 4. Melakukan pemisahan dokumen rekam medis aktif dan non aktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku 5. Mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik yang dituju 6. Mengecek secara berkala setiap rak penyimpanan untuk meminimalkan terjadinya kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis 7. Membuat laporan dokumen rekam medis yang dipinjam yang belum dikembalikan ke instalasi rekam medik 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait pelaksanaan kegiatan filling dan distribusi I. Pelaksana Pelaporan 1. Menerima sensus harian rawat jalan dan rawat inap 2. Melakukan pengumpulan data kunjungan rumah sakit 3. Melakukan rekapitulasi kunjungan rawat jalan dan rawat inap 4. Membuat laporan indikator rumah sakit
5. Membuat laporan penyelenggaran rekam medik 6. Membuat laporan kegiatan rumah sakit, morbiditas, mortalitas, dan laporan lainnya terkait pelaksanaan kegiatan rekam medik. 7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait pelaksanaan kegiatan pelaporan J. Tenaga Administrasi/Logistik 1. Membantu Kepala Instalasi Rekam Medik terkait dengan kegiatan administrasi 2. Membuat daftar kebutuhan folder (map status), kartu kontrol (KIB), sticker dan lembaran rekam medis 3. Mengusulkan kepada atasan untuk permintaan kebutuhan 4. Menerima folder, kartu kontrol, sticker dan lembaran rekam medis 5. Menyimpan dan menyusun folder, kartu kontrol, sticker dan lembaran rekam medis sesuai dengan tempatnya 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan terkait kegiatan administrasi dan logistik. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medik Pemimpin BLUD Wadir Pelayanan Ka. Instalasi Rekam Medis Administrasi / Logistik Registrasi Rawat Jalan/Rawat Inap Ka. Unit Registrasi Koding Ka. Unit Pengolahan Berkas dan Pelaporan Registrasi IGD Analisa Assembling
Filling dan Distribusi Pelaporan