TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMEATERA UTARA

TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMEATERA UTARA Diajukan Oleh: YULHAIDA AILYA NOVANI 082103056 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2011 1

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : YULHAIDA AILYA NOVANI NIM : 082103056 PROGRAM STUDI JUDUL : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TANGGAL.: MARET 2011 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN ( Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003 TANGGAL.: MARET 2011 DEKAN FAKULTAS EKONOMI (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : YULHAIDA AILYA NOVANI NIM : 082103056 PROGRAM STUDI JUDUL : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing, (Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi) NIP. 19620513 199203 2 001

KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr.Wb. Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulila penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa Umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN DI BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini. Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungan baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat i

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. 3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik. 4. Ibu Dr. Friska Sipayung, Msi selaku dosen Penasehat Akademik. 5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi. 6. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Sukirno Sp (Ayahanda) dan Irma Yani (Ibunda) tercinta. Beribu-ribu terima kasih atas kasih sayang, do a, dukungan, semangat serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Kalian pria dan wanita terhebat didunia ini, semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah- Nya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan papa dan mama selama ini. 7. Buat adik-adikku Agyl dan Ike terima kasih atas do a dan dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis. ii

8. Buat yang spesial Fahmi Azmi Hakimi Siagian yang telah banyak memberikan semangat dan dorongannya serta pengertiannya selama ini. 9. Sahabat-sahabat tersayang Catrin, Wahyu, Nadia, Putri, Roi, Indah, Arini dan teman-teman sejak SMA Ratna, Elma, Dimas dan Fahrizu. Terima kasih buat kalian semua atas motivasi dan dukungannya dan telah setia menemani penulis selama perkuliahan baik suka maupun duka. 10. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2008 yang tidak mungkin penulis ucapkan satu-persatu, terima kasih semuanya telah memberikan pelajaran berharga dalam hidup penulis selama tiga tahun ini. 11. Teman-teman seperjuangan selama magang grup 10 Desi, Maya, Devi, Ami, Muti, Yoan. Sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Lya akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian. Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian Medan, Maret 2011 Penulis Yulhaida Ailya Novani iii

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR. DAFTAR ISI.... DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR... i iv v vi BAB I. PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 D. Jadwal Kegiatan... 5 E. Sistematika Penulisan... 5 BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU... 7 A. Sejarah Ringkas... 7 B. Jenis Usaha/ Kegiatan... 9 C. Struktur Organisasi..... 13 D. Job Description... 13 E. Kinerja Usaha Terkini... 17 F. Rencana Kegiatan... 19 BAB III. PEMBAHASAN... 20 A. Pengertian Arsip... 20 B. Jenis Arsip... 22 C. Peranan dan Tujuan Kearsipan... 23 D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik... 24 E. Alat-alat yang Digunakan Untuk Menyimpan Arsip... 26 F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip... 29 BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN... 42 A. Kesimpulan... 42 B. Saran... 43 DAFTAR PUSTAKA.. 45 iv

DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 6 v

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU.. 12 Gambar 2.1 Berita Acara Pemusnahan Arsip... 41 vi