Implementasi Sistem Perencanaan Anggaran Dana Tahunan (E-Budgeting) Berbasis Object Pada CV. Candimas Semesta Muhammad Ali Usman 1, Eko Haryadi 2 1 Amik BSI Karawang e-mail: muhaliusman@gmail.com 2 Amik BSI Karawang e-mail: eko.ehy@bsi.ac.id Abstract - Annual budget planning is a routine activity that is always implemented by every company. This activity is an important activity because this activity determines the life of the company for the next year. CV. Candimas Semesta is one companies that always do budget annual planning activities, but still using the manual way. Using a computerized system is expected to assist business actors involved in the annual budget planning process to undertake such activities. With this system will lead the company can directly monitor the budget planning process and budget payments that have been proposed. Direct monitoring will have an impact on the faster decision-making process, so can minimize the impact of losses due to incorrect budget planning. This planning system is built with website technology, so this system can be accessed anytime and anywhere by budget planning actors as long as internet connection is available. Keywords: Information System Design, Annual Budget Planning Information System I. PENDAHULUAN Penganggaran dana sebuah organisasi atau perusahaan merupakan suatu kegiatan yang penting, karena kegiatan itu yang menentukan bagaimana organisasi atau perusahaan itu akan dilaksanakan. Perencanaan pengeluaran dana yang baik akan menghasilkan arus keuangan yang baik pula, karena dengan adanya sebuah perencanaan maka akan diketahui bagaimana kegiatan dan dana yang dikeluarkan oleh perusahaan itu kedepannya. Perencanaan pengeluaran dana atau penganggaran dana biasa dilakukan setiap akhir tahun sebelum memasuki tahun pelaksanaan anggaran baru. Perencanaan penganggaran dilakukan oleh anggota organisasi atau pegawai perusahaan yang kemudian di ajukan ke pimpinan organisasi atau pemilik perusahaan untuk mendapatkan persetujuan. Kegiatan perencanaan anggaran biasanya memakan proses yang cukup panjang karena para penggerak perusahaan harus berpikir secara matang agar anggaran yang di rencanakan tidak membawa kerugian kepada organisasi atau perusahaan. Selain itu faktor tempat dan waktu juga menambah panjang proses perencanaan anggaran ini, karena biasanya pemilik pimpinan organisasi atau pemilik perusahaan berada di luar wilayah organisasi atau perusahaan itu di laksanakan. Perencanaan anggaran juga memerlukan pengawasan yang ketat oleh pimpinan organisasi atau pemilik perusahaan agar tidak terjadi penyelewengan dana oleh orang yang tidak bertanggung jawab. CV. Candimas Semesta melakukan perencanaan anggaran dengan cara manual, yaitu setiap SPBU melakukan perencanaan anggaran, dan kemudian diajukan kepada pimpinan perusahaan dan pemilik perusahaan. Akan tetapi proses ini memakan waktu yang panjang karena kantor pusat CV. Candimas Semesta yang jauh dari SPBU yang dikelolanya. II. LANDASAN TEORI 2.1. Anggaran. Budget atau anggaran merupakan bagian dari proses sistem perencanaan dan pengendalian manajemen yang mencakup kegiatan perencanaan dan pengendalian. Hasil dari proses penganggaran (budgeting) ini disebut dengan anggaran (budget). Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu di masa yang akan datang. (Zarnelly 2017) 2.2. Sistem Informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri,2012) Menurut Irwansyah dan Moniaga (2014) menjelaskan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, data, manusia dan prosedur bekerja sama untuk menghasilkan informasi. Sebuah prosedur merupakan sebuah atau sekumpulan instruksi yang diikuti pengguna untuk menyelesaikankegiatan yang sedang dikerjakan. Sebuah sistem informasi Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-1
mendukung aktivitas pengguna secara harian, jangka pendek dan juga jangka panjang 2.3. Pengertian Pemograman berbasis Object Menurut Kadir (2012:56) Pemrograman Berorientasi Objek (Object Oriented Programming atau OOP) adalah Suatu pendekatan yang memungkinkan suatu kode yang digunakan untuk menyusun program menjadi lebih mudah untuk digunakan kembali (reusability), lebih handal, dan lebih mudah dipahami. 2.4. Pengertian Internet. Internet atau Interconnection Networking adalah jaringan komputer skala dunia. Internet menggunakan TCP/IP yang pertama kali dikenalkan oleh US Departement Of Defence (US DoD) dalam proyek APRAnet (Advance Reseach Project Agency Network) pada tahun 1969. Internet membuat komunikasi tanpa batas, dan perkembangannya sangat cepat. Beberapa layanan internet antara lain, email, chating, millis dan lainnya (Supardi, 2009). 2.5. Pengertian Webserver Cara kerja web server adalah menunggu untuk koneksi dari client web dan menerima semua permintaan, menempatkan koresponden dokumen pada sistem filenya dan mengirimkannnya ke browser jika muncul untuk permintaan halaman statis. Apabila yang diminta halaman dinamis maka web server akan menjalankan program yang disediakan oleh penulis situs web. Program yang dijalankan akan membangun halaman web atau membuat bagian-bagian spesifik dari halaman yang sering menggunakan basis data yang di tempatkan tertutup pada server web (Simarmata, 2010) III. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan pada perkembangan perangkat lunak ini menggunakan model siklus hidup (life cycle model). Model siklus hidup adalah model utama dan dasar dari banyak model. Salah satu model yang cukup dikenal dalam dunia rekayasa perangkat lunak adalah The Waterfall Model. Disebut waterfall (berarti air terjun) karena memang diagram tahapan prosesnya mirip dengan air terjun yang bertingkat. Ada 5 tahapan utama dalam The Waterfall Model (Sukamto dan Shalahuddin, 2014:29). Tahapan-tahapan dalam The Waterfall Model secara ringkas sebagai berikut: 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasi. 2. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi anratmuka, dan prosedur pengkodean. 3. Pembuatan kode program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisisr kesalahan (eror) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5. Pendukung (support) dan pemeliharaan (maintenance) Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisa spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. IV. PEMBAHASAN 4.1 Perancangan Sistem. Pada Tahap perancangan sistem, terdapat empat diagram yang digunakan yaitu, Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram. 1. Use Case Diagram Use Case atau Diagram Use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (Behaviour) sistem informasi perencanaan anggaran dana tahunan. Use Case menggambarkan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor. Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Perencanaan Dana Tahunan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-2
Tabel 1. Deskripsi Use Case Sistem Perencanaan Anggaran Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2017 Gambar 2. Class Diagram Sistem Perencanaan Dana Tahunan 3. Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirmkan dan diterima antar objek. 2. Class Diagram Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem perencanaan anggaran dana tahunan pada CV Candimas Semesta. Gambar 3. Sequence Diagram Input Pembayaran 4. Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan workflow atau aliran kerja atau aktivitas dari sistem perencanaan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-3
anggaran dana tahunan. Melakukan pembayaran anggaran. Menyimpan di draft data pembayaran anggaran. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui supervisor. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui akunting. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui Branch Manager. Mengganti Password 3. Skenario Kebutuhan Supervisor Melihat data pembayaran yang diajukan staff. Menyetujui data pembayaran yang diajukan staff. Menginput besaran dana yang disetujui. Monitoring anggaran yang sudah diinput. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui supervisor. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui akunting. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui branch manager. Mengganti password. Gambar 4. Activity Diagram Sistem Perencanaan Anggaran 4.2 Batasan Implementasi Sistem Berdasarkan hasil rancangan sistem maka tahap selanjutnya adalah melakukan batasan implementasi sistem perencanaan anggaran dana tahunan (e-budgeting). Dalam perancangan sistem perencanaan anggaran dana ini terdapat 7 pengguna yang saling berhubungan dan berinteraksi, pengguna tersebut adalah admin, staff, supervisor, accounting, branch manager, general manager, dan komisaris utama. Ketujuh pengguna tersebut memiliki karakteristik hubungan dengan sistem yang berbedabeda. 1. Skenario Kebutuhan Admin. Menambah data pengguna, melihat data pengguna, mengubah data pengguna, menghapus data pengguna, melihat data tahun anggaran, menambah tahun anggaran, mengubah tahun anggaran. Menghapus tahun anggaran, memilih tahun anggaran yang aktif. melihat, mengubah, menghapus data SPBU serta mengganti password. 2. Skenario Kebutuhan Staff Memonitoring anggaran yang sudah diinput. Melihat data kebutuhan, menambah data kebutuhan. Mengubah data kebutuhan apabila belum ada rincian kebutuhan. Menghapus data kebutuhan apabila belum ada rincian kebutuhan.melihat data rincian kebutuhan.menambah data rincian kebutuhan.mengubah data rincian kebutuhan apabila belum ada data detail rincian. Menghapus data rincian kebutuhan apabila belum ada data detail rincian. 4. Skenario Kebutuhan Akunting Melihat data pembayaran yang sudah disetujui supervisor. Menyetujui data pembayaran yang diajukan Menginput besaran dana yang disetujui. Monitoring anggaran yang sudah diinput. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui supervisor. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui akunting. Mencetak laporan anggaran yang sudah di setujui branch manager serta mengganti password. 5. Skenario Kebutuhan Branch Manager Melihat data pembayaran yang sudah disetujui Akunting. Menyetujui data pembayaran. Menginput besaran dana yang disetujui. Monitoring anggaran yang sudah diinput. Melihat dan menghapus data pembayaran yang sudah disetujui Supervisor. Melihat dan menghapus data pembayaran yang sudah disetujui Akunting. Melihat dan menghapus data pembayaran yang sudah di setujui Branch Manager. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui supervisor. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui Akunting. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui Branch Manager. Mengganti password. 6. Skenario Kebutuhan General Manager. Monitoring anggaran yang sudah diinput. Melakukan sinkronisasi nilai anggaran dan pembayaran. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui supervisor. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui Akunting. Mencetak laporan anggaran yang sudah disetujui branch manager serta mengganti password. 7. Skenario Kebutuhan Komisaris Utama Monitoring semua anggaran yang sudah diinput, serta mengganti password. 4.3. Hasil Implementasi Berikut ini adalah hasil implementasi yang terdiri dari, halamn login, halaman pengguna, halaman data tahunan anggaran, halaman monitoring dan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-4
halaman persetujuan pembayaran. 1. Halaman Login Pada halaman login ini, setiap pengguna bisa melakukan login dengan username dan hak akses yang telah dimiliki. Gambar 7. Halaman Pengelolaan Tahun anggaran 4. Halaman Monitoring. Pada halaman ini bisa diketahui, sejauh mana progress atau perkembangan sebuah rincian anggaran. 2. Halaman Pengguna. Gambar 5. Halaman Login. Pada Bagian ini, menampilkan semua pengguna atau user yang telah terdaftar. Yaitu, admin, staff, accounting, supervisor, Branch Manager, General manager dan Komisaris. Gambar 8. Halaman Monitoring 5. Halaman persetujuan Pembayaran. Pada halaman ini menunjukan persetujuan pembayaran sesudah semua persyaratan bisa diselesaikan. Gambar 6. Halaman Pengguna 3. Halaman Pengelolaan tahun anggaran. Pada halaman ini digunakan untuk mengelola tahun anggaran, baik yang masih aktif atau tahun anggaran yang sudah tidak aktif atau sudah selesai. Gambar 9. Halaman Persetujuan pembayaran. V. KESIMPULAN Dengan adanya program ini maka akan memudahkan pimpinan perusahaan untuk memantau Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-5
jalannya proses perencanaan anggaran secara langsung. Pimpinan akan mudah memantau jalannya proses pembayaran anggaran yang sudah direncanakan. Pimpinan perusahaan, dan staff terkait akan lebih mudah dalam memberikan approval anggaran karena sistem dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Proses sinkronsasi rencana anggaran dan pembayaran dana lebih mudah karena di jalankan oleh sistem secara otomatis dan realtime. Proses pengambilan keputusan lebih cepat karena para pimpinan perusahaan dan staff terait dapat melakukan monitoring secara realtime REFERENSI Irwansyah, Edi, dan Jurike V. Moniaga. 2014. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Deepublish Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Web. Yogyakarta: Penerbit Andi Sukamto, Rosa.A dan M. Shalahuddin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika Supardi, Yuniar. 2009. Internet Untuk Segala Kebutuhan. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Zarnelly (2015), Sistem Informasi E-Budgeting Menggunakan Pendekatan Berorientasi Objek (Studi Kasus : UIN SUSKA Riau) Jurnal Ilmiah Rekayasa dan Manajemen Sistem Informasi Vol.3, No.1 (2017), Hal 70-77. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-6