ANALISIS DAN DESAIN PERANGKAT LUNAK E-LEARNING SEBAGAI SARANA PENGELOLAAN PENGETAHUAN DI POLITEKNIK CALTEX RIAU Yudi Tri Wibowo dan Arif Djunaidy Magister Manajemen Teknologi Informasi - Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus MMTI-ITS, Jl. Cokroaminoto, Surabaya 60264 Email: yudi@pcr.ac.id, adjunaidy@ieee.org ABSTRAK Membangun perguruan tinggi yang berkualitas memerlukan biaya yang tinggi, sementara masyarakat mendambakan kualitas yang baik dengan biaya yang terjangkau. Untuk mengatasi hal ini peningkatan efektifitas dan efisiensi perlu dilakukan. Politeknik Caltex Riau yang bisnis utamanya berkaitan dengan proses transfer pengetahuan memerlukan pengelolaan pengetahuan yang baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan yang harus diberikan. Makalah ini membahas hasil penelitian mengenai analisis dan desain perangakat lunak e-learning dalam bentuk facilitated e-learning sebagai sarana pengelolaan pengetahuan di Politeknik Caltex Riau. Dengan pengelolaan pengetahuan yang baik, diharapkan Politeknik Caltex Riau akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanannya, sehingga pada akhirnya akan dapat meningkatkan daya saing Politeknik Caltex Riau. Kesuksesan penerapan aplikasi pengelolaan pengetahuan bergantung pada partisipasi aktif penggunanya. Perangkat lunak tersebut didesain sedemikian rupa akan memudahkan pengguna dalam melakukan pengelolaan pengetahuan. Implementasi dari perangkat lunak diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang dapat memberi stimulus positif pada partisipasi para penggunanya. Analisis dan desain dilakukan dengan metodologi waterfall dan dimodelkan dengan menggunakan diagram-diagram Unified Modeling Language (UML). Sebuah purwarupa dibuat dalam penelitian sebagai sarana untuk melakan uji coba terhadap desain yang telah dibuat. Purwarupa tersebut dibangun dalam lingkungan sistem operasi Windows dengan menggunakan teknologi ASP.Net dan database MS SQL Server 2000. Kata kunci : analisis dan desain, facilitated e-learning, pengelolaan pengetahuan, waterfall, UML, purwarupa.
PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian ini dilatarbelakangi oleh pentingnya peningkatan efektifitas dan efisiensi di Politeknik Caltex Riau. Membangun perguruan tinggi yang berkualitas memerlukan dana yang besar sementara masyarakat menginginkan pendidikan yang baik dengan biaya yang terjangkau. Dengan pengelolaan pengetahuan yang baik diharapkan dapat mengurangi biaya pelatihan, dan dapat meningkatkan produktifitas pegawai sebagai akibat dokumentasi yang baik dari setiap pekerjaan. Kemauan untuk berbagi pengetahuan antar personil di PCR sudah ada, akan tetapi fasilitas untuk mempermudah proses itu belum ada. Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk mendesain suatu perangkat lunak yang dapat memfasilitasi personil Politeknik Caltex Riau yang terdiri dari dosen, instruktur, pegawai administrasi serta pihak manajemen untuk bertukar informasi pengetahuan dan berkolaborasi. Untuk mengembangkan suatu sistem perangkat lunak yang dapat memfasilitasi pengelolaan pengetahuan di PCR, dan untuk mengupayakan kesuksesan implementasi perangkat lunak ini nantinya, terdapat beberapa masalah yang harus diselesaikan. Secara garis besar permasalahan yang harus diselesaikan adalah : Bagaimana memaksimalkan partisipasi pengguna. Bagaimana mengakomodasikan peran manajemen dalam kesuksesan implementasi perangkat lunak pengelolaan pengetahuan. Bagaimana menemukan kembali informasi yang tersimpan dengan mudah. Jika permasalahan-permasalahan di atas bisa diselesaikan maka manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini bagi Politeknik Caltex Riau adalah peningkatan kualitas pengajaran, penghematan biaya, dan peningkatan kinerja pegawai. METODA PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dalam tahapan-tahapan, di mana hasil yang diperoleh pada suatu tahap digunakan sebagai masukan untuk tahapan selanjutnya. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah studi literatur, analisis kebutuhan, perancangan dan pembuatan purwarupa. Studi literatur dilakukan untuk mempelajari teori-teori yang mendasari serta alatalat bantu yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menangkap kenutuhan pengguna secara lebih mendalam. Setelah kebutuhan pengguna dapat diidentifikasi maka dilanjutkan dengan pembuatan desain dan purwarupa perangkat lunak. C-28-2
HASIL DAN PEMBAHASAN. Hasil dari penelitian ini adalah hasil analisis kebutuhan, desain dan perangkat lunak purwarupa yang dibuat berdasarkan desain tersebut. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan melalui wawancara dengan calon pengguna aplikasi ini dan dengan melakukan observasi pada perangkat lunak-perangkat lunak yang mempunyai kemiripan penggunaan dengan perangkat lunak yang dibuat. Wawancara Wawancara dilakukan dengan civitas akademika Politeknik Caltex Riau terkait, yaitu staf pengajar dan karyawan. Staf pengajar di Politeknik Caltex Riau terdiri dari dosen dan instruktur. Dari hasil wawancara ini pengguna menginginkan agar materimateri yang dipertukarkan ini dikelompokkan sesuai kategori jurusan dan sub kategori berupa bidang spesialisasi di jurusan tersebut serta satu kategori yang merupakan materi umum. Dalam proses berbagi pengetahuan ini diharapkan pula bisa terjadi komunikasi dua arah antara orang yang berbagi materi tersebut dengan pengguna lain yang tertarik dengan materi tersebut. Untuk memenuhi hal ini maka dibutuhkan suatu media kolaborasi seperti forum diskusi. Observasi Observasi atau pengamatan dilakukan pada aplikasi-aplikasi yang mempunyai kemiripan fungsionalitas dengan aplikasi ini. Untuk itu pengamatan dilakukan pada situs-situs dan aplikasi-aplikasi e-commerce dan forumdiskusi. Pengamatan telah dilakukan pada situs-situs http://www.gramediaonline.com, http://www.koobe.net, http://forums.asp.net serta aplikasi starterkit e-commerce dari ASP.Net yaitu IbuySpy. Hasil dari analisa kebutuhan ini dituangkan dalam digram Use-Case pada gambar 3.1. Download Materi <<extend>> Baca Diskusi <<extend>> Pengguna <<include>> Kirim Diskusi Upload Materi Lihat Statistik Delete Materi Pemilik Materi gambar 3.1 Diagram Use Case KMPCR C-28-3
Setiap pengguna dapat melakukan upload / download materi dan membaca ataupun mengirim diskusi, serta melihat catatan statistik. Pada saat mengirim materi, secara otomatis pengguna membuat diskusi yang berkaitan dengan materi tersebut. Pada saat mendownload materi, pengguna diberi kesempatan untuk melihat diskusi yang berkaitan dengan materi tersebut. Semua pengguna dapat melihat catatan statistik dan hanya pengguna yang merupakan pemilik materi yang dapat menghapus materi yang dimilikinya. DESAIN Desain atau perancangan meliputi desain data, desain proses dan desain antarmuka. Desain Data Desain data dan desain proses dilakukan dengan pendekatan berorientasi objek dengan UML. Dengan mengamati kebutuhan, langkah-langkah dalamdeskripsi use-case serta observasi pada perangkat lunak yang sudah ada maka dibuatlah class diagram seperti gambar 3.2. 1..* Pesan dalam thread 1..1 - IDPesan : Integer mempunyai pesan - JudulPesan : String - IsiPesan : String - Tanggalkirim : DateTime - IDThread : Integer dikirim oleh 1..1 pesanpengguna 1..1 pengirimpesan pemilik thread Thread Kategori - IDThread : Integer - IDKategori : Integer - JudulThread : String - NamaKategori : String - tanggalkirim : DateTime - LastReply : DateTime - PengirimTerakhir : String - UserPemilik : String 1..1 PunyaSub ThreadSubKategori Materi Pengguna - UserName : String - Password : String + KirimPesan () + UploadMateri () + DownloadMateri () + KirimThread () 1..1 pemilik dimiliki pendownload didownload - IDMateri : Integer - Judul : String 1..1 - Pengarang : String Sub_Kategori PunyaThread - DeskripsiSingkat : String - TanggalUpload : DateTime - UserPemilik SubKategori : String - IDSubKategori : Integer MateriSubKategori - IDSubKategori : Integer - NamaSubKategori : String 1..1 - IDKategori : Integer PunyaMateri PenggunaDownload - UserName : String - IDMateri : Integer gambar 3.2 Class Diagram KMPCR Walaupun telah dilakukan desain data secara berorientasi objek melalui class diagram, pada kenyataannya Data Base yang dipakai adalah MS SQL 2000 yang merupakan data base relasional, oleh karena itu maka Class Diagram ini harus diterjemahkan dalam Entity Relationships diagram (ERD). ERD yang telah dibuat dapat dilihat pada gambar3.3 C-28-4
gambar 3.3. ERD KMPCR Desain Proses. Hubungan secara dinamis keterkaitan class-class dalam mewujudkan suatu fungsionalitas tertentu dalam sebuah perangkat lunak dapat ditunjukkan melalui sequence diagram. Sequence diagram ini dibuat untuk masing-masing use case. Sebagai contoh pada gambar 3.4 adalah sequence diagram untuk proses upload materi, sedangkan gambar 3.5 adalah sequence diagram untuk proses download materi. Pengguna :FormUpload :Materi PesanMateri:Pesan BukaFormUpload IsiDataMateri CatatMateri BuatPesanMateri Gambar 3.4 Sequence diagram Proses Upload Materi Ketika seorang pengguna akan melakkan proses upload materi, pengguna harus memilih halaman upload. Pada halaman upload ini pengguna mengisikan data-data tentang materi yang akan dia kirimkan. Setelah pengguna menekan tombol kirim, Form Upload melalui method catat materi akan mencatat materi yang diupload. Selain mencatat data tentang materi, form upload melalui method BuatPesanMateri membuat topik diskusi baru tentang materi ini. C-28-5
Pengguna FormDownload:FormDownload :Materi PesanMateri:Pesan [pilih Download]: BukaFormDownload InputPencarian(kateg,sub,src) BuatPencarian(kateg,sub,src) PencarianMateri:Pencarian CariMateri BuatDaftar MenampilkanDaftar hasilpencarian:daftar LihatDetilMateri AmbiInfoMateri MenampilkanInfoMateri [melihatpesan]: LihatPesanBerkaitan AmbilKunciPesanBerkaitan AmbilPesan MenampilkanPesan DownloadMateri Gambar 3.5 Sequence diagram Download materi Pada proses download materi pengguna membuka halaman download materi. Pada saat ini pengguna dapat memasukkan pencarian materi dengan memasukkan kata-kata pada textbox pencarian dan dengan memilih kategori dan subkategori tertentu. Ketika tombol cari ditekan oleh pengguna maka FormDownload melalui method BuatPencarian akan membuat obyek PencarianMateri dari kelas pencarian. Obyek Pencarian materi akan mencari materi di class Materi. Untuk menampilkan hasil materimateri yang sesuai dengan pencarian, obyek Pencarian materi membuat suatu obyek hasil pencarian dari class daftar. Daftar hasil pencarian ini akan ditampilkan dalam FormDownload. Pengguna dapat memilih salah satu materi untuk menampilkan informasi-informasi tentang materi tersebut. Pada saat ini jika diinginkan pengguna dapat langsung mendownload materi. Sebagai alternatif, pengguna dapat juga melihat diskusi tentang obyek yang berkaitan terlebih dahulu. Desain Antarmuka Desain atau perancangan antarmuka pada dasarnya adalah merancang form-form dan tampilan-tampilan yang menyajikan hasil-hasil yang diinginkan oleh pengguna serta fungsionalitas-fungsionalitas yang bisa dilakukan oleh perangkat lunak ini. Hasil desain antarmuka yang dibuat akan dibahas pada bagian pembahasan purwarupa perangkat lunak yang telah dibuat. PURWARUPA PERANGKAT LUNAK Untuk menguji hasil desain yang telah dibuat maka hasil desain ini dicoba diimplementasikan pada sebuah perangkat lunak purwarupa yang telah berfungsi seperti yang diinginkan. Pada bagian berikut ini akan ditunjukkan tampilan-tampilan perangkat lunak yang telah dibuat beserta penjelasan-penjelasannya. Gambar 3.6 memperlihatkan halaman Login. C-28-6
gambar 3.6 Halaman Login Setiap pemakai aplikasi Knowledge Management PCR ini diharuskan untuk login. Selain untuk maksud keamanan, login ini dimaksudkan untuk keperluan catatan statistik pengguna aplikasi ini. Panel sebelah kiri dapat digunakan untuk navigasi /menu untuk menuju ke bagian / fungsionalitas lain dari aplikasi ini. Menu/navigasi ini selalu muncul di semua halaman. Pada bagian kanan atas pengguna dapat memilih kategori dan sub kategori serta memasukkan kata-kata untuk mencari materi atau topik diskusi yang diinginkan. Pencarian ini dilakukan sesuai dengan konteks, artinya jika pencarian dilakukan di halaman forum diskusi maka hasilnya berupa topik-topik yang sesuai, sedangkan bila dilakukan di bagian sharing materi hasilnya adalah materi-materi yang sesuai dengan pencarian. Pencarian disini menggunakan fasilitas FullText indexing service Sql Server 2000 dan Windows Server 2003. Dengan menggunakan fasilitas ini hasil pencarian dapat diurutkan berdasarkan kemiripan dengan kata-kata yang dimasukkan pengguna. Gambar 3.7 memperlihatkan halaman download untuk sharing materi pengetahuan. gambar 3.7 Halaman Download Pada halaman ini pengguna diberikan daftar-daftar materi yang sesuai dengan hasil pencarian diurutkan mulai dari yang terbaru. Informasi lebih jauh tentang materi ini bisa diperoleh pengguna dengan menekan tombol details dan berpindah ke halaman detail materi yang ditunjukkan pada gambar 3.8. C-28-7
gambar 3.8 Download Detil Pada bagian ini disajikan informasi lebih lengkap tentang materi yang akan didownload. Pada bagian ini pengguna bisa langsung mendownload atau memilih untuk melihat diskusi yang berkaitan dengan materi ini. Selain dapat melakukan sharing materi, aplikasi ini juga dilengkapi dengan media kolaborasi yaitu forum diskusi. Halaman forum diskusi diperlihatkan pada gambar 3.9. gambar 3.9 Forum Diskusi Pengguna dapat membuat topik baru dengan menekan tombol buat topik baru ataumembalas pesan yang ada dengan menekan tombol balas. Salah satu kebutuhan yang tertangkap pada fase analisis kebutuhan adalah pengguna menginginkan agar dalam forum diskusi ini pengguna bisa menyertakan rumus atau gambar. Untuk memenuhi hal ini maka editor pesan pada forum diskusi ini dilengkapi dengan fasilitas untuk memasukkan gambar. Catatan statistik merupakan aspek penting dari aplikasi ini. Salah satu contoh tampilan catatan statistik diperlihatkan pada gambar 3.10. C-28-8
gambar 3.10 Catatan Statistik Panel sebelah kanan dapat digunakan untuk memilih catatan statistik apa yang ingin dilihat. Untuk memperdetil statistik yang akan dilihat, dapat dimasukkan filter yang disediakan di samping kiri grafik tersebut. Demikianlah hasil-hasil yang bisa disampaikan dalam penelitian ini. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Penelitian ini telah berhasil mewujudkan tujuan penelitian ini yaitu mendesain sekaligus membuat purwarupa suatu perangkat lunak e-learning untuk pengelolaan pengetahuan di Politeknik Caltex Riau. Saran Pepatah mengatakan tak ada gading yang tak retak, demikian pula dengan desain dan purwarupa perangkat lunak ini tidak akan mungkin sempurna. Beberapa perbaikan yang mungkin perlu dilakukan pada aplikasi ini diantaranya adalah : 1. Jika akan diimplementasikan maka harus dilakukan pengetesan terlebih dahulu, demikian juga penanganan kesalahan / error handling harus diperhatikan dengan seksama. 2. Bagian catatan statistik dapat dikembangkan menjadi Decission Support System yang dilengkapi dengan rekomendasi keputusan-keputusan yang dapat dilakukan berdasar data yang ada. DAFTAR PUSTAKA Dennis, A., Wixom,B.H., and Tegarden, D. (2002), System Analysis & Design : An Object-Oriented Approach with UML, John Wiley & Sons, USA. Horton, W. and Horton, K. (2003), E-Learning Tools and Technologies, Wiley Publishing Inc, USA Ramakrishnan, R. and Gehrke,J. (2003), Database Management System, Third edition, Mc Graw-Hill, Singapore. Tiwana, A. (2000), The Knowledge Management Toolkit, Prentice Hall PTR, USA Tobin,T.(2003), Ten Principles for Knowledge Management Success, ServiceWareTechnologies White paper. C-28-9
C-28-10
C-28-11