BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang PT.NTT Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang IT sebagai penyedia jasa layanan internet untuk pelanggan korporasi. Didalamnya terdiri dari beberapa divisi diantaranya divisi Project dan Operasional. Divisi Project bertanggung jawab untuk melakukan implementasi proyek dipelanggan dan membuat dokumentasi untuk diserahkan ke divisi operasional sebagai acuan informasi pelanggan jika terjadi gangguan. Pentingnya informasi jaringan yang ada di sisi pelanggan, membuat dokumentasi proyek menjadi hal yang penting, karena tanpa dokumentasi divisi operasional akan kesulitan dalam melakukan troubleshooting gangguan jaringan yang terjadi di masingmasing pelanggan. Oleh karena itu divisi project (Project Manager) berkewajiban untuk membuat dokumentasi proyek dan melakukan handover dokumentasi proyek di pelanggan tersebut kepada tim operasional (Service Assurance). Hal tersebut juga diperlukan untuk menunjang kegiatan operasional karena divisi operasional juga memiliki KPI tersendiri yang harus dicapai. Jika dokumentasi proyek tidak ada, tentu saja akan mempengaruhi pencapaian KPI divisi operasional dalam menangani gangguan di pelanggan. Kelengkapan dan keakuratan informasi dari dokumentasi yang diberikan oleh divisi project juga menjadi hal yang penting. Slahnya atau kurangnya informasi yang ada pada dokumentasi yang dibuat juga akan mempengaruhi proses troubleshooting jaringan dan dapat menyebabkan kesalahan troubleshooting yang bisa mengganggu jaringan pelanggan yang lain. Oleh karena itu sebuah dokumentasi yang di handover juga harus melalui proses pengecekan terlebih dahulu agar informasi yang diterima sesuai dengan kebutuhan divisi operasional. Untuk memastikan semua informasi yang dibutuhkan oleh divisi operasional telah dipenuhi oleh divisi project, dibuatlah sebuah proses handover dokumentasi yaitu meeting yang dilakukan antara divisi project dan divisi operasional, divisi project menyerahkan print out dokumen ke divisi operasional untuk diperiksa oleh divisi operasional. Proses handover yang sudah ada tidak memberikan informasi yang lengkap mengenai proses handover itu sendiri karena prosesnya tidak bisa dimonitoring dan tidak adanya 1
2 loging dimana posisi dokumen berada, apakah dalam proses pembuatan dokumen oleh divisi project, atau proses pengecekan oleh divisi operasional atau sedang dalam proses revisi oleh divisi project atau sudah dapat digunakan untuk kegiatan operasional. Selain itu dokumentasi yang sudah diterima oleh pihak operasional disimpan dalam sharing folder dimana setiap user yang dapat mengakses folder tersebut bisa saja melakukan perubahan informasi tanpa dapat diketahui siapa yang melakukan perubahan data serta adanya pembatasan akses untuk sharing folder tersebut, hanya bisa diakses lewat PC yang terhubung dengan lokal server tersebut. Dengan adanya aplikasi handover dokumentasi proyek dan database pelanggan berbasis web ini diharapkan dapat memberikan informasi yang lengkap kepada masingmasing user yang menggunakan aplikasi ini mengenai proses handover dokumentasi, semua data pelanggan yang dibutuhkan oleh divisi operasional dapat terpusat pada satu sistem, mencegah perubahan informasi yang tidak diperlukan oleh user yang tidak bertanggung jawab dan proses handover tidak harus bertatap muka secara langsung karena berbasis web. 1.2. Rumusan Permasalahan Rumusan masalah yang dapat diambil berdasarkan latar belakang tersebut, yaitu : Bagaimana aplikasi handover dokumentasi proyek dan database pelanggan berbasis web ini dapat mendukung kebutuhan divisi project dan operasional sebagai media handover dokumentasi dan sebagai pusat data pelanggan? 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian dan penulisan skripsi ini adalah: 1. Proses handover dokumentasi dapat dilakukan dimana saja tanpa harus bertatap muka antara Project Manager dan Service Assurance. 2. Memberikan informasi yang lengkap kepada user berkaitan dengan proses handover dokumentasi pelanggan. 3. Data pelanggan dapat terpusat pada satu aplikasi dan dapat diakses dari mana saja karena berbasis web. 4. Masing-masing divisi dapat melakukan monitoring terhadap proses handover dokumentasi proyek di setiap pelanggan. 5. Tidak ada perubahan data yang tidak diperlukan oleh staff yang tidak seharusnya merubah data.
3 1.3.2. Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian dan penulisan skripsi ini adalah: 1. Bagi perusahaan, informasi mengenai proses handover dari divisi project ke operasional dapat diterima oleh masing-masing user sesuai dengan kebutuhannya dan dokumen data pelanggan dapat diakses darimana saja karena berbasis web dan serta data pelanggan tidak dapat dirubah oleh karyawan yang tidak memiliki hak untuk merubah dokumen. 2. Bagi peneliti, mengetahui proses penelitian proses handover dokumentasi dan implementasi aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai pengelola basis data sesuai dengan ilmu yang telah dipelajari di perkuliahan. 1.4. Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan laporan skripsi ini, yaitu : 1. Peneliti hanya melakukan penelitian handover proses dokumentasi pada divisi operasional dan project di PT.NTT Indonesia. 2. Aplikasi ini hanya dapat digunakan oleh divisi sales, divisi operasional dan project di PT NTT Indonesia 3. Approval hanya bisa dilakukan oleh Service Assurance pada divisi operasional 4. Masing-masing user memiliki level user masing-masing yang memiliki hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan level usernya. 1.5. Metode Penelitian Tehnik pengumpulan data dan pengembangan system yang yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah : 1. Teknik Pengumpulan dan Analisa Data Dalam penelitian ini dibutuhkan data dan informasi untuk menjadi bahan analisa perancangan sistem. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu : a. Wawancara (interview) langsung dengan karyawan yang berada pada divisi operasional dan project yang berhubungan langsung dengan proses handover dan user yang menggunakan dokumentasi tersebut, guna mendapatkan data dan informasi yang sesuai dengan kebutuhan user dilapangan
4 b. Observasi atau pengamatan terhadap proses handover dokumentasi dari divisi project ke divisi operasional yang sedang berjalan pada perusahaan untuk mendapatkan informasi atau data yang dapat menunjang dalam pembuatan laporan penelitian. c. Penelitian kepustakaan, yaitu mempelajari buku-buku, literatur-literatur dan sumber bacaan lainnya yang erat hubungannya dengan penelitian yang dilakukan. Data dan informasi yang diperoleh tersebut akan dijadikan acuan atau referensi untuk membangun aplikasi ini. 2. Pengembangan Sistem Prosedur pengembangan yang digunakan pada aplikasi handover dokumentasi dan database pelanggan berbasis web adalah menggunakan prosedur pengembangan model Waterfall [Roger S.Pressman, 2015]. Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya adalah Linear Sequential Model. Model ini sering disebut juga dengan classic life cycle atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Tahapan dalam mode waterfall : a. Communication (Project Initiation & Requirements Gathering) Pada tahapan ini dilakukan komunikasi dengan user yang terlibat langsung dalam penelitian, menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data-data yang diperlukan, serta membantu mendefinisikan fitur dan fungsi software, serta pengumpulan data dari penelitian kepustakaan sebagai inisialisasi proyek b. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking) Pada tahapan ini dilakukan perencanaan yang menjelaskan tentang estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko yang dapat terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat sistem, produk kerja yang ingin dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan dilaksanakan, dan tracking proses pengerjaan sistem. c. Modeling (Analysis & Design) Pada tahap ini dilakukan perancangan dan permodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan
5 interface, dan algoritma program. Tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan. d. Construction (Code & Test) Pada tahapan ini dilakukan proses penerjemahan bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki. e. Deployment (Delivery, Support, Feedback) Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi software ke user, pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya. 1.6. Sistematika Penulisan Skripsi ini disusun dalam lima bab, berikut merupakan penjelasan dari kelima bab tersebut : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat, Ruang Lingkup dan Batasan Permasaahan, Metode Penelitian, dan Sistematika Penulisan BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini membahsa secara singkat mengenai landasan-landasan teori yang digunakan dalam pembangunan aplikasi, teori-teori dasar yang berhubungan dengan Rekayasa Perangkat Lunak, UML, konsep metodologi, dan materi yang dipergunakan dalam penyusunan skripsi. BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang analisa system, analisa permasalahan, dan analisa kebutuhan perusahaan dan tentang pembuatan system dengan menggunakan UML dan membuat desain program. BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi tentang proses pengembangan perangkat lunak dan hasil yang didapat dari hasil implementasi. BAB V PENUTUP Bab ini merupakan bab penutup berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil Tugas Akhir.