1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan, hal ini juga ikut mendorong berbagai macam aktivitas, khususnya aktivitas pada perusahaan-perusahaan besar maupun kecil. Komputer adalah salah satu hasil dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah dan memberi solusi terbaik. Saat ini telah banyak perusahaan yang sudah memanfaatkan komputer untuk mengolah data-data perusahaan, selain bisa mengolah data komputer juga dapat menyajikan data kedalam bentuk laporan yang mudah dipahami oleh user. Hal tersebut juga perlu ditunjang oleh hardware(perangkat keras), software(perangkat lunak), dan brainware(pengguna). PT. Panji Rama Otomotif menyadari bahwa pengelolaan data merupakan aktivitas yang sangat penting di perusahaan mereka. Khususnya pada pengelolaan data inventaris alat-alat kantor, aktivitas tersebut masih dilakukan dengan cara manual yang sederhana, sehingga proses pengelolaan data inventaris menjadi kurang baik. Mengingat perkembangan PT. Panji Rama Otomotif yang semakin meningkat dengan baik dan hal itu juga mempengaruhi data-data barang inventaris, maka akan lebih baik jika dibuat aplikasi yang sudah terkomputerisasi untuk aktivitas pengelolaan data barang inventaris. Agar aktivitas mengolah data barang inventaris bisa berjalan dengan lebih baik. Melihat masalah-masalah yang terjadi di atas, maka penulis merasa perlu untuk membuat suatu aplikasi untuk membantu perusahaan dalam mengelola data barang inventaris dan penulis mencoba mengangkat sebuah judul Perancangan Sistem Inventaris Barang Pada PT. Panji Rama Otomotif.
2 1.2 Perumusan Masalah Sistem inventaris pada PT. Panji Rama Otomotif saat ini masih menggunakan cara manual, dan hal tersebut mengakibatkan proses yang kurang efisien. Mengingat akan hal tersebut, penulis menyimpulkan ada beberapa masalah yang sedang dihadapi pada proses pengelolaan data barang inventaris, yaitu : a. Daftar peralatan yang akan dibeli masih dicatat secara manual, sehingga memperlambat proses pembelian barang. b. Sulitnya mencari data inventaris peralatan kantor secara cepat dan lengkap, karena data inventaris kantor yang terlalu banyak. c. Terjadinya kesalahan pada pencatatan data-data inventaris, sehingga laporan yang dihasilkan tidak akurat. d. User mengalami kendala saat membuat laporan, karena user harus membuat laporan dalam cara manual, dan hal itu memperlambat proses pembuatan laporan. e. Petugas mengalami kendala dalam proses pemesanan dan pembelian barang dikarenakan petugas masih harus mengisi form secara manual dan banyaknya data yang harus ditulis didalam form tersebut. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang akan dilakukan dalam penulisan penelitian ini adalah : 1. Proses sistem inventaris hanya meliputi proses pemakaian barang, pemesanan barang, data inventaris yang baru masuk, pengembalian barang dan pembuatan laporan. 2. Pembuatan form Pemakaian, Permintaan Pembelian, Purchase Order, Tanda Terima, Bukti Kas, Retur(pengembalian barang).
3 3. Pembuatan laporan meliputi laporan pemakaian barang rutin setiap bulan, laporan persediaan barang, dan laporan mengenai pengembalian barang tiap bulannya 4. Setiap data-data yang ada akan disimpan didalam basis data sehingga petugas dapat dengan mudah mengelola data tersebut, dan petugas dapat dengan mudah mencari dan menemukan data dengan cepat dan akurat 5. Aplikasi inventaris ini hanya dapat diakses oleh petugas HRGA yang berada di depertement HRGA saja, dan department lain tidak memiliki wewenang untuk mengakses system inventaris ini 6. Penulis tidak membahas tentang perhitungan anggaran secara detail, hanya perhitungan pengeluaran secara umum saja pada laporan pemakaian barang. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan dari perancangan aplikasi inventaris di PT. Panji Rama Otomotif adalah : 1. Mempermudah kinerja user dalam kegiatan mengelola data inventaris peralatan kantor. 2. Membuat aplikasi inventaris peralatan kantor untuk mengetahui peralatan kantor yang baru masuk, peralatan yang akan dibeli, dan laporan yang selalu di update. 3. Memberikan informasi terbaru mengenai data inventaris peralatan kantor. 4. Membuat laporan dengan cepat dan sesuai dengan data yang telah di input oleh user. 1.4.2 Manfaat Manfaat dari perancangan aplikasi inventaris di PT. Panji Rama Otomotif adalah :
4 1. Mengurangi kesalahan yang terjadi dalam proses pencarian data inventaris. Akan lebih mudah mencari data inventaris karena seluruh data inventaris akan dimasukan ke dalam database. 2. Kinerja user menjadi lebih cepat dan lebih teratur dalam mengelola data inventaris peralatan kantor. 3. Menghasilkan laporan yang cepat, akurat, terkini. 1.5 Metode Pengumpulan Data a. Metode Wawancara Penulis melakukan tanya jawab dengan nara sumber yang dianggap ahli dalam bidang informatika. b. Metode Kepustakaan Yaitu mengembangkan teori-teori terhadap permasalahan yang dibahas oleh penulis yaitu dengan cara mencari dan membaca buku-buku panduan yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas. c. Metode Observasi Melakukan pengumpulan data secara langsung atas semua yang terjadi dalam perusahaan disesuaikan dengan masalah yang dihadapi. 1.6 Metodologi Perancangan Sistem Metodologi perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini yaitu menggunakan metode waterfall : 1. Rencana Kebutuhan (Requirement Planning) 2. Proses Design (Designing)
5 3. Penulisan Kode (Coding) 4. Pengujian Sistem (Testing) 5. Penerapan (Implementasi) 1.7 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulis dalam proses penyusunan tugas akhir, maka penulis membagi pembahasan kedalam beberapa bab dan sub-sub bab yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, sistematika penulisan adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Merupakan bab pendahuluan yang membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, serta solusi yang diberikan untuk masalah yang ada. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori relevan yang digunakan penulis untuk mendukung penyelesaian masalah seperti teori mengenai PHP, MySQL. BAB III : ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN Bab ini akan menjelaskan tentang analisis yaitu meliputi uraian tentang gambaran sistem yang sedang berjalan, perancangan sistem yang meliputi penjelasan dari tahap-tahap merancang sistem aplikasi pengelolaan data. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
6 Bab ini menjelaskan tentang pengujian perangkat lunak beserta deskripsi hasil uji. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi uraian tentang kesimpulan dari seluruh pembuatan dan penulisan laporan Tugas Akhir, saran untuk pengembangan dan perbaikan serta untuk implementasi aplikasi agar berjalan sesuai pada saat pembuatannya.