BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Pemikiran Gambaran Umum Perusahaan Studi Pustaka Analisa Data Identifikasi Masalah Pengumpulan data : 1. Wawancara 2. Kuisioner 3. Observasi Fokus Proyek Penelitian (menurut COBIT) Tujuan Pengendalian Pedoman Manajemen Pendefinisian Tujuan Pengendalian Terperinci Analisis Hubungan Kausal Key Performance Indicator & Key Goal Indicator Pembobotan Tujuan Pengendalian Terperinci Analisis Konsep Matrik Sasaran TI dengan Proses TI Kalkulasi Tujuan Pengendalian Terperinci Menghubungkan Sasaran Bisnis, Sasaran TI dan Proses TI Maturity Model Gap Pemetaan Aktivitas Kesimpulan & Saran Gambar 3.1: Kerangka Pemikiran
48 Secara garis besar penelitian ini dimulai dari penjabaran kondisi perusahaan baik berupa wawancara singkat dengan pihak PT. Carrefour maupun observasi umum yang dilakukan secara individual. Hasil penjabaran tersebut kemudian dijadikan suatu inspirasi dalam pengambilan topik skripsi ini dan sebagai panduan dalam membuat ruang lingkup penelitian. Dalam hal ini topik yang diambil adalah penilaian pengelolaan teknologi informasi dengan rung lingkup penelitian pada domain deliver & support. Dipandu dengan bahan-bahan dari hasil studi pustaka, fokus selanjutnya dialihkan kepada konsep penelitian yang akan dilakukan. Berdasarkan kerangka kerja COBIT, terdapat dua fokus pendekatan yaitu pendekatan berdasarkan tujuan pengendalian (control objective) dan pendekatan berdasarkan pedoman manajemen. Kedua pendekatan tersebut akan dibandingkan dengan target yang telah dicanangkan oleh perusahaan. Dalam hal ini hasil yang di dapat berupa model kematangan pengelolaan teknologi informasi. Perbedaan atau deviasi yang muncul dari perbandingan tersebut diinformasikan kepada perusahaan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk mengelola sektor-sektor teknologi informasi dari unit yg terkecil hingga konsep yang lebih besar lagi seperti pembuatan strategi pengoptimalan teknologi demi tercapainya sasaran bisnis. 3.2 Studi Pustaka Pendekatan dalam melakukan penelitian ini menggunakan metode deskriptif dan didukung dengan data kuantitatif. Namun sebelumnya perlu dilakukan suatu kajian berupa studi pustaka guna memperkuat konsep penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku seperti yang diterbitkan IT Governace
49 Institue (ITGI) berjudul COBIT 4.0, buku Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT (edisi revisi), dan juga buku Managing and Using Information System: A Strategic Approach (2 nd ed.). dalam pembahasannya, buku-buku tersebut memberikan teori-teori penunjang serta standar panduan terkait dengan penelitian yang hendak dilakukan. 3.3 Pengumpulan Data 3.3.1 Struktur Instrumen Instrumen yang digunakan pada penelitian ini adalah berupa daftar pernyataan yang dibuat berdasarkan panduan dari Maturity Model COBIT yang diterbitkan oleh ISACA. Daftar pernyataan tersebut mencakup untuk ke-enam proses yang ada pada domain deliver & support. Setiap level maturity berisi rincian pernyataan yang akan diberikan nilai pemenuhan (compliance value) sesuai dengan kondisi yang berlangsung pada PT. Carrefour Indonesia. 3.3.2 Teknik Pengumpulan Data Dalam proses pengumpulan data akan digunakan metode survei dengan teknik wawancara dan metode observasi dengan tipe observasi langsung untuk menilai daftar peryataan pada kuisioner sesuai dengan kerangka kerja COBIT yang telah dipersiapkan sebelumnya. Daftar pertanyaan tersebut berisi sejumlah pernyataan yang memuat karakteristik setiap Maturity Model. Pihak yang akan dilibatkan dalam pengumpulan data ini adalah manajer TI selaku pihak yang bertanggung jawab dalam departemen TI beserta asistennya.
50 3.4 Fokus Proyek Penelitian 3.4.1 Tujuan Pengendalian (Control Objective) Penilaian yang dilakukan akan menganalisa proses dalam domain Deliver & Support sebagai berikut: Pendefinisian dan Pengelolaan Tingkat Pelayanan (Define and Manage Service Levels) Pengelolaan Layanan Pihak Ketiga (Manage Third Party Service) Pengelolaan Performa dan Kapasitas (Manage Performance and Capacity) Memastikan Tersedianya Pelayanan Berkesinambungan (Ensure Continuous Service) Memastikan Sistem Keamanan (Ensure System Security) Identifikasi dan Mengalokasikan Biaya (Identify and Alocate Costs) Mendidik dan Melatih Pengguna (Educate and Train Users) Mengelola Meja Layanan dan Insiden (Manage Service Desk and Incidents) Menata Konfigurasi (Manage the Configurations) Mengelola Masalah (Manage Problems) Mengelola Data (Manage Data) Mengelola Lingkungan Fisik (Manage the Physical Environment) Mengelola Operasi (Manage Operation)
51 3.4.2 Pedoman Manajemen 3.4.2.1 Analisis Hubungan Kausal Key Performance Indicator & Key Goal Indicator Pada materi ini akan dibahas konektivitas antara sasaran aktivitas, yang diukur dengan idikator unjuk kerja pokok, dan sasaran proses, yang diukur dengan indikator sasaran pokok. 3.4.2.2 Analisis Konsep Matrik Sasaran TI dengan Proses TI Pada materi ini nantinya akan dibahas bagaimana cara memetakan sasaran TI dengan semua proses yang TI yang ada pada ke-13 tujuan kendali Deliver & Support. Dengan disertai keterangan kriteria informasi, analisis ini membantu manajer puncak dalam memahami langsung tidaknya pengaruh tujuan kendali pada kriteria informasi. 3.4.2.3 Menghubungkan Sasaran Bisnis, Sasaran TI dan Proses TI Materi ini menjelaskan konektivitas antara sasaran bisnis dan sasaran TI dan proses TI. Hal ini bertujuan agar memudahkan manajemen dalam melihat target bisnisnya dikaitkan dengan dukungan TI. Secara umum, bila proses TI yang ada tersampaikan dengan baik dan mencapai sasaran TI, maka akan jelas pula arahan bagi manajemen dalam memenuhi kebutuhan bisnisnya 3.4.2.4 Maturity Model Materi ini membahas tentang kematangan pengelolaan teknologi informasi suatu perusahaan. Maturity model COBIT terdiri dari 6 level kematangan. Perhitungan dari masing-masing tujuan kendali secara
52 keseluruhan dimasukkan dalam maturity level dengan interpretasi sebagai berikut: 0 Tidak ada (Non-Existent) Adalah kondisi dimana perusahaan sama sekali tidak peduli terhadap pentingnya teknologi informasi untuk dikelola secara baik oleh manajemen. 1 Permulaan/dadakan (Initial/Ad-Hoc) Adalah kondisi dimana perusahaan secara reaktif melakukan penerapan dan implementasi teknologi informasi sesuai dengan kebutuhankebutuhan mendadak yang ada, tanpa didahului dengan perencanaan sebelumnya. 2 Pengulangan (Repeatable but Intuitive) Adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang kali dilakukan dalam mengeksekusi manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi informasi, namun keberadaannya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih terjadi ketidakkonsistenan. 3 Terdefinisi (Defined Process) Adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki prosedur baku, formal dan tertulis yang telah disosialisasikan ke segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari.
53 4 Terkelola dan terukur (Managed and Measurable) Adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki sejumlah indikator atau ukuran kuantitatif yang dijadikan sebagai sasaran maupun obyektif kinerja setiap penerapan aplikasi teknologi informasi yang ada. 5 Teroptimalkan (Optimized) Adalah kondisi dimana perusahaan dianggap telah mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada best practice. 3.5 Gap dan Pemetaan Aktivitas Hasil dari pembobotan tujuan kendali memberikan angka-angka yang memiliki makna kematangan pengelolaan teknologi informasi seperti yang dijelaskan pada Maturity Model. Bila dimasukkan target yang ingin dicapai suatu perusahaan, maka akan terlihat beberapa kesenjangan antara kenyataan dan harapan. Hal inilah yang dijadikan motivasi suatu perusahaan untuk melakukan pengembangan ke arah pengelolaan teknologi informasi yang lebih baik. Proses pengembangan bisa saja tidak jelas arahnya. Pengembangan yang baik adalah pengembangan yang fokus dan tepat sasaran. Pemetaan aktivitas yang dijabarkan lewat analisa hubungan kasual KPI & KGI, serta analisa hubungan sasaran Bisnis-TI-Proses TI, dapat membantu fokus tersebut. 3.6 Lokasi Penelitian Lokasi yang ditetapkan untuk pengambilan data ini yaitu PT. Carrefour Indonesia yang berada di Jl. Lebak Bulus Raya No. 8, Lebak Bulus Jakarta Selatan.