PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DOSEN BERDASARKAN SKS Oleh : Abdul Halim Hasugian Dosen Tetap STMIK Budi Darma Medan Jl. Sisingamangaraja No. 338 Simpang Limun Medan www.stmik-budidarma.ac.id//email:abdulhasugian@gmail.co.id Abstrak Selama ini sistem informasi gaji dosen di STMIK Budidarma Medan masih tersaji dalam bentuk offline sehingga menyulitkan dosen untuk memperolah informasi besarnya gaji yang diterima tiap bulan, rapel gaji dosen serta potongan yang terjadi pada gaji dosen. Oleh sebab itu perlu dilakukan penelitian untuk mengembangkan aplikasi sistem informasi gaji dosen. Dalam penelitian ini sangat membantu dalam suatu pembuatan Sistem Informasi Penggajian Dosen pada STMIK Budidarma Medan. ini langkah-langkah yang dilakukan adalah analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, dan pengujian sistem. Dari penelitian dapat disimpulkan beberapa hal yaitu: sistem informasi penggajian dosen akan dapat memberikan kemudahan kepada pengguna untuk mengetahui informasi gaji yang diterima oleh dosen dengan cepat, mempermudah bagian keuangan dalam menghitung gaji bulanan dan rapel tunjangan dan mempermudah pimpinan untuk mengetahui informasi gaji semua dosen yang ditampilkan dengan menggunakan sistem. Kata kunci: Sistem InformasiPenggajian Dosen 1. Pendahuluan Pada saat ini penggunaan computer telah meningkat sedemikian pesat, computer telah mengisi segala aspek kehidupan manusia. Komputer juga dapat mengubah pola pikir manusia ke dalam suatu perubahan yang terjadi, baik dalam dunia bisnis. Perkembangan teknologi yang sangat pesat ini berdampak pada semua aspek kehidupan yang berhubungan dengan dunia informasi yang ditandai dengan banyaknya macam teknologi yang mempercepat pekerjaan manusia. Walaupun masih dapat ditemui lembaga atau instansi yang belum terkomputerisasi atau dalam pembuatan laporan yang dilakukan secara manual akan memungkinkan tingkat kesalahan yang cukup signifikan. Hal tersebut juga dapat terjadi pada proses penggajian dosen mengajar di STMIK Budidarma, dimana proses perhitungan dilakukan secara manual yang mengakibatan data hitungan dan pembuatan laporan penggajian Dosen sering salah dan tidak sesuai dengan jumlah sks yang dihantarkan dalam perkuliahan. Untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut perlu dibangun sebuah sistem informasi penggajian dosen yang dilakukan berdasarkan sks. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu system memiliki karakteristik atau sifatsifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem., penghubung, masukan, keluaran, pengolahan data, sasaran atau tujuan. [1]. 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen system atau elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari system yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. Suatu system dapat mempunyai suatu system yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Sistem Sistem didefenisikan oleh frederik H.WU yaitu Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran (objectives) tertentu. Suatu system menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi di antara komponen-komponen di dalam system dan di antara lingkungannya. [1]. Gambar 1 : Subsistem Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 58
2. Batasan Sistem Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan system itu memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu system menunjukkan ruang lingkup dari suatu system tersebut. 3. Lingkungan Luar 4. Sistem (environment) Adapun diluar batasan dari system yang mempengaruhi operasi system. Lingkungan diluar system dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan system tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari system dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari system. 5. Penghubung Sistem (interface) Media yang menghubungkan antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 6. Pengolahan Sistem (objective) Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau system itu sendiri sebagai pengolahannya. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi pengeluaran. 2.2 Pengembangan Sistem Dilakukan dengan menggunakan Metodologi klasik yang digunakan dikenal dengan istilah SDLC (System Development Life Cycle) Analisis Sistem Studi Kelayakan Analisis Kebutuhan Perubahan lingkup / kebutuhan Kesalahan atau masalah yang tak memungkinkan implementasi dilaksanakan Desain Sistem Kebutuhan Sistem Perancangan konseptual Perancangan fisik Implementasi Sistem Pemrograman dan Pengujian Konversi Desain Sistem Sistem Siap Beroperasi Mandiri Pengembangan sistem (system development) Pada pengembangan sistem melibatkan analisis sistem, design system dan mengaplikasi kedalam programnya, pengujian testing, instalasi sampai ke pemeliharaan system yang diterapkan. a. Analisis Sistem Mengumpulkan & menganalisis informasi, kebutuhan, menseleksi dan merencanakan secara efisien aplikasi pengolahan data & peralatan yang dibutuhkan, kesemuanya ditinjau dari segi ekonomis b. Design System (Perancangan Sistem) Memberikan desain secara detil dari spesifikasi aplikasi output serta menterjemahkan kebutuhankebutuhan kedalam perancangan system yang logis dan praktis c. Aplikasi Programming (pemrograman aplikasi) Menterjemahkan spesifikasi system ke dalam logika pengolahan dan membuat instruksi untuk operasi d. Sistem Testing (pengujian) Melakukan pengujian sesuaistandard dan instalasi yang akan dipakai e. Instalasi Sistem Melaksanakan sistem baru atau memodifikasi sistem kedalam operasi yang sesungguhnya f. Sistem maintenance (perawatan Sistem) Menjaga dan merawat sistem serta mengadakan perubahan perubahan kecil baik didalam sistem maupun dalam operasional. 2.3 MySQL (Structured Query Language MySQL adalah salah satu jenis database server yang menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Itu sebabnya istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah basisdata mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom. 3. Perancangan Sistem 3.1 Relasi Antar Tabel Relasi tabel berisi tabel-tabel yang akan dirancang dalam database dimana setiap table mempunyai hubungan. Adapun bentuk relasi tabel pada sistem yang dirancang adalah Implementasi kurang lengkap / ada permintaan baru Operasi dan Pemeliharaan Gambar 2: SDLC Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 59
Tabel 4: Potongan Kode 1 Potongan 10 Varchar 2 PPH 10 Integer 3 Beban 10 Integer Gambar 3: Relasi Penggajian 3.2 Perancangan Database Terdapat beberapa tabel yang sangat diperlukan agar sistem informasi akademik online ini berjalan dengan baik. Adapun bentuk rancangan database dapat di lihat tabel di bawah ini. Tabel 1 : Data Dosen 1 Kd_Dosen 10 Varchar 2 Nm_Dosen 30 Varchar 3 T_Lahir 15 Varchar 4 Tgl_Lahir Date 5 JK 15 Varchar 6 Alamat 30 Varchar 7 Telp 15 Varchar 8 Pendidikan 5 Varchar Tabel 2 : Jabatan 1 Kode Jabatan 10 Varchar 2 Nama jabatan 15 Char 3 Gaji Pokok 10 Inetger 4 Tunjangan 10 Inetger Tabel 3 : Honor NO Field Width Type 1 Honor Dasar 10 Integer 2 Pendidikan 10 Integer 3 Asisten Ahli 10 Integer 4 Lextor 10 Integer 5 Total Integer Tabel 5 : Gaji NO Field Width Type 1 NIDN 10 Varchar 2 Nama Dosen 20 Char 3 Jabatan 10 Char 4 Gaji Pokok 10 Integer 5 Tunjangan 10 Integer 6 Honor 2 sks 10 Integer 7 Honor 3 sks 10 Integer 8 Total Honor 10 Integer 9 Total Gaji 10 Integer 10 Potongan 10 Integer 11 Gaji Bersih 10 Integer 4. Implementasi Sistem penggajian yang di buat terdiri dari beberapa form yaitu : 1. Menu Utama Gambar 4: Form Menu Utama Form ini dirancang sebagai dialog utama sistem yang terdiri dari 3 menu utama yaitu : File, Transaksi dan About. Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 60
2. Data Dosen 5. Potongan Gambar 5: FormData Dosen Form data dosen di pakai untuk menginput data-data dosen yang akan mengajar di STMIK Budi Darma Medan. Gambar 8: Form Potongan Form ini dipakai untuk menginput potongan yang dipakai nanti dalam penotalan gaji dosen seperti beban SKS tiap dosen, Pinjaman dan yang lainnya. 6. Gaji 3. Jabatan Gambar 6: Form Jabatan Form jabatan di pakai untuk memberikan data gaji pokok dan tunjangan yang akan di totalkan terhadap dosen yang bersangkutan mengajar. 4. Honor Gambar 7: Form Honor Gambar 9: Form Gaji Form ini adalah form transaksi penggajian tiap dosen yang mengajar mulai dari gaji pokok, tunjangan, honor per SKS (2 atau 3) dan juga potongan yang sekalian untuk mendapatkan total gaji bersih. 5. Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dan penelitian maka dapat disimpulankan : 1. Dengan memanfaatkan aplikasi sistem, maka tingkat kesalahan pengolahan data penggajian dapat diatasi dengan mudah. 2. Penggunaan komputer dengan aplikasi akan sangat membantu dalam pengolahan data, baik dari segi waktu, ketepatan dan hasil yang baik. Form ini dipakai untuk mengisi honor dosen per SKS dari setiap dosen yang mengajar. Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 61
5.2 Saran Dalam penerapan sistem yang baru ini maka terlebih dahulu dilakukan penyesuaian dengan sistem yang lama atau sistem yang sedang digunakan sehingga sitem baru tersebut akan terlihat keunggulan dan kelebihannya dibanding dengan sistem yang sedang digunakan saat ini. 6. Daftar Pustaka [1] Jogiyanto, Analisis dan Design Sistem, Penerbit Andi Jogjakarta,1999. [2] Sanjaya, SE. S.Kom dan Purbo, W, Onno, Ir.MYSQL Dan Koneksi Data, PT.Elex Media Komputindo, Yakarta, 2001. [3] M.Agus J. Alam, Relajar Sendiri Microsft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo. [4] Tata Sutabri, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Penerbit Andi. [5] http:// shitholmustaqim.files.wordpress.com Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 62