PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI SISWA PADA BAGIAN AKADEMIK STUDI KASUS DI SMK MEDIKACOM BANDUNG Diqy Fakhrun Siddieq 1, Pipiet Fitriyani 2 1 Program Studi Teknik Informasi, STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA 3 Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email: 1 diqy@lpkia.ac.id, 2 pipietfitriyani06@gmail.com Abstrak SMK MedikaCom Bandung merupakan instansi yang berdiri pada tahun 2007. Bagian akademik mengalami kesulitan dalam proses penyampaian atau penyerahan data absensi dari guru ke bagian akademik dalam mengolah data absensi. Perancangan sistem informasi ini dibuat menggunakan metode waterfall dengan bahasa pemrograman PHP yang diolah menggunakan YII framework dan phpmyadmin sebagai, aplikasi ini dibuat untuk mempermudah ketika guru akan melakukan absensi dan juga mempermudah bagian akademik untuk mengelola absensi dari setiap yang akan belajar. Perancangan absensi ini bisa digunakan dan bisa di implementasikan oleh SMK MedikaCom bandung. Kata kunci: Absensi, Perancangan Sistem Informasi, Waterfall 1. Pendahuluan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini merupakan sarana untuk memenangkan persaingan dalam dunia bisnis, membantu organisasi dalam mencapai tujuan, yaitu pengembangan sistem itu sendiri supaya lebih baik lagi. Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan strategi SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Wedhasmara, 2009) Institusi pendidikan SMK MedikaCom yang telah berdiri sejak tahun 2007 dan sekarang memiliki 7 jurusan yaitu, rekayasa perangkat lunak, teknik komputer jaringan, farmasi,teknik kendaraan motor, akuntansi teknik permesinan dan teknik kendaraan ringan yang semuanya telah ter-akreditasi A kecuali permesinan yang masih dalam proses. SMK MedikaCom pun mempunyai sistem informasi, salah satunya adalah bagian akademik. Sistem informasi akademik yang ada pada SMK MedikaCom mencakup sistem, sistem guru, sistem absensi, sistem absensi guru, nilai, jadwal dan lain-lain. Pembuatan sistem informasi absensi di SMK MedikaCom Bandung untuk mempermudah ketika guru akan melakukan absensi dan juga mempermudah bagian akademik untuk mengelola absensi dari setiap yang akan belajar. Sistem yang saat ini masih terdapat sejumlah kekurangan dan masih memerlukan pengembangan. Bagian akademik mengalami kesulitan dalam mengelola data informasi absensi sehingga mengakibatkan semakin banyaknya hardcopy arsip dan menyulitkan ketika bagian akademik bermaksud untuk merekap dan melakukan pendataan ulang data dan daftar hadir yang telah berlangsung selama 1 semester lamanya. Proses pengabsenan yang telah ada di SMK MedikaCom dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif, mulai dari pendataan dan penghitungan jumlah sakit, jumlah izin, sampai dengan keterangan tidak masuk. Sedangkan dibagian akademik pengaksesan ini belum memiliki suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Pengabsenan di SMK MedikaCom diabsen dari setiap akan mengajar mata pelajaran, setiap orang akan memiliki hak aksesnya masing-masing seperti guru bisa untuk mengakses absen, ubah password dan lihat laporan. Tata usaha bisa untuk mengakses mengelola data guru, data, data kelas, ubah password dan lihat laporan. Siswa dan Kepala sekolah bisa untuk mengakses ubah password dan lihat laporan. Maka dari itu sistem terkomputerisasi sangat dibutuhkan guru dalam mengabsen ketika akan mulai belajar dan mempermudah bagian akademik untuk mengelola absensi.
Adapun masalah yang ditemukan, yaitu: 1. Proses penyampaian atau penyerahan data absensi dari guru ke bagian akademik mengalami kendala sehingga bagian akademik mengalami keterlambatan dalam mengolah data absensi. 2. Kesulitan dalam melakukan rekapitulasi data absensi sehingga memperlambat dalam proses pembuatan laporan. Dari permasalahan yang disebutkan diatas, maka dibatasi masalah yang dibahas sebagai berikut: 1. Hanya membahas tentang sistem absensi di SMK MedikaCom. 2. Sistem absensi ini hanya akan mencatat hal-hal yang berkaitan dengan data dan daftar kehadiran sampai dengan laporan absensi. Berdasarkan masalah diatas maka tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah guru menyerahkan data absensi ke bagian akademik. 2. Mempermudah rekapitulasi absensi sehingga tidak adanya keterlambatan dalam proses pembuatan laporan 1.1 Landasan Teori Menurut Kristanto dalam bukunya yang berjudul Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya bahwa perancangan sistem informasi adalah suatu fase yang diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen-elemen komputer yang menggunakan sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru [1]. Sedangkan menurut Meta Amalya Dewi, DKK dalam jurnal Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) mengatakan bahwa: Absensi merupakan salah satu bentuk pengawasan atau kontrol terhadap tenaga pendidik maupun pegawai yang dilakukan di dunia Pendidikan [2]. 2. Gambaran Sistem 2.1 Aliran Proses 2.2.1 Use Case Diagram Diagram use case memperlihatkan hubunganhubungan yang terhadi antara actor dengan use case dalam sistem. Gambar 1 Use Case Diagram Absensi Siswa Use case scenario digunakan untuk menjelaskan secara detail kegiatan dari use case diatas atau untuk memberikan gambaran tentang aktivitas yang terjadi didalam use case. Tabel 1 Use Case Scenario Kelola Data Siswa Nomor UC-03 Deskripsi Tata Usaha dapat mengelola data jika TU telah melakukan login terlebih dahulu. Kemudian sistem akan menampilkan halaman untuk mengelola data antara lain tambah data, melihat data,memperbaharui data dan menghapus data. Aktor terkait Tata Usaha awal Tata usaha memilih menu kelola data yang berada pada halaman tata usaha akhir Data tersedia dan sudah terkelola Aksi Aktor Reaksi Sistem Skenario Normal 1 1. Menjalankan aplikasi dan memilih menu data 3. Memilih menu tambah 5. Mengisi data 6. Menekan tombol simpan halaman kelola data 4. Menampilkan form data 7. Cek data 8. Menyimpan data ke Tata usaha batal menambah data 1 sampai 5 sama seperti scenario normal 1 6. Batal 7. Menampilkan form data Skenario alternatif 1: Melihat data
1. Menjalankan aplikasi dan memilih menu data 3. Memilih list data halaman kelola data 4. Menampilkan list data 5. Menyimpan data ke Skenario alternatif 2: Update data 1. Menjalankan aplikasi dan memilih menu data 3. Memilih list data 5. Klik data yang akan di update 6. Mengisi data update 7. Menekan tombol update halaman kelola data 4. Menampilkan list data 8. Menyimpan data ke Tata usaha batal meng-update data 1 sampai 5 sama seperti scenario alternatif 1 7. Menampilkan list 6. Batal data Skenario alternatif 3: Delete data 1. Menjalakan aplikasi absensi dan memilih menu data 3. Memilih data 5. Memilih data yang akan dihapus 5. Menekan tombol hapus kelola data 4. Menampilkan list data 6. Menampilkan konfirmasi hapus 6. Data terhapus 7. Menyimpan ke Tata usaha batal menghapus data 1 sampai 6 sama seperti scenario alternatif 2 8. Memilih data yang 7. Batal akan dihapus Tabel 2 Use Case Skenario Input Absensi Nomor UC-06 Menjelaskan proses yang terjadi Deskripsi ketika guru hendak melakukan pengisian absensi Aktor Guru terkait Data sudah ada dalam system awal Kondidi Sukses masuk ke aplikasi dan akhir menampilkan halaman utama Aksi Aktor Reaksi Sistem Skenario Normal: Guru berhasil input absensi 1.Menjalankan aplikasi absensi, guru sudahlogin 3.Menekan tombol input absensi 5.Guru melakukan absen dimenu absensi 2.Menampilkan halaman utama aplikasi absensi 4.Menampilkan form input absensi 6.Menyimpan data absen ke Tabel 3 Use Case Skenario Lihat Laporan Nomor UC-07 Deskripsi Proses untuk melihat laporan absensi Aktor terkait Guru,, kepala sekolah awal Data sudah ada dalam system Kondidi akhir Sukses masuk ke aplikasi dan menampilkan halaman utama Aksi Aktor Reaksi Sistem Skenario Normal: Guru atau berhasil mengganti password 1. Menjalankan aplikasi halaman utama absensi berdasarkan hak akses 3. Memilih menu laporan absensi 5. Mengisi kriteria 6. Klik print 4. Menampilkan form laporan 7. Menampilkan laporan absensi sesuai kriteria 2.2 Activity Diagram Jika use case scenario menjelaskan sistem secara tekstual maka dengan activity diagram akan dijelaskan secara visual lalu dijelaskan kembali menggunakan uraian workflow. Gambar 2 Activity Diagram Input Absensi
Gambar 5 Antar Muka Kelola Data Siswa Gambar 3 Activity Diagram Laporan Absensi 2. Nama: Absensi Fungsi: Untuk mengisi absensi Bentuk: 2.3 Class Diagram Class Diagram sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribute/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi). Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class package dan object beserta hubungan satu sama lain seperti containtment, pewarisan, asosiasi, dan lainlain. Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi. Gambar 6 Antar Muka Mengisi Absensi Siswa 3. Nama: Form laporan absensi Fungsi: Untuk merekap absensi Bentuk: Gambar 4 Class Diagram 2.4 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. 1. Nama: Kelola data Fungsi: Untuk merubah data guru sesuai yang dibutuhkan Bentuk : Gambar 7 Antar Muka Rekap Absensi 3. Implementasi Bab ini berisi uraian mengenai tahapan untuk membangun atau mewujudkan rancangan sistem baru secara nyata. Kegiatan yang dibahas meliputi konstruksi (coding), pengujian perangkat lunak dan instalasi. Langkah-Langkah dalam kegiatan peng implementasian sistem adalah sebagai berikut: 1. Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis) Diperlukannya informasi yang bertujuan untuk memahami perangkat lunak perancangan absensi yang diharapkan oleh pengguna dan batasan perangkat lunak tersebut dengan memperoleh
infromasi melalui wawancara, diskusi atau survey langsung. 2. Desain Sistem(System Design) Menentukan perangkat keras (hardware) dan sistem persyaratan dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan dan sistem ini juga untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi kedalam bentuk blueprint software sebelum coding dimulai. 3. Implementasi(Implementation) Menuliskan kode program kedalam modul-modul untuk menjelaskan fungsionalitas sistem. 4. Integrasi dan Pengujian (Integration & Testing) Pengecekan terhadap kesesuaian program untuk mencegah terjadinya kesalahan saat program dijalankan. 5. Operasi dan Pemeliharaan (Operation & Maintenance) Perangkat lunak yang sudah jadi, dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Gambar 8 Jadwal Implementasi Metode Waterfall Dalam Membangun Perancangan Sistem Absensi Siswa 3.1 Lingkup Dan Lingkungan Lingkup dan batasan pengujian aplikasi perancangan absensi sebagai berikut: 1. Pengujian dilakukan mengunakan Black Box Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 2. Fungsi yang diuji yaitu fungsi akses web, fungsi validasi, fungsi pengelolaan, dan fungsi pelaporan. Sedangkan lingkungan pengujian aplikasi perancangan absensi sebagai berikut : 1. Pengujian aplikasi dilakukan di lingkungan yang bertempat di SMK MedikaCom Bandung. 2. Pengujian dilakukan oleh 1 staff skademik dan 3 orang staff biasa. implementasi antarmuka dari perangkat lunak yang dibuat 1. Dialog Screen Tambah Data Siswa Gambar 9 Dialog Screen Tambah Data Siswa Cara Penggunaan : a. Pilih menu list tambah data yang ada disebelah kiri, lalu akan muncul form tambah. b. Isi form tambah mulai dari nis, nama, jenis kelamin dan kode kelas c. Setelah mengisi seluruh form maka tekan tombol dan data akan tersimpan di. d. Jika akan membatalkan pengisian maka bisa menekan tombol 2. Dialog Screen Kelola Data Siswa Gambar 10 Dialog Screen Kelola Data Siswa Cara Penggunaan: a. Pilih menu list kelola data guru yang ada disebelah kiri, lalu akan muncul tampilan kelola data. b. Jika ingin melihat data kelola maka 3.2 Implementasi Antar Muka Implementasi antar muka menjelaskan mengenai dialog screen Perancangan Sistem Informasi Absensi Siswa. Berikut adalah penjelasan dari tekan tombol kanan. yang ada disebelah
c. Jika ingin memperbaharui data maka tekan tombol yang ada disebelah kanan. d. Jika ingin menghapus data maka tekan tombol yang ada disebalah kanan. 3. Dialog Screen Input Absensi 4. Dialog Screen Rekap Absensi Gambar 12 Dialog Screen Rekap Absensi Cara Penggunaan : a. Pilih menu list lihat absen Gambar 11 Dialog Screen Input Absensi yang ada disebelah kiri, lalu akan muncul tampilan rekap absensi. b. Isi form rekap absensi mulai dari tanggal, sampai ke, kelas dan mata pelajaran sesuai dengan yang ingin dilihat absensinya. c. Setelah mengisi seluruh form maka tekan Cara Penggunaan : a. Pilih menu list input absensi tombol kehadiran. maka akan muncul rekap yang ada disebelah kiri lalu akan muncul tampilan input absensi. b. Isi form input absensi mulai dari kelas, nama matpel, kode matpel, tanggal dengan menekan tombol yang di sebelah kanan sehingga nanti muncul kalender, semester, tahun ajaran dan sesi. c. Setelah mengisi seluruh form maka tekan tombol maka akan muncul untuk pengisian absensi. DAFTAR PUSTAKA [1] A. Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media, 2008. [2] M. A. Dewi, V. D. Anggraeni, S. A. Mudjadi and A. Wicaksono, "APLIKASI REKAPITULASI ELEKTRONIK ABSENSI GURU & PEGAWAI (AREA-GP) PADA SEKOLAH MENENGAH ATAS," Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014), p. 330, 2014.