SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG PADA PT BUANA EXPRESS MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 0.7 DAN MYSQL Oleh SRI LESTARI 11090218 Sistem Informasi ini penulis buat dengan tujuan untuk mempermudah pengolahan data dan transaksi yang terdapat pada sistem pengiriman barang pada PT Buana Express. Selain itu Sistem Informasi ini juga dapat membantu pengolahan data Pengiriman. Agar semua pengolahan dan pencatatan data Pengiriman serta data transaksi pengiriman yang ada dalam PT Buanan Express tersebut tidak lagi menerapkan sistem secara manual, namun menggunakan sistem yang terkomputerisasi, guna mempermudah pekerjaan. Dengan adanya sistem informasi pengiriman barang yang dibuat pada PT Buana Express ini diharapkan dapat membantu terselesaikannya tugas atau pekerjaan secara lebih cepat. Selain itu juga dengan adanya sistem informasi pengiriman barang ini diharapkan dapat memperkecil terjadinya kesalahan dalam waktu yang cepat. Kata Kunci : Pengiriman Barang pada PT Buana Express 1
2 A. LATAR BELAKANG MASALAH Tempat pelayanan jasa pengiriman di PT Buana Express belum lama berdiri dan memiliki fasilitas yang memadai dan cukup banyak penggunanya, tetapi belum ada yang menangani masalah - masalah yang berhubungan terutama datadata yang berkaitan dengan proses pengiriman barang. Untuk fasilitas komputer sudah ada, tetapi mereka lebih memilih menggunakan cara manual. Dengan masih digunakannya sistem manual atau mencatat di buku-buku agenda, maka muncul berbagai permasalahan dalam pengolahan data pengiriman barang. Masalah ini diantaranya adalah tingkat kesalahan dalam pengolahan data pengiriman (data barang, dan data pengirim) dan lambatnya proses pencarian data pengiriman. Adapun sebagian manfaat kegunaan dari teknologi sistem informasi Antara lain; a. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi, baik barang maupun jasa yang dihasilkan b. Meningkatkan efisiensi c. Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan d. Meningkatkan sharing pengetahuan. Sehubungan dengan pembahasan manfaat teknologi informasi sebagaimana paparan di atas, dan Berdasarkan latar belakang diatas, maka sistem pengiriman barang yang ada di PT Buana Ekpress ini harus diperbaharui, agar masalah yang muncul dalam pengiriman barang ini bisa teratasi. Sehingga penulis mengambil judul untuk karya ini SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG PADA PT BUANA EXPRESS.
3 B. RUMUSAS MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan rumusan masalahnya, yaitu Bagaimana mengolah data Pengiriman paket barang dan membuat laporan yang dapat mempermudah pekerjaan? C. BATASAN MASALAH Untuk menghindari meluasnya permasalahan yang dibahas, maka penulis membatasi permasalahan sebagai berikut Melakukan pengolahan data yang didalamnya mencakup data kota, data penerima, data pengirim, data kurir, data Tarif dan pengiriman barang. D. TUJUAN PENULISAN Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu: Membuat sistem yang dapat melakukan pengolahan data pengiriman dan mempermudah dalam pembuatan laporan barang pada PT Buana Express. E. MANFAAT PENULISAN Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak antara lain : a. Meningkatkan dalam pelayanan pengiriman barang. b. Mempermudah dalam melakukan pengecekan terhadap proses pengiriman barang. c. Meningkatkan kualitas perusahaan dalam pengolahan data dan pembuatan laporan. F. METODE PENELITIAN a. Metode Pengumpulan Data 1) Metode Observasis Pengumpulan data dengan cara penelitian langsung, mengadakan pengamatan terhadap permasalahan yang diteliti. 2) Metode Analisa Pada metode ini, penulis akan mencoba meneliti dan menganalisa kasus yang sedang diangkat agar nantinya berkesinambungan dalam penyelesaian tema yang sedang diangkat itu.
4 3) Metode Kepustakaan Disamping menggunakan metode yang tersebut diatas, penulis juga menggunakan sumber informasi yang terdapat diperpustakaan atau buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapai. G. METODE PERANCANGAN SISTEM 1. Desain dan Implementasi a. Rancangan Basisdata Merupakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. b. Rancangan Unit Interface (Tampilan Menu) Rancangan tampilan menu ini dibuat untuk memudahkan programmer dalam merancang suatu bentuk informasi yang akan disajikan dalam suatu sistem informasi yang diciptakan. c. Implementasi Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan dan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dalam pengimplementasian program yang akan dibuat penulis menggunakan program aplikasi Borland Delphi, sehingga data yang diolah dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2. Pengujian Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus di test untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.
5 H. HASIL PENELITIAN Sebelum masuk ke menu utama terdapat menu login yang digunakan khusus untuk admin yang bertugas mengelola data data dalam menu selanjutnya atau menu utama. Menu pada form utama yaitu Menu Master dengan submenunya aktif, Menu Transaksi dengan submenunya aktif,menu Laporan dengan submenunya aktif, dan Menu keluar yang berfungsi untuk keluar dari program. Tampilan form login seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 5.1 Menu Login Tampilan diatas digunakan untuk login atau masuk ke sistem sebagai admin. Cara nya sebagai berikut: a. Pada saat program dijalankan maka akan muncul form login b. Masukan level untuk login kemudian isi username dan password, Klik tombol Login untuk masuk kedalam sistem dan Klik tombol Exit untuk keluar, jika username dan password benar maka akan masuk ke Menu Utama, jika login tidak berhasil atau ada kesalahan dalam pengisian username dan password akan tampil pesan kesalahan seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 5.2 Tampilan Pesan Kesalahan Login
6 5.2.1 Tampilan Menu Utama Gambar 5.3 Menu Utama 5.2.2 Tampilan Menu Master SubMenu Master terdiri dari Enam submenu yaitu Submenu Data Kota, Data Kurir, data petugas dan submenu Data Tarif, Data Penerima, Data Pengirim. Submenu Data Kota Digunakan untuk memasukan data kota, submenu data kurir digunakan untuk memasukkan data kurir, submenu data petugas digunakan untuk memasukan data petugas, submenu Data tarif digunakan untuk memasukan Data tarif. submenu Data penerima digunakan untuk memasukan Data penerima, submenu Data pengirim digunakan untuk memasukan Data pengirim.. Gambar 5.4 Menu Master. Untuk lebih lanjut mengenai tampilan dari masing masing submenu pada menu Master akan dijelaskan seperti gambar berikut:
7 5.2.2.1 Tampilan Input Data Kota Gambar 5.5 Tampilan Input Data Kota Tampilan diatas digunakan untuk Menginputkan, Membatalkan, Mengedit dan Menghapus data kota,dan caranya adalah sebagai berikut: a) Tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data baru yang telah diinputkan b) Tombol Edit berfungsi untuk mengedit data yang akan diinputkan c) Tombol Batal berfungsi untuk membetakan data yang telah diinputkan d) Tombol Hapus berfungsi untuk menghapus data e) Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari tampilan form data kota.
8 5.2.2.2 Tampilan Input Data Kurir Gambar 5.6 Tampilan Input Data kurir. Tampilan diatas digunakan untuk Menginputkan, Membatalkan, Mengedit dan Menghapus data kurir,dan caranya adalah sebagai berikut: a) Tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data baru yang telah diinputkan b) Tombol Edit berfungsi untuk mengedit data yang akan diinputkan c) Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang telah diinputkan d) Tombol Hapus berfungsi untuk menghapus data e) Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari tampilan form data kurir.
9 5.2.2.2.1 Tampilan Input Data Petugas Gambar 5.7 Tampilan Input Data Petugas. Tampilan diatas digunakan untuk Menginputkan, Membatalkan, Mengedit dan Menghapus data admin,dan caranya adalah sebagai berikut: a) Tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data baru yang telah diinputkan b) Tombol Edit berfungsi untuk mengedit data yang akan diinputkan c) Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang telah diinputkan d) Tombol Hapus berfungsi untuk menghapus data e) Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari tampilan form data Admin.
10 5.2.2.2.2 Tampilan Input data Tarif Gambar 5.8 Tampilan Input Data Tarif. Tampilan diatas digunakan untuk Menginputkan, Membatalkan, Mengedit dan Menghapus data admin,dan caranya adalah sebagai berikut: a) Tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data baru yang telah diinputkan b) Tombol Edit berfungsi untuk mengedit data yang akan diinputkan c) Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang telah diinputkan d) Tombol Hapus berfungsi untuk menghapus data e) Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari tampilan form data tarif.
11 5.2.3 Tampilan Menu Transaksi Submenu Taransaksi terdiri dari satu Submenu,yaitu Submenu.Submenu transaksi pengiriman barang digunakan untuk transaksi pengiriman barang. Gambar 5.9 Menu Transaksi 5.2.4 Tampilan Menu Laporan Menu Laporan terdiri dari tujuh submenu. Submenu laporan data barang digunakan untuk menampilkan laporan data barang, laporan data kota digunakan untuk menampilkan laporan data kota, laporan data pengirim digunakan untuk menampilkan data pengirim, laporan data penerima digunakan untuk menampilkan data penerima, laporan data kurir digunakan untuk menampilkan data kurir, laporan tarif digunakan untuk menampilkan data tarif,dan laporan data transaksi digunakan untuk menampilkan data transaksi.
12 Gambar 5.10 Menu Laporan 5.2.4.1 Submenu Laporan Data Barang Gambar 5.11 Tampilan Laporan Data Barang Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data Barang: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak berdasarkan isi untuk menampilkan data barang berdasarkan nama barang. b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data barang.
13 5.2.4.2 Submenu Laporan Kota. Gambar 5.12 Tampilan Submenu Laporan Data kota. Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data kota: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak per kota untuk menampilkan data per kota berdasarkan nama kota,cetak Propinsi untuk menampilkan data propinsi. b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data kota.
14 5.2.4.3 Submenu Laporan Data Pengirim. Gambar 5.13 Tampilan Submenu Laporan Data Pengirim. Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data pengirim: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak pernama untuk menampilkan data per nama berdasarkan nama pengirim b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data pengirim.
15 5.2.4.4 Submenu Laporan data Penerima Gambar 5.14Tampilan Submenu Laporan Data Penerima.Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data pengirim: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak pernama untuk menampilkan data per nama berdasarkan nama penerima. b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data penerima.
16 5.2.4.5 Submenu Laporan Data Kurir. Gambar 5.15 Tampilan Submenu Laporan Data kurir. Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data kurir: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak pernama untuk menampilkan data per nama berdasarkan nama kurir. b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data kurir.
17 5.2.4.6 Submenu Laporan Data Tarif. Gambar 5.16 Tampilan Submenu Laporan Data Tarif. Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data Tarif: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak pernama untuk menampilkan data per nama berdasarkan nama Tarif. b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data Tarif.
18 5.2.4.7 Submenu Laporan Data Transaksi. Gambar 5.17 Tampilan Submenu Laporan Data Transaksi. Tampilan di atas digunakan untuk menampilkan output dan laporan data Transaksi: a) Pilih Cetak Semua untuk menampilkan semua data, pilih Cetak pernomer untuk menampilkan data pernomer,cetak per tanggak untuk menampilkan data per tanggal, berdasarkan nama Tarif. b) Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan c) Klik tombol Keluar untuk keluar dari Form Laporan Data Transaksi.
19 5.3 Tampilan Output Laporan 5.3.1 Tampilan Output Data Barang Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.18 Tampilan Laporan Data Barang. 5.3.2 Tampilan Output Data Kota Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.19 Tampilan Laporan Data kota.
20 5.3.3 Tampilan Output Data Pengirim Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.20 Tampilan Laporan Data Pengirim. 5.3.4 Tampilan Output Data Penerima Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.21 Tampilan Laporan Data Penerima.
21 5.3.5 Tampilan Output Data Kurir Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.22 Tampilan Laporan Data Kurir. 5.3.6 Tampilan Output Data Tarif Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.23 Tampilan Laporan Data Tarif.
22 5.3.5 Tampilan Output Data Transaksi Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.24 Tampilan Laporan Data Transaksi 5.3.6 Tampilan Output Bukti Pengiriman Hasil cetak laporan sebagai berikut: Gambar 5.25 Tampilan Laporan Bukti Pengiriman
23 KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisis perancangan dan pembuatan program apilikasi Sistem Informasi Pengiriman Barang pada PT Buana Express adalah sistem informasi yang dibuat mampu melakukan pengelolaan data Pengiriman Barang seperti data kota, data tarif, data kurir, data petugas, data penerima, data pengirim, transaksi pengiriman barang, dengan cepat serta mampu memberikan laporan kepada pimpinan secara cepat, dan tepat. 6.2 SARAN Sistem ini belum menggunakan client server (jaringan komputer ), maka dari itu diharapkan untuk kedepannya yang ingin mengembangkan sistem ini memberikan suatu masukan yang berarti dan bermanfaat, atas segala kekurangan dari sistem informasi pengiriman barang ini.
24 DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, 1990, Buku teks komputer Basisdata, Informatika, Bandung Husni, 2004, Pemprograman Database Dengan Delphi, Graha Ilmu, Yogyakarta. Jerry Fitz Gerald,Ardra F.Fitz Gerald dan Warrem D, 1990, Sistem informasi. Jogianto H.M, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta Kadir Abdul, 2003, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi offset,yogyakarta. Kristanto, Harianto, 2002, Konsep Dan Perancangan Database, Andi offset,yogyakarta.