BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan dunia ekonomi di Indonesia yang semakin kompetitif menuntut setiap perusahaan untuk dapat mengolah dan melaksanakan manajemen perusahaan menjadi lebih profesional. Bertambahnya pesaing disetiap saat, baik pesaing yang berorientasi lokal maupun pesaing yang berorientasi international (multinational corporation), maka setiap perusahaan harus berusaha menampilkan yang terbaik, baik dalam segi kinerja perusahaan, juga harus ditunjang dengan strategi yang matang dalam segala segi termasuk dalam manajemen keuangan (https://sitisarahadi.wordpress.com/). Semakin maju dan berkembangnya dunia ekonomi, suatu instansi pemerintah membawa konsekuensi bahwa pimpinan tidaklah mungkin dapat menangani pengawasan secara penuh akan jalannya instansi. Cara tepat yang dapat ditempuh pimpinan yaitu dengan menyusun rencana yang baik serta perlunya pengarahan untuk mencapai tujuan. Rencana yang baik merupakan suatu patokan sebagai bahan pembanding dengan kenyataan sebenarnya. Data akuntansi sangat penting bagi setiap tingkat pimpinan untuk diolah data menjadi suatu rencana yang disusun secara baik serta di imbangi dengan penerapan pengawasan yang efektif. Penerapan akuntansi sebagai dasar untuk perencanaan dan mengarahkan ke arah prinsip pengawasan semakin nyata. Semua data ini menyelamatkan harta instansi, menjamin ketepatan data akuntansi serta ketaatan terhadap kebijakan yang digariskan dan meningkatkan efisiensi kerja (Maulana, 2009). Anggaran adalah rencana kerja organisasi di masa mendatang yang diwujudkan dalam bentuk kuantitatif, formal dan sistematis. Penyusunan anggaran merupakan suatu bentuk perencanaan yang harus dibuat oleh setiap perusahaan agar dapat
mengontrol pemakaian atau pengeluaran biaya pada masing-masing aktivitas, karena anggaran merupakan suatu rencana terinci secara menyeluruh atas segala kegiatan dan aktivitas perusahaan yang akan dilakukan sesuai dengan kurun waktu perencanaan (Ekasari, 2010). Anggaran juga membantu seorang pemimpin untuk mengetahui tindakantindakan yang diambil dan keputusan lainnya yang diperlukan dalam mekanisme kerja pada setiap aktivitas perusahaan. Anggaran juga membantu pimpinan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di dalam perusahaan sehingga dapat dilakukan perbaikan dan pencegahan di masa yang akan datang. Penyusunan anggaran merupakan suatu bentuk perencanaan yang harus dibuat oleh setiap perusahaan, karena anggaran merupakan suatu rencana terinci secara menyeluruh atas segala kegiatan dan aktivitas perusahaan yang akan dilakukan dalam waktu tertentu. Salah satu anggaran yang ada dalam perusahaan adalah anggaran biaya operasional (Novita, 2009). Anggaran biaya operasional merupakan faktor yang controllable yaitu faktorfaktor yang dalam batas-batas tertentu masih bisa disesuaikan dengan keinginan atau kebutuhan untuk periode yang akan datang. Agar kelangsungan perusahaan tetap terjaga, maka dalam menyusun anggaran biaya operasional harus seteliti mungkin sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan sehingga dapat membantu seorang manajer perusahaan dalam melaksanakan fungsinya sebagai perencana dan pengendali biaya operasional sehingga pengeluaran dapat dibatasi dan diarahkan untuk memberikan manfaat paling banyak (Novita, 2009). Anggaran biaya operasional dapat membantu seorang pimpinan perusahaan dalam melaksanakan fungsinya sebagai perencana, pengendali dan pengelola seluruh biaya operasional sehingga pengeluaran disusun, diatur dan diarahkan seefektif, seefisien serta seekonomis mungkin untuk memberikan manfaat dan hasil guna yang sangat baik.
Ketepatan dan kecermatan dalam menyusun sebuah anggaran sangatlah diperlukan agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Karena kegagalan dalam penanganan penyusunan sebuah anggaran akan menghambat kelancaran kegiatan sehari-hari perusahaan. Oleh karena itu penyusunan anggaran harus dikerjakan secara teliti sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan, sehingga dapat membantu manajemen perusahaan dalam melaksanakan fungsinya sebagai : 1. Perencana, menetapkan tujuan-tujuan untuk masa depan dan sarana yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. 2. Pengendali, aktivitas yang dijalankan dalam upaya untuk menjamin agar hasil hasil aktual sesuai dengan hasil-hasil yang direncanakan. 3. Pengorganisasian, pembagian seluruh tugas kedalam berbagai kerja individual dengan wewenang dan tanggung jawab kemudian dikumpulkan kedalam berbagai departement. 4. Pengawasan, aktivitas pengendalian dalam hubungannya dengan kebijakan kebijakan yang telah ditetapkan. Penerapan serta penyusunan anggaran biaya operasional tidak hanya diterapkan pada suatu jenis perusahaan tertentu yang profit oriented saja, akan tetapi dapat juga diterapkan pada perusahaan umum milik pemerintah. Dengan kata lain anggaran biaya operasional bersifat fleksibel dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha seperti Direktorat Kepegawaian Institut Teknologi Bandung (ITB) (Yunita, 2010). ITB adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang pendidikan, penelitian, dan pemberdayaan masyarakat yang memiliki karakteristik berbeda dengan bentuk organisasi lainnya. Manajemen ITB yang telah terpisah dari campur tangan pemerintah membuat manajemen ITB lebih independent dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan aktivitas operasionalnya dibandingkan dengan institusi pendidikan lain. Berbagai aktivitas operasional di ITB membuat manajemen membutuhkan pengawasan yang baik terhadap aktivitas operasional, sehingga dipandang perlu untuk membuat penyusunan anggaran operasional dalam
Direktorat Kepegawaian ITB agar anggaran biaya operasional terhindar dari penyalahgunaan serta kejahatan yang dapat merugikan institusi (Indriyani, 2011). Menyadari pentingnya kegiatan operasional dalam menyusun sebuah anggaran biaya operasional dalam kelangsungan aktivitas perusahaan harus tetap terjaga, maka perusahaan menyusun anggaran biaya operasional sebaik mungkin agar apa yang telah direncanakan dapat tercapai. Dalam menyusun sebuah anggaran tentunya ada kendala yang harus selalu dihadapi. Kendala yang sering terjadi di dalam sebuah instansi diantaranya kurangnya kerjasama dan koordinasi antar setiap bagian yang terkait, dapat menghambat penyusunan anggaran instansi. Serta keterlambatan pelaporan anggaran dan adanya kegiatan yang tidak terduga terjadi/mendadak sehingga anggaran biaya operasional tidak dianggarkan pada rencana sebelumnya. Apabila banyak kegiatan yang harus terealisasikan maka anggaran biaya operasional diminimalisir se-efektif mungkin agar kegiatan yang telah direncanakan dapat tercapai. Oleh karena itu sebagai alat pengawasan, anggaran biaya operasional merupakan alat bantu para manajer yang bertanggung jawab dalam mengendalikan biaya opersional dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan menyangkut dengan biaya operasional. Sehingga dengan semakin efisiennya pemakaian biaya operasional, maka dapat membantu perusahaan dalam usahanya untuk meningkatkan efisiensi pemakaian biaya opersional yang sangat besar. Peranan anggaran sangat membantu dalam mengendalikan biaya operasional atau pengeluaran yang spesifik karena dengan demikian pengeluaran dapat dibatasi dan diarahkan ke saluran yang memberikan banyak harapan. Dari uraian diatas dapat diperoleh gambaran mengenai bagaimana cara manajemen melakukan fungsi-fungsi manajemen. Khususnya fungsi perencanaan dan pengendalian dalam pengambilan keputusan terhadap penyusunan anggaran biaya operasional pada perusahaan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk menyususn Laporan Tugas Akhir dengan judul TINJAUAN ATAS PENYUSUNAN
ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL PADA DIREKTORAT KEPEGAWAIAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 1.2 Identifikasi Masalah Sesuai dengan latar belakang pemilihan judul yang telah dikemukakan diatas, maka penulis mengidentifikasi masalah-masalah dalam Laporan Tugas Akhir sebagai berikut : 1. Bagaimana kebijakan dan prosedur penyusunan anggaran biaya operasional pada Direktorat 2. Bagaimana pelaksanaan anggaran biaya operasional pada Direktorat 3. Bagaimana pelaporan anggaran biaya operasional pada Direktorat 1.3 Maksud dan Tujuan Laporan Tugas Akhir Tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat menempuh ujian akhir (sidang) Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama. Adapun tujuan kegiatan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui kebijakan dan prosedur penyusunan anggaran biaya operasional pada Direktorat 2. Untuk mengetahui pelaksanaan anggaran biaya operasional pada Direktorat 3. Untuk mengatahui pelaporan anggaran biaya operasional pada Direktorat
1.4 Kegunaan Laporan Tugas Akhir Dari hasil penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihakpihak yang terkait, antara lain : 1. Bagi Penulis Pelaksanaan kerja praktik yang dilakukan dapat memberikan pengalaman bagi penulis untuk melihat kondisi perusahaan, dapat membekali diri, dan meningkatkan serta memperluas pengetahuan mengenai ilmu akuntansi. 2. Bagi Perusahaan Semoga penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan dan koreksi dalam menilai efektifitas anggaran sebagai alat bantu pengendalian biaya operasional bagi manajemen, serta menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 3. Bagi Pihak Lain Laporan Tugas Akhir ini juga diharapkan bermanfaat dan menjadi bahan referensi bagi para mahasiswa yang akan menyusun laporan tugas akhir yang berkaitan dengan masalah ini. 1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Sesuai dengan judul yang diajukan dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, maka objek penelitian yang diambil dilakukan pada Kantor Direktorat Kepegawaian Institut Teknologi Bandung yang berlokasi di Jalan Tamansari No. 64 Bandung. Sedangkan waktu penelitian yang dilaksanakan penulis yaitu pada tanggal 22 Februari 2016 sampai dengan 22 Maret 2016.