LAPORAN SKIRPSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DENGAN METODE EFS BERBASIS WEB PADA KANTOR PENGADILAN AGAMA KUDUS MOHAMMAD ZAENURI NIM.201253043 DOSEN PEMBIMBING : MUHAMMAD ARIFIN, M.KOM NANIK SUSANTI, M.KOM FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MURIA KUDUS KUDUS 2016
ii
iii
iv
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DENGAN METODE EFS BERBASIS WEB PADA KANTOR PENGADILAN AGAMA KUDUS Nama mahasiswa : Mohammad Zaenuri NIM : 201253043 Pembimbing : 1. Muhammad Arifin, M.Kom 2. Nanik Susanti, M.Kom RINGKASAN Penelitian skripsi dengan judul Sistem Informasi Manajemen Arsip Dengan Metode Electric Filling System Berbasis Web Pada Kantor Pengadilan Agama Kudus. telah menganalisa permasalahan yang ada dalam pengelolaan Kearsipan. Pengelolaan Sistem Kearsipan pada Pengadilan Agama saat ini mengolah data arsip aktif dan inaktif dengan masih menggunakan sistem arsip manual dengan siklus tahap kearsipan yang menggunakan berkas pembukuan. Selain itu masalah yang lain adalah setiap proses kearsipan yang masih menggunakan metode arsip manual memerlukan banyak waktu yang di perlukan oleh karena itu perkembangan teknologi yang semakin berkembang akan lebih cocok dalam penerapan dalam sistem kearsipan yang masih manual dengan rencana bisa menerapkan sistem arsip elektronik dengan menggunakan metode Electric Filling System. Metode ini merupakan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar dari pada menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem arsip manual dan diharapkan lebih efektif karena file-file dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Tujuan dari penelitian skripsi ini untuk setiap proses sistem kearsipan pada Pengadilan Agama Kudus dapat dikendalikan dengan efektif dan efisien serta bisa mempermudah petugas arsip dalam mengelola berkas arsip. Dalam laporan ini penulis menggunakan metode waterfall sebagai metode pengembangan sistem, UML (Unified Modeling Language) sebagai bahasa pemodelan sistem, MySQL((Structured Query Language) sebagai database, dan PHP (Hypertext Preprocessor) sebagai bahasa pemrogaman. Kata Kunci : Sistem, Web, Electronic dan Arsip v
RECORDS MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM USING ELECTRONIC FILING SYSTEM WEB-BASED IN OFFICE OF KUDUS RELIGIOUS COURTS Student Name : Mohammad Zaenuri Student Identity Number : 201253043 Supervisor : 1. Muhammad Arifin, M.Kom 2. Nanik Susanti, M.Kom ABSTRACT Research thesis entitled "Records Management Information System With Electric Method Filling System Web Based On Court Office of Kudus Religion," has analyzed the existing problems in the management of the Archives. Filing System Management at the Religious Court is currently processing data active and inactive records with archival systems still use manual with archival stage cycle that uses the file books. In addition another problem is that every process archival still using the archive manually requires a lot of time that is required therefore the development of emerging technology would be better suited in the application of the system of archives that are still manual with plans to implement a system of electronic records by using methods Electric Filling System. This method is a process of resource efficiency far greater than using the file management system with user archives and are expected to be more effective because the files can be searched and retrieved in a database when necessary and in a very short time. So it will greatly facilitate and accelerate the management of archives. The purpose of this thesis research for each process archival system at the Court of Kudus Religion can be controlled effectively and efficiently and can facilitate the archivist to manage the archive file. In this report the authors using waterfall method as a method of system development, UML (Unified Modeling Language) as a language modeling system, MySQL ((Structured Query Language) as the database, and PHP (Hypertext Preprocessor) as the programming language. Keywords: System, Web, Electronic and Archive vi
KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang yang telah melimpahkan rahmat dan kasih sayang-nya sehingga pada kesempatan kali ini penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi di Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. Penyusunan Skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. Penulis menyadari bahwa di dalam penyusunan Laporan Skripsi ini tentunya masih terdapat berbagai kekurangan, sehingga penulis akan sangat menghargai segala masukan yang berguna dari pembaca. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Suparnyo, S.H., M.S, selaku penjabat sementara Rektor Universitas Muria Kudus. 2. Bapak Moh. Dahlan, ST.MT, selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian skripsi. 3. Bapak R. Rhoedy Setiawan, M. Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi S-1. 4. Bapak Muhammad Arifin, M.Kom, selaku pembimbing I yang telah banyak memberikan masukan selama penulis menempuh kuliah terutama saat penyusunan skripsi. 5. Ibu Nanik Susanti, M.Kom, selaku pembimbing II yang telah banyak memberikan petunjuk, nasehat, bimbingan, dan arahan hingga terselesaikannya penulisan laporan ini. 6. Bapak Drs. Sucipto, M.S.I selaku Ketua Instansi Pengadilan Agama Kudus Kelas IB yang memperbolehkan penelitian di instansi yang beliau pimpin. 7. Saudara Muhammad Arifin, S.Kom selaku Penyelia yang telah membimbing dan memberi pengarahan selama pelaksanaan penelitian dan vii
semua pegawai terkait yang telah memberikan data kepada penulis untuk penyusunan laporan ini. 8. Segenap dosen Universitas Muria Kudus, khususnya Program Studi Sistem Informasi yang telah mengenalkan ilmu baru kepada penulis. 9. Kedua orang tua dan saudara yang selalu mendo'akan, memberi semangat dan menguatkan hati penulis sehingga terselesainya laporan ini. 10. Kepada semua teman-teman Fakultas Teknik Program Studi sistem Informasi khususnya angkatan 2011 dan angkatan 2012 yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan saran dan motivasi dalam penulisan laporan ini penulis ucapkan terima kasih. 11. Dan semua pihak yang secara tidak langsung memberikan dukungan dan bantuannya kepada penulis dalam penyusunan laporan skripsi ini. Penulis berharap semoga langkah selanjutnya diridhoi oleh Allah SWT. Akhirnya sebagai penutup penulis berharap semoga Laporan Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, khususnya di bidang Teknologi dan Sistem Informasi. Amin. Kudus, Agustu 2016 Penulis 201253043 viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii PERNYATAAN KEASLIAN... iv RINGKASAN...... v ABSTRACT...... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI...... ix DAFTAR TABEL...... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xviii BIOGARFI PENULIS... xix BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Perumusan Masalah... 2 1.3. Batasan Masalah... 3 1.4. Tujuan dan Manfaat... 3 1.4.1 Tujuan... 3 1.4.1 Manfaat... 4 1.5. Metode Penelitian... 4 1.5.1 Metode pengumpulan data... 4 1.5.2 Metode pengumpulan data... 5 1.6. Kerangka Pemikiran... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 8 2.1 Penelitian yang terkait... 8 2.2 Landasan Teori... 11 2.2.1 Pengembangan Sistem... 11 2.2.2 Pengertian Arsip... 12 2.2.3 Pengetian metode sistem dalam penataan arsip... 12 2.2.4 Pengertian Flowchart... 13 ix
2.2.5 Pengertian UML (Unified Modeling Language)... 14 2.2.6 Pengertian ERD... 19 BAB III METODOLOGI... 21 3.1 Objek Penelitian... 21 3.2 Analisa Sistem Lama... 21 3.2.1 Prosedur Arsip Masuk... 21 3.2.2 Prosedur Arsip Keluar I... 24 3.2.3 Prosedur Arsip Keluar II... 26 3.3 Analisa dan Rancangan Sistem Baru... 29 3.3.1 Analisa Kebutuhan Sistem... 29 3.3.2 Rancangan Sistem Baru... 31 3.3.3 Rancangan Basis Data... 74 3.3.4 Desain Input dan Output... 93 BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN... 108 4.1 Hasil Pembahasan... 108 4.1.1 Tampilan Menu Login... 108 4.1.2 Tampilan Menu Utama Ketua PA, Panitera Kepaniteraan, Panitera Sekretariat... 110 4.1.3 Tampilan Menu Utama Petugas Arsip... 112 4.1.4 Tampilan Kelola Data User... 113 4.1.5 Tampilan Kelola Data Pegawai... 115 4.1.6 Tampilan Kelola Data Box Arsip... 117 4.1.7 Tampilan Kelola Data Rak... 121 4.1.8 Tampilan Kelola Data Ruang... 122 4.1.9 Tampilan Kelola Data Jenis Berkas... 124 4.1.10 Tampilan Kelola Data Arsip Masuk... 125 4.1.11 Tampilan Kelola Data Arsip Keluar... 129 4.1.12 Tampilan Pencarian Berkas Arsip... 131 4.1.13 Tampilan Laporan Data Arsip Masuk... 132 4.1.14 Tampilan Laporan Data Arsip Keluar... 132 4.2 Pengujian Normal dan Pengujian Abnormal... 133 4.2.1 Pengujian normal login... 133 x
4.2.2 Pengujian abnormal login... 133 4.2.3 Pengujian normal tambah data... 133 4.2.4 Pengujian normal hapus data... 134 BAB V PENUTUP... 135 5.1 Kesimpulan... 135 5.2 Saran... 135 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 : Rincian Tinjauan Pustaka... 10 Tabel 2.2 : Simbol Diagram Alir Data (Flow Of Document)... 13 Tabel 2.3 : Notasi Use Case Diagram... 15 Tabel 2.4 : Notasi Class Diagram... 16 Tabel 2.5 : Notasi Sequence Diagram... 17 Tabel 2.6 : Notasi Activity Diagram... 18 Tabel 2.7 : Notasi Statechart Diagram... 19 Tabel 3.1 : Tabel Gambaran Kebutuhan Sistem, Aktor, dan Use Case... 32 Tabel 3.2 : Skenario Use Case Kelola Data Jenis Berkas... 34 Tabel 3.3 : Skenario Use Case Kelola Data Pegawai... 35 Tabel 3.4 : Skenario Use Case Kelola Data User... 36 Tabel 3.5 : Skenario Use Case Kelola Data Lokasi Arsip... 36 Tabel 3.6 : Skenario Use Case Kelola Data Box Arsip... 37 Tabel 3.7 : Skenario Use Case Kelola Data Arsip Masuk... 38 Tabel 3.8 : Skenario Use Case Kelola Data Arsip Keluar... 38 Tabel 3.9 : Skenario Use Case Laporan... 39 Tabel 3.10 : Tabel Kamus Data... 78 Tabel 3.11 : Tabel Rak... 85 Tabel 3.12 : Tabel Ruang... 85 Tabel 3.13 : Tabel Kelompok... 86 Tabel 3.14 : Tabel Box Arsip... 86 Tabel 3.15 : Tabel Pegawai... 87 Tabel 3.16 : Tabel Jenis Berkas... 87 Tabel 3.17 : Tabel Jabatan... 88 Tabel 3.18 : Tabel Berkas Perkara Masuk... 88 Tabel 3.19 : Tabel Berkas Surat Masuk... 89 Tabel 3.20 : Tabel Berkas Dokumen Masuk... 90 Tabel 3.21 : Tabel Berkas Arsip Keluar... 91 xii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Atribut Multivalue... 20 Gambar 2.2 : Atribut Composite... 20 Gambar 3.1 : Prosedur Arsip Arsip Masuk pada Pengadilan Agama Kudus 21 Gambar 3.2 : Prosedur Arsip Berkas Surat dan Dokumen Lain Masuk pada Pengadilan Agama Kudus... 23 Gambar 3.3 : Prosedur Arsip Arsip Keluar Pertama pada Pengadilan Agama Kudus... 24 Gambar 3.4 : Prosedur Arsip Berkas Surat dan Dokumen Lain Keluar Pertama pada Pengadilan Agama Kudus... 26 Gambar 3.5 : Prosedur Arsip Arsip Keluar Kedua pada Pengadilan Agama- Kudus... 27 Gambar 3.6 : Prosedur Arsip Berkas Surat dan Dokumen Lain Keluar Kedua pada Pengadilan Agama Kudus... 28 Gambar 3.7 : Bussines Use Case Diagram Sisfo Manajemen Arsip di Pengadilan Agama Kudus... 33 Gambar 3.8 : Use Case Diagram Sisfo Manajemen Arsip di Pengadilan Agama Kudus... 34 Gambar 3.9 : Class jenis user... 40 Gambar 3.10 : Class petugas arsip... 40 Gambar 3.11 : Class jenis berkas... 41 Gambar 3.12 : Class pegawai... 41 Gambar 3.13 : Class Kepala PA, Panitera dan Panitera Kesekretariat... 42 Gambar 3.14 : Class lokasi arsip... 42 Gambar 3.15 : Class box arsip... 43 Gambar 3.16 : Class Arsip Masuk... 44 Gambar 3.17 : Class Arsip Keluar... 45 Gambar 3.18 : Class Laporan... 46 Gambar 3.19 : Class diagram Sisfo Manajemen Arsip di Pengadilan Agama- Kudus... 47 Gambar 3.20 : Sequence Diagram kelola data user... 48 xiii
Gambar 3.21 : Sequence Diagram kelola data jenis berkas... 49 Gambar 3.22 : Sequence Diagram kelola data pegawai... 50 Gambar 3.23 : Sequence Diagram kelola data berkas arsip masuk... 51 Gambar 3.24 : Sequence Diagram kelola data berkas arsip keluar... 52 Gambar 3.25 : Sequence Diagram laporan... 53 Gambar 3.26 : Sequence Diagram kelola data lokasi arsip... 54 Gambar 3.27 : Sequence Diagram kelola data penomeran box arsip... 55 Gambar 3.28 : Activity Diagram Login... 56 Gambar 3.29 : Activity Diagram jenis berkas... 57 Gambar 3.30 : Activity Diagram data pegawai... 58 Gambar 3.31 : Activity Diagram data arsip masuk... 59 Gambar 3.32 : Activity Diagram data arsip keluar... 60 Gambar 3.33 : Activity Diagram laporan... 62 Gambar 3.34 : Activity Diagram data lokasi arsip... 63 Gambar 3.35 : Activity Diagram data box arsip... 64 Gambar 3.36 : Statechart Diagram login user... 65 Gambar 3.37 : Statechart Diagram logout user... 65 Gambar 3.38 : Statechart Diagram tambah user... 65 Gambar 3.39 : Statechart Diagram ubah user... 65 Gambar 3.40 : Statechart Diagram hapus user... 66 Gambar 3.41 : Statechart Diagram cetak laporan... 66 Gambar 3.42 : Statechart Diagram cetak laporan... 66 Gambar 3.43 : Statechart Diagram cetak laporan... 66 Gambar 3.44 : Statechart Diagram kelola data user... 67 Gambar 3.45 : Statechart Diagram kelola data pegawai... 67 Gambar 3.46 : Statechart Diagram kelola data jenis berkas... 67 Gambar 3.47 : Statechart Diagram kelola data arsip masuk... 67 Gambar 3.48 : Statechart Diagram kelola data arsip keluar... 67 Gambar 3.49 : Statechart Diagram kelola data lokasi arsip... 68 Gambar 3.50 : Statechart Diagram kelola data penomeran box arsip... 68 Gambar 3.51 : Statechart Diagram cetak laporan... 68 Gambar 3.52 : Statechart Diagram tambah data pegawai... 68 xiv
Gambar 3.53 : Statechart Diagram ubah data pegawai... 69 Gambar 3.54 : Statechart Diagram hapus data pegawai... 69 Gambar 3.55 : Statechart Diagram tambah data jenis berkas... 69 Gambar 3.56 : Statechart Diagram ubah data jenis berkas... 70 Gambar 3.57 : Statechart Diagram hapus data jenis berkas... 70 Gambar 3.58 : Statechart Diagram tambah data arsip masuk... 70 Gambar 3.59 : Statechart Diagram download data arsip masuk... 70 Gambar 3.60 : Statechart Diagram hapus data arsip masuk.... 71 Gambar 3.61 : Statechart Diagram tambah data arsip keluar... 71 Gambar 3.62 : Statechart Diagram hapus data arsip keluar... 71 Gambar 3.63 : Statechart Diagram tambah data lokasi arsip... 72 Gambar 3.64 : Statechart Diagram ubah data lokasi arsip... 72 Gambar 3.65 : Statechart Diagram hapus data lokasi arsip... 72 Gambar 3.66 : Statechart Diagram tambah data penomeran box arsip... 73 Gambar 3.67 : Statechart Diagram ubah data penomeran box arsip... 73 Gambar 3.68 : Statechart Diagram hapus data penomeran box arsip... 73 Gambar 3.69 : Statechart Diagram laporan... 74 Gambar 3.70 : Entitas... 74 Gambar 3.71 : Atribut Primary Key... 75 Gambar 3.72 : Relasi dan Kardinalitas... 76 Gambar 3.73 : Atribut-atribut deskriptif... 77 Gambar 3.74 : Entitas Pegawai dan Jabatan... 78 Gambar 3.75 : Entitas Berkas Perkara dan Jenis Berkas... 79 Gambar 3.76 : Entitas Berkas Perkara dan Pegawai... 79 Gambar 3.77 : Entitas Berkas Perkara dan Box Arsip... 80 Gambar 3.78 : Entitas Berkas Perkara dan Berkas Keluar... 80 Gambar 3.79 : Entitas Berkas Surat dan Jenis Berkas... 81 Gambar 3.80 : Entitas Berkas Surat dan Pegawai... 81 Gambar 3.81 : Entitas Berkas Surat dan Box Arsip... 82 Gambar 3.82 : Entitas Berkas Surat dan Berkas Keluar... 82 Gambar 3.83 : Entitas Berkas Dokumen dan Jenis Berkas... 83 Gambar 3.84 : Entitas Berkas Dokumen dan Box Arsip... 83 xv
Gambar 3.85 : Entitas Berkas Dokumen dan Berkas Keluar... 83 Gambar 3.86 : Entitas Box Arsip dan Rak... 84 Gambar 3.87 : Entitas Ruang dan Rak... 84 Gambar 3.88 : Relasi Tabel... 92 Gambar 3.89 : Desain Login... 93 Gambar 3.90 : Desain Menu Utama Admin... 94 Gambar 3.91 : Desain Menu Utama Ketua... 95 Gambar 3.92 : Desain Menu Utama Panitera Kepaniteraan... 96 Gambar 3.93 : Desain Menu Utama Panitera Sekretariat... 97 Gambar 3.94 : Desain Menu Kelola Data User... 98 Gambar 3.95 : Desain Menu Kelola Data Pegawai... 99 Gambar 3.96 : Desain Menu Kelola Data Jenis Berkas... 100 Gambar 3.97 : Desain Menu Kelola Data Rak... 101 Gambar 3.98 : Desain Menu Kelola Data Ruang... 102 Gambar 3.99 : Desain Menu Kelola Data Arsip Masuk... 103 Gambar 3.100 : Desain Menu Kelola Data Arsip Keluar... 104 Gambar 3.101 : Desain Menu Kelola Data Box Arsip... 105 Gambar 3.102 : Desain Menu Pencarian Lokasi Berkas... 106 Gambar 3.103 : Desain Menu Laporan Arsip Masuk... 106 Gambar 3.104 : Desain Menu Laporan Arsip Keluar... 107 Gambar 4.1 : Tampilan Menu Login... 108 Gambar 4.2 : Tampilan Menu Utama Ketua PA, Panitera Kepaniteraan,Panitera Sekretariat... 110 Gambar 4.3 : Tampilan Menu Utama Petugas... 112 Gambar 4.4 : Tampilan Kelola Data User... 114 Gambar 4.5 : Tampilan Kelola Data Pegawai... 116 Gambar 4.6 : Tampilan Kelola Data Box Arsip... 118 Gambar 4.7 : Tampilan Kelola Data Rak... 121 Gambar 4.8 : Tampilan Kelola Data Ruang... 122 Gambar 4.9 : Tampilan Kelola Data Jenis Berkas... 124 Gambar 4.10 : Tampilan Kelola Data Arsip Masuk... 125 Gambar 4.11 : Tampilan Kelola Data Arsip Keluar... 130 xvi
Gambar 4.12 : Tampilan Pencarian Berkas Arsip... 131 Gambar 4.13 : Tampilan Laporan Data Arsip Masuk... 132 Gambar 4.14 : Tampilan Laporan Data Arsip Keluar... 133 Gambar 4.15 : Tampilan peringatan berhasil login... 133 Gambar 4.16 : Tampilan peringatan gagal login... 133 Gambar 4.17 : Tampilan peringatan sukses menyimpan data... 134 Gambar 4.18 : Tampilan peringatan hapus data berhasil... 134 xvii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Buku Konsultasi Skripsi Lampiran 2 : Surat Pengajuan Penelitian Lampiran 3 : Biografi Penulis xviii