43 BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Pada TB. Salemba mekanisme yang berjalan masih bersifat semi komputerisasi, yaitu pada sistem peng-input-an data-data penjualan hariannya menggunakan Microsoft Excel, sedangkan penerimaan kasnya masih menggunakan pembukuan manual. Pada peng-input-an data-data penjualan dan penerimaan kas sering terjadi kesalahan. Sehingga laporan tentang penjualan dan penerimaan kas pun tidak tepat waktu. III.1.1. Input Sistem yang berjalan pada TB. Salemba berkaitan dengan penjualan buku masih dengan cara semi komputer yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel untuk meng-input-kan buku apa saja yang terjual setiap harinya. Sedangkan penerimaan kas-nya masih menggunakan pembukuan manual. Ada beberapa data yang di input-kan pada sistem penjualan TB. Salemba antara lain adalah kode buku, nama buku, jumlah buku dan harga buku. Sedangkan pada penerimaan kas data-data yang di input-kan berupa data penjualan harian, dan pendapatan lainlain, seperti pendapatan bunga bank. 43
44 Adapun laporan penjualan harian adalah seperti berikut: Gambar. III.1. Laporan Penjualan Harian pada TB. Salemba
45 III.1.2 Proses Adapun Flow Of Document (FOD) yang sedang berjalan pada TB. Salemba, adalah sebagai berikut: Kasir Bag. Penjualan Bag. Keuangan Mulai Transaksi Penjualan Penjualan Harian Transaksi Penjualan Transaksi Penjualan Input Penjualan Harian Penjualan Harian Posting Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan Kas Laporan Penjualan Harian Selesai Gambar III.2. Flow Of Document (FOD) pada TB. Salemba
46 III.1.3 Output Output ataupun keluaran yang akan dihasilkan adalah berupa laporan penjualan harian dan jurnal penerimaan kas yang disimpan pada Microsoft Excel untuk laporan penjualan harian dan dalam bentuk arsip pada penerimaan kas. Adapun laporan penerimaan kas pada TB. Salemba adalah sebagai berikut: Gambar III.3. Laporan Penerimaan Kas pada TB. Salemba
47 III.2 Evaluasi Sistem yang Berjalan Dalam hal ini sistem yang digunakan oleh TB. Salemba belum efektif dikarenakan sistem penjualan penjualan buku yang ada masih dengan cara semi komputer, sehingga memerlukan sebuah sistem yang dapat menyajikan informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Perlunya sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada TB. Salemba agar dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam penginputan data-data penjualan dan penerimaan kas. Dengan sistem informasi akuntansi yang akan dirancang, maka diharapkan sistem penjualan dan penerimaan kas pada TB. Salemba akan lebih mudah karena telah menggunakan aplikasi yang dibuat sesederhana mungkin. Hal ini bertujuan untuk mempermudah bagian penjualan dalam peng-input-an data-data penjualan buku yang ada dan juga data penerimaan kas. Sistem informasi akuntansi yang dirancang ini juga didukung dengan database yang berperan dalam penyimpanan data-data yang telah di-input agar tidak hilang dan jika adanya kesalahan akan lebih mudah dalam memperbaikinya. III.3 Desain Sistem Untuk membantu proses penjualan buku pada TB. Salemba penulis mengusulkan pembuatan sebuah sistem dengan menggunakan aplikasi program yang lebih akurat dan lebih mudah dalam pengolahannya. Dengan menggunakan PHP dan database MySQL untuk memudahkan dalam perancangan dari aplikasi itu sendiri.
48 III.3.1. Use Case Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Case. Adapun diagram Use Case dapat dilihat pada gambar berikut ini: Login Admin Barang Bag.Barang Penjualan Laporan Jurnal Bag.Penjualan User Bag.Keuangan Logout Gambar III.4. Use Case Diagram Penjualan Dan Penerimaan Kas TB. Salemba III.3.1.1. Class Diagram Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain
49 berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi).adapun class diagram dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar III.5. Class Diagram Penjualan Dan Penerimaan Kas TB. Salemba III.3.1.2. Relasi Class Diagram. Relasi class diagram dapat dilihat pada gambar III.3. dibawah ini : Gambar III.6. Relasi Class Diagram Penjualan Dan Penerimaan Kas TB. Salemba
50 III.3.1.3. Sequence Diagram Admin Sequence Diagram Admin menggambarkan perilaku pada sebuah skenario, diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakkan diantara objek-objek ini di dalam use case, berikut gambar sequence diagram admin : Admin Sistem Input User Database Tambah Data User() Simpan Data User() Edit Data User() Update Data User() Hapus Data User() Delete Data User() Gambar III.7. Sequence Diagram Admin III.3.1.4. Sequence Diagram Bagian Input Barang Sequence Diagram Bagian Input Barang menunjukkan perilaku user bagian input barang. Berikut gambar sequence diagram bagian input barang :
51 Bag. barang Gambar III.8.Sequence Diagram Bagian Input Barang III.3.1.5. Sequence Diagram Bagian Penjualan Sequence Diagram Bagian Penjualan menunjukkan perilaku user bagian penjualan. Berikut gambar sequence diagram bagian penjualan : Bag.Penjualan Gambar III.9. Sequence Diagram Bagian Penjualan.
52 III.3.1.6. Sequence Diagram Bagian Keuangan Sequence Diagram Bagian Keuangan menunjukkan perilaku user bagian penjualan yang dapat mengakses laporan harian dan juga jurnal. Berikut gambar sequence diagram bagian keuangan untuk melihat laporan harian: Bag. Keuangan Gambar III.10. Sequence Diagram Bagian Keuangan Untuk Melihat Laporan Harian. Berikut gambar sequence diagram bagian keuangan untuk melihat jurnal: Bag.keuangan Gambar III.11. Sequence Diagram Bagian Keuangan Untuk Melihat Jurnal
53 III.3.2 Desain Sistem Detail Desain sistem detail dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada TB. Salemba ini adalah sebagai berikut: III.3.2.1 Desain Output Desain sistem ini berisikan pemilihan menu dan hasil pencarian yang telah dilakukan. Adapun bentuk rancangan output dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada TB. Salemba ini adalah sebagai berikut : 1. Rancangan Menu Home Admin. Home User logout image Toko Buku Salemba Welcome Selamat datang di Toko Buku Salemba Gambar III.12.Rancangan Menu Home Admin 2. Rancangan Menu Data User Home User logout User name Privilege Aksi Xxxx xxxx Delete xxxx xxxx Delete Gambar III.13.Rancangan Menu Data User
54 3. Rancangan Menu Home Inventory Home Input Barang logout image Toko Buku Salemba Welcome Selamat datang di Toko Buku Salemba Gambar III.14.Rancangan Menu Home Inventory 4. Rancangan Menu Data Barang. Home Input Barang logout Kode Nama HPP Harga stok Aksi barang barang jual Xxxx xxxx Rp.xx Rp.xx xxxx Edit Delete xxxx xxxx Rp.xx Rp.xx xxxx Edit Delete Gambar III.15.Rancangan Menu Data Barang 5. Rancangan Menu Home Penjualan Home Penjualan logout image Toko Buku Salemba Welcome Selamat datang di Toko Buku Salemba Gambar III.16.Rancangan Menu Home Penjualan
55 6. Rancangan Menu Data Invoice. Home Penjualan Logout tanggal yy-mmdd Nama barang Jumlah barang Qty potongan total Detail invoice Aksi xxxx Rp.xxxx xxx Rp.xx Rp.xx xxx Delete/Edit Total : Rp.xx Gambar III.17.Rancangan Menu Data Invoice 7. Rancangan Menu Home Keuangan Home Laporan Jurnal logout image Toko Buku Salemba Welcome Selamat datang di Toko Buku Salemba Gambar III.18.Rancangan Menu Home Keuangan 8. Rancangan Menu Laporan. Home laporan jurnal logout tanggal Kode barang Nama barang Jumlah bayar Potongan penjualan total yy-mm-dd xxxx xxxx Rp.xxx Rp.xxx Rp.xx Total : Rp.xxx Rp.xxx Rp.xx cetak Gambar III.19. Rancangan Menu Laporan
56 9. Rancangan Jurnal Penerimaan Kas. Home laporan jurnal logout Periode : tanggal invoice Debet(Rp) Kredit(Rp) kas Pot penjualan HPP penjualan persediaan yy-mmdd cetak xxx Rp.xxx Rp.xxx Rp.xxx Rp.xx Rp.xxx Total : Rp.xxx Rp.xxx Rp.xxx Rp.xxx Rp.xxx Gambar III.20. Rancangan Jurnal Penerimaan Kas III.3.2.2 Desain Input Berikut ini adalah rancangan form input yang penulis gunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada TB. Salemba. 1. Login. Dalam desain login yang menjadi input-an adalah user name dan password. Tampilannya adalah sebagai berikut : Silahkan Login username password Login Gambar III.21. Rancangan Halaman Login
57 2. Form Input User Home User logout image Toko Buku Salemba User Management User name Password Privileges V simpan Gambar III.22. Rancangan Form Input User 3. Form Input Data Barang. Dalam desain input data barang yang menjadi inputan adalah kode barang, nama barang, Hpp dan harga jual. Tampilannya adalah sebagai berikut : Home Input barang logout image Toko Buku Salemba Input barang kode barang nama barang HPP Harga jual *hpp + 40% x hpp Stok simpan Gambar III.23. Rancangan Form Input Data Barang
58 4. Form Penjualan. Dalam desain penjualan yang menjadi inputan adalah no invoice, tanggal, kode barang, quantity, jumlah bayar, potongan penjualan dan total. Tampilannya adalah sebagai berikut : Home penjualan logout image Toko Buku Salemba Form penjualan No invoice tanggal Kode barang Quantity Jumlah bayar Potongan penjualan * dalam % total simpan Gambar III.24. Rancangan Form Penjualan 5. Form Laporan. Dalam desain laporan yang menjadi input-an adalah tanggal. Tampilannya adalah sebagai berikut : Home Laporan jurnal logout image Toko Buku Salemba Laporan Harian tanggal lihat Gambar III.25. Rancangan Form Laporan
59 6. Form Jurnal. Dalam desain laporan yang menjadi input-an adalah bulan dan tahun. Tampilannya adalah sebagai berikut : Home laporan jurnal logout image Toko Buku Salemba Jurnal bulanan bulan tahun lihat Gambar III.26. Rancangan Form Jurnal III.3.2.3 Desain Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk merancang database secara konsepsual tentunya diperlukan alat bantu, baik untuk menggambarkan keterhubungan antar data maupun pengoptimalan rancangan database. Alat bantu tersebut adalah kamus data dan disain tabel. III.3.2.3.1 Kamus Data Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Kamus Data berfungsi antara lain untuk menjelaskan arti aliran data dan penyimpana data, mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran data dan menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan dengan data.
60 Berikut adalah Kamus Data dari sistem yang penulis bahas. 1. akun_admin = [{userid} + username + password] 2. akun_barang = [{barang_id}+ kode_barang + nama_barang + harga_barang + hargajual_barang +stok+ tanggal_input] 3. akun_bulan = [{bulan_id} + bulan_name ] 4. akun_invoice = [{invoice_id} + invoice_no + invoice_created ] 5. akun_penjualan = [{penj_id} + FK_invoice_no + FK_kode_barang + qty + hpp + jlh_bayar + potongan + total + tanggal] 6. akun_tahun = [tahun_id + tahun_name] III.4.3.2. Normalisasi Proses perancangan basis data dapat dimulai dari dokumen dasar yang dipakai dalam sistem sesungguhnya. Kadang-kadang basis data dibentuk dari sistem nyata yang mempunyai bentuk masih belum menggambarkan entitasentitas secara baik. 1. Bentuk Unnormal {Userid, Username, Password, Barang_id, Kode_barang, Nama_barang, Harga_barang, Harga jual_barang, Tanggal_input, Bulan_id, Bulan_name, Invoice_id, Invoice_no, Invoice_created, Penj_id, FK_invoice_no, FK_kode_barang, Qty, Hpp, Jlh_bayar, Potongan, Total, Tanggal, Tahun_id, Tahun_name}.
61 2. Normal Kesatu {Userid, Barang_id, Kode_barang, Nama_barang, Harga_barang, stok, Harga jual_barang, Tanggal_input, Bulan_id, Invoice_id, Invoice_no, Qty, Hpp, Jlh_bayar, Potongan, Total, Tahun_id, Tahun_name, Bulan_name, Password} 3. Normal Kedua Akun admin : {userid, username, password}. Akun barang : {Barang_id, kode barang, harga_barang, harga jual}. Akun bulan : {Bulan-id, bulan name}. Akun invoice : {Invoice_id, invoice_no, invoice_created}. Akun penjualan : {Penj_id, FK_invoice_no, FK_kode_barang, qty, hpp Jlh bayar, potongan, total tanggal}. Akun_Tahun : {Tahun_id, Tahun_name}. 4. Normal Ketiga Akun Admin :{ userid, username, fullname, password}. Akun Barang : {Barang_id, FK_kode barang, nama_barang, harga_barang, hargajual_barang, stok, tanggal_input}. Akun penjualan : {Penj_id, FK_invoice_no, FK_kode_barang, qty, hpp Jlh bayar, potongan, total, tanggal}. Akun invoice : {invoice_id, FK_invoice_no, invoice_created}. III.3.2.3.3. Desain Tabel Adapun rancangan tabel database yang penulis gunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada TB. Salemba adalah sebagai berikut:
62 1.Tabel Admin Tabel admin ini digunakan untuk menyimpan record data admin. Nama Database Nama Tabel Primary Key Foreign Key : - : 2012_siakuntansi : akun_admin : userid Tabel III.1. Struktur Tabel Admin Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan userid tinyint 2 - Username varchar 50 - Fullname varchar 255 - Password varchar 255-2.Tabel Barang Tabel barang ini digunakan untuk menyimpan record data barang. Nama Database : 2012_siakuntansi Nama Tabel : akun_barang Primary Key : barang_id Foreign Key : - Tabel III.2. Struktur Tabel Barang Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan barang_id int 10 - kode_barang varchar 5 - nama_barang Varchar 255 harga_barang Int 10 - hargajual_barang Int 10 - stok Int 10 - tanggal_input datetime - -
63 3.Tabel Bulan Tabel bulan ini digunakan untuk menyimpan record data bulan Nama Database : 2012_siakuntansi Nama Tabel : akun_bulan Primary Key : bulan_id Foreign Key : - Tabel III.3. Struktur Tabel Bulan Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan bulan_id varchar 5 - bulan_name varchar 80-4.Tabel Struktur Invoice Tabel struktur invoice ini digunakan untuk menyimpan record data invoice Nama Database Nama Tabel Primary Key Foreign Key : 2012_siakuntansi : akun_ invoice : invoice_id : invoice_id Tabel III.4. Struktur Invoice Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan invoice_id int 10 - invoice_no varchar 10 - invoice_created datetime - - 5.Tabel Penjualan Tabel penjualan ini digunakan untuk menyimpan record data penjualan. Nama Database Nama Tabel : 2012_siakuntansi : akun_penjualan
64 Primary Key Foreign Key : - : penj_id Tabel III.5. Struktur Tabel Penjualan Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan penj_id Int 5 - FK_invoice_id Varchar 10 - FK_kode_barang Varchar 5 - qty Int 5 - hpp Int 10 - jlh_bayar Int 10 - potongan Int 10 - Persedaian Int 10 total Int 10 - tanggal Datetime - - 6.Tabel Tahun Tabel tahun ini digunakan untuk menyimpan record data tahun. Nama Database : 2012_siakuntansi Nama Tabel : akun_tahun Primary Key : - Foreign Key : - Tabel III.6. Struktur Tabel Tahun Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan tahun_id tinyint 2 - tahun_name varchar 5 -
65 III.3.2.3.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Adapun ERD yang penulis gunakan dalam perancangan aplikasi sistem penjualan TB.Salemba adalah sebagai berikut: barang_id kode_barang nama_barang Penj_id akun_barang M memiliki M akun_penjualan FK_invoice_no M memiliki M memiliki FK_Kode barang 1 M akun_admin akun_invoice Invoice_id userid username password invoice_created Invoice_no Gambar III.27. ERD (Entity Relationship Diagram) III.3.2.4 Logika Program Logika program yang digunakan penulis dalam perancangan sistem ini adalah activity diagram. Berikut ini adalah activity diagram yang digunakan pada TB. Salemba: III.3.1.3 Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang
66 mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. 1. Activity Diagram Login Gambar III.28. Activity Diagram login 2. Activity Diagram Admin Create User Menu user ya username password pilihan simpan tidak Gambar III.29. Activity Diagram Create User
67 3. Activity Diagram User Bagian Input Barang Menu input barang ya input barang simpan edit barang hapus barang tidak Gambar III.30. Activity Diagram User Bagian Input Barang 4. Activity Diagram User Bagian Penjualan Menu penjualan ya No.invoice tanggal quantity kode barang Jumlah bayar tidak Potongan penjualan total Gambar III.31. Activity Diagram User Bagian Penjualan
68 5. Activity Diagram User Bagian Keuangan Menu laporan ya tanggal cetak tidak Menu jurnal ya bulan tahun cetak tidak Gambar III.32. Activity Diagram User Bagian Keuangan 6. Activity Diagram Logout Clear Session Kirim Header ke Index Gambar III.33. Activity Diagram Logout