ANALISA DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN KONTRAK PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA PANGKALPINANG

ANALISA DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN KONTRAK PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA PANGKALPINANG ERWINSYAH Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Bangka Belitung Email : esyah123@gmail.com ABSTRACTION On duty City Common Work Pangkalpinang is on duty that given by task and accountability by Pangkalpinang's city Government in brings off and build infrastructure that is at Pangkalpinang's city. In perform task and that accountability on duty city Common Work Pangkalpinang does collaboration agreement among commanding Pangkalpinang's city with Executor Contractor via contracts job. One of effort which can be done is increase and do archiving information system repair contract that still manual with computerised and integrated system to be able to give information in point and accurate basal decision making. Keyword : contracts, system, information. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Dinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinang adalah dinas yang diberi tugas dan tanggung jawab oleh Pemerintah Kota Pangkalpinang dalam mengelola dan membangun infrastruktur yang ada di Kota Pangkalpinang. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut banyak sekali pekerjaan yang dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinang salah satunya adalah pembuatan kontrak kerja sebagai perjanjian kerja sama antara pemerintah kota Pangkalpinang dengan kontraktor pelaksana. Dokumen kontrak yang telah ada akan disimpan dan diarsipkan sebagai pertanggung jawaban kepada Negara khususnya Pemerintah Kota Pangkalpinang. Saat ini pengarsipan yang dilakukan masih secara manual yakni masih menyimpan arsip dokumen kontrak dalam bentuk hard copy pada file box, sehingga kurang efisien dan efektif baik dari segi waktu, biaya, dan keamanan. Arsip dokumen kontrak sangat mudah rusak, hilang, terbakar dan sulit untuk mencari kembali arsip kontrak yang diperlukan. Dari masalah yang timbul tersebut, maka dibuatlah sistem informasi berbasis aplikasi dekstop mengenai ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN KONTRAK PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA PANGKALPINANG suatu sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi yang dapat memberikan kemudahan kepada pejabat pembuat komitmen (PPK) dalam proses pengarsipan dokumen kontrak. Suatu sistem dapat dikatakan baik apabila berdasarkan pertimbangan dan pengkajian serta kenyataan bahwa sistem tersebut benar-benar telah memenuhi tujuan yang maksimal dan pekerjaan dapat dilakukan seefektif mungkin dan dapat menghasilkan informasi yang akurat sebagai dasar dalam pengambilan keputusan untuk proses selanjutnya. Sistem informasi pengarsipan kontrak akan terlaksana dengan baik dan lebih sempurna apabila dilaksanakan dengan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Semua file tersimpan dalam database dapat diakses kapan saja dengan cepat dan tepat. Dengan adanya Sistem Informasi yang terintegrasi dan terkomputerisasi diharapkan mampu menghasilkan data atau informasi yang akurat, tepat dan dapat meminimalisir kesalahan.informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk proses bisnis selanjutnya. Sistem harus bisa mengimplementasikan asas sekali input untuk data yang sama. 1.2 Batasan Masalah Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan maka pada

perancangan sistem ini penulis membatasi masalah sekaligus mempersempit ruang lingkup dalam melakukan pembahasan. Batasan masalah yang akan penulis bahas dalam penulisan ini hanya membatasi permasalahan tentang pengarsipan dokumen kontrak kerja dan tidak membahas mengenai proses penunjukan penyedia pada proses pelelangan. Proses bisnis tersebut dikoordinir oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Batasan masalah dalam sistem informasi pengarsipan kontrak pada Dinas Pekerjaan Umum kota Pangkalpinang adalah sebagai berikut : a. Pendataanpenyedia b. Pendataan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHPL) c. PendataanSK PPK d. Pendataan SK PPTK e. Pendataan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) f. Pendataan Surat Perintah Kerja (SPK) g. PendataanSurat Perintah Mulai Kerja (SPMK) h. Pendataan Berita Acara Serah Terima Lapangan (BASTL) i. Pembuatan Laporan Pengarsipan Kontrak 1.3 Metode Penelitian Dalam rangka menyelesaikan rancangan aplikasi sistem informasi ini Penulis memerlukan data-data (source) yang berhubungan dengan proses bisnispengarsipan kontrak. Adapun metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: 1.3.1 Pengumpulan Data Pada tahap awal ini dilakukan pengumpulan data atau materi perancangan dengan cara dibawah ini: 1) Tinjauan Lapangan Penulis mengumpulkan data yang diperoleh langsung dari hasil penelitian pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinang, tinjauan lapangan dilakukan dengan tiga cara, yaitu: a) Pengamatan(observasi) b) Wawancara(interview) c) Pengumpulan dokumen 2) Penelitian Kepustakaan Penulis juga menggunakan berbagai sumber bacaan, baik buku-buku ilmiah, e-book hasil pencarian penulis di internet, catatan semasa kuliah penulis yang berkaitan erat dengan topik perancangan sistem informasi administrasi rawat inap ini dan juga diktat-diktat yang berkaitan dengan judul skripsi. 1.3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah: 1) Menganalisa sistem yang ada 2) Menspesifikasikan sistem Produk-produk yang dihasilkan dari tahap ini adalah berupa model dari sistem yang ada, sedangkan alat-alat yang digunakan antara lain, yaitu: 1) Activity diagram sistem berjalan 2) Use case diagram sistem usulan 3) Deskripsi Use Case 4) Dokumen keluaran 5) Dokumen masukan 1.3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek Tahap Perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan pada tahap perancangan sistem informasi ini antara lain sebagai berikut: 1) Entity Ralationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Table 4) Spesifikasi Basis Data Rancangan masukan Berisi gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang. 5) Rancangan keluaran Berisi gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang. 6) Rancangan Dialog Layar Berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. 7) Sequence Diagram 8) Class Diagram 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun maksud dan tujuan penulisan sebagai berikut : a. Menghasilkan rancangan sistem yang terkomputerisasidan terintegrasi, sehingga dapat meningkatkan kinierja Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). b. Diharapkan dapat melengkapi serta mengembangkan perangkat sistem informasi manajemen khususnya dibagian pengarsipan dokumen kontrak kerja. c. Dapat dengan mudah mengetahui seluruh data kontrak kerja yang dahulu atau yang sedang berjalan. d. Dapat dengan mudah memperoleh kembali data kontrak kerja yang diperlukan dengan cepat, tepat dan akurat.

e. Dapat menghasilkan laporan kontrak kerja yang lebih baik. f. Untuk menerapkan materi-materi yang pernah didapat dibangku kuliah g. Penelitian ini merupakan hasil aplikasi serta penerapan langsung dari salah satu analisis yang ada di bangku kuliah. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem sistem bagian (subsistem) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sistem tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem yaitu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Sutabri 2). Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan keluaran. Hal ini merupakan system yang sangat sederhana, sebab sebuah system dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Dan sistem merupakan segi yang menentukan dan melukiskan sebuah system yang membentuk batasan, system terdapat didalam batasan, lingkungan berada di luar batas. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) nyata yang digunakan untuk mengambil keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Yang dimaksud dengan data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 2.3 Sistem Informasi Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3). Menurut Supriyanto (2005:243) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut: sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.4 Pengembangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UML Menurut Munawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi. 3. Pengelolaan Proyek 3.1 Ruang Lingkup (Scope) Proyek Proyek pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Kontrak adalah proyek untuk membangun sistem informasi pengarsipan kontrak kerja antara pemerintah kota Pangkalpinang dengan kontraktor pelaksanan pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinang. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi nama ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN KONTRAK PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA PANGKALPINANG. Sistem informasi tersebut harus dapat : a. Mengentri Data Penyedia b. Pendataan Data Berita Acara Hasil Lelang (BAHP) c. Pendataan SK PPK d. Pendataan SK PPTK e. Pendataan SK Pengawas f. Membuat Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) g. Membuat Surat Perintah Kerja h. Membuat Surat Perintah Mulai Kerja i. Membuat Berita Acara Serah Terima Lapangan j. Membuat Laporan Pengarsipan Kontrak 3.2 Tujuan Proyek Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan pengarsipan dokumen kontrak kerja (perjanjian kerjasama). Penyelesaian masalahpengarsipan dokumen kontrak kerja dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam mengelola dokumen kontrak sebagai pertanggung jawaban kepada pemerintah kota Pangkalpinang.

3.3 Project Execution Plan Proses mengkoordinasikan sumber daya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menghasilkan produk sesuai yang ditargetkan. 3.3.1 Identifikasi Stakeholder perencanaan dan mengelola jadwal, biaya dan perubahan-perubahan terjadi. No Deliverables Type (Softcopy/Ha rdcopy/lainn ya) Sign -off Remark 1 Project Charter Hardcopy 10 Mei 2015 2 3 Software Aplikasi Laporan Pertanggung jawaban Softcopy 29 Agustus 2015 Hardcopy 20 Agustus 2015 Gambar 3.1 Stakeholder Proyek 3.3.2 Identifikasi deliverables Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training yang perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab. Gambar 3.2 WBS Sistem Informasi Pengarsipan Kontrak 3.4.2 Gantt Chart 3.4 Penjadwalan Proyek Mendefeniskan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah menjadi pekerjaanpekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan defenisi ruang lingkup. Defenisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggungjawaban kerja. 3.4.1 Work Breakdown Structure(WBS) WBS merupakan dokumen fundamental dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk Gambar 3.3 Gantt Chart Sistem Informasi Pengarsipan Kontrak

4. Analisis dan Perancangan Sistem 4.1 Tinjauan Organisasi Organisasi merupakan suatu wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terikat hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan di dalam berorganisasi diharapkan adanya suatu interaksi atau suatu hubungan atau suatu hubungan timbal balik dan saling berkoordinasi serta menanamkan sifat kejujuran antara sesama perangkat organisasi. Dengan demikian tujuan yang diinginkan oleh suatu perusahaan tercapai dengan baik. : d. Activity Diagram Penyerahan SK PPTK e. Activity Diagram Penyerahan SK PPK f. Activity Diagram Pembuatan SPPBJ g. Activity Diagram Pembuatan SPK h. Activity Diagram Pembuatan SPMK i. Activity Diagram Pembuatan BASTL j. Activity Diagram Pembuatan Laporan Kontrak 4.4 Analisa Keluaran Sistem Berjalan Berisi mengenai gambaran keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dianalisa, dimana setiap keluaran. 4.5 Analisa Masukan Sistem Berjalan Berisi mengenai gambaran masukan yang dihasilkan oleh sistem yang dianalisa, dimana setiap masukan 4.6 Identifikasi Kebutuhan Berdasarkan hasil analisa dan uraian umum mengenai sistem yang sedang berjalan pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinang, maka dapat diidentifikasi kekurangan yang ada Gambar 4.1 Struktur Organisasi 4. 2 Uraian Prosedur Prosedur yang dilakukan dalam sistem informasi pengarsipan kontrak pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinang adalah sebagai berikut: a. Pendataan Penyedia b. Penerimaan Berita Acara Hasil Lelang (BAHPL) c. Pendataan Pegawai d. Penyerahan SK PPTK e. Penyerahan SK PPPK f. Pembuatan Surat Penunjukan Penyedia g. Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK) h. Pembuatan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) i. Pembuatan Berita Acara Serah Terima Lapangan j. Pembuatan Laporan Pengarsipan Kontrak 4.7 Package Diagram Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor). Rancangan use case tersebut dikelompokkan menggunakan package. Rancangan hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut : Master Transaksi Laporan Gambar 4.12 Package Diagram 4.8 Use Case Sistem Usulan a. Use Case Diagram Package Master Entry Data Penyedia Penyedia 4.3 Analisa Proses Sistem berjalanpadadinas Pekerjaan Umum Kota Pangkalpinangdalam activity diagram sebagai berikut: a. Activity Diagram Pendataan Penyedia b. Activity Diagram Pendataan BAHPL c. Activity Diagram Pendataan Pegawai PPK Entry Data Pegawai Gambar 4.13 Use Case Diagram Package Master Bagian Kepegawaian

b. Use Case Diagram Package Transaksi adalah menunjukkan object data (entitas) dan hubungannya (relationship) terhadap entitas yang ada sehingga dapat dihasilkan file file yang akan dibentuk, gambar ERD dapat dilihat di bawah ini : Entry BAHPL Pejabat Pengadaan Entry SK PPK Entry SK PPTK Pengguna Anggaran PPK Entry SPPBJ Entry SPK Penyedia Entry SPMK Entry BASTL Gambar 4.14 Use Case Diagram Package Transaksi Gambar 4.16 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.9.1 Logical Record Structure c. Use Case Diagram Package Laporan Cetak Laporan BAHPL Cetak Laporan SPPBJ PPK Cetak Laporan SPK Pengguna Anggaran CetakLaporan SPMK Cetak Laporan BASTLAP Gambar 4.15 Use Case Diagram Package Laporan 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram memodelkan data apa yang ada, tujuan utama dari penggambaran ERD Gambar 4.18 Logical Record Structure (LRS)

4.9.2 Rancangan Dialog Layar a. Menu Utama d. Menu Laporan Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Laporan b. Menu Master c. Menu Transaksi Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Utama Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Master 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Komputerisasi pada rancangan Sistem Informasi Pengarsipan Kontrak dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan pimpinan dalam mengontrol pekerjaan khususnya dalam hal pengarsipan pekerjaan kontrak sehingga dapat meningkatkan etos kerja pegawai. b. Sistem yang dibangun dapat menghasilkan kecepatan, ketepatan dan keakuratan proses database perencanaan serta meminimalisir kesalahan. c. Perancangan sistem informasi yang berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik dan lebih mudah dipahami oleh orang lain dalam hal struktur perancangannya. Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu Transaksi 5.2 Saran Adapun saran saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut :

a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini. b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan. c. Secara rutin memback-up data-data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke DatabaseYogyakarta, CV. Andi Offset, 2008 Widjaya Iwan Kurniawan, Manajemen Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha Ilmu, 2013 d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh PPKDinas PU Kota Pangkalpinang agar dapat terciptanya efisiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung sistem informasi ini. e. Perlu adanya audit paling tidak setiap 3 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan kesalahan yang terjadi pada sistem informasi yang terbaru dalam rangka mendukung sistem informasi ini. DAFTAR PUSTAKA Indrajani,Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2009 Munawar, Pemodelan Visual dengan UMLYogyakarta: Graha Ilmu,2005 Sutanta Edhy,Basis Data dalam Tinjauan Konseptual Yogyakarta:CV. Andi Offset, 2011 Sutabri Tata,Analisis Sistem Informasi Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2012