BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem informasi sebagai salah satu bentuk produk dari ilmu pengetahuan dan teknologi, kini telah banyak digunakan lembaga, instansi, perusahaan maupun organisasi. Seperti halnya tujuan dikembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi, sistem informasi juga dikembangkan sebagai salah satu media untuk memberi kemudahan akses. Seperti halnya yang diterapkan pada pondok pesantren tebuireng sebagai salah satu lembaga yang menggunakan sistem informasi pendaftaran santri dan santriwati baru yang dapat memudahkan masyarakat untuk melakukan pendaftaran secara online dan dapat di akses dimanapun tanpa harus datang ke tempat pendaftaran. Karena pendaftar tiap tahunya mencapai angka ribuan dan berasal dari berbagai penjuru daerah di Indonesia, proses data yang diolah secara manual dapat menyebabkan hasil yang kurang begitu maksimal, tepat dan akurat. Pondok Pesantren Tebuireng merupakan lembaga pendidikan islam, yang menampung peserta didik dan dibina agar mereka memiliki kemampuan, kecerdasan dan keterampilan. Dalam proses pendidikan diperlukan pembinaan secara berkoordinasi dan terarah. Dengan Demikian siswa diharapkan dapat mencapai prestasi belajar yang maksimal sehingga tercapainya tujuan pendidikan. Pendaftaran merupakan salah satu proses penting untuk bisa menentukan siapa saja calon santri dan santriwati yang terpilih untuk belajar di Pondok Pesantren Tebuireng. Dengan proses penyeleksian yang manual, dapat memberatkan panitia untuk melakukan penyeleksian dari pendaftar. Oleh karena itu, Pondok Pesantren Tebuireng memberikan kemudahan kepada setiap calon santri dan santriwatinya untuk bisa melakukan pendaftaran dimanapun dengan terhubung oleh internet dan kapanpun dalam jadwal yang sudah di tentukan dari panitia pendaftaran santri dan santriwati Pondok Pensantren Tebuireng. 1
2 Dalam memberikan layanan Pondok Pesantren Tebuireng sudah memakai teknologi informasi, tetapi masih banyak kekurangan yang ada dalam pelayanan pendaftaran tersebut seperti masih bisa menampilkan data yang seharusnya tidak untuk di perlihatkan oleh umum, dan proses seleksi manual untuk menentukan yang sudah lulus tes dan tidak bisa melihat status apakah pendaftar tersebut lulus dalam proses tes yang di selengarakan. Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya maka untuk menghadapi masalah dalam data calon pendaftar yang mencapai ribuan akan menjadi masalah utama di setiap proses pengecekan dan penyeleksian para calon pendaftarnya. Sistem informasi pendaftaran santri dan santriwati Pondok Pesantren Tebuireng ini dibuat agar panitia pendaftaran dapat mencari calon santri dan santriwati sesuai dengan tingkat prestasi dan nilai terbaik dalam hasil test, dan diharapkan dengan cepat tanpa harus menyeleksi dengan manual. 1.2 Perumusan Masalah Sebuah lembaga pendidikan islam Pondok Pesantren Tebuireng membutuhkan sistem informasi untuk memudahkan para calon pendaftar. Oleh karena itu, masalah yang akan dibahas dalam pembuatan sistem informasi pendaftaran santri dan santriwati Pondok Pesantren Tebuireng adalah bagaimana membuat sistem informasi pendaftaran santri dan santriwati Pondok Pesantren Tebuireng yang diharapkan dapat membantu para calon pendaftar dan diharapkan mampu membantu panitia pendaftaran dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam seluruh penyedian informasi secara cepat, tepat dan akurat. 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan hasil pengamatan dan penguplan data dari pengamatan sistem yang sudah ada, maka pada tugas akhir pembuatan sistem informasi pendaftaran santri dan santriwati baru pondok pesantren tebuireng ini hanya dibatasi pada :
3 1. Sistem ini hanya memberikan informasi persyaratan dan prosedur proses untuk pendaftaran calon santri dan santriwati. 2. Sistem ini hanya mengatur proses pendaftaran tidak berlanjut dengan proses aktifitas santri dan santriwati di Pondok Pesantren Tebuireng. 3. Proses sistem infomasi pendaftaran santri dan santriwati baru pondok pesantren tebuireng ini digunakan dalam pendaftaran pertiap tahun ajaran. 4. Proses penyeleksian santri dan santriwati baru berdasarkan nilai dan hasil test terbaik yang telah di tetapkan oleh Pondok Pesantren Tebuireng 5. Sistem hanya menampilkan pendaftar dari nilai dari nem dan hasil test terbaik dari pendaftar. 1.4 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah membangun sebuah sistem informasi pendaftaran santri dan santriwati baru pondok pesantren tebuireng. Dengan fungsi utama yang diharapkan untuk membantu calon pendaftar dan petugas pendaftaran pondok pesantren tebuireng. 1.5 Manfaat Manfaat yang di dapatkan oleh pengunjung dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai sarana media informasi untuk mengetahui bagaimana proses pendaftaran santri dan santriwati baru pondok pesantren tebuireng. 2. Sebagai sarana memberikan aspirasi untuk meningkatkan proses pendaftaran santri dan santriwati baru di pondok pesantren tebuireng. Manfaat yang di dapatkan oleh petugas pendaftaran dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai sarana pendokumentasian data pendaftar yang ada di pondok pesantren tebuireng. 2. Menjadi tolak ukur untuk pertimbangan proses pendaftaran di tahun ajaran berikutnya.
4 3. Membantu melakukan manajemen data berita, agenda, unit pendidikan dan data laporan perproses pendaftaran. 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakann dalam pembuatan system informasi pendaftaran santri dan santriwati baru pondok pesantren tebuireng ini adalah sebagai berikut : 1. Observasi Mengamati secara langsung bagaimana prosedur pendaftaran calon santri dan santriwati pondok pesantren tebuireng. 2. Wawancara Wawancara kepada pihak-pihak yang terlibat apa saja yang dibutuhkan dalam pengolahan informasi yang dan data pendaftaran. 3. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan mempelajari kumpulan pustaka mengenai penelitian yang pernah dilakukan dan masih berhubungan dengan tema rancang bangun sistem informasi lowongan kerja sampingan yang digunakan dalam penelitian. Bahan yang digunakan dalam studi pustaka penelitian ini adalah buku, jurnal, paper dan penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya. Kumpulan pustaka didapat dari membaca buku literatur dan mengakses internet ke situs publikasi online. 4. Metode Perancangan dan Pengembangan system Pengembangan system melalui tiga tahap, yaitu: a. Analisis Permasalahan Mempelajari dan menganalisis permasalahan yang ada. Hasil dari analisis permasalahan ini akan digunakan unutk analisis kebutuhan sistem, analisis kebutuhan data, kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional sistem yang akan dibangun dalam penelitian ini. untuk merancang sistem. b. Perancangan Sistem Bagian ini membahas tentang perancangan dari sistem aplikasi yang akan dibuat dengan mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional,
5 mempersiapkan untuk rancangan sistem informasi pendaftaran santri santriwati pondok pesantren tebuireng berbasis web berupa alur sistem, perancangan Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan struktur menu dan perancangan antarmuka pada sistem informasi pendaftaran santri santriwati pondok pesantren tebuireng ini. c. Implementasi Sistem dan pengujian Sistem Bagian ini membahas tentang implementasi dan pengujian sistem informasi pendaftaran santri santriwati pondok pesantren tebuireng berbasis web. Tujuannya adalah menguji kesesuaian sistem dengan perancangan yang telah dibuat, mengurangi adanya kesalahan pada sistem dan memastikan sistem informasi pendaftaran santri santriwati pondok pesantren tebuireng ini dapat digunakan. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian tugas akhir ini merupakan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah yang akan dibahas dalam sistem informasi pendaftaran santri santriwati pondok pesantren tebuireng, yaitu terdiri dari: BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini menjelaskan tinjauan secara umum sebagai dasar penelitian. Dan dalam bagian ini membahas beberapa penelitian yang sudah pernah dilakukan oleh para peneliti yang bertemakan system informasi pendaftaran dalam lebaga pendidikan. BAB III LANDASAN TEORI Berisi teori-teori, pendapat, prinsip, dan sumber-sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah dan dapat dipergunakan sebagai perbandingan atau acuan dalam pembahasan masalah.
6 BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Berisi analisis serta desain sistem yang digunakan dalam implementasi aplikasi, mulai dari analisis sistem, rancangan proses, rancangan basis data, dan rancangan antarmuka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI Berisi rincian penerapan dari desain yang dibuat menjadi aplikasi dokumen manajemen dengan menampilkan antarmuka program, disertai cara kerja dan penggunaan program. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Berisi tentang hasil yang telah di implementasikan dari bab sebelumnya dan bahasan tentang penggunaan sistem informasi tersebut pada suatu instansi yang terkait. BAB VII PENUTUP Berisi penutup dari laporan Tugas Akhir ini yang memuat kesimpulan dari uraian sebelumnya serta saran untuk pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Pada daftar pustaka berisi semua sumber bacaan yang di gunakan sebagai bahan acuan dalam penulisan Tugas Akhir ini.