Teknik Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Oleh : Drs. H. Gunarto, MM Konsultan/Expert pada Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Sumberdaya Pembangunan (LPPSP) Semarang Bumi Wana Mukti A4/31 Semarang Telp/Fax 024-67105577 Email : g_gunarto@yahoo.com 1
outline 1 Format SOP 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP 3 Tugas Penyusunan SOP 4 Penutup
1. Format SOP 1. Format SOP Umum 2. Format SOP Adm. Pemerintahan (AP ) Langkah sederhana (Simple Steps) kurang dari 10 langkah Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) 10 langkah lebih, ditatambah pengambilan keputusan. Grafik (Graphic), langkah panjang dan spesifik, disajikan dalam bentuk gambar/foto Diagram Alir (Flowcharts) Liner Diagram Alir Bercabang : SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts).Menggunakan Lima Simbol Flowchart Format : sebutan pelaksana dipisahkan dari uraian kegiatan
lanjutan
Lanjutan
Contoh 3a Lanjutan
Contoh 3b Lanjutan
Contoh 4 Lanjutan
Format SOP AP Permenpan RB 35/2012
Format SOP Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa : tidak ada format SOP yang baku (standar), (yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut).
Empat Faktor Penting dalam SOP Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah: berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur; berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur; siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.
Syarat Format SOP yang Baik Format SOP yang baik Format sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP.
2. Langkah-langkah Penyusunan SOP Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 1. Persiapan 2. Identifikasi Kebutuhan SOP 3. Analisis Kebutuhan SOP 4. Penulisan SOP 5. Verifikasi dan Ujicoba SOP 6. Pelaksanaan 7. Sosialisasi 8. Pelatihan dan Pemahaman 9. Monitoring dan Evaluasi
a. Persiapan Membentuk tim, pembekalan tim melaksanakan dan/atau mengkoordinasikan semua tahapan penyusunan SOP sosialisasi pada masingmasing SKPD menyusun rencana pelaksanaan
Lanjutan Tim pada tingkat Kabupaten Ketua: Kepala Bagian organisasi Sekretaris: Sekretaris yang ditunjuk oleh Sekda Anggota: Para sekretaris OPD Tim pada tingkat OPD menyusun rancangan SOP pada masing-masing unit kerja
OPD OPD OPD b. Identifikasi Kebutuhan SOP Identifikasi kebutuhan SOP masingmasing OPD dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi SKPD. Identifikasi kebutuhan SOP dilakukan pada masingmasing OPD dan disusun menurut tingkatan unit kerja. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP.
c. Analisis Kebutuhan SOP Analisis Kebutuhan SOP Dokumen inventarisasi judul SOP dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP. Hasil analisis dibuat dalam format: nama dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan keputusan kepala daerah. Format nama dan kode nomor SOP tercantum dalam Lampiran I Permendagri 52 tahun 2011
Lanjutan Hal yang perlu diperhatikan dalam analisis kebutuhan SOP: prosedur kerja harus sederhana dan fleksibel; pengkajian dilakukan sebaik-baiknya untuk mencegah duplikasi pekerjaan; pembagian tugas yang tepat; pengawasan terus-menerus dilakukan; penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya; dan tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dengan memperhatikan tujuan.
Lanjutan Analisis kebutuhan SOP akan menghasilkan nama dan kode nomor SOP Tabel Nama SOP dan Kode Nomor SOP NO. JUDUL SOP NOMOR SOP
d. Penulisan SOP Persyaratan Penyusunan SOP mengacu pada peraturan perundangundangan; ditulis dengan jelas, rinci dan benar; memperhatikan SOP lainnya; dan dapat dipertanggungjawabkan.
Lanjutan Kriteria Kegiatan yang memerlukan SOP kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; menghasilkan output tertentu;dan kegiatannya melibatkan sekurangkurangnya 2 (dua) orang/pihak.
Lanjutan
Cara Pengisian: (1) Nomor Standar Operasional Prosedur Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar Operasional Prosedur) (2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur (3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi (4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku (5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan (6) Nama Standar Operasional Prosedur Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan (7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundangundangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur
8 Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan 9 Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan 10 Peralatan/perl Diisi dengan penjelasan mengenai daftar engkapan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan 11 Peringatan Diisi dengan: Penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan. Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.
13 Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan 14 Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas 15 Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan 16 Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses/kegiatan 17 Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan 18 Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala SKPD
e. Verifikasi dan Uji Coba Rancangan SOP yang dibuat pelaksana di verifikasi. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP. Rancangan SOP hasil verifikasi dilakukan ujicoba. Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang.
f. Pelaksanaan Syarat Pelaksanaan telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan; adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; sumberdaya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai; telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja; dan mudah diakses dan dilihat.
g. Sosialisasi Pelaksanaan SOP harus terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja. SOP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi.
h. Pelatihan dan Pemahaman Pelatihan dan pemahaman dilakukan dalam bentuk rapat, bimbingan teknis, pendampingan ataupun pada pelaksanaan sehari-hari.
i. Monitoring dan Evaluasi Monitoring Monitoring dilakukan dengan cara observasi, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja. Evaluasi Evaluasi sebagai bahan penyempurnaan SOP. Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun. Evaluasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan koordinator serta berkoordinasi dengan Biro Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.
3. Praktek Penyusunan SOP Langkah awal yang perlu dilakukan adalah : Identifikasi Kebutuhan SOP Analisis Kebutuhan SOP Penulisan SOP Dalam penulisan SOP : Silakan Bp/Ibu menggunakan template Tabel SOP yang sudah tersedia
Lanjutan Template Tabel SOP Excel Template Tabel SOP Word Contoh SOP Percepatan Pelayanan Kemendagri