BAB IV ANALISIS & DESAIN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo, proses penilaian masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan aplikasi berupa program Excel untuk menyelesaikan semua proses penilaiannya. Adapun informasi akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo yaitu pertama kali data siswa yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo tersebut didapat dari sistem diknas kemudian oleh bagian kesiswaan akan divalidasi apakah siswa tersebut benar-benar siswa yang terpilih untuk masuk ke SMAK Untung Suropati Sidoarjo atau tidak. Setelah kelas terbentuk, maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar mengajar bisa dimulai. Pada tiap awal semester guru memberikan beberapa penilaian yaitu kognitif, psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya guru memberikan penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang diberikan berupa tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal). Dalam setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat dilakukan berkali-kali sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang ditentukan. Selain itu ada nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai UAS untuk rapor semester. Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian praktek pada mata pelajaran tertentu saja. 32
33 Dalam psikomotorik ada 3 penilaian dalam satu semester yaitu NP1, NP2, NP3. sedangkan afektif ada beberapa penilaian yaitu keterbukaan, ketekunan belajar, kerajinan, tenggang rasa, kedisiplinan, kerjasama, ramah dengan teman, hormat pada guru, kejujuran, menepati janji, kepedulian dan tanggung jawab. Jika proses belajar mengajar dan penilaian selesai, maka guru akan memberikan nilai siswa tersebut untuk dicek pada bagian kurikulum. Jika nilai sudah sesuai maka bagian kurikulum memberikan nilai tersebut ke bagian akademik untuk dicetak DKN (Daftar Kumpulan Nilai), rapor pra semester dan rapor semester. Tentu hal ini kurang efektif dan efisien untuk menentukan ketepatan hasil penilaian akademik tersebut. Ada terjadi banyak kesalahan dalam proses penilaian tersebut yaitu guru sering salah dalam menginputkan nilai mentah yaitu nilai yang berasal dari paper atau dokumen yang masing-masing guru yang didapat dari proses belajar mengajar setiap harinya ke dalam program Excel. Mengacu pada permasalahan yang ada, SMAK Untung Suropati Sidoarjo membutuhkan sistem akademik yang terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien. Sistem penilaian yang mampu memberikan kemudahan dalam melakukan penilaian akademik terhadap siswa, pencarian data guru dan siswa serta pembuatan laporan. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah Sistem Informasi akademik yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut. 4.1.1 Dokumen Input/Output Berdasarkan hasil studi lapangan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Dokumen input output yang didapat oleh penulis salah satunya adalah sebagai berikut:
34 a. Form Presensi Siswa Form presensi digunakan guru untuk mencatat kehadiran siswa pada saat jam pelajaran berakhir, selanjutnya guru matapelajaran akan mengumpulkan kepada bagian akademik. b. Daftar Guru Pengajar Gambar 4.1 Form Presensi Siswa Daftar guru pengajar digunakan guru atau bagian akademik sebagai acuan menentukan jadwal atau pengajar mapel perkelas, selanjutnya akan dicatat ke tabel jadwal mata pelajaran seperti pada Gambar 4.2
35 Gambar 4.2 Daftar Guru Pengajar
36 c. Daftar Jadwal Mata Pelajaran Daftar jadwal mata pelajaran adalah hasil output dari pencatatan jadwal mapel yang didapat dari daftar guru dan juga data matapelajaran yang berlangsung pada tahun ajaran yang berlangsung seperti pada Gambar 4.3 Gambar 4.3 Daftar Jadwal Mata Pelajaran 4.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan menggali informasi mengenai sistem akademik yang berjalan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Melalui
37 wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat didalam sistem tersebut dapat digambarkan dokumen flow sistem akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Sesuai dengan hasil survey pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo berhubungan dengan sistem penilaian akademik yang sedang berjalan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo, dibawah ini pada gambar 4.1 merupakan gambar dokumen flowchart atau aliran dokumen yang lama atau masih manual pada sistem penilaian akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Gambar 4.4 Document Flow Manual Sistem Informasi Akademik Proses penerimaan siswa baru dimulai dari calon siswa baru yang mengisi data siswa tersebut dan menyerahkan kepada bagian administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data tersebut dan memberikan laporannya kepada kepala sekolah. Proses berikutnya yaitu membuat data kelas per tahun ajar yang dilakukan oleh bagian akademik yang menghasilkan Rekap Data Kelas, kemudian
38 di lakukan proses alokasi siswa per tahun ajar dan laporannya diserahkan kepada kepala sekolah dan guru. Proses terakhir yaitu membuat laporan rekap nilai siswa per semester, proses tersebut berawal dari laporan rekap data alokasi siswa yang berada di guru. Data tersebut diproses menjadi dua, yaitu Data Nilai Siswa dan Data Absensi Siswa. Kedua data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk diproses menjadi Laporan Rekap Nilai Siswa Per Semester dan diberikan kepada kepala sekolah 4.2 Desain Sistem Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow baru berikut ini. 4.2.1 Sistem Flow Berikut ini akan digambarkan system flow Sistem Informasi Akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Dalam document flow ini menjelaskan proses maintenance data master seperti data siswa, guru, kelas, dan mata pelajaran, dan juga proses transaksi yaitu transaksi alokasi siswa pada kelas, transaksi mata pelajaran perkelas, absensi siswa, dan penilaian hasil belajar siswa pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Hasil dari penilaian ini akan diserahkan pada masing-masing wali untuk mengisi nilai rapor. Dan rapor itu sendiri akan diserahkan kepada masing-masing orang tua melalui siswa yang bersangkutan.
39 CALON SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEK Mulai Data Siswa Lama Data Calon Siswa Input Data Calon Siswa Proses Input Data Calon Siswa File Calon Siswa Bukti Pendaftaran Calon Siswa 2 Proses Seleksi Calon Siswa Proses Penerimaan Calon Siswa Cetak Bukti Pendaftaran Calon Siswa Bukti Pendaftaran Calon Siswa 1 2 N Input Data Siswa Lama Proses Input Data Siswa Lama File Siswa Cetak Data Siswa Laporan Data Siswa 1 2 Laporan Data Siswa 2 Selesai Gambar 4.5 System Flow Sistem Informasi Penerimaan Calon Siswa Proses penerimaan siswa baru ini sudah terkomputerisasi, dimulai dari calon siswa baru yang mengisi data siswa tersebut dan menyerahkan kepada bagian administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data siswa baru dan data siswa lama untuk diproses dan memberikan laporannya kepada siswa dan kepala sekolah.
40 Gambar 4.6 System Flow Sistem Informasi Akademik Proses terkomputerisasi tentang akademik sekolah, dimana proses tersebut terdapat transaksi penjadwalan mapel, alokasi siswa perkelas, absensi siswa, dan juga nilai siswa
41 SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEK GURU 3 Kartu Siswa Laporan Absensi Siswa 2 File Absensi Siswa Cetak Laporan Absensi Siswa Laporan Absensi Siswa 1 N 2 File Siswa N Cetak Laporan Data Siswa Laporan Data Siswa 1 2 Mulai Cetak Kartu Siswa Kartu Siswa 3 Laporan Data Siswa 2 Gambar 4.7 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Data Siswa Selesai Proses Cetak Laporan Data Siswa dimulai dari cetak kartu siswa, laporan absensi siswa dan laporan data siswa yang diambil dari database. Kemudian laporan tersebut diberikan kepada Kepala Sekolah dan Guru.
42 SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEK GURU Mulai 4 Laporan Jadwal Kelas 3 Laporan MaPel 1 Laporan Jadwal Kelas 2 File MaPel Cetak Laporan MaPel Laporan MaPel 1 N 2 N File Guru N Cetak Laporan Data Guru Laporan Data Guru 1 File Alokasi Kelas Cetak Laporan Alokasi Kelas Laporan Alokasi Kelas 1 File Jadwal Kelas 2 Cetak Laporan Jadwal Kelas Laporan Jadwal Kelas 1 N 4 2 2 3 Laporan Data Guru 2 Laporan Alokasi Kelas 1 Gambar 4.8 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Data Guru Di dalam proses Cetak Laporan Data Guru ini bagian Administrasi mengambil data guru, data jadwal kelas, data mata pelajaran, dan data alokasi kelas untuk kemudian diproses menjadi laporan yang diberikan kepada Kepala Sekolah, Guru, dam Siswa. Mulai
43 SISWA ADMINISTRASI AKADEMIK KEPSEK GURU 1 Laporan Nilai Siswa 4 Laporan Nilai Siswa 2 N Mulai File Nilai Siswa Cetak Laporan Nilai Siswa Laporan Nilai Siswa 1 1 2 3 4 Laporan Nilai Siswa 3 Gambar 4.7 System Flow Sistem Informasi Cetak Laporan Nilai Siswa Selesai Proses Cetak Laporan Nilai Siswa dimulai dari Administrasi yang mengambil data nilai siswa untuk proses dan membuat dokumen rangkap empat dimana 3 dokumen tersebut diserahkan kepada Kepala Sekolah, Guru, dan Siswa, dan 1 dokumen lagi dijadikan arsip.
44 4.2.2 Diagram Berjenjang Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem informasi Akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo dapat dilihat pada Gambar 4.5 dan yang lainnya. Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik Gambar 4.11. Diagram Berjenjang Penilaian
45 Gambar 4.12 Diagram Berjenjang Penjadwalan Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Gambar 4.14 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penilaian
46 Gambar 4.15 Diagram Berjenjang Pembuatan Laporan Penjadwalan 4.2.3 Data Flow Diagram (DFD) DFD dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo adalah sebagai berikut: a. Context Diagram dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo terdapat 4 entity yang berhubungan langsung dengan sistem ini, yaitu siswa, Administrasi Akademik, kepala sekolah dan, guru. Dapat dilihat pada gambar 4.4
47 Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 2 Laporan Alokasi Kelas Siswa 1 Laporan Mata Pelajaran 2 Laporan Calon Siswa Lulus Seleksi 1 Laporan Absensi Siswa 2 Calon Siswa Bukti Pendaftaran Calon Siswa Laporan Nilai Siswa 4 Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2 Laporan Data Siswa Input Data Calon Siswa Siswa Input dan Maintenance Data Siswa Input dan Maintenance Data Guru Transaksi Data Absensi Guru b. DFD Level 0 Kartu Siswa Laporan Nilai Siswa 1 Laporan Mata Pelajaran 1 Laporan Absensi Siswa 1 Laporan Nilai Siswa 2 1 Sistem Akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo + Laporan Nilai Siswa 3 Rekapitulasi Siswa Yang Ada Rekapitulasi Guru Yang Ada Laporan Data Guru Laporan Alokasi Kelas Siswa 2 Transaksi Penerimaan Calon Siswa Gambar 4.16 Diagram Context Sistem Informasi Akademik Administrasi Akademik Input dan Maintenance Data Kelas Transaksi Data Alokasi Kelas Transaksi_Penilaian Kepala Sekolah DFD level 0 dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo adalah decompose dari context diagram dimana menjelaskan lebih detil 3 proses yang terdapat dalam sistem informasi akademik ini yaitu maintenance, transaksi dan laporan. Dapat dilihat pada gambar 4.5
48 Siswa Calon Siswa Input Data Calon Siswa Input dan Maintenance Data Siswa Guru Siswa Siswa Guru 1 File Calon Siswa Input dan Maintenance Data Guru 4 Transaksi Data Absensi Kartu Siswa Simpan dan Baca Baca Laporan Mata Pelajaran 1 Laporan Nilai Siswa 1 Laporan Absensi Siswa 1 Baca dan Simpan Laporan Nilai Siswa 2 Laporan Jadwal Mata Pelajaran 1 Kepala Sekolah 2 File Siswa Simpan dan Baca Baca Rekapitulasi Siswa Yang Ada Baca Laporan Nilai Siswa 3 Rekapitulasi Guru Yang Ada Laporan Alokasi Kelas Siswa 2 1 Proses Penerimaan Calon Siswa + 2 Proses Akademik 3 Proses Cetak Laporan + + Transaksi Penerimaan Calon Siswa Input dan Maintenance Data Kelas Transaksi_Penilaian Transaksi Penjadwalan Mata Pelajaran Input dan Maintenance Transaksi Data Data Alokasi Mata Kelas Pelajaran Baca Baca dan Simpan Baca dan Simpan Baca Simpan dan Baca Baca dan Simpan Simpan dan Baca Simpan dan Baca Simpan dan Baca File Absensi 7 File Mata Siswa Pelajaran File Jadwal File Alokasi 6 5 Kelas Kelas Baca Laporan Absensi Siswa 2 Laporan Alokasi Kelas Siswa 1 Laporan Laporan Nilai Data Siswa Guru 4 Laporan Mata Pelajaran 2 Laporan Jadwal Mata Pelajaran 2 Laporan Data Siswa Gambar 4.17 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik c. DFD Level 1 Sub Proses Data Master 9 File Kelas 3 File Guru Administrasi i Akademik Akademik 8 File Nilai Siswa Administrasi Administrasi Akademik Akademik DFD level 1 sub proses maintenance dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo menjelaskan tentang proses maintenance data siswa, kelas, mata pelajaran dan guru. Dapat dilihat pada gambar 4.6
49 Siswa Input dan Maintenance Data Siswa 1 Proses Baca dan Simpan Pemeliharaan Data Siswa Guru Input dan Maintenance Data Guru Administrasi Akademik Input dan Maintenance Data MaPel 3 Proses Pemeliharaan Data MaPel 4 Input dan Maintenance Data Kelas Administrasi Proses Akademik Pemeliharaan Data Kelas 2 Proses Pemeliharaan Data Guru Baca dan Simpan Baca Baca Baca dan Simpan Baca dan Simpan Gambar 4.18 DFD Level 1 Sub Proses Data Master d. DFD Level 1 Sub Proses Transaksi 2 File Siswa 3 File Guru 4 File MaPel 9 File Kelas DFD level 1 sub proses transaksi dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo menjelaskan tentang proses transaksi absensi dan pengelolaan nilai. Dapat dilihat pada gambar 4.7
50 4 File MaPel 4 Input dan Maintenance Data Kelas Administrasi Proses Akademik Pemeliharaan Data Kelas Transaksi Penjadwalan MaPel Administrasi Proses Transaksi Akademik Jadwal Kelas 6 Transaksi Data Alokasi Kelas Administrasi Proses Transaksi Akademik Alokasi Kelas Guru Transaksi Data Absensi Administras Transaksi_Penilaian i Akademik e. DFD Level 1 Sub Proses Laporan 7 5 Proses Transaksi Absensi 8 Proses Transaksi Penilaian Siswa Baca dan Simpan Baca Baca Simpan dan Baca Baca Simpan dan Baca Baca Baca Simpan dan Baca Gambar 4.19 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi 6 9 File Kelas 5 7 File Jadwal Kelas File Alokasi Kelas File Absensi Siswa 8 File Nilai Siswa DFD level 1 sub proses laporan dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo menjelaskan tentang proses membuat, rapor, transkrip dan laporan absensi. Dapat dilihat pada gambar 4.8
51 2 File Siswa Baca 1 Cetak Kartu Siswa Kartu Siswa Siswa 6 5 7 Guru 3 File Guru 4 File MaPel File Alokasi Kelas File Absensi Siswa 8 File Nilai Siswa Siswa File Jadwal Kelas Baca Baca Baca Baca Baca Baca Laporan Absensi Siswa 1 Guru Baca Laporan Nilai Siswa 1 Laporan Nilai Siswa 2 2 Cetak Laporan Data Siswa 3 Cetak Laporan Data Guru 4 Cetak Laporan Mapel 5 Cetak Alokasi Kelas Siswa 6 Cetak Jadwal MaPel 7 Cetak Data Absensi Siswa 8 Cetak Nilai Siswa Laporan MaPel 1 Laporan MaPel 2 Laporan Alokasi Kelas Siswa 1 Laporan Alokasi Kelas Siswa 2 Laporan Jadwal MaPel 1 Laporan Absensi Siswa 2 Laporan Data Siswa Rekapitulasi Siswa Yang Ada Laporan Jadwal MaPel 2 Laporan Nilai Siswa 3 Laporan Nilai Siswa 4 Guru Administras i Akademik Administras i Akademik Gambar 4.20 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan Guru Administras i Akademik Kepala Sekolah Administras i Akademik Kepala Sekolah Administrasi Akademik Kepala Sekolah Kepala Sekolah Administras i Akademik Administras i Akademik
52 4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Di bawah ini ERD dari sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo, adalah sebagai berikut: a. CDM (Conceptual Data Model) Data_Wali _Orang _Tua Kd_Ortu Nama_Ayah Alamat_Ayah Telpon_Ayah Job_Ayah Agama_Ayah Nama_Ibu Alamat_Ibu Telpon_Ibu Job_Ibu Agama_Ibu Nama_Wali Alamat_Wali Telpon_Wali Job_Wali Agama_Wali Guru Kode_Guru NIP Nama Jenis_Kelamin_Guru Tempat_Lahir_Guru Tgl_Lahir_Guru Alamat_Guru No_Telp_Guru Bidang _Studi Status_M eng ajar Agama_Guru Password_Guru Relation_780 Relation_334 Relation_3342 Relation_774 Wali_Kelas Kd_Wali Siswa NIS Nama Alamat_Siswa Tempat_Lahir_Siswa Tgl_Lahir_Siswa Jenis_Kelamin_Siswa Agama_Siswa No_Telp T ahun_ajaran Asal_Sekolah Status_Tinggal_Siswa Status_Kelas _Sis wa Relation_338 Jadwal_Mata_Pelajaran Kode_Jadwal Hari Jam Relation_775 Relation_781 Nilai Relation_773 Nilai_Kognitif Nilai_Psikomotorik Nilai_Afektif Relation_771 Kelas Kode_Kelas Tahun_Ajar Nama_Kelas Kapasitas_Kelas Keterangan Gambar 4.21 CDM Sistem Informasi Akademik Absensi Kode_Absensi Tgl_Absensi Semester Ket_Absensi Relation_772 Mata_Pelajaran Kode_Mata_Pelajaran Nama_Mata_Pelajaran Tahun_Ajar KKM
53 b. PDM (Physical Data Model) PDM adalah hasil generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM dari sistem informasi akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo dapat dilihat pada gambar 4.10. DATA_WALI ORANG_TUA KD_ORTU NIS NAMA_AYAH ALAMAT_AYAH TELPON_AYAH JOB_AYAH AGAM A_AYAH NAMA_IBU ALAMAT_IBU TELPON_IBU JOB_IBU AGAM A_IBU NAMA_WALI ALAMAT_WALI TELPON_WALI JOB_WALI AGAM A_WALI GURU KD_GURU NIP NAMA JENIS_KELAMIN_GURU TEMPAT_LAHIR_GURU TGL_LAHIR_GURU ALAMAT_GURU NO_TELP_GURU BIDANG_STUDI STATUS_MENGAJAR AGAMA_GURU PASSWORD_GURU varchar(15) varc har(5) varc har(30) KD_ORTU NIS = DAT_KD_ORTU = NIS varchar(50) varchar(20) varc har(20) varc har(20) KD_ORTU = KD_ORTU varc har(30) varchar(50) varchar(20) varc har(20) varc har(30) varc har(50) varchar(20) varc har(20) varchar(20) varc har(20) varchar(5) varc har(10) varchar(50) char(1) varchar(20) timestamp varchar(50) varc har(20) varchar(50) varchar(50) varchar(20) varchar(5) KD_GURU = KD_GURU KD_GURU = KD_GURU SISWA NIS KD_ORTU DAT_KD_ORTU NAMA ALAMAT_SISWA TEM PAT_LAHIR_SISWA TGL_LAHIR_SISWA JENIS_KELAMIN_SISWA AGAM A_SISWA NO_T ELP TAHUN_AJ ARAN ASAL_SEKOLAH STAT US_TINGGAL_SISWA STATUS_KELAS_SISWA NIS = NIS JADWAL_MATA_PELAJARAN varc har(5) varc har(15) varc har(15) varc har(50) varchar(50) varc har(50) timestamp char(1) varc har(10) varc har(20) varc har(10) varc har(50) varc har(25) varchar(15) KODE_KELAS = KODE_KELAS NILAI NIS KODE_MATA_PELAJARAN NILAI_KOGNITIF NILAI_PSIKOM OTORIK NILAI_AFEKTIF NIS = NIS varc har(5) varchar(15) integer integer varc har(2) KODE_MATA_PELAJARAN = KODE_MATA_PELAJARAN KD_JADWAL varchar(15) KD_GURU varc har(5) KODE_MATA_PELAJARAN varchar(15) HARI varchar(15) MATA_PELAJARAN JAM varc har(20) KODE_MATA_PELAJARAN = KODE_MATA_PELAJARAN KODE_MATA_PELAJARAN varchar(15) KODE_MATA_PELAJARAN = KODE_MATA_PELAJARAN NAMA_MAT A_PELAJARAN varc har(30) TAHUN_AJAR varchar(9) KKM integ er WALI_KELAS KD_WALI char(5) KD_GURU varchar(5) KODE_KELAS varchar(15) KELAS KODE_KELAS TAHUN_AJ AR NAMA_KELAS KAPASITAS_KELAS KETERANGAN ABSENSI_SISWA KODE_ABSENSI KODE_MATA_PELAJARAN NIS TGL_ABSENSI SEMESTER KET_ABSENSI varc har(15) varc har(9) varc har(15) integer varchar(20) Gambar 4.22 PDM Sistem Informasi Akademik varchar(10) varchar(15) varc har(5) timestamp varchar(5) varchar(50)
54 4.2.5 Struktur File Struktur tabel sistem informasi akademik pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo ini dideskripsikan sebagai berikut: a. Tabel Siswa Nama Tabel Primary Key Foreign Key : - Fungsi : Siswa : NIS pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. : Digunakan untuk menyimpan data siswa yang ada Tabel 4.1 Tabel Siswa Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint NIS Char 5 Primary Key Kode_Ortu Varchar 15 Not Null Dat_Kode_Ortu Varchar 15 Not Null Nama Varchar 50 Not Null Alamat_Siswa Varchar 50 Not Null Tempat_Lahir Varchar 50 Not Null Tanggal_Lahir_Siswa Timestamp - Not Null Jenis_Kelamin_Siswa Char 1 Not Null Agama_Siswa Varchar 10 Not Null No_Telp Varchar 20 Allow Null Tahun_Ajaran Varchar 10 Allow Null
55 b. Tabel Guru Nama Tabel : Guru Primary Key Foreign Key : - Fungsi : Kode_Guru pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. : Digunakan untuk menyimpan data guru yang ada Tabel 4.2 Tabel Guru Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint Kode_Guru Varchar 5 Primary Key NIP Varchar 10 Not Null Nama Varchar 30 Not Null Alamat_Guru Varchar 50 Not Null Tempat_Lahir Varchar 20 Not Null Tgl_Lahir Date - Not Null Jenis_Kelamin Char 1 Not Null Agama Varchar 20 Not Null Telp Numeric 15 Not Null Status_Mengajar Char 10 Not Null
56 c. Tabel Mata_Pelajaran Nama Tabel : Mata_Pelajaran Primary Key Foreign Key : - Fungsi : Kode_Mata_Pelajaran : Digunakan untuk menyimpan data master jenis mata pelajaran yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo Tabel 4.3 Tabel Mata Pelajaran Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Primary Key Nama_Mata_Pelajaran Varchar 30 Not Null Tahun_Ajar Varchar 9 Not Null d. Tabel Jadwal_Mata_Pelajaran Nama Tabel Primary Key Foreign Key : Fungsi : Jadwal_Mata_Pelajaran : Kode_Jadwal : Digunakan untuk menyimpan data mata pelajaran pada setiap kelas yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo Tabel 4.4 Tabel Mata Pelajaran Perkelas Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Foreign Key Kode_Kelas Varchar 15 Not Null Kode_Guru Varchar 5 Not Null
57 e. Tabel Kelas Nama Tabel : Kelas Primary Key Foreign Key : Fungsi : Kode_Kelas pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. : Digunakan untuk menyimpan data kelas yang ada Tabel 4.5 Tabel Kelas Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint Kode_Kelas Varchar 15 Primary Key Tahun_Ajaran Varchar 9 Primary Key Keterangan Varchar 20 ForeignKey Nama_Kelas Varchar 25 Allow Null Kapasitas_Kelas Int Allow Null f. Tabel Nilai Nama Tabel Primary Key Foreign Key : Fungsi : Nilai : NIS,Kode_Mata_Pelajaran ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. : Digunakan untuk menyimpan data nilai siswa yang
58 Tabel 4.7 Tabel Nilai Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint NIS Varchar 5 Primary Key Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Primary Key Nilai_Kognitif Int - Not Null Nilai_Psikomotor Int - Not Null Nilai_Afektif Varchar 3 Not Null g. Tabel Absensi_Siswa Nama Tabel Primary Key Foreign Key Fungsi : Absensi_Siswa : Kode_Absensi : NIS : Digunakan untuk menyimpan data absensi siswa yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Tabel 4.8 Tabel Absensi Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint Kode_Absensi Varchar 15 Primary Key Kode_Mata_Pelajaran Varchar 15 Not Null NIS Varchar 5 Foreign Key Tanggal_Absensi Timestamp - Keterangan_Absensi Varchar 10 NotNull Semester Varchar 6 NotNull
59 4.2.6 Desain Input Output Di bawah ini terdapat desain dari program aplikasi sistem informasi akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo dan akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan program ini nantinya. 4.2.6.1 Form Utama Keterangan : Gambar 4.23 Desain Form Utama 1. Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo pertama kali akan tampil menu seperti gambar 5.1. Terdapat menu Menu, Siswa, Guru, Admin, Akademik.
60 a. Login Menu ini berfungsi untuk mengakses masuk menggunakan Sistem Informasi akademik Akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Untuk user dan password di atur dan di buat oleh admin. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu. b. Logout Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi secara sementara, agar dapat menjaga sifat kerahasian pada saat kita tinggalkan untuk keperluan yang lain. c. Exit 4.2.6.2 Form Login Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi Akademik. Gambar 4.24 Desain Form Login User
61 Keterangan : 1. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masingmasing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu, namun pengguna harus meginputkan Login User terlebih dahulu. 2. Username, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 3. Password, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 4. Tombol digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi, namun jika terdapat kesalahan dalam pengisian Username, passsword maka akan tampil sebuah pesan yang menandakan bahwa login gagal dan terdapat keterangan inputan salah. 5. Tombol digunakan untuk membatalkan proses, maka semua form loginakan keluar. 6. Anda akan login sebagai Admin dan menu yang aktif adalah menu siswa: input siswa, maintenance siswa, Cetak rekap data siswa, menu guru, maintenance data guru, menu admin : maintenance data kelas dan transaksi alokasi siswa, menu akademik : maintenance data mata pelajaran, transaksi mata pelajaran perkelas, penjadwalan.
62 4.2.6.3 Menu Siswa 4.2.6.3.1 Form Master Siswa Keterangan : Gambar 4.25 Desain Form Master Siswa 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau membersihkan form. 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Siswa dan kembali ke Menu Utama.
63 4.2.6.3.2 Form Cetak Rekap Master Siswa Gambar 4.26 Desain Form View Dan Cetak Rekap Data Siswa
64 4.2.6.4 Menu Guru A. Maintenance Data Guru Keterangan : Gambar 4.27 Desain Form Maintenace Data Guru 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
65 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Data Guru dan kembali ke Menu Utama. B. Form Cetak Rekap Data Guru Gambar 4.28 Desain Form Cetak & View Data Guru
66 4.2.6.5 Menu Admin 4.2.6.5.1 Form Maintenance Kelas Gambar 4.29 Desain Form Maintenace Kelas
67 4.2.6.5.2 Form Transaksi Alokasi Siswa Pada Kelas Keterangan : Gambar 4.30 Desain Form Transaksi Alokasi Siswa pada Kelas 1. Untuk kode kelas format yang digunakan adalah 11.X.2: - 11 menyatakan tahun ajaran - X menyatakan kelas - 2 menyatakan ruangan atau urutan yang pertama. 2. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
68 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Data Kelas dan kembali ke Menu Utama. 5. Data Kelas untuk menginputkan siapa wali kelas yang mengajar dikelas yang telah dipilih pada Kode Kelas, sementara Input Siswa digunakan untuk menginputkan siswa didalam kelas yang telah dipilih tadi menggunakan inputan dengan mengetikan NIS pada isian NIS. A. Cetak Rekap Data Kelas dan Wali Kelas Gambar 4.31 Desain Form View Rekap Data Kelas dan Wali Kelas
69 B. Form Cetak Rekap Data Alokasi Siswa Perkelas Gambar 4.32 Desain Form View Rekap Data Alokasi Siswa
70 4.2.5.6 Menu Akademik A. Form Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran Keterangan : Gambar 4.33 Desain Form Maintenance Mata Pelajaran 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Data Mata Pelajaran dan kembali ke Menu Utama.
71 B. Form Cetak Rekap Data Mata Pelajaran Gambar 4.34 Form Cetak & View Data Mata Pelajaran
72 C. Transaksi Jadwal Mata Pelajaran Gambar 4.35 Desain Form Transaksi Penjadwalan Matapelajaran Perkelas Keterangan : Menu ini berfungsi untuk mengolah Jadwal Mata pelajaran perkelas dalam tiap periode perhari Keterangan : 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Transaksi Penjadwalan Mata pelajaran dan kembali ke Menu Utama.
73 D. Form Cetak Rekap Jadwal Mata Pelajaran Perkelas Gambar 4.36 Desain Form Cetak dan View Data Jadwal Mata pelajaran Perkelas
74 E. Transaksi Absensi Siswa Keterangan : Gambar 4.37 Desain Form Transaksi Absensi Siswa Menu ini berfungsi untuk mengolah Absensi Siswa dalam tiap semester perhari Keterangan : 5. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru. 6. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 7. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data
75 8. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Absensi Siswa dan kembali ke Menu Utama. E. Form Cetak Rekap Data Absensi Siswa Gambar 4.38 Desain Form Cetak dan View Rekap Data Absensi Siswa
76 F. Master Tahun Ajar Form ini berfungsi sebagai acuan rentang tahun bagi setiap form yang memuat tahun ajaran. Keterangan : Gambar 4.39 Desain Form Master Tahun Ajaran 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 2. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data. 3. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
77 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Master Tahun Ajaran dan kembali ke Menu Utama.
78 4.2.7 IMPLEMENTASI PROGRAM 4.2.7.1 Form Utama Keterangan : Gambar 4.23 Desain Form Utama 1. Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo pertama kali akan tampil menu seperti gambar 5.1. Terdapat menu Menu, Siswa, Guru, Admin, Akademik. a. Login Menu ini berfungsi untuk mengakses masuk menggunakan Sistem Informasi akademik Akademik SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Untuk user dan password di atur dan di buat oleh admin. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu.
79 b. Logout Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi secara sementara, agar dapat menjaga sifat kerahasian pada saat kita tinggalkan untuk keperluan yang lain. c. Exit 4.2.7.1 Form Login Keterangan : Menu ini berfungsi untuk keluar dari Sistem Informasi Akademik. Gambar 4.24 Desain Form Login User 1. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masingmasing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu, namun pengguna harus meginputkan Login User terlebih dahulu. 2. Username, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 3. Password, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna.
80 4. Tombol digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi, namun jika terdapat kesalahan dalam pengisian Username, passsword maka akan tampil sebuah pesan yang menandakan bahwa login gagal dan terdapat keterangan inputan salah. 5. Tombol digunakan untuk membatalkan proses, maka semua form loginakan keluar. 6. Anda akan login sebagai Admin dan menu yang aktif adalah menu siswa: input siswa, maintenance siswa, Cetak rekap data siswa, menu guru, maintenance data guru, menu admin : maintenance data kelas dan transaksi alokasi siswa, menu akademik : maintenance data mata pelajaran, transaksi mata pelajaran perkelas, penjadwalan. 4.2.7.2 Menu Siswa 4.2.7.2.1 Form Master Siswa Gambar 4.25 Desain Form Master Siswa
81 Keterangan : 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau membersihkan form. 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Siswa dan kembali ke Menu Utama. 4.2.7.2.2 Form Cetak Rekap Master Siswa Gambar 4.26 Desain Form View Dan Cetak Rekap Data Siswa
82 Gambar 4.27 Hasil Cetak Data Siswa
83 4.2.7.3 Menu Guru 2. Maintenance Data Guru Keterangan : Gambar 4.28 Desain Form Maintenace Data Guru 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data
84 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Data Guru dan kembali ke Menu Utama. 3. Form Cetak Rekap Data Guru Gambar 4.29 Desain Form Cetak & View Data Guru
85 Gambar 4.30 Hasil Cetak Rekap Data Guru
86 4.2.7.4 Menu Admin 4.2.7.4.1 Form Maintenance Kelas Gambar 4.31 Desain Form Maintenace Kelas
87 4.2.7.4.2 Form Transaksi Alokasi Siswa Pada Kelas Keterangan : Gambar 4.32 Desain Form Transaksi Alokasi Siswa pada Kelas 1. Untuk kode kelas format yang digunakan adalah 11.X.2: - 11 menyatakan tahun ajaran - X menyatakan kelas - 2 menyatakan ruangan atau urutan yang pertama. 2. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data.
88 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Data Kelas dan kembali ke Menu Utama. 5. Data Kelas untuk menginputkan siapa wali kelas yang mengajar dikelas yang telah dipilih pada Kode Kelas, sementara Input Siswa digunakan untuk menginputkan siswa didalam kelas yang telah dipilih tadi menggunakan inputan dengan mengetikan NIS pada isian NIS. 4. Cetak Rekap Data Kelas dan Wali Kelas Gambar 4.33 Desain Form View Rekap Data Kelas dan Wali Kelas
89 Gambar 4.34. Hasil Cetak Rekap Data Kelas&Wali Kelas
90 5. Form Cetak Rekap Data Alokasi Siswa Perkelas Gambar 4.35 Desain Form View Rekap Data Alokasi Siswa
91 4.2.7.5 Menu Akademik Gambar 4.36 Hasil Cetak Rekap Data Siswa Per-Kelas 6. Form Input dan Maintenance Data Mata Pelajaran Gambar 4.37 Desain Form Maintenance Mata Pelajaran
92 Keterangan : 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Data Mata Pelajaran dan kembali ke Menu Utama. A. Form Cetak Rekap Data Mata Pelajaran Gambar 4.38 Form Cetak & View Data Mata Pelajaran
93 Gambar 4.39. Hasil Cetak Rekap Data Mata Pelajaran B. Transaksi Jadwal Mata Pelajaran Gambar 4.40 Desain Form Transaksi Penjadwalan Matapelajaran Perkelas
94 Keterangan : Menu ini berfungsi untuk mengolah Jadwal Mata pelajaran perkelas dalam tiap periode perhari Keterangan : 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Transaksi Penjadwalan Mata pelajaran dan kembali ke Menu Utama.
95 C. Form Cetak Rekap Jadwal Mata Pelajaran Perkelas Gambar 4.41 Desain Form Cetak dan View Data Jadwal Mata pelajaran Perkelas Gambar 4.42 Hasil Cetak Rekap Jadwal Mata Pelajaran Per-Kelas
96 D. Transaksi Absensi Siswa Keterangan : Gambar 4.43 Desain Form Transaksi Absensi Siswa Menu ini berfungsi untuk mengolah Absensi Siswa dalam tiap semester perhari Keterangan : 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan yang terdapat pada Data Guru. 2. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan. 3. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Absensi Siswa dan kembali ke Menu Utama.
97 E. Form Cetak Rekap Data Absensi Siswa Gambar 4.44 Desain Form Cetak dan View Rekap Data Absensi Siswa Gambar 4.45 Hasil Cetak Rekap Data Absensi Siswa Per-Kelas
98 F. Master Tahun Ajar Form ini berfungsi sebagai acuan rentang tahun bagi setiap form yang memuat tahun ajaran. Keterangan : Gambar 4.46 Desain Form Master Tahun Ajaran 1. Tombol untuk menyimpan semua isian / inputan. 2. Tombol digunakan untuk membatalkan proses penyimpanan atau perubahan data. 3. Tombol digunakan untuk melakukan perubahan pada data yang telah tersimpan.
99 4. Tombol digunakan untuk keluar dari menu Master Tahun Ajaran dan kembali ke Menu Utama.