BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah SMA Negeri Sumatera Selatan merupakan salah satu SMA yang menjadi pusat perhatian bagi siswa SMP di provinsi Sumatera Selatan. SMA yang berdiri dibawah naungan PT. Sampoerna ini menyediakan fasilitas gratis dari seragam, biaya uang gedung, biaya pendidikan hingga makan dan tempat tinggal di MES institusi tersebut. Calon siswa mengikuti seleksi dengan mengirimkan berkas - berkas dokumen yang diperlukan melalui pos. Setiap tahunnya institusi tersebut melakukan penyaringan dan seleksi dari ratusan hingga ribuan dokumen kemudian diseleksi menjadi 200 dokumen yang memenuhi faktor kelulusan seleksi. Dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan, dari dokumen yang ada sering ditemui masalah akan kekurangan jumlah dokumen yang diterima dengan jumlah siswa yang sudah mendaftar. Dokumen tersebut berupa form pendaftaran siswa, hasil nilai raport, slip gaji orang tua dan beberapa dokumen yang merupakan syarat pendaftaran di SMA tersebut. Dari beberapa dokumen tersebut menghasilkan ketidakakuratan informasi oleh karena tidak tersedianya data yang lengkap. Para calon siswa yang mengirimkan dokumen tersebut juga tidak menerima tindak lanjut informasi dari dokumen yang sudah dikumpulkan. Dalam memberikan laporan hasil akhir dari pemprosesan dokumen, pengolah dokumen juga memiliki kendala dalam penginputan dokumen tersebut oleh karena tidak terdapat standarisasi informasi dari setiap dokumen yang ada. Sistem manajemen dokumen diperlukan untuk menjaga keakuratan jumlah dan informasi dokumen yang diterima institusi yang kemudian dokumen tersebut akan diolah dan diseleksi. Melakukan pembangunan sistem menggunakan konsep paperless dengan melakukan pengiriman dokumen melalui fitur upload yang turut menjaga intentitas jumlah siswa pendaftar. Memberikan standarisasi format data dari dokumen yang diterima ke dalam perangkat lunak mampu menjaga dan 1
memelihara keakuratan data yang diperoleh dalam dokumen yang telah dikirimkan. Sistem yang dibangun berbasis web ini juga membantu pengolah data dalam menyeleksi banyaknya siswa yang sudah mendaftar, data yang diolah berupa nilai raport, nilai essai, data pribadi dan data penghasilan orang tua siswa. Pengolah data kemudian memberikan timbal balik kepada calon siswa akan hasil seleksi yang calon siswa sudah ikuti melalui sistem yang dibangun berdasarkan web tersebut. 1.2 Perumusan Masalah a. Bagaimana menerapkan manajemen dokumen penerimaan siswa baru berbasis web? b. Apakah sistem manajemen dokumen penerimaan siswa baru berbasis web mampu menyeleksi calon siswa baru berdasarkan atribut seperti nilai raport dan tingkat penghasilan orang tua? 1.3 Batasan Masalah a. Sistem dibangun hanya diperuntukkan bagi siswa yang ingin mendaftarkan dirinya ke SMA Negeri Sumatera Selatan. b. Sistem dibangun untuk membantu memberikan keputusan bagi guru atau staf SMA Negeri Sumatera Selatan. c. Sistem hanya dapat digunakan bagi orang yang sudah bisa menggunakan komputer. d. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data calon siswa baru terkhusus di provinsi sumatera selatan. e. Parameter yang digunakan dalam penelitian yaitu data hasil seleksi penerimaan siswa baru dan data laporan jumlah pendaftar dari daerah di sumatera selatan. 1.4 Spesifikasi Sistem 1. Spesifikasi aplikasi / program a. Sistem mampu menyeleksi siswa yang sudah mendaftar 2
b. Sistem mampu menampilkan daftar siswa yang gugur secara berkala c. Sistem mampu menjaga keakuratan data 2. Spesifikasi perangkat lunak a. Adobe Dreamweaver CS3 b. Php myadmin untuk database c. Sistem operasi windows 7 d. Browser Google Chrome 3. Spesifikasi perangkat keras a. Prosesor Intel Core i3 2,2Ghz b. Memori RAM 4GB c. Harddisk 500GB d. Keyboard dan Mouse 4. Spesifikasi pengguna a. Siswa SMP yang telah dinyatakan lulus atau kerabatnya yang bisa menggunakan komputer dengan sistem operasi windows 7 b. Mampu menggunakan internet 5. Spesifikasi pembangun a. Memahami bahasa pemrograman PHP dan SQL b. Memiliki kemampuan mengolah data dan kata untuk membuat laporan dan menganalisis data. 1.5 Tujuan Penelitian a. Membuat sistem manajemen dokumen penerimaan siswa baru berbasis Web untuk membangun konsep paperless berdasarkan dari permasalahan yang ada. b. Memberikan informasi data yang akurat akan jumlah masuk dan keluar dokumen di daerah sumatera selatan. c. Memberikan laporan data yang akurat akan jumlah siswa yang terseleksi di daerah sumatera selatan. 3
1.6 Metodologi Penelitian Metodologi yang dilakukan dalam penelitian ini, yaitu : a. Observasi Mengamati dan mempelajari sumber data yang akan digunakan dalam penelitian, terutama melihat data yang mempengaruhi faktor penerimaan seleksi. b. Pengumpulan data Pengumpulan data dimulai dari mencari data penerimaan siswa baru ditahun 2015-2016. mengumpulkan rumus untuk menentukan penerimaan seleksi. Melakukan seleksi manual dan menyesuaikan dengan data penerimaan siswa baru ditahun 2015 2016 tersebut. c. Pembangunan Sistem Pembangunan sistem diawali dengan melakukan analisis terhadap dokumen. Menentukan aliran rumus program, merancang antarmuka sistem dan menyusun rumus agar sesuai dengan data hasil penerimaan seleksi. 1.7 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bagian ; BAB I: PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan beberapa hal yang terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian dan metode/ pendekatan yang akan digunakan pada penelitian ini. BAB II: LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori serta dasar-dasar pengetahuan yang berkaitan dengan sistem yang dibuat. BAB III: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4
Bab ini membahas tentang tahap-tahap dalam perancangan dari sistem yang dibuat Menjelaskan mengenai hasil inplementasi dan pengujian sistem. BAB IV: IMPLEMENTASI DAN ANALISIS SISTEM Bab ini menjabarkan proses utama program terkait dengan metode yang digunakan, implementasi rumus atau penerapan BAB V: konsep yang menjadi hasil dari proses membangun sistem. KESIMPULAN DAN SARAN Berisi kesimpulan mengenai penelitian yang dikerjakan serta usulan-usulan yang bisa diimplementasikan untuk pengembangan sistem lebih lanjut. 5