BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Era globalisasi dan perdagangan bebas membuat persaingan bisnis semakin ketat. Ketatnya persaingan bisnis membuat perusahaan perusahaan di seluruh Indonesia harus berfikir secara global. Perusahaan perusahaan tersebut bersaing satu sama lain untuk tetap bertahan dan mengikuti perubahan pasar. Persaingan bisnis saat ini yang semakin kompleks membuat perusahaan perusahaan dituntut untuk terus meningkatkan kualitas informasi. Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat membuat banyak perusahaan berusaha mengadopsi teknologi terbaru untuk mengintegrasikan suatu sistem sehingga mudah dalam memperoleh informasi secara real time. Penggunaan teknologi informasi diharapkan dapat memberi manfaat yang besar terhadap dunia bisnis yang sangat kompetitif. Teknologi informasi tidak lagi dipandang sebagai pelengkap melainkan sudah menjadi salah satu penentu bagi kesuksesan bisnis. Teknologi dan informasi merupakan elemen penting bagi perusahaan dimasa yang akan datang, sehingga memungkinkan perusahaan untuk berinovasi, beradaptasi, memberikan respon yang cepat terhadap konsumen. (Chatteli, 1995) ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi salah satu alternatif untuk solusi bisnis pada saat ini. ERP merupakan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya dalam suatu sistem informasi yang dapat diandalkan. ERP mampu mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional. Dengan pemanfaatan ERP, perusahaan dapat melakukan perencanaan sumber daya perusahaan yang lebih baik, pencatatan transaksi lebih mudah, cepat dan akurat mengingat banyaknya kegiatan atau transaksi yang terjadi pada perusahaan. Menurut penelitian yang diadakan oleh (Gable, 1998), (Slooten, 1999), ERP diimplementasikan sebagai solusi paket standard software untuk mengintegrasikan suatu proses bisnis dan berfungsi dalam rangka menyajikan suatu konsep bisnis
dengan perpaduan antara bisnis manajemen dan konsep teknologi informasi.diharapkan dengan informasi yang berkualitas yang dihasilkan dari sistem informasi yang berskala enterprise seperti ERP, maka keputusan yang diambil merupakan keputusan yang tepat. (Dhewanto, 2007) Penerapan konsep ERP pada suatu perusahaan atau industri didukung oleh software yang berkaitan. Salah satu software yang menggunakan konsep ERP adalah OpenERP. OpenERP merupakan satu-satunya sistem manajemen yang tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar saja, tetapi juga digunakan oleh perusahaan kecil atau menengah ke bawah. OpenERP juga dapat diaplikasikan pada berbagai macam sektor, seperti sektor perdagangan, tekstil, agrikultural, dan lainnya. OpenERP merupakan aplikasi bisnis lengkap yang bisa didapat secara gratis atau berbasis open source sehingga perusahaan tingkat menengah tidak perlu khawatir mengenai biaya yang harus dikeluarkan apabila menggunakan software tersebut. PT. Kharisma Buana Jaya merupakan salah satu perusahaan yang cocok untuk penerapan OpenERP. PT. Kharisma Buana Jaya membutuhkan sistem untuk mengintegrasikan setiap fungsi bisnis perusahaan terutama pada bagian purchasing. PT. Kharisma Buana Jaya dikategorikan sebagai perusahaan menengah. Hal tersebut dapat dilihat dari omset dan keuntungan bersih perusahaan pada tahun 2013. Berdasarkan tabel I.1 mengenai jumlah omset dan keuntungan bersih perusahaan, PT. Kharisma Buana Jaya merupakan perusahaan dengan level menengah. PT. Kharisma Buana Jaya merupakan sebuah perusahaan industri pakaian jadi (garmen) yang didirikan pada tanggal 29 Juni 2007. PT Kharisma Buana Jaya saat ini berkedudukan di Jl. Ruko Kopo Mas No. 9AA, Kota Bandung. PT. Kharisma Buana Jaya memiliki 18 factory outlet yang tersebar di Bandung dan sekitarnya untuk penjualan hasil produksi seperti celana, jaket, dan lain-lain. Selain itu, PT. Kharisma Buana Jaya juga mendistribusikan hasil produksinya ke retail retail di seluruh Indonesia seperti Matahari, Ramayana, dan Hypermart.
Penjualan dalam milyar (pembulatan) Tabel I.0.1 Omset Perusahaan Bulan Total Omset (Rp) Total Netto(30%) (Rp) Januari 7,028,245,238.00 2,108,473,571.40 Febuari 2,741,754,538.00 822,526,361.40 Maret 3,388,086,412.00 1,016,425,923.60 April 6,110,850,618.00 1,833,255,185.40 Mei 14,920,159,294.00 4,476,047,788.20 Juni 13,069,992,289.00 3,920,997,686.70 Juli 11,802,325,106.00 3,540,697,531.80 Agustus 6,864,675,516.00 2,059,402,654.80 September 7,727,390,940.00 2,318,217,282.00 Oktober 3,791,766,500.00 1,137,529,950.00 November 5,123,914,600.00 1,537,174,380.00 Desember 10,479,725,532.07 3,143,917,659.62 Total 93,048,886,583.07 27,914,665,974.92 Melihat kondisi sekarang, pesanan hasil produksi atau finished good dari PT. Kharisma Buana Jaya mengalami ketidakstabilan. Hal tersebut dapat dilihat pada grafik di bawah ini. 16 Grafik Penjualan Bulan Januari 2013 - September 2014 11 6 1-4 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Bulan 2013 2014 Gambar I.1 Grafik Penjualan (PT. Kharisma Buana Jaya, 2014) Berdasarkan Gambar I.1 Grafik Penjualan, dapat dilihat bahwa terdapat perbedaan jumlah penjualan setiap bulannya. Hal ini berpengaruh pada sumber daya manusia,
keuangan, barang terutama pada bagian purchasing atau pengadaan bahan baku untuk mengontrol jalannya proses produksi dan pengelolaan supplier. Bagian purchasing mengalami kesulitan dalam perencanaan pengadaan barang untuk jangka waktu ke depan. Menurut Galloway dkk. (2000:31) mengenai fungsi pembelian, yaitu: The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat. (Galloway, 2000). Selain untuk perencanaan, Integrasi data dari tiap tiap divisi merupakan salah satu hal penting dalam kesuksesan suatu perusahaan dalam mengelola proses bisnisnya. Permasalahan yang timbul adalah tiap-tiap divisi di perusahaan tidak terintegrasi dengan baik khususnya pada bagian pembelian atau purchase. Hal ini membuat proses pengontrolan pembelian serta divisi - divisi terkait tidak berjalan dengan baik. Serta pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mencari arsip-arsip dokumen yang jumlahnya banyak. Sistem purchase management pada PT. Kharisma Buana jaya akan di bangun dengan metode spiral. Pemilihan metode spiral dilihat dari beberapa kelebihan metode spiral tersebut yaitu adanya analisis risiko pada tahapan metode spiral sehingga mampu mengurangi adanya risiko yang besar dan memungkinkan untuk pencarian solusi atas risiko yang ditimbulkan. Spiral model meminta langsung pertimbangan risiko teknis dari semua tahap proyek, dan jika diterapkan secara tepat maka akan mengurangi risiko sebelum benar - benar menjadi permasalahan. Berdasarkan penjelasan di atas, penerapan sistem purchase management menggunakan OpenERP dengan metode spiral menjadi solusi atas permasalahan purchasing pada PT. Kharisma Buana Jaya. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, rumusan masalah dari penelitian ini adalah:
a. Bagaimana penerapan sistem purchase management menggunakan OpenERP pada PT. Kharisma Buana Jaya? b. Bagaimana divisi purchase management dengan divisi yang berkaitan dapat saling terintegrasi? Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, tujuan umum dari penelitian ini adalah menerapkan sistem untuk mengintegrasikan divisi yang saling berhubungan dan memudahkan penyajian informasi yang berkaitan dengan purchase secara real time sehingga penyusunan laporan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Tujuan umum tersebut akan dijabarkan lebih rinci pada tujuan khusus sebagai berikut: a. Menerapkan sistem purchase management menggunakan openerp untuk memudahkan dalam mengontrol data masukan dan keluaran dalam penyajian informasi tentang pengadaan barang sehingga laporan dapat dilakukan secara cepat dan akurat. b. Mengintegrasikan sistem antara divisi purchasing management dengan divisi terkait. Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian adalah sebagai berikut: a. Proses transaksi pengadaan barang dimulai dari bagian pengadaan melakukan pembuatan surat permintaan pengadaan barang, pembuatan purchase order (PO), pencatatan tagihan, sampai dengan pembuatan laporan. b. Penelitian tidak melibatkan tahap go live c. Hanya menangani pembelian bahan baku produksi. Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Terciptanya integrasi data khususnya pada bagian pembelian, gudang dan accounting. b. Adanya dokumentasi data-data supplier serta jenis barang yang ditawarkan.
c. Adanya laporan dari bagian pembelian yang berisi permintaan penawaran dan biaya pengeluaran. d. Pencarian dan pengecekan data atau proses terkait dengan purchasing dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut. Bab I Pendahuluan Bab ini membahas tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, dan sistematika penulisan pada peneltian ini. Bab II Tinjauan Pustaka Bab ini berisi uraian teori yang digunakan dan literatur yang relevan dengan permasalahan pada penelitian dari berbagai referensi. Bab ini juga berisi mengenai penelitian terkait yang telah dilakukan sebelumnya sebagai landasan teori dalam melakukan penelitian ini. Bab III Metodologi Penelitian Bab ini membahas mengenai metodologi penelitian yang akan digunakan pada penelitian yaitu metode konseptual dan sistematika peneltian. Metode konseptual merupakan konsep berpikir mengenai penelitian, sedangkan sistematika penelitian merupakan langkah langkah penelitian secara rinci berdasarkan tahapan pada metode yang digunakan yaitu metode spiral. Bab IV Preparation dan Conception Bab ini membahas mengenai analisis kondisi saat ini perusahaan, analisis terhadap aplikasi OpenERP, analisis gap/fit, analisis risiko, dan desain proses bisnis target beserta penggunaan UML ( Unified Modelling Language ). Bab V Realization Bab ini membahas mengenai penyesuaian aplikasi terhadap proses bisnis target perusahaan dan prosedur pengoperasian aplikasi. Selain itu, bab ini berisi mengenai pengujian aplikasi dan migrasi data.
Bab VI Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta saran terhadap penelitian selanjutnya.