(CONTOH) PROPOSAL AWAL REUNI AKBAR SMA NEGERI 39 JAKARTA UNITE THE COMMUNITY PENDAHULUAN Menjadi siswa-siswi di SMA NEGERI 39 JAKARTA adalah suatu kebanggaan. Kenangan dikala remaja semasa sekolah yang penuh dinamika terukir dengan manisnya. Saat-saat SMA adalah pembentukan jati diri menjadi manusia dewasa yang penuh dengan cita-cita dan cinta. Masa yang penuh dengan gejolak, kreativitas pengembangan kepribadian, penggalian dasar-dasar keilmuan, penanaman kepedulian dan persiapan menuju masa depan. Penggalian ilmu semasa SMA sudah kita kembangkan dan aplikasikan dalam karya untuk keluarga kita. Ilmu yang diberikan oleh bapak ibu guru dengan ikhlas telah mampu mengantar kita menempuh perjalanan waktu sebagai bekal berjuang dan mandiri. Rasa ingin mengenang kembali saat berada dalam kebersamaan yang penuh dengan kekeluargaan, keceriaan dan kesetiakawanan tentu sangat kuat sekali. Rasanya kebahagian saat belajar bersama dulu baru kemarin ditinggalkan, tak terasa sudah sekian tahun tidak berjumpa. Pertemuan dalam REUNI AKBAR dengan teman-teman waktu belajar bersama, tentu menjadi suatu kebahagiaan tersendiri bila itu terlaksana. Berdasarkan pemikiran di atas, maka beberapa alumni mengadakan pertemuan yang menghasilkan suatu gagasan untuk menyelenggarakan REUNI AKBAR bagi seluruh periode,
yang mana pada akhirnya forum reuni ini diharapkan mampu menghasilkan kontribusi positif bagi para alumni maupun bagi sekolah. Para alumni dapat membentuk suatu organisasi ikatan alumni sebagai wadah silaturahmi antar alumni dengan alumni dan alumni dengan almamater serta membantu usaha-usaha tercapainya tujuan almamater sebagai pelopor dari kemajuan masyarakat dan kebudayaan manusia serta membentuk insan yang bertanggung jawab akan kesejahteraan masyarakat. I. NAMA DAN TEMA Acara ini diberi nama REUNI AKBAR SMA NEGERI 39 Jakarta dengan mengangkat tema LEARNING TO LIVE TOGETHER (belajar untuk dapat hidup bersama). Artinya setiap pendidikan seharusnya mengajarkan kepada setiap anggota masyarakat untuk menghargai kemajemukan dan membekali dengan kemampuan untuk bisa hidup rukun sebagai manusia. Disamping itu acara ini akan bisa menjadi sebuah jembatan yang akan bermuara dengan lahirnya ide dan gagasan-gagasan yang genius tentunya. II. MAKSUD DAN TUJUAN Reuni Akbar SMA NEGERI 39 Jakarta memiliki maksud dan tujuan sebagai berikut : a. Mempererat tali silaturrahmi antar alumni beserta keluarga, dan almamater b. Sebagai wahana dalam rangka membentuk ikatan alumni SMA NEGERI 39 Jakarta yang kuat dan terjalin erat c. Membuka jalur peran serta alumni bagi perkembangan SMA NEGERI 39 Jakarta
III. PESERTA Peserta Reuni Akbar SMA NEGERI 39 Jakarta antara lain : a. Alumni SMA NEGERI 39 Jakarta seluruh periode b. Siswa-Siswi SMA NEGERI 39 Jakarta c. Guru-guru dan Karyawan SMA NEGERI 39 Jakarta d. Undangan IV. MATERI ACARA Materi acara yang akan dilaksanakan pada Reuni Akbar SMA NEGERI 39 Jakarta adalah : Sosialisasi dan deklarasi pembentukan wadah resmi ( IKATAN ALUMNI SMA NEGERI 39 Jakarta) Berbagi cerita tempo dulu ( Alumni periode 1987-2011) Ramah Tamah Hiburan musik Penyerahan beasiswa kepada pelajar berprestasi SMA NEGERI 39 Jakarta Penyerahan cinderamata kepada SMA NEGERI 39 Jakarta Bazaar Door Prize / Games
VI. WAKTU DAN TEMPAT Acara ini akan diselenggarakan pada : Hari/ Tanggal : 06 Maret 2012 Jam : Pukul 08:00 s/d Selesai Tempat : Jakarta Hilton Convention Centre VII. SUMBER DANA Pendanaan Reuni Akbar SMA NEGERI 39 Jakarta bersumber dari : a. Alumni SMA NEGERI 39 Jakarta seluruh periode (Iuran min. 20.000) b. Donatur c. Sponsorship d. Sumber dana lainnya yang tidak mengikat VIII. PANITIA PELAKSANA (Lampiran 1) IX. SUSUNAN ACARA (Lampiran 2) X. ANGGARAN BIAYA (Lampiran 3) XI. SPONSORSHIP (Lampiran 4)
XII. PENUTUP Demikian proposal kegiatan ini kami susun untuk memberikan informasi yang lengkap kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam acara reuni akbar. Semoga acara ini memberikan manfaat bagi semua pihak dan dapat dilaksanakan sesuai rencana. Kami sebagai panitia mohon maaf atas segala kekurangan dan kesalahan. Atas bantuan semua pihak hingga terlaksananya acara ini kami mengucapkan terima kasih. Jakarta, 20 September 2011 Panitia Pelaksana Reuni Akbar SMA NEGERI 39 JAKARTA Ketua Umum Sekretaris Umum
LAMPIRAN 1 SUSUNAN PANITIA PELAKSANA 1. Ketua : 2. Wakil I: a. Wakil II : 3. Sekretaris I : a. Sekretaris II : 4. Bendahara Umum : a. Bendahara I : 5. Koordinator Acara : 6. Koordinator Publikasi : 7. Koordinator Alumni Angkatan 1987 : Angkatan 1988 : Angkatan 1989 : Angkatan 1990 : Angkatan 1991 : Angkatan 1992 : Angkatan 1993 : Angkatan 1994 : Angkatan 1995 :
Angkatan 1996 : Angkatan 1997 : Angkatan 1998 : Angkatan 1999 : Angkatan 2000 : Angkatan 2001 : Angkatan 2002 : Angkatan 2003 : Angkatan 2004 : Angkatan 2005 : Angkatan 2006 : Angkatan 2007 : Angkatan 2008 : Angkatan 2009 : Angkatan 2010 : Angkatan 2011 : Sekretariat : Contact Person : Rekening :
LAMPIRAN 2 SUSUNAN ACARA Waktu Acara Penanggung Jawab Deskripsi Acara 08.00 09.30 Registrasi Peserta dan Temu Kangen Penerima Tamu, S.Konsumsi dan S.Peralatan Meregister Kehadiran Alumni dan Menyiapkan Snack ringan Sambil Temu kangen dgn mghadirkan suasana keakraban. 09.30 09.40 Opening Ceremonial MC (TAMARA GERALDINE + ATTALARIK SYACH) Pembukaan Acara Resmi 09.40 10.00 Sambutan Sambutan : MC + S. Acara Memberikan Sambutan - Sambutan Ketua Panitia - Sambutan Perwakilan Alumni - Sambutan Kepala Sekolah MC + S. Acara - 10.00 10.20 Apresiasi Alumni Untuk Sekolah - Pemberian Beasiswa Untuk Siswa Berprestasi - Pemberian Kenang-kenangan kepada Sekolah dari Alumni MC + S. Acara Memberikan Apresiasi terhadap Sekolah 10.20 10.30 Peresmian Situs Alumni Kordinator Alumni Peresmian Situs Alumni dan Deklarasi Alumni. 10.30 11.45 Bintang Tamu I 11.45 13.00 Break Time MC
13.00 13.45 Bintang Tamu II S. Acara Hiburan Di isi oleh Band - ADA BAND - PADI - KAHITNA - Alumni 13.45 14.00 Penutupan Ceremonial MC 14.00 15.00 Ramah Tamah Guru dan alumni S. Acara + MC Ramah tamah dengan Guru guru melalui sesi foto ersama perangkatan. 15.00 16.00 DOOR PRIZE MC Pemberian Door prize dengan mengundi acak dan Pemberian komentar terbaik terhadap quisner yg diberikan panitia kepada peserta. 16.00 Selesai Selesai Panitia Wassalam
LAMPIRAN 3 ANGGARAN KEGIATAN I. Estimasi Pengeluaran Divisi Kesekretariatan No. Uraian Satuan Jumlah 1. Pembuatan Proposal + Undangan Rp. 2. Stempel Rp. 3. Tinta Stempel (2 buah) Rp. 4. Amplop Surat ( 6 Kotak ) Rp. 5. Penggandaan Proposal ( 20 Buah ) RP. 6. Buku Tamu ( 10 Buah ) Rp. 7. ID Card Panitia (100 Buah) Rp. 8. Tiket Peserta ( 2000 Buah ) Rp. 9. Kaos & Pin (2000 Buah) Rp. 10. Alat-alat kesekretariatan Rp. Jumlah Rp.
Divisi Acara No. Uraian Satuan Jumlah A. Apresiasi Alumni untuk Sekolah 1. Beasiswa 10 pelajar Rp. 2. Kenang-Kenangan Rp. Jumlah Rp. B. Bintang Tamu 1. Band Artis Rp. 2. MC Rp. Jumlah Rp. C. Doorprize 1. TV 21 1 buah Rp 2. Kompor Gas 2 Buah Rp. 3. Rice Cooker 3 Buah Rp. 4. Kipas Angin 5 Buah Rp. 5. Dispenser 5 Buah Rp. 6. Voucher Belanja 10 Buah Rp. Jumlah Rp.
Divisi Humas, Publikasi, Dan Dokumentasi No Uraian Satuan Jumlah 1. Spanduk 10 Buah Rp. 2. Publikasi Media Cetak Rp. 3. Back Drop Rp. 4. Pembuatan Film Dokumentasi Rp. Jumlah Rp. Divisi Perlengkapan No Uraian Satuan Jumlah 2. Sewa Sound System Rp. 3. Sewa Kursi ( Unit ) Rp. 7. Sewa Perlengkapan Band Rp. 8. Biaya Kebersihan Rp. Jumlah Rp. Divisi Konsumsi No Uraian Satuan Jumlah 1. Paket Kue
2. Air Minum 3. Nasi Kotak Jumlah Rp. Divisi Transportasi No Uraian Satuan Jumlah Total Rp. Biaya Tak terduga 10% Rp. Grand Total Rp. II. Estimasi Pemasukan No Uraian Satuan Jumlah 1. Peserta Periode 1987 2011 (2000 Orang ) Rp. 2. Donatur & Sponsor Rp. Jumlah Rp.
LAMPIRAN 4 SPONSORSHIP Sehubungan dengan akan diadakannya Reuni Akbar SMA NEGERI 39 JAKARTA. Kami mengundang berbagai pihak untuk menjadi sponsor dan donator untuk mendukung kegiatan ini. Sehingga dapat berjalan dengan lancar sesuai harapan. Sponsorship dibagi dalam beberapa Kriteria sebagai berikut: I. Sponsor Utama, yaitu Pihak yang akan menanggung 90% dari jumlah estimasi dana sponsorship yang dibutuhkan untuk kegiatan. Dengan ketentuan sebagai berikut : A. Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada seluruh kegiatan publikasi acara yaitu : - Id Card Panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung - 10 Spanduk - Sertifikat panitia - 2000 buah pin - Logo Di Iklan Media Cetak - 1 buah Stand Bazaar II. Sponsor Eksekutif yaitu Pihak yang akan menanggung 60% dari jumlah estimasi dana sponsorship yang dibutuhkan untuk kegiatan. Dengan ketentuan sebagai berikut : A. Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada seluruh kegiatan publikasi acara yaitu:
- Id Card panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung - 5 Spanduk - Sertifikat panitia - 2000 buah pin - Logo Di Iklan Media Cetak - 1 buah Stand Bazaar III. Sponsor Paket Acara, yaitu Pihak yang akan menanggung seluruh dana yang dibutuhkan pada setiap mata acara yang akan disponsori. Dengan ketentuan sebagai berikut : A. Rincian Setiap mata acara yaitu: - Apresiasi Alumni untuk Sekolah Rp. - Bintang Tamu Rp. - DoorPrize Rp. B. Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada salah satu atau beberapa kegiatan publikasi sesuai dengan mata acara yang akan disponsori yaitu : - Id Card Panitia - Spanduk Acara - 1 buah Stand Bazaar IV. Sponsor Paket Publikasi, yaitu Pihak yang akan menangggung dana yang dibutuhkan untuk seluruh kegiatan publikasi acara selama kegiatan berlangsung. V. Sponsor Paket Perlengkapan, yaitu Pihak yang akan menanggung dana yang dibutuhkan utnuk pengadaan perlengakan seluruh acara selama kegiatan berlangsung.
VI. Sponsor Paket Transportasi, yaitu Pihak yang akan menanggung dana seluruh transportasi yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung. VII. Sponsor Paket Konsumsi, yaitu Pihak yang akan menanggung dana seluruh kebutuhan konsumsi selama kegiatan berlangsung. VIII. Sponsor Biasa, yaitu Pihak yang membantu pendanaan kegiatan ini dengan pengadaan dana atau fasilitas tertentu, sesuai dengan keinginan sponsor berdasarkan besaran yang kami ajukan. Ketentuan Sponsorship 1. Pendaftaran dan Penandatanganan Kerjasama 1.1 Batas akhir pendaftaran untuk menjadi sponsor adalah pada tanggal.. atau pada saat seluruh jenis sponsor dinyatakan terjual habis. 1.2 Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh panitia kegiatan dengan pihak sponsor yang bersangkutan. 1.3 Penandatanganan nota kerjasama dilakukan setelah panitia menerima fotocopy bukti pembayaran dari pihak sponsor. 2. Materi Iklan 2.1 Pengaturan dan penempatan materi Iklan merupakan wewenang panitia. 2.2 Pihak sponsor harus memberikan materi iklan ( logo/nama perusahaan / nama produk ) maksimal 2 hari setelah penandatanganan kerjasama.
3. Syarat Pembayaran 3.1 Saat penandatanganan kerjasama pihak sponsor membayar minimal 50 % dari nilai kontrak. 3.2 Sisa pembayaran harus disetorkan pihak sponsor maksimal tiga hari sebelum kegiatan dilaksanakan. 3.3 Pembayaran disetorkan langsung kepada panitia atau melalui rek.. 3.4 Biaya transfer dan biaya-biaya lain yang timbul akibat pembayaran dari pihak sponsor bukan tanggung jawab panitia. 4. Pembatalan 4.1 Pembatalan oleh Pihak sponsor yang telah melakukan pembayaran uang muka akan diberikan pengembalian dana setelah dipotong 50% dari total uang yang telah disetorkan oleh pihak yang bersangkutan. 4.2 Pembatalan oleh Pihak sponsor akan dilakukan pengembalian dana setelah dipotong 75% dari nilai kontrak 4.3 Pemberitahuan pembatalan oleh pihak sponsor maksimal tiga hari setelah penandatangan kerjasama atau maksimal tiga hari setelah pelunasan seluruh nilai kontrak pihak sponsor yang bersangkuta. 4.4 Uang yang telah disetorkan oleh Pihak sponsor akan dikembalikan 100%, jika pembatalan dilakukan oleh pihak panitia. 5. Lain-lain 5.1 Bentuk kerjasama lain yang belum tercantum dalam penawaran di atas dapat dibicarakan kemudian dengan pihak panitia.
5.2 Sponsor berbentuk barang harus diserahkan maksimal empat hari sebelum kegiatan dimulai. 5.3 Yang belum diatur dalam ketentuan kemudian oleh pihak panitia (INI PROPOSAL CONTOH)