BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Universitas Telkom yang lebih dikenal dengan Telkom University mempunyai sarana bernama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam menampung minat dan bakat mahasiswa. Sarana tersebut untuk memfasilitasi segala kegiatan seperti olahraga, hobi, sosial budaya dan lain sebagainya. UKM juga dapat digunakan untuk menjalin sosialisasi antar mahasiswa Universitas Telkom. Dari informasi yang didapat melalui kuesioner dan observasi, kelancaran informasi dan penyebaran informasi seputar profil dan kegiatan UKM yang ada saat ini masih membutuhkan waktu yang lama untuk penyebaran informasi, profil UKM dan kegiatan UKM disebar melalui penempelan poster di majalah dinding setiap fakultas, serta menggunakan media sosial, sehingga profil dan kegiatan UKM tersebut tidak terpublikasi dengan menyeluruh. Dalam proses rekruitasi anggota juga membutuhkan proses yang cukup lama, untuk mendaftar menjadi anggota UKM juga harus mengambil formulir pendaftaran terlebih dahulu di sekretariat UKM tersebut, kemudian mengembalikannya lagi setelah diisi. Hal ini dirasa membutuhkan waktu yang lama sehingga perlu adanya sebuah sistem yang berbasis online agar mempermudah proses pendaftaran ataupun penyebaran informasi mengenai UKM secara online. Untuk melancarkan penyebaran informasi, kegiatan UKM, pendaftaran anggota, maka akan dibangun sebuah aplikasi yang menampilkan profil setiap ukm beserta informasi kegiatan-kegiatan UKM dengan registrasi online untuk mempermudah menjadi anggota UKM. Aplikasi ini juga dibuat dengan tujuan agar seluruh mahasiswa Universitas Telkom dapat mengetahui UKM apa saja yang ada di kampus Universitas Telkom. Dalam aplikasi ini akan diberikan hak akses kepada admin utama yang mengelola aplikasi secara menyeluruh, admin dari setiap UKM agar dapat meng-update data dan informasi terbaru dari UKM, mahasiswa agar mampu melakukan pendaftaran untuk join UKM pada saat reqruitment. Dengan 1
adanya permasalahan pada pengelolaan informasi UKM tersebut, maka dibangun sebuah aplikasi berbasis web dan mobile untuk menunjang pengelolaan informasi UKM di Universitas Telkom. 1.1 Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah, perumusan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara menyajikan informasi terkait profil setiap ukm yang ada di Universitas Telkom? 2. Bagaimana cara untuk melakukan pendaftaran rekruitasi anggota UKM secara tanpa harus datang ke tempat? 3. Bagaimana menyajikan informasi dan publikasi kegiatan kegiatan yang dilaksanakan UKM di Universitas Telkom secara up to date? 1.2 Tujuan Adapun tujuan dibuatnya proyek akhir ini adalah membuat aplikasi yang mempunyai kemampuan : 1. Menyediakan fitur mengenai informasi profil ukm yang diupdate oleh setiap UKM di Universitas Telkom secara online. 2. Menyediakan fitur rekruitasi pengurus, anggota, volunteer. Proses rekruitasi dilaksanakan secara online, sehingga akan mempermudah pelaksanaan rekruitasi tersebut. 3. Menyediakan fitur mengenai kegiatan dan publikasi secara online dan up to date, sehingga akan lebih mudah dalam menyajikan informasi kepada masyarakat Universitas Telkom. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah pada pembangunan Aplikasi Pengelolaan Informasi UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) Universitas Telkom adalah: 1. Data yang digunakan dalam proyek akhir ini menggunakan data UKM Universitas Telkom. 2
2. Aplikasi ini hanya dapat digunakan oleh Admin, UKM, Mahasiswa, dan Bagian Kemahasiswaan Universitas Telkom. 3. Aplikasi ini tidak menangani wawancara online terhadap UKM. 4. Aplikasi ini tidak menangani tiket On The Spot yang disediakan UKM. 1.4 Definisi Operasional Aplikasi Pengelolaan Informasi UKM Berbasis Web dan Mobile adalah sebuah aplikasi yang dapat membantu pengelolaan informasi kegiatan dan profil setiap UKM yang ada di Universitas Telkom. Aplikasi ini dapat menampilkan informasi update tentang profil setiap UKM, mengelola informasi tentang UKM seperti artikel, kegiatan, pengumuman, panitia event, mengelola feedback, serta mengelola komentar terhadap informasi yang di share ke publik. Aplikasi ini dapat digunakan oleh admin, UKM, dan mahasiswa. Manfaat dari aplikasi ini bisa menyajikan informasi dan publikasi secara online dan up to date, sehingga akan lebih efisien dalam menyajikan informasi kepada masyarakat Universitas Telkom. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan framework code igniter dan MySQL sebagai database server. 1.5 Metode Pengerjaan Metode yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah System Development Life Cycle (SDLC) dengan model waterfall. Model waterfall merupakan model pembuatan software yang paling umum digunakan oleh tim pengembang di Indonesia. Model ini bersifat sekuensial, karena masing masing tahap di dalamnya saling terkait dan saling mempengaruhi. Adapun tahapan pengerjaan yang dilakukan dengan metode waterfall adalah : [1] 3
Gambar 1-1 Metode Waterfall Berikut ini adalah tahap tahap dari metode Waterfall : a. Requirement Analysis and Definition Tahap ini merupakan tahap analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian atau wawancara. Seorang analisis akan menggali informasi sebanyak banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang melakukan tugas tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Dalam tahapan ini dihasilkan dokumen sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dengan mendefinisikan proses bisnis yang menggunakan Flowmap. Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai ketua ukm, bagian kemahasiswaan, serta mahasiswa. b. System and Software Design Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat. Proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail algoritma. Tahapan ini akan menghasilkan sebuah dokumen. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Dalam perancangan ini digunakan tools flowmap, ERD (Entitas Relationship) dan UML (Undified Modelling Language). c. Implementation and Unit Tes Pada tahap ini pembuatan kode program perangkat lunak kedalam bentuk bahasa pemrograman yang telah ditentukan. Tahapan inilah yang merupakan tahapan nyata dalam mengerjakan sebuah sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap 4
sistem yang telah dibuat tadi. Dalam pembuatan aplikasi pengelolaan data menggunakan database MySQL serta menggunakan bahasa PHP dengan framework CI (CodeIgniter) dan menggunakan Bootstrap, HTML serta CSS untuk mengatur tampilan. d. Integration and System Testing Pada tahap ini memastikan bahwa sebuah program perangkat lunak yang dibuat terbebas dari kesalahan (error), baik itu kesalahan dari perangkat lunak maupun dari pegguna (human error). Pengujian dengan menggunakan metode Black Box Testing yaitu pengujian berfokus pada persyaratan fungsionalitas perangkat lunak. e. Operation and Maintenance Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pengguna pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional. Dalam pengerjaan proyek akhir tahap ini tidak dilakukan. 1.6 Jadwal Pengerjaan Berikut merupakan jadwal Pengerjaan dari aplikasi pengelolaan informasi ukm (unit kegiatan mahasiswa). Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan Kegiatan Requirement Analysis and Definition 2016 2017 Desember Januari Februari Maret April Mei 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 System and Software Design Implementation and Unit Tes Integration and System Testing 5