SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA BANDUNG Deden Sofyan Hamdani, S.T., M.T. 1, Irfan Rahman 2 1 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Bisnis LPKIA 2 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Bisnis LPKIA Jl. Soekarno Hatta No.456 Bandung 40266, +6222-75642823, Fax. +6222-75642822 1 deanhamdani@lpkia.ac.id, 2 irfanrahmanhm@gmail.com Abstrak Adanya masalah di Sekretariat DPRD Kota Bandung yaitu dalam mengelola data karyawan, Sehingga dibuatlah perangkat lunak sistem Kepegawaian ini tujuannya mempermudah menginput, mencetak, merubah dan mencari data pegawai yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi. Dengan dibuatkannya perancangan sistem informasi kepegawaian ini memudahkan karyawan untuk melakukan penginputan data karyawan dan memudahkan admin membuat laporan. Kata kunci: Kepegawaian, Menginput, Mencetak Laporan Karyawan. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kantor Sekretariat DPRD menyediakan pengelolaan administrasi kepegawain. Jenis administrasi kepegawaian yang di kelola adalah biodata pegawai, posisi pegawai. Di Sekretariat DPRD kota bandung ini belum memiliki website administrasi kepegawaian untuk pegawai outsourcing. Oleh sebab itu peneliti melakukan pembuatan program aplikasi dengan berbasis web yang bertujuan untuk menyimpan data mutasi pegawai. 1.2 Identifikasi Permasalahan 1. Belum tersedianya website kepegawaian outsourcing di sekretariat dprd kota bandung. 1.3 Ruang Lingkup Permasalah 1. Sistem informasi ini dibuat hanya untuk menginputkan data karyawan, mencari data karyawan, merubah data karyawan dan mencetak data karyawan dan sistem informasi ini tidak termasuk gaji karyawan, absensi karyawan, demosi, promosi, mutasi jabatan karyawan, kinerja karyawan, dan sistem kontrak karyawan. 1.4 Tujuan Perancangan 1. Memberikan kemudahan dalam pendataan karyawan dan pelaporan pendataan karyawan di Sekretariat DPRD Kota Bandung. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu perkumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaanya yang mencangkup lebih jauh dari pada sekedar penyajian. Istilah tersebut menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara penggunaanya. (Fatta, 2017) Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. (Sutabri, 2012) 2.2 Pengertian Karyawan karyawan adalah orang yang memberikan jasa kepada perusahaan ataupun organisasi yang membutuhkan jasa tenaga kerja, yang mana dari jasa tersebut, karyawan akan mendapatkan balas jasa berupa gaji dan kompensasi-kompensasi lainnya. Selain pengertian di atas, ada banyak sekali pengertian kata karyawan yang telah diutarakan oleh para ahli, seperti beberapa contohnya adalah sebagai berikut
Jenis Jenis Karyawan : Karyawan Tetap Karyawan tetap merupakan karyawan yang telah memiliki kontrak ataupun perjanjian kerja dengan perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditetapkan (permanent). Karyawan tetap biasanya cenderung memiliki hak yang jauh lebih besar dibandingkan dengan karyawan tidak tetap. Selain itu, karyawan tetap juga cenderung jauh lebih aman (dalam hal kepastian lapangan pekerjaan) dibandingkan dengan karyawan tidak tetap. Karyawan Tidak Tetap Karyawan tidak tetap merupakan karyawan yang hanya dipekerjakan ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja tambahan saja. Karyawan tidak tetap biasanya dapat diberhentikan sewaktu-waktu oleh perusahaan ketika perusahaan sudah tidak membutuhkan tenaga tambahan lagi. Jika dibandingkan dengan karyawan tetap, karyawan tidak tetap cenderung memiliki hak yang jauh lebih sedikit dan juga cenderung sedikit tidak aman (dalam hal kepastian lapangan pekerjaan). pengarahan dan pengawasan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.5 Pengertian website Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. (Hidayat, 2013) Website adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi. (Yuhefizar, 2012) 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Aliran Proses 3.1.1 Usecase 2.3 Pengertian Pengelolaan Pengelolaan adalah proses, perbuatan, atau cara. Adapaun pengertian pengelolaan menurut sumber internet oleh Zulfikar Putra dalam Web nya,. Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu. 3.2 Aliran Kerja (Gambar 3.1.1 Usecase Diagram) 2.4 Pengertian Outsourcing Produksi adalah sesuatu yang dihasilkan oleh suatu perusahaan baik berbentuk barang (goods) maupun jasa (service) dalam suatu periode waktu yang selanjutnya dihitung sebagai nilai tambah bagi perusahaan. (Fahmi, 2014) Menurut George R.Terry pengertian pengelolaan adalah pemanfaatan sumber daya manusia ataupun sumberdaya lainnya yang dapat diwujudkan dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
(Gambar 3.3.1 Activity Pelaporan Data Karyawan) 3.4 Struktur Organisasi Obyek dan Pesan (Gambar 3.2 Activity Pendataan Karyawan) (Gambar 3.4.1 Sequence Diagram Pendataan Karyawan) (Gambar 3.4.2 Sequence Diagram Pelaporan Data Karyawan) 3.5 Perancangan antarmuka (Gambar 3.3 Activity Pelaporan Data Karyawan) 3.3 Pemodelan Data 3.3.1 Class Diagram Nama Dialog Screen : Form Data Login Fungsi : Untuk masuk ke dalam program
(Gambar 3.5.1 Form Login) Nama Dialog Screen : Form Data Menu Utama Fungsi : Untuk menampilkan fitur fitur yang ada di website tersebut (Gambar 3.5.4 Form Kelola Data Karyawan) Nama Dialog Screen : User Melihat Data Karawan Fungsi : Untuk melihat data karyawan (Gambar 3.5.2 Form Data Menu Utama) Nama Dialog Screen : Form Input Data Karyawan Fungsi : Untuk Menambahkan Karyawan (Gambar 3.5.5 Form User Melihat Data Karyawan) 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Kebutuhan Sumberdaya Dalam sub-bab ini menjelaskan tentang kebutuhan dalam pengcodingan, implementasi dan pengujian secara spesifik. 4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) (Gambar 3.5.3 Form Input Data Karyawan) Nama Dialog Screen : Kelola Data Karyawan Fungsi : Mengelola Daya Karyawan Adapun kebutuhan Perangkat Keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem agar dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan spesifikasi sebagai berikut : 1. Processor: Intel Dual Core 2. Harrddisk 160 GB 3. Keyboard 4. Mouse 5. Monitor 6. Koneksi internet
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat Lunak yang dibutuhkan untuk membangun dan menjalankan perangkat lunak, maka dibutuhkan spesifikasi sebagai berikut : 1. Sistem Operasi : Windows 7 Professional 32-bit UP 2. Database : MySQL 3. Web Browser : Google Chrome, Mozilla Firefox (Gambar 4.2.3 Form Input Data Karyawan) 4. Xampp Versi 3.2.1 4.1.3 Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Brainware) Kebutuhan SDM (Sumber Daya Manusia) untuk implementasi atau membangun sistem adalah sebagai berikut : 1. Analisis 1 orang 2. Desain 1 orang (Gambar 4.2.4 Form Kirim Desain) 3. Programmer 1 orang 4.2 Implementasi Antarmuka (Gambar 4.2.5 Data Karyawan) 5 Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian pembahasan pada bab-bab sebelumnya, disini penulis mencoba untuk menarik beberapa kesimpulan diantaranya : (Gambar 4.2.1 Form Login) 1. Sistem informasi kepegawaian yang dibangun ini untuk memberikan kemudahan dalam pendataan karyawan, pendataan mutasi karyawan, pendataan pengajian karyawan, pendataan kinerja karyawan dan pelaporaan pendataan karyawan di Sekretariat DPRD Kota Bandung. 5.2 Saran 5.2.1 Saran Untuk Pengembangan Aplikasi (Gambar 4.2.2 Form Menu Utama) 1. Website ini terus di kembangkan secara berkala agar dapat di akses ke dalam aplikasi mobile berbasis android dan ios dan untuk mencegah kehilangan file atau data, sebaiknya dilakukan back up secara berkala dan scan terhadap virus yang merusak.
Daftar Pustaka Fatta, H. A. (2017). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modem. Yogyakarta: Andi. Hidayat, R. (2013). Cara Praktis Membangun Website Gratis, Cetakan Kedua. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. https://pengertiandefinisi.com/pengertian- karyawan-dan-jenis-jenis-karyawan-di- perusahaan/, (2012, April 10) Pengertian Karyawan dan Jenis Jenis Karyawan di Perusahaan. http://www.pengertianmenurutparaahli.com/pengert ian-pengelolaan-menurut-para-ahli/ (2013, Desember 12) Pengertian Menurut Para Ahli