KODE ETIK GLOBAL PERFORMANCE OPTICS Kode Etik Global Performance Optics adalah rangkuman harapan kami terkait dengan perilaku di tempat kerja. Kode Etik Global ini mencakup beragam jenis praktik bisnis; akan tetapi tidak mencakup setiap potensi masalah yang mungkin timbul. Pelanggaran terhadap ketentuan mana pun dalam Kebijakan ini atau terhadap hukum dapat menimbulkan tindakan pendisiplinan, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. 1. KEPATUHAN TERHADAP HUKUM, PERATURAN, DAN REGULASI Mematuhi hukum, baik menurut kandungan dan semangatnya, adalah landasan untuk membangun standar etika kita. Semua karyawan wajib menghormati dan mematuhi hukum yang berlaku. 2. KONFLIK KEPENTINGAN Semua karyawan wajib menghindari setiap investasi, kepentingan bisnis, atau kegiatan lain yang serupa dengan pihak ketiga yang dapat mengganggu atau memengaruhi, atau bahkan menimbulkan kesan dapat mengganggu atau memengaruhi, penilaian objektif dalam menjalankan tanggung jawab mereka untuk bertindak demi kepentingan terbaik Performance Optics. Konflik kepentingan muncul jika penilaian karyawan dalam bertindak atas nama Performance Optics dipengaruhi atau mungkin dipengaruhi oleh kepentingan pribadi yang aktual maupun potensial bagi karyawan tersebut, atau anggota keluarga atau rumah tangga karyawan, dari investasi, kepentingan bisnis, atau kegiatan lain yang serupa. Keberadaan konflik juga dipandang terjadi jika ada aktivitas, baik yang dilakukan dalam pekerjaan atau selama jam bebas karyawan yang menghalangi terlaksananya pekerjaan purna-waktu mereka dengan cara apa pun. Panduan ini tidak bermaksud memaparkan semua situasi atau contoh di mana konflik kepentingan mungkin berkembang atau dirasakan; akan tetapi, beberapa konflik yang lebih umum yang harus dihindari oleh karyawan dan anggota keluarga langsung mereka adalah sebagai berikut: Terlibat dalam wirausaha yang menyaingi Performance Optics Berpartisipasi dalam atau membuat keputusan bisnis untuk kepentingan pihak ketiga dan bukan untuk kepentingan Performance Optics Bekerja sama dengan pesaing, pemasok, atau pelanggan; atau dalam hubungan kerja lainnya yang dapat mengganggu atau menghalangi terlaksananya kewajiban kerja purna-waktu dan profesional Memiliki kepentingan finansial langsung atau tidak langsung dalam atau hubungan dengan pesaing, pelanggan, atau pemasok Menggunakan aset atau tenaga kerja Performance Optics untuk kepentingan pribadi Mengakuisisi kepentingan atau kepemilikan dalam properti atau aset dalam bentuk apa pun untuk tujuan menjual atau menyewakan kepada Performance Optics 1
Terlibat dalam aktivitas apa pun, baik publik atau pribadi, yang dengan cara apa pun dapat dipandang sebagai halangan untuk melaksanakan pekerjaan purnawaktu atau dapat merugikan Performance Optics 3. PELUANG PERUSAHAAN Karyawan dilarang menggunakan properti, informasi, atau posisi perusahaan untuk keuntungan pribadi yang tidak patut, dan karyawan dilarang bersaing dengan Performance Optics baik secara langsung atau tidak langsung dalam ikatan hubungan kerja. Karyawan dilarang mengambil keuntungan dari sebuah peluang bisnis yang menjadi milik Performance Optics. 4. KERAHASIAAN Karyawan dilarang menggunakan atau mengungkapkan informasi rahasia Performance Optics. "Informasi Rahasia" mengacu kepada informasi, atau kumpulan informasi, dalam bentuk apa pun (berwujud atau tidak berwujud), yang terkait dengan bisnis Performance Optics yang belum dipublikasikan atau disahkan untuk pengungkapan publik oleh Performance Optics, dan yang tidak secara umum diketahui oleh publik melalui caracara yang tepat. Kewajiban untuk tidak mengungkapkan ini tidak hanya berlaku bagi karyawan selama periode hubungan kerja atau masa pengabdian mereka, tetapi juga setelah berakhirnya hubungan kerja, masa pengabdian, atau pensiun. Semua dokumen, catatan, memo, dan materi tertulis lainnya (dan semua salinannya) milik Performance Optics sepenuhnya adalah hak milik Performance Optics dan wajib segera dikembalikan kepada Performance Optics saat hubungan kerja atau masa tugas berakhir. Berikut ini adalah contoh-contoh Informasi Rahasia untuk membantu mematuhi kebijakan penting ini; akan tetapi, ini bukanlah daftar lengkap: Informasi mengenai rencana kontrak dengan pemasok, kontraktor, atau pelanggan yang belum diungkapkan secara eksternal oleh manajemen. Informasi mengenai transaksi Performance Optics, termasuk usulan transaksi seperti akuisisi atau penempatan aset yang belum diungkapkan secara eksternal oleh manajemen. Informasi keuangan, akuntansi, dan biaya mengenai Performance Optics yang belum diungkapkan secara eksternal oleh manajemen. Informasi yang mengungkapkan rencana dan strategi Performance Optics yang belum diungkapkan secara eksternal oleh manajemen. Informasi kesehatan pribadi atau identitas pribadi lainnya mengenai karyawan, pemasok, kontraktor, atau pelanggan Semua informasi hak milik atau rahasia dagang 5. HADIAH DAN HIBURAN Menerima hadiah/hiburan Kami menghargai mitra bisnis yang menyediakan produk dan layanan terbaik dengan harga terbaik. Anda dilarang memilih vendor atau pemasok dikarenakan manfaat pribadi 2
apa pun yang akan atau mungkin Anda terima. Oleh karena itu, dalam berinteraksi dengan pemasok atau vendor atau calon pemasok atau vendor, Anda dilarang meminta atau menerima, secara langsung atau tidak langsung, hadiah dalam bentuk pembayaran, pinjaman, jasa, hiburan, atau barang dari individu atau perwakilan mana pun, kecuali jika diizinkan oleh kebijakan ini. Anda dilarang meminta atau menerima: Hadiah dalam bentuk tunai atau setara tunai; Pinjaman, kecuali jika pinjaman yang demikian itu diperoleh dari bank komersial yang diberikan dalam rangka bisnis dan dengan ketentuan bisnis yang wajar; Hadiah yang melebihi nilai 100 Dolar AS dalam bentuk properti, hiburan, atau jasa, kecuali jika disetujui oleh supervisor Anda; Tawaran apa pun untuk melakukan pembelian pribadi atas barang-barang dengan harga diskon kecuali jika diskon tersebut tersedia secara umum untuk semua karyawan Dalam situasi terbatas, Perusahaan dapat menerima hadiah yang wajar dari pemasok terkait dengan suatu acara untuk manfaat umum atau karyawan kami. Memberikan hadiah/hiburan Dalam situasi tertentu, memberikan dan menerima hadiah serta hiburan yang sederhana umumnya diperkenankan. Jamuan bisnis, misalnya, dapat memberikan cara yang lebih rileks untuk bertukar informasi. Namun demikian, bergantung pada ukurannya, frekuensi, dan situasi pemberiannya, membayar jamuan atau hiburan dapat dikategorikan sebagai suap, pembayaran politik, atau pengaruh yang tidak patut. Pengujian penting yang harus kita terapkan adalah apakah hadiah atau hiburan dapat ditujukan, atau bahkan ditafsirkan secara wajar, sebagai imbalan atau pendorong untuk memberikan bantuan atau perlakuan istimewa. Jika jawabannya adalah ya, maka hal tersebut dilarang oleh kebijakan ini. Saat berinteraksi dengan pelanggan, sudah menjadi kebijakan kita - yang pertama dan utama - untuk tidak pernah melanggar kebijakan dan prosedur pelanggan kita perihal hadiah atau hiburan. Dalam semua kasus, sebelum hadiah/hiburan apa pun diterima atau ditawarkan harus terlebih dahulu disetujui dan: Hadiah atau hiburan tersebut harus dalam bentuk yang sedemikian rupa sehingga tidak ditafsirkan sebagai suap atau balas jasa; Penawaran atau penerimaan hadiah atau hiburan harus sesuai dengan kebiasaan dan praktik etis yang diterima; serta, Pengungkapan hadiah atau hiburan kepada klien kita, rekan kerja Anda, atau kepada publik hendaknya tidak menjatuhkan reputasi Performance Optics atau Anda. 6. PERSAINGAN DAN INTERAKSI YANG WAJAR Banyak aktivitas bisnis rutin yang dapat menimbulkan masalah dan tantangan berdasarkan hukum antipakat. Jika Anda terlibat dalam menetapkan harga atau 3
ketentuan penjualan kita, pengajuan penawaran untuk kontrak, atau berinteraksi dengan klien, distributor, atau pemasok, Anda diharapkan untuk memahami dengan baik hukum antipakat yang berlaku terhadap bisnis kita dan akan menerima pelatihan kepatuhan antipakat khusus. Memahami dan mematuhi hukum antipakat merupakan hal penting bagi kesuksesan kita. Setidaknya, Anda dilarang untuk: membuat perjanjian dengan pesaing mengenai penetapan harga produk kita di pasaran, praktik penetapan harga, penawaran, praktik penawaran, ketentuan penjualan, atau praktik pemasaran; membuat kesepakatan dengan pesaing untuk mengoordinasi atau mengalokasikan penawaran; membagi klien, pasar, atau wilayah penjualan dengan pesaing; membuat kesepakatan dengan pesaing untuk tidak bertransaksi dengan perusahaan lain; berupaya untuk mengendalikan harga jual kembali klien; menjual dengan harga rendah yang tidak wajar untuk menghilangkan persaingan; mendiskriminasi klien secara ilegal terkait dengan harga atau ketentuan lain; mendorong klien secara ilegal untuk membeli satu produk agar mendapatkan produk lainnya; atau terlibat dalam metode persaingan yang tidak adil atau tindakan atau praktik penipuan. 7. DISKRIMINASI DAN PELECEHAN Kami secara tegas berkomitmen untuk memberikan peluang yang setara dalam semua aspek hubungan kerja dan tidak akan menoleransi setiap tindakan diskriminasi atau pelecehan yang ilegal. 8. PENYIMPANAN ARSIP Performance Optics mewajibkan penyimpanan arsip dan pelaporan informasi yang jujur dan akurat untuk mengambil keputusan bisnis yang bertanggung jawab. Banyak karyawan yang menggunakan akun belanja bisnis secara rutin, dan hal ini harus didokumentasikan serta diarsipkan secara akurat. Arsip yang bersifat rahasia atau hak milik harus disimpan secara aman dan teliti. 9. PERLINDUNGAN DAN PENGGUNAAN ASET PERFORMANCE OPTICS SECARA TEPAT Semua karyawan harus berupaya melindungi aset Performance Optics dan memastikan penggunaannya secara efisien. Setiap dugaan insiden penipuan atau pencurian harus segera dilaporkan untuk diselidiki. Dilarang menggunakan perlengkapan Performance Optics di luar kepentingan bisnis Performance Optics, meskipun penggunaan pribadi bisa jadi diizinkan dengan persetujuan sebelumnya dari pihak manajemen. 4
10. PENERIMAAN PEMBAYARAN Karyawan dilarang secara langsung atau tidak langsung meminta atau menerima pembayaran, biaya, jasa, atau gratifikasi apa pun (berapa pun besar atau jumlahnya) di luar kewajiban bisnis karyawan secara normal dari individu, perusahaan, atau organisasi mana pun yang menjalankan bisnis atau berupaya untuk menjalin hubungan bisnis dengan Performance Optics. 11. PEMBAYARAN YANG TIDAK PATUT DAN PEMBAYARAN KEPADA PEJABAT PEMERINTAH Sudah menjadi kebijakan kita untuk mematuhi semua hukum antisuap dan antikorupsi yang berlaku di berbagai negara tempat kita menyelenggarakan bisnis. Meskipun beberapa wilayah di dunia menerima pembayaran suap untuk memenangkan kontrak bisnis, namun tidak demikian dengan kita, dan kita tidak akan terlibat dalam perilaku yang demikian itu. Suap adalah tawaran atau janji untuk memberikan, atau pemberian, atau mengizinkan untuk memberikan, sesuatu yang bernilai atau keuntungan lain untuk memengaruhi tindakan pihak ketiga, publik atau swasta, secara tidak patut. Suap dapat dalam bentuk uang, hadiah, perjalanan, atau pengeluaran lainnya, keramah-tamahan, pinjaman di bawah harga pasar, diskon, bantuan, peluang bisnis atau hubungan kerja, kontribusi politik atau amal, atau keuntungan atau pertimbangan apa pun baik langsung maupun tidak langsung. Dilarang menggunakan aset Performance Optics atau dana lainnya untuk menyuap atau memengaruhi keputusan petugas, direktur, karyawan atau agen dari organisasi lain, atau pejabat, departemen atau badan pemerintah, partai atau pejabat politik, atau kandidat pejabat politik. Karyawan dilarang keras menerima atau menawarkan suap, balas jasa, insentif, atau jenis pembayaran lainnya dari atau kepada organisasi atau individu mana pun, yang berusaha menjalin hubungan bisnis dengan, menjalankan bisnis dengan, atau bersaing dengan Performance Optics atau klien Performance Optics. 12. AKUNTANSI Sudah menjadi kewajiban kita untuk menyimpan arsip akuntansi yang akurat dan lengkap serta melaporkan hasil finansial kita secara akurat setiap waktu. Jika Anda terlibat dalam penyimpanan arsip akuntansi kita atau penyusunan laporan keuangan kita, maka Anda wajib memastikan bahwa semua transaksi dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima luas serta mematuhi kebijakan dan prosedur akuntansi kita, termasuk sistem pengawasan internal kita yang berlaku. Di samping membuat dan menyimpan pembukuan, arsip, dan akun yang akurat, sudah menjadi kebijakan kita untuk menjalankan sistem pengawasan akuntansi internal yang cukup untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa: transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan umum atau spesifik oleh pihak manajemen; 5
transaksi dicatat sesuai kebutuhan sehingga memungkinkan penyusunan laporan keuangan dengan mematuhi prinsip akuntansi yang diterima luas, atau kriteria lain apa pun yang berlaku atas laporan tersebut, dan mempertahankan akuntabilitas untuk aset; akses ke aset hanya diizinkan sesuai dengan pengesahan umum atau spesifik oleh pihak manajemen; dan catatan aset dibandingkan dengan aset yang ada pada interval yang wajar dan tindakan yang tepat akan diambil untuk mengatasi perbedaannya. Kita berkomitmen memberikan informasi keuangan yang akurat, lengkap, dan transparan kepada para pemangku kepentingan. Semua karyawan yang terlibat dalam pengarsipan dan pelaporan transaksi keuangan diharapkan untuk selalu bertindak sesuai dengan tujuan tersebut. Entri akuntansi tidak boleh dibuat untuk mengaburkan sifat asli sebuah transaksi. 13. KESEHATAN DAN KESELAMATAN Performance Optics berupaya menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi setiap karyawan. Sudah menjadi tanggung jawab individu bagi setiap karyawan Performance Optics untuk memahami dan mematuhi prosedur lingkungan, kesehatan, dan keselamatan untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas mereka dengan cara yang sehat dan aman. Semua karyawan harus memastikan tindakan berikut diambil untuk mendukung komitmen Performance Optics terhadap kesehatan dan keselamatan: Menggunakan alat pelindung diri (APD) yang tepat jika diperlukan Mematuhi peraturan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan setempat Membiasakan diri dengan prosedur dan kebijakan kesehatan dan keselamatan Performance Optics Mengidentifikasi potensi bahaya kesehatan atau keselamatan dan melaporkannya kepada pihak manajemen Performance Optics 14. KONTRIBUSI POLITIK Performance Optics secara tegas melarang penggunaan dana, sumber daya, atau properti perusahaan untuk mendukung partai politik atau kandidat politik untuk jabatan apa pun kecuali jika disetujui sebelumnya oleh manajemen Performance Optics. Dilarang memberikan tekanan, langsung atau tersirat, yang melanggar hak karyawan untuk memutuskan kontribusi politik pribadi atau memberikan layanan pribadi kepada setiap kandidat atau komite politik. 15. KEWARGANEGARAAN KORPORAT Kita juga memiliki tanggung jawab khusus untuk menjadi warga yang baik dalam komunitas tempat kita beroperasi. Kita peka terhadap peran ekonomi yang kita mainkan dalam komunitas tersebut dan kita berkontribusi terhadap komunitas serta institusi nasional, dan mendorong karyawan untuk mengambil peran pribadi secara aktif dalam organisasi yang ditujukan bagi layanan publik. 6
16. KEBIJAKAN PENGUNGKAPAN Sudah menjadi kebijakan Performance Optics untuk memberikan pengungkapan secara penuh, adil, akurat, tepat waktu, dan dapat dipahami dalam semua dokumen yang harus diarsipkan, dilengkapi, atau diserahkan kepada badan pemerintah. 17. LARANGAN TINDAKAN PEMBALASAN Performance Optics menyadari bahwa keputusan untuk melaporkan kekhawatiran dapat menjadi hal yang sulit untuk dilakukan, setidaknya karena khawatir akan tindakan pembalasan. Kami tidak menoleransi tindakan pembalasan dan akan mengambil tindakan yang sah untuk melindungi karyawan saat mereka melaporkan kekhawatiran dengan iktikad baik. Kami tidak akan menoleransi tindakan pembalasan atau ancaman pembalasan dalam bentuk apa pun terhadap seseorang karena telah menolak untuk melanggar Kode Etik ini atau karena melaporkan dengan iktikad baik adanya pelanggaran atau dugaan pelanggaran terhadap Kode Etik ini. Jika Anda mengetahui adanya ancaman tindakan pembalasan, segera laporkan. Sudah menjadi kebijakan kita juga untuk mematuhi semua hukum yang berlaku untuk melindungi karyawannya dari diskriminasi atau tindakan pembalasan yang bertentangan dengan hukum dikarenakan upaya mereka untuk melaporkan keluhan secara sah atau berpartisipasi dalam penyelidikan menyangkut perkara yang tidak etis, ilegal, atau curang. Secara khusus, Perusahaan melarang segala bentuk tindakan pembalasan atau diskriminasi yang tidak sah atau melakukan tindakan yang merugikan terhadap karyawan karena terlibat dalam tindakan berikut: Memberikan informasi atau membantu dalam penyelidikan yang menyangkut tindakan apa pun yang diyakini secara wajar oleh karyawan tersebut sebagai pelanggaran terhadap Kode ini atau hukum atau peraturan yang berlaku; Mengajukan, memberikan kesaksian, berpartisipasi, atau membantu proses hukum apa pun yang terkait dengan dugaan pelanggaran Kode ini atau hukum atau peraturan yang berlaku. Karyawan yang meyakini bahwa mereka telah mengalami tindakan yang melanggar kebijakan ini dapat mengajukan keluhan dengan menggunakan prosedur yang diuraikan dalam Kode ini. Setiap karyawan yang secara tidak sah mendiskriminasi atau melakukan tindakan pembalasan terhadap karyawan lain sebagai dampak dari tindakan mereka yang dilindungi sebagaimana diuraikan dalam kebijakan ini dapat menerima tindakan korektif, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. 18. MELAPORKAN PERILAKU ILEGAL ATAU TIDAK ETIS Karyawan didorong untuk melapor kepada Perwakilan Sumber Daya Manusia atau Manager di lokasi Anda mengenai perilaku ilegal atau tidak etis yang teramati dan ketika ragu dengan tindakan terbaik yang harus diambil dalam situasi tertentu. Sudah menjadi kebijakan Performance Optics untuk tidak memperkenankan tindakan pembalasan atas pelaporan pelanggaran oleh pihak lain yang dilakukan dengan iktikad baik oleh karyawan. Anda dapat melaporkan pelanggaran etika dengan percaya diri dan tanpa mengkhawatirkan adanya tindakan pembalasan. Jika Anda merasa tidak nyaman dalam 7
melaporkan suatu situasi kepada pihak manajemen setempat, maka Anda dapat melaporkan kecurangan etis melalui Perormance Optics Global Ethics Hotline. Hotline tersebut adalah Platform Rahasia dari pihak ke-tiga yang bekerja sama sebagai rekan dari Performance Optic agar anda dapat melaporkan perilaku tidak etis atau klaim. Untuk mengajukan laporan silakan mengunjungi : performanceoptics.ethicspoint.com. Setiap laporan dapat diajukan dalam bahasa asli Anda. Setiap karyawan Performance Optics diharapkan untuk membuat pernyataan setiap tahun guna menegaskan bahwa mereka memahami dan mematuhi kebijakan Kode Etik Global dengan memberikan tanda tangan terlampir. 8