52 BAB 3 Metodologi Penelitian 3.1. Kerangka Pemikiran Gambar 3.1 Kerangka Pemikiran Kerangka pemikiran penelitian ini seperti digambarkan pada gambar 3.1, memiliki 3 tingkatan yaitu input, proses, dan output. Output dihasilkan berdasarkan proses yang dihasilkan oleh input. 3.2. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan tahapan-tahapan seperti bawah ini dan menggunakan Enterprise Architecture untuk menghasilkan dokumentasi EA dan EA Repository
53 1. Tahapan input Tahapan ini berguna untuk mengenali proses bisnis utama dan latar belakang organisasi. Pada tahap ini akan dirumuskan strategi yang ada saat ini beserta visi, misi, dan nilai budaya organisasi. 2. Tahapan proses Dalam tahap ini terdiri dari 4 analisa yang perlu dilakukan, yaitu : a. Analisis lingkungan eksternal bisnis Pada tahapan ini akan dilakukan analisa persaingan dengan analisis Porter. b. Analisis lingkungan internal bisnis Pada tahapan ini akan dilakukan analisa keadaan internal organisasi dengan analisis SWOT dan ITBSC. c. Analisis lingkungan eksternal IT Menganalisa faktor-faktor eksternal IT yang dapat mempengaruhi strategic planning, misalnya perkembangan teknologi saat ini. d. Analisis lingkungan internal IT Menggunakan TI secara optimal pada internal organisasi STTJ. 3. Tahapan Output Tahapan ini memiliki tujuan untuk menghasilkan analisa dan penentuan prioritas atas portfolio dan tujuan strategis yang akan dicapai. Untuk pencapaian tahap strategi ini terdapat beberapa strategi IT yang harus dilakukan : a. Future Business Berdasarkan hasil analisis pada tahapan proses di atas, maka akan dihasilkan future business dari hasil analisis tersebut. b. Strategi IT
54 Pada tahapan ini akan diketahu bagaimana IT dimanfaatkan dalam mendukung pencapaian visi, misi dan proses bisnis utama. Strategi ini berupa software, hardware, platform, dan topologi jaringan. c. Strategi manajemen IT Berguna untuk menetapkan kebijakan yang telah dibuat oleh pihak berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan organisasi. d. Rekomendasi Portfolio Aplikasi Merupakan hasil dari perencanaan strategis teknologi informasi, berupa portfolio aplikasi yang telah diusulkan. 3.3. Analisis Kebutuhan Sebelum melaksanakan kegiatan penelitian, penulis melakuan analisis kebutuhan. Analisis yang tepat pada kebutuhan yang terdapat dalam penelitian memudahkan berjalannya penelitian guna pencapaian sasaran penelitian. 3.3.1. Teknik Pengumpulan Data Untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam melakukan penelitian ini, maka penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut : a. Observasi Observasi diartikan sebagai pengamatan dan pencatata secara sistematis terhadap segala yang tampak pada objek penelitan. Metode observasi ini digunakan untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan fokus penelitian. Dengan melakukan observasi secara langsung di lingkungan
55 STTJ khususnya laboratorium dan sumber daya yang saat ini dimiliki STTJ. b. Studi Kepustakaan Adapun data pendukung untuk penelitian ini diambil dari jurnal-jurnal internasional dan rencana strategis yang berhubungan dengan penelitian ini. Dengan mempelajari teori-teori dan materi yang terdapat pada literatur-literatur tersebut, permasalahan penelitian dapat dipertajam. c. Kuesioner Kuesioner dibagikan kepada sejumlah staff STTJ mulai dari staff administrasi (BAAK/BAUM) dan staff perkuliahan (dosen,kaprodi,sekprodi). Kuesioner yang dibagikan bersifat tertutup tentang pandangan staff yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, di mana staff hanya dapat memilih jawaban dengan pilihan yang telah disediakan. d. Dokumentasi Data Dokumentasi data diambil dari data yang tersimpan di arsip STTJ dan database STTJ. Data yang diambil adalah berupa jumlah mahasiswa dari tahun 2004 sampai sekarang untuk setiap jurusan. Data ini akan membantu penulis untuk menganalisis pertumbuhan mahasiswa di STTJ. e. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data dan pengukuran IT Balanced Score Card. Wawancara dilakukan dengan pimpinan STTJ. 3.4 Latar Belakang Organisasi Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta (STTJ) adalah sebuah sekolah tinggi yang berlokasi di Jl. Jatiwaringin Raya No. 278, Pondok Gede. STTJ memilii website yang
56 beralamat di www.sttj.ac.id. STTJ diselenggarakan oleh Yayasan Teknojaya yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Mohammad Said Tadjoedin, Nomor 127 tanggal 18 Oktober 1972. STTJ didirikan pada tanggal 28 Oktober 1972 dengan membuka jurusan / program studi Teknik Sipil, Teknik Mesin, dan Tekik Elektro. Berdasarkan surat Dirjen DIKTI no:1512/d/t/2007, STJ memperoleh ijin Penyelenggaraan program studi baru, yaitu Teknik Informatika. Saat ini STTJ sedang membangun mitra kerja sama dengan Management and Science University dari Malaysia. Saat ini STTJ sedang melakukan renovasi gedung dan pembangunan tingkat yang rencananya mencapai lantai 14. Renovasi ini ditujukan untuk perbaikan sarana perkuliahan. Sedangkan peningkatan gedung ditujukan untuk rencana pembukaan program studi baru. Alat-alat laboratorium sedang dalam proses pemeriksaan dan akan diperbarui dengan barang yang lebih baru. Seluruh aktivitas perkuliahan dan administrasi dilakukan dalam dua shift yaitu pukul 08.00-14.00 untuk shift pagi dan pukul 15.00-21.00 untuk shift malam. Namun mulai tanggal 17 September 2012, seluruh aktivitas perkuliahan dan administrasi dilakukan mulai pukul 16.00-21.00. Hal ini dikarenakan tidak efisiennya aktivitas shift pagi karena tidak ada mahasiswa yang kuliah pagi. Sebagian besar mahasiswa STTJ sudah bekerja semua sehingga kuliah pagi hampir tidak ada. STTJ sudah menyediakan akses internet di lingkungan STTJ, namun kecepatannya masih sangat lambat dan terbatas. STTJ juga memiliki lapangan olahraga serta laboratorium untuk setiap jurusan. Sistem penyelenggaraan yang dilakukan oleh STTJ menghasilkan suatu sistem manajemen yang baik dan transparan karena semua orang diberikan gambaran dan informasi yang sama dari sistem yang diterapkan, namun sistem ini perlu direvisi dengan panduan dari rencana strategis teknologi informasi yang akan dikembangkan penulis. Jika
57 terdapat atau timbul masalah maka dengan cepat dapat diketahui jalan keluarnya. Dengan adanya struktur yang jelas dan peraturan yang transparan, maka setiap masalah tersebut dapat langsung ditelurusi dan dicarikan solusi terbaiknya. Sistem yang diadopsi dari rencana strategis teknologi informasi akan sangat menunjang proses perkuliahan dan administrasi STTJ serta konduktif bagi semua civitas academica. 3.4.1 Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta (STTJ) Struktur organisasi STTJ menerapkan sturktur organisasi yang ramping. Hal ini dilakukan demi efisiensi, tapi tidak mengabaikan kualitas. Dengan struktur organisasi yang ramping tersebut, suasana organisasi tetap terjaga, lebih efisien dan efektif. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan termasuk untuk pengambilan keputusan dilakukan secara berjenjang berdasarkan struktur jabatan. Kewenangan masing-masing pemangku jabatan dari pucuk pimpinan Ketua STTJ berjenjang ke bawah sampai kepada staff administrasi pelaksana, serta secara trasnsparan dan akuntabel. Sebelum STTJ bermitra dengan Management and Science University dari Malayisa, terdapat posisi Sekretaris Program Studi, namun seiring dengan kebijakan yang ditetapkan pihak dari Malaysia, maka posisi tersebut dihilangkan.
58 Gambar 3.2 Struktur Organisasi STTJ 3.4.2. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Yayasan Yayasan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai pelaksana kegiatan STTJ. 2. Ketua Ketua bertugas dan bertanggung jawab untuk : a. Memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, serta hubungan dengan lingkungannya. b. Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi, badan swasta dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul terutama yang menyangkut bidang tanggung jawabnya. 3. Penjaminan Mutu
59 Bertugas untuk menjamin bertanggung jawab atas sist mutu dan audit mutu akademik internal. 4. Senat Akademik Senat akademik bertugas dan bertanggung jawab untuk : a. Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan STTJ b. Merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggara STTJ c. Memberikan persetujuan atas Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja STTJ yang diajukan oleh Ketua STTJ d. Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika 5. Pembantu Ketua 1 Puket 1 bertugass dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 6. Pembantu Ketua 2 Puket 2 bertugas dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan 7. Pembantu Ketua 3 Bertugas dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan dan layanan kesejahteran bagi mahasiswa serta hubungan dengan alumni 8. Kepala Program Studi (Kaprodi) Memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengontrol jalannya perkuliahan dan mengevaluasi hasil nilai mahasiswa yang diserahkan dosen serta mengurus seluruh jadwal kegiatan perkuliahan. 9. BAAK (Biro Administrasi dan Akademik)
60 Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengolah nilai yang telah dievaluasi oleh kaprodi, mengeluarkan KRS dan transkrip nilai mahasiswa setiap smester. 10. BAUM (Biro Administrasi Umum) Bertugas dan bertanggung jawab atas seluruh hal administrasi umum dan pembayaran kuliah. 11. Kelompok Dosen Bertugas dan bertanggung jawab mengajar sesuai jadwal yang ditetapkan. 12. Laboratorium Bertugas dan bertanggung jawab menjaga keadaan laboratorium agar selalu layak pakai dan merawat sarana dan prasarana yang ada di dalamnya. 13. Puskominfo (Pusat Komputer dan Informasi STTJ tidak memiliki divisi IT, namun sebagai gantinya memiliki divisi Puskominfo. Bertugas dan bertanggung jawab menjaga kestabilan server dan jaringan komputer yang ada. 3.4.3. Keragaman Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang berkualitas sangat diperlukan dalam pengembangan Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta. Pada saat ini Sekolah Tinggi Teknologi Jakarta didukung oleh tenaga kerja yang trampil pada bidangnya, yang dapat dilihat sebagai berikut : 3.4.3.1. Keragaman SDM Menurut Posisi
61 jabatannya Berikut ini adalah rincian keragaman SDM STTJ menurut 1. Pimpinan STTJ a. Ketua STTJ : 1 orang b. Pembantu Ketua STTJ : 3 orang 2. Pengurus Akademik a. BAAK : 5 orang b. BAUM : 4 orang c. Kepala Program Studi : 4 orang d. Registrasi Mahasiswa : 2 orang e. Pengurus Laboratorium : 3 orang f. Dosen : 42 orang 3. Penjaga Kampus a. Satpam : 3 orang b. Petugas Kebersihan : 3 orang Total = 74 orang
62 Gambar 3.3 Keragaman SDM Menurut Jabatan 3.4.3.2. Keragaman SDM Menurut Pendidikan Terakhir Berikut ini adalah rincian SDM di STTJ menurut pendidikan terakhirnya. 1. SMA : 6 2. S1 : 44 3. S2 : 18 4. S3 : 6 Total : 74
63 Gambar 3.4 Keragaman SDM STTJ Menurut Pendidikan Terakhir 3.4.4. Visi STTJ Visi STTJ adalah sebagai berikut : a. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang terkemuka di bidang teknologi guna menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang profesional, berjiwa kewirausahaan, mandiri dan mampu bersaing dalam era globalisasi. b. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang mampu merespon dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan dan perkembangan teknologi. 3.4.5. Misi STTJ Berikut ini adalah misi STTJ : a. Menyelenggarakan tridarma pendidikan tinggi melalui pemanfaatan teknologi yang sejalan dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
64 Teknologi (IPTEK), prioritas kebutuhan pembangunan maupun masyarakat dengan memperhatikan kondisi sosio-ekonomi masyarakat. b. Meningkatkan dan mengembangkan kelembagaan STTJ sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan kemajuan IPTEK. 3.4.6. Nilai Budaya Berikut ini nilai budaya yang ditanamkan di STTJ : a. Integritas Setiap karyawan harus memiliki integritas diri dan komitmen yang tinggi terhadap perusahaan. b. Profesional Setiap karyawan harus memiliki sikap yang profesional dalam bekerja. c. Fokus Setiap karyawan harus selalu fokus terhadap pekerjaannya. d. Kekeluargaan Kekeluargaan adalah modal dasar untuk menciptakan suasana kerja yang kondusif. 3.4.7 Produk STTJ STTJ merupakan sebuah institusi perguruan tinggi, produk yang dihasilkan adalah berupa jasa pendidikan S1. Berikut ini adalah produk yang dihasilkan STTJ. 3.4.7.1 Produk Lama Produk STTJ saat ini adalah berupa jasa pendidikan S1 di bidang teknik. Jurusan yang disediakan STTJ adalah :
65 Program Sarjana Teknik Sipil Program Sarjana Teknik Mesin Program Sarjana Teknik Elektro Program Sarjana Teknik Informatika 3.4.7.2 Produk Baru Saat ini STTJ belum memiliki produk baru karena masih dalam tahap renovasi gedung kampus untuk memenuhi rencana masa depannya. 3.4.7.3 Produk Masa Depan Saat ini STTJ sedang dalam proses pembangunan infrastruktur gedung. Ruang kelas dan laboratorium sedang diperbaiki karena pimpinan STTJ sedang dalam proses untuk mengadakan beberapa tambahan jurusan pada STTJ. jurusan itu antara lain : Program Sarjana Sistem Informasi Program Sarjana Manajemen Program Sarjana Akuntansi Program Sarjana Keperawatan