BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Klinik Drg.Fitriana 3.1.1 Sejarah Klinik Drg.Fitriana Klinik Drg.Ftriana didirikan oleh Drg.Fitriana dikarenakan adanya kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan gigi yang mudah dijangkau. Klinik ini secara resmi didirikan pada 14 April 2004. Klinik Drg.Fitriana berlokasi di Jln. Masjid Darul Falah RT 01/10 No 21, Pertukangan Utara, Jakarta Selatan. Klinik Drg.hanya melayani kesehatan terhadap gigi. Dengan bergulirnya waktu dan semakin meningkatnya pasien yang datang ke klinik tersebut, pihak Klinik Drg.Fitriana meningkatkan pelayanannya berupa member untuk setiap pasiennya untuk lebih mengetahui permasalahan diagnosa terhadap pasien dan mengetahui apakah pasien memiliki alergi terhadap obat yang di konsumsi sehingga tidak terjadi pemberian kesalahan obat kepada pasien (rekam medis). Dengan adanya penambahan fasilitas rekam medis akan memaksimalkan pelayanan Klinik Drg.Fitriana, tidak hanya kesehatan gigi tetapi juga menjadikan masyarakat yang sehat dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dengan cara membudayakan prilaku hidup sehat, membantu jaminan kesehatan gigi yang berkualitas dengan biaya terjangkau. Klinik Drg.Fitriana juga memiliki fasilitas apotik untuk memudahkan pasien membeli obat yang di anjurkan oleh Drg.Fitriana, dan apotik hanya di buka saat jam praktek dibuka. 73
74 3.1.2 Tujuan Klinik Drg.Fitriana Tujuan kami adalah memberikan pelayanan yang terbaik dan komprehansif kepada pasien namun tetap tidak meninggalkan konsep awal klinik kami sebagai klinik yang nyaman dan terjangkau. Bagi kami, dasar sebuah kesuksesan tergantung sepenuhnya pada kepercayaan yang kami peroleh dari pasien melalui pelayanan profesional dan solid yang kami berikan. Adapun visi dan misi Drg.Fitriana : Visi : 1. Memasyarakatkan pentingnya memiliki gigi dan mulut yang sehat 2. Membantu pemerintah menciptakan masyarakat yang sehat Misi : 1. Menciptakan masyarakat yang peduli kesehatan gigi dan mulut. 2. Mewujudkan masyarakat yang bebas dari sakit gigi 3. Membangun kesadaran masyarakat tentang pentingnya kesehatan gigi dan mulut
75 3.1.3 Kegiatan Bisnis Klinik Drg.Fitriana Pada Klinik Drg.Fitriana hanya bergerak di bidang kesehatan saja, terutama kesehatan gigi. Dimana pada Klinik Drg.Fitriana juga menyediakan apotik untuk mempermudah pasien dalam membeli obat. Pada skripsi ini hanya mengangkat permasalahan pada penjualan obat terutama dalam melihat stok obat dan pengelolaan data pasien. Bisnis Klinik Drg.Fitriana sudah berdiri sekitar 6 (enam) tahun sejak tahun 2004. Kini pasien Klinik Drg.Fitriana sudah mencapai ratusan orang. 3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi yang berlaku pada Klinik Drg.Fitriana adalah seperti yang tercantum sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI Klinik Drg.Fitriana Gambar 3.1 Struktur Organisasi
76 Jabatan tertinggi di Klinik Drg.Fitriana adalah Drg.Ftriana sendiri. Drg.Fitriana memiliki Dokter Pengganti karena Drg.Fitriana hanya praktek hari senin dan rabu, sedangkan Dokter Pengganti praktek hari selasa, kamis, dan jumat. Apoteker bertanggung jawab tentang penjualan obat, dan bertanggung jawab langsung terhadap pemilik. Asisten Apoteker bertugas membantu Apoteker. Administrasi secara umum menangani masalah member pasien. Kasir secara umum menangani masalah pembayaran/keuangan. Asisten Dokter bertugas membantu Dokter. 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Pemilik (Drg.Fitriana) Pemilik juga merangkap sebagai dokter pada klinik. Berwenang untuk menentukan kebijakan strategi klinik. Menetapkan standar pelayanan yang dilakukan oleh dokter pengganti. Bertanggung jawab atas pengelolaan klinik dan perkembangan klinik 2. Dokter Pengganti Menggantikan Drg.Fitriana. Bertanggung jawab atas klinik saat Drg.Fitriana tidak ada di tempat 3. Apoteker Menangani dan mengawasi kerja dari asistent apoteker secara langsung. Menangani penjualan di apotik Melihat stok obat Bertanggung jawab atas obat yang keluar agar sesuai dengan resep yang ada.
77 4. Administrasi Membuat member terhadap pasien baru. Membuat laporan keuangan pengobatan. Bertanggung jawab atas pengelolaan data pasien 5. Asisten Dokter Membantu tugas dokter dalam pemeriksaan Membantu dokter mengambilkan rekam medis pada administrasi. Memastikan rekam medis pasien tidak salah diberi oleh administrasi. 7. Asisten Apoteker Membantu apoteker dalam penjualan apotik. Memesan obat kepada supplier. Meng-update stok obat. 3.2 Gambaran Sistem 3.2.1 Data Flow Diagram Menurut Whitten, Bently dan Dittman (2004, p326), Data Flow Diagaram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang di lakukan oleh sistem tersebut. DFD ini menggambarkan sistem di Klinik Drg.Fitriana. Selanjutnya DFD dipecah menjadi satu diagram nol yang memiliki 7 proses, yaitu : pendaftaran pasien, pembayaran pemeriksaan, membuat rekam medis, membuat laporan klinik, persediaan obat, penjualan obat, pembayaran obat.
78 Administrasi Asisten Dokter Laporan Penjualan Obat Form Pendaftaran Kartu Berobat Rekam Medis L apo ran Re kam Medis & No ta Pemeriksaan Kwitansi Pemeriksaan Laporan Keuangan Pemeriksaan & Penjualan Pasien Supplier Rekam Medis Laporan Rekam Medis Kirim Obat Pemesanan pembelian laporan stok Obat Form Pendaftaran SISTEM INFORMASI Kartu berobat Kwitansi Pelunasan Pemeriksaan PENGELOLAAN DATA Kwitansi Pelunasan Obat PASIEN DAN PENJUALAN Laporan Penjualan Obat dan Keuangan Pemeriksaan PADA KLINIK Drg.FITRIANA Resep Laporan Rekam Medis & Nota Pemeriksaan Laporan Rekam Medis Persedian Resep Penjualan obat Laporan stok Obat Kwitansi Pelunasan obat Stok obat Pemilik (Dokter Pengganti) Asisten Apoteker Apoteker Gambar 3.2 Diagram Konteks Pengelolaan Data Pasien dan Penjualan Pada Klinik Drg.Fitriana
Gambar 3.3 Diagram Nol Pengelolaan Data Pasien dan Penjualan Pada Klinik Drg.Fitriana 79
80 3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem 3.2.2.1 Prosedur Pendaftaran Pasien Pasien datang ke Klinik Drg.Fitriana, pasien melakukan pendaftaran ke bagian administrasi. Pasien yang akan berobat pada Klinik harus terdaftar terlebih dahulu sebagai pasien Klinik Drg.Fitriana. Jika pasien belum terdaftar, petugas administrasi akan memberikan form pendaftaran. Apabila pasien dapat untuk mengisi form pendaftaran, pasien harus mengisi sendiri form pendaftaran tersebut. Jika tidak, maka bisa diwakilkan oleh keluarga atau siapa saja yang mengantar pasien ke Klinik. Setelah form diisi, form selanjutnya diberikan pada petugas administrasi. Petugas administrasi memeriksa kelengkapan isi form pendaftaran. Setelah semuanya telah terisi dengan lengkap, petugas administrasi membuat kartu berobat dan memberikan kartu berobat kepada pasien. Lalu pasien menunggu giliran untuk berobat. Setelah memberikan kartu berobat pasien, administrasi membuat rekam medis pasien Jika pasien sudah terdaftar, administrasi menanyakan kepada pasien, membawa kartu berobat atau tidak. Apabila tidak, administrasi akan menanyakan nama dan alamat pasien lalu mencari rekam medis berdasarkan nama depan pasien pada lemari penyimpanan rekam medis. Apabila pasien membawa kartu berobat, maka pasien memberikan kartu berobat pada petugas administrasi. Petugas mencari rekam medis pasien berdasarkan nama pasien. Jika sudah ketemu, maka nomor pasien yang ada di rekam medis akan dicocokan dengan kartu berobat pasien. Petugas administrasi mencatat data pasien pada buku daftar hadir pasien. Administrasi memberikan rekam medis kepada asisten dokter. Rekam medis dibawa oleh asisten dokter untuk diletakkan di meja dokter, dan pasien menunggu di ruang tunggu untuk menunggu giliran berobat.
Gambar 3.4 Diagram Aliran Pendaftaran Pasien 81
Gambar 3.5 Diagram Rinci Pendaftaran Pasien 82
83 3.2.2.2 Prosedur Pengobatan Pasien Pasien mendapat giliran berobat. Pasien masuk ke ruangan dokter. Rekam medis sudah diletakkan di meja dokter oleh asisten dokter. Pasien menceritakan keluhan, gejala, riwayat penyakit pada dokter. Setelah pasien menceritakan keluhan tersebut, dokter melakukan analisa terhadap keluhan tersebut. Selanjutnya dokter melakukan pemeriksaan fisik pasien, berdasarkan hasil analisa dokter tersebut. Selesai melakukan pemeriksaan fisik, dokter menuliskan hasil pemeriksaan fisik pasien pada Rekam Medis Pasien. Jika dokter merasa perlu melakukan tindakan fisik lanjutan, dan tindakan fisik lanjutan tersebut tidak dapat dilakukan di klinik maka dokter akan membuatkan surat rujukan ke RS atau klinik lain. Setelah surat rujukan diisi oleh dokter, surat rujukan diberikan pada pasien. Jika pasien memerlukan surat keterangan sakit, dokter membuat surat keterangan sakit pasien. Surat keterangan sakit diberikan kepada pasien. Dokter menulis resep obat sesuai keluhan pasien dan analisa dokter. Dokter mencatat keluhan,diagnosa, hasil pemeriksaan, dan resep obat pasien di rekam medis pasien. Dokter memberikan resep obat, rekam medis dan catatan kunjungan pasien kepada asisten dokter. Asisten dokter memberikan rekam medis pada administrasi, kemudian hasil rekam medis disimpan di lemari penyimpanan rekam medis sesuai nama depan. Asisten dokter memberikan resep obat pada pasien.
Gambar 3.6 Diagram Aliran Pengobatan Pasien 84
85 3.1* Menyiapkan Rekam Medis Rekam Medis Rekam Medis Rekam Medis 3.2* Laporan Rekam Medis Rekam Medis Administrasi Asisten Dokter Tindakan 3.3* Penyerahan Rekam Medis Laporan Rekam Medis Laporan Rekam Medis Pemilik (Dokter Pengganti) Resep 3.4* Penyerahan Resep Data Rekam Medis Resep Apoteker 3.5* Laporan Hasil Pemeriksaan & Keuangan Gambar 3.7 Diagram Rinci Pengobatan Pasien
86 3.2.2.3 Prosedur Pembayaran Biaya Pengobatan Dokter memberikan hasil rekam medis dan biaya pengobatan kepada assisten dokter. Asisten dokter memberikan hasil rekam medis dan biaya pengobatan kepada petugas administrasi. Petugas administrasi menghitung semua total pembayaran biaya pengobatan, biaya dokter, biaya administrasi, dan tindakan apa saja yang telah dilakukan oleh dokter pada pasien di catatan kunjungan pasien. Petugas administrasi memberikan biaya pengobatan kepada pasien, dan kemudian pasien membayar biaya pengobatan kepada petugas administrasi. Gambar 3.8 Diagram Aliran Pembayaran Pengobatan
87 Gambar 3.9 Diagram Rinci Pembayaran Pengobatan 3.2.2.4 Prosedur Pembayaran dan Pengeluaran Obat Pasien akan menebus resep obat di klinik atau tidak. Apabila pasien akan menebus obat di Klinik, pasien memberikan resep obat kepada apoteker. Apoteker melakukan pemeriksaan persediaan obat pada tempat penyimpanan obat. Apabila persediaan obat tidak tersedia di klinik, apoteker mengembalikan resep obat kepada pasien. Dan apabila obat tersedia, apoteker merinci dan mentotal harga obat yang akan dibeli atau dipesan sesuai pesanan pasien. Apabila pasien tidak setuju, maka resep obat dikembalikan kepada pasien. Jika pasien setuju, pasien membayar obat yang dipesan pada petugas apoteker. Setelah pasien melakukakan pembayaran, apoteker menyuruh asisten apoteker untuk meracik atau mengambil obat sesuai dengan yang tertera pada resep. Apoteker meminta pasien untuk menunggu selama obat diracik atau mengambil obat. Asisten apoteker menyiapkan obat yang di pesan, kemudian resep dan obat di berikan kepada apoteker. Apoteker memanggil nama pasien untuk mengambil obat dan
88 menjelaskan cara aturan pakai kepada pasien. Kemudian apoteker menanyakan apakah pasien membutuhkan copy resep obat. Apabila membutuhkan maka apoteker membuatkan copy resep obat dan memberikan kepada pasien. Apabila tidak membutuhkan copy resep obat, pasien hanya menerima obat tersebut. Asisten apoteker mencatat pengeluaran obat di buku persediaan obat.
Gambar 3.10 Diagram Aliran Pembayaran dan Pengeluaran Obat 89
Gambar 3.11 Diagram Rinci Pembayaran dan Pengeluaran Obat 90
91 3.2.2.5 Prosedur Persediaan Obat Apoteker mengecek persediaan obat, obat apa saja yang sudah mencapai stok minimum. Setelah melakukan pengecekan minimum stok obat, apoteker memberikan laporan stok obat kepada asisten apoteker. Asisten apoteker menghubungi supllier, supllier mengirim obat dan tanda terima obat ke asisten apoteker. Lalu asisten apoteker meng-update persediaan obat di buku stok obat. Apoteker Asisten apoteker Supllier 5 Mulai Laporan stok obat Mengecek stok obat di buku persediaan obat Menghubungi suplier T Menerima laporan stok obat Tidak Mencatat stok obat Membuat laporan stok obat N Laporan stok obat Buku persediaan obat T Stok obat minimum T Ya Membuat laporan stok obat Laporan stok obat Memberikan laporan stok obat pada asisten apoteker T N Tanda terima obat Mencatat persediaan di buku persediaan obat Buku persediaan obat T Laporan stok obat Supllier memberikan obat dan tanda terima obat Selesai Selesai Gambar 3.12 Diagram Aliran Persediaan Obat
92 Stok Obat 5.1* Cek Stok Obat Stok Obat Persediaan Obat Laporan Stok Obat Apoteker Asisten Apoteker Laporan Stok Obat 5.2* Membuat Laporan st ok obat Supplier Persediaan 5.3* Membuat Surat Pemesanan Obat Pemesanan Obat Kirim Update Persediaan 5.4* Penerimaan Obat Gambar 3.13 Diagram Rinci Persediaan Obat
93 3.2.2.6 Pembuatan Laporan Pengobatan dan Penjualan Apotik Apoteker membuat laporan penjualan Apotik pada buku keuangan penjualan Apotik. Laporan penjualan Apotik diberikan kepada administrasi. Administrasi membuat laporan pengobatan di buku keuangan laporan pengobatan. Administrasi memberikan laporan pengobatan dan laporan penjualan apotik pada Drg.fitriana. Drg.Fitriana melakukan pemeriksaan kemudian diberikan kembali kepada administrasi untuk dicatat di buku laporan keuangan. Laporan keuangan pengobatan dan laporan penjualan obat kepada Drg.Fitriana dilakukan dalam per-hari dan per-bulan. Gambar 3.14 Diagram Aliran Laporan Pengobatan dan Penjualan Apotik
94 Gambar 3.15 Diagram Rinci Laporan Penjualan Apotik Gambar 3.16 Diagram Rinci Laporan Pengobatan dan Penjualan Apotik
95 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan wawancara dan analisa pada sistem pada Klinik Drg.Fitriana, data yang dibutuhkan oleh klinik adalah: Tabel 3.1 Analisi Kebutuhan Informasi Entiy Name Description MsPasien Berisi informasi mengenai pasien yang berobat pada klinik MsDokter MsKaryawan MsJabatan MsObat MsJenisObat Supllier PObat Berisi biodata dokter Berisi tentang karyawan yang bekerja Berisi mengenai jabatan yang ada pada klinik Berisi informasi obat yang ada pada klinik Berisi mengenai jenis jenis obat Berisi informasi pen-supply obat Berisi informasi tentang pembayaran pada penjualan obat di klinik PasienBerobat Berisi mengenai daftar pasien yang berobat dalam per-hari PurchaseOrder MsTindakan Berisi informasi tentang surat pesanan dari klinik Berisi informasi tentang tindakan apa saja yang pernah dilakukan oleh dokter terhadap pasien PPemeriksaan MsLogin Berisi informasi pembayaran pemeriksaan Berisi informasi mengenai IdLogin, password dan status user
96 TrKlinik Berisi informasi tentang transaksi yang terjadi pada klinik baik pemeriksaan maupun penjualan RekanMedis TrPenjualan Berisi informasi tentang history pasien Berisi informasi tentang transaksi penjualan oabat pada klinik Penerimaan Berisi informasi tentang penerimaan obat dari supplier 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Klinik Drg.Fitriana saat ini antara lain sebagai berikut : Kesulitan pencarian data-data pasien, persediaan maupun transaksi. Klinik menyimpan data-data pasien yang berobat di klinik. Selain itu klinik juga menyimpan data-data transakasi yang telah dilakukan klinik sehingga semakin lama data-data yang disimpan semakin banyak. Akibatnya, pengguna informasi membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Kesulitan membuat dan menyajikan laporan keuangan, pasien berobat, persediaan (stok) obat, yang dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengolah informasi yang dibutuhkan. Belum adanya sistem keamanan data. Data-data hanya tercatat pada buku-buku dan berkas-berkas sehingga data-data penting klinik dapat dilihat, diganti dan diambil oleh siapa saja. Sistem yang berjalan pada klinik masih manual, ada kemungkinan kesalahan manusia (human error) pada pengentrian data.
97 Pada saat dalam pengobatan berjalan atau pada saat pasien kembali lagi berobat tetapi pasien lupa akan membawa kartu berobat sehingga memperlambat dalam pencarian data tentang pasien, sehingga apabila data tidak ditemukan dan pasien membuat kartu yang baru dan membuat penumpukan kartu yang tidak perlu dan juga history tentang pasien selama ini juga hilang. 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Pada klinik Drg.Fitriana membutuhkan sebuah aplikasi yang memudahkan dalam pengelolaan data pasien dan penjualan pada apotik. Oleh karena itu penulis berusaha merancang sistem basis data yang bertujuan untuk meningkatkan dan mempercepat kinerja klinik, dengan menggunakan Visual Basic.NET dengan database SQL server 2005. pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi dan terkomputerisasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi Klinik Drg.Fitriana yang sebelumnya dijalankan secara manual dan belum terintegrasi dengan baik.