PT TRUSTINDO PRIMA KARYA PROSEDUR SISTEM PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL TPK-06. Rev.K 20/06/2016 Samarinda, 20 Juni 2016 Disahkan Oleh : Ir. Kurnia Direktur Utama Nomor Salinan : Distribusi Kepada : Status Distribusi : Dikendalikan Tidak Dikendalikan
TPK-06 Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal DAFTAR ISI DAFTAR ISI...... i 1. RUANG LINGKUP... 1 2. ACUAN... 1 3. ISTILAH DAN DEFINISI... 1 4. PERSYARATAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA... 1 4.1. Persyaratan Umum... 1 4.2. Persyaratan Sumber Daya... 2 5. PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL... 5 5.1. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk ETPIK yang Telah Memiliki S-LK dan Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP... 5 5.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Pelaksanaan VLBB bagi Eksportir Produk Industri Kehutanan yang belum bersertifikat S-LK... 7 5.3. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk ETPIK dan ETPIK Non- Produsen yang Telah Memiliki S-LK yang Diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo Prima Karya... 8 5.4. Penerbitan Dokumen V-Legal... 9 5.5. Perpanjangan dan Penggantian Dokumen V-Legal... 11 5.6. Pembatalan Dokumen V-Legal... 12 5.7. Sub - Kontrak... 13 5.8. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal... 13 5.9. Publikasi, Pelaporan, Dokumentasi Penerbitan Dokumen V-Legal... 13 6.0 DOKUMENTASI... 15 7.0 LAMPIRAN... 15 Halaman i
1. RUANG LINGKUP Prosedur sistem ini mencakup persyaratan umum Klien Dokumen V-Legal dan PT Trustindo Prima Karya (Penerbit Dokumen V-Legal), persyaratan sumber daya penerbit Dokumen V-Legal; tata cara penerbitan, perpanjangan, penggantian dan pembatalan Dokumen V-Legal; serta publikasi, pelaporan dan dokumentasi Dokumen V-Legal. 2. ACUAN Prosedur sistem sertifikasi legalitas kayu ini menggunakan acuan normatif berdasarkan: a. ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuaian - Persyaratan untuk Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa. b. Peraturan Menteri Kehutanan No. P.30/MenLHK/Setjen/PHPL.3/3/2016 tentang Standar dan Pedoman PelaksanaanPenilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) c. Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan No. P.14/PHPL/SET/4/2016 tentang Pedoman Penerbitan Dokumen V-Legal d. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 25/M-DAG/PER/4/2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 89/M- DAG/PER/10/2015 tentang ketentuan Eksport Produk Industri Kehutanan. 3. ISTILAH DAN DEFINISI Prosedur ini tidak menggunakan istilah dan definisi yang spesifik, setiap istilah dan definisi mengacu kepada istilah dan definisi yang ada pada refernsi standar dan peraturan perundangan yang diacu pada referensi di Panduan Mutu Manajemen (TPK-MS Rev. K:01/06/2016). 4. PERSYARATAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA 4.1. Persyaratan Umum 4.1.1. Klien Dokumen V-Legal harus merupakan badan hukum, atau bagian yang disebut dari badan hukum, sehingga badan hukum tersebut dapat bertanggung jawab secara hukum atas seluruh kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal. 4.1.2. Pemohon atau calon Klien penerbitan dokumen V-Legal yang dapat mengajukan permohonan kepada PT Trustindo Prima Karya adalah : a. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang telah memiliki Sertifikat Legalitas kayu (S-LK) yang diterbitkan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya dan seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP. b. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang belum mendapat S-LK dilakukan dengan mekanisme Verifikasi Legalitas Bahan Baku (VLB) dengan 1
batas waktu pelaksanaan VLBB Sementara adalah sampai dengan 31 Agustus 2016. c. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang telah memiliki S-LK yang diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo Prima Karya, dikarenakan LVLK yang bersangkutan dicabut penetapannya oleh Direktur Jenderal atas nama Menteri Kehutanan. 4.1.3. Pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal oleh PT Trustindo Prima Karya harus berdasarkan pada Perjanjian atau Kontrak yang berkekuatan hukum mengenai ketentuan kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal kepada Klien. Kontrak penerbitan Dokumen V-Legal harus mempertimbangkan tanggung jawab PT Trustindo Prima Karya dan Kliennya. 4.1.4. PT Trustindo Prima Karya melaksanakan sendiri pekerjaan penerbitan Dokumen V-Legal pada seluruh Klien, tidak melakukan sub kontrak untuk seluruh dan/atau sebagian pekerjaannya kepada pihak lain. 4.1.5. Kebijakan dan prosedur penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya diterapkan dan berlaku sama bagi seluruh Klien (tidak diskriminasi). 4.1.6. Seluruh informasi milik Klien yang diperoleh atau dibuat selama pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal dianggap sebagai rahasia. Kecuali informasi yang disediakan oleh Klien untuk publik, atau ketika disepakati bersama (misalnya untuk tujuan menanggapi keluhan). 4.1.7. PT Trustindo Prima Karya menyediakan informasi publik terkait kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal melalui Website PT Trustindo Prima Karya dan Website SILK (Sistem Informasi Legalitas Kayu Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan). 4.2. Persyaratan Sumber Daya 4.2.1. Sumber daya PT Trustindo Prima Karya untuk pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal terdiri dari personil atau kelompok personil dengan jabatan: a) Pengambil Keputusan; b) Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal; c) Auditor VLBB ; dan d) Supporting staff, terdiri dari Pengelola Sistem Informasi Penerbitan Dokumen V-Legal dan IT Programmer. 4.2.2. Setiap personil atau kelompok personil yang terlibat dalam pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal diangkat oleh Direktur Utama berdasarkan hasil seleksi pemenuhan standar kompetensi melalui prosedur pengangkatan karyawan/jabatan di PT Trustindo Prima Karya. 4.2.3. Pengambil Keputusan bertindak sekaligus menjadi Penanggung jawab penerbitan Dokumen V-Legal pada Lokasi Penerbitan yang ditetapkan. Setiap Lokasi Penerbitan Dokumen V-Legal harus memiliki minimal 1 (satu) personil Pengambil Keputusan. 2
4.2.4. Fungsi dan kriteria kompetensi (kualifikasi) setiap personil pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal. 1) Pengambil Keputusan Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang: Melakukan review (kajian) terhadap hasil audit/verifikasi/vlbb/ pemenuhan persyaratan penerbitan/perpanjangan /pembatalan Dokumen V-Legal dan memutuskan dapat atau tidak Dokumen V-Legal diterbitkan/diperpanjang/dibatalkan. Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) : a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya, minimal setingkat Manajer, b. Pendidikan minimal S-1 bidang Kehutanan, c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri; dan d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri. 2) Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang: a. Melakukan verifikasi surat permohonan V-Legal, Invoice, dan Packing List, b. Membuat neraca kayu dari klien yang mencakup kecukupan volume pasokan, pemakaian bahan baku, hasil produksi, pengeluaran produk dengan memperhatikan faktor rendemen c. Menandatangani Dokumen V-Legal (penerbitan) dan/atau penundaan penerbitan dokumen V-Legal d. Melakukan input data/profil klien V-Legal dalam Portal SILK http://slik.dephut.go.id e. Membuat laporan penerbitan, pembatalan, dan ketidaksesuain penerbitan V-Legal kepada instansi terkait secara periodik, f. Meminta dokumen PEB dari klien dan membuat laporan penerbitan PEB, g. Memastikan seluruh penerbitan dokumen V-Legal telah dilengkapi dengan semua persyaratan yang diperlukan untuk terbitnya dokumen V-Legal, h. Mendokumentasikan rekaman penerbitan dokumen V-legal, Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) : a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya, b. Pendidikan minimal S-1 bidang Kehutanan, c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri, d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri, 3
e. Memahami standar dan pedoman penerbitan dokumen V-Legal dari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan beserta aturan terkait lainnya, f. Memahami mekanisme ekspor produk industri kehutanan; dan g. Menguasai teknik informatika pada sistem informasi penerbitan dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya. 3) Auditor VLBB Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang: Melakukan pemeriksaan langsung di lapangan untuk menilai kesesuaian izin dokumen pasokan bahan baku, dan produk yang akan diekspor berdasarkan informasi permohonan penerbitan Dokumen V-Legal. Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) : a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya atau Sub Kontrak, b. Pendidikan minimal S-1 bidang kehutanan, pertanian, ekonomi atau industri, c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri; dan d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri. 4) Supporting Staff Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang: Membantu tugas Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal dalam pengelolaan sistem informasi Penerbitan dokumen V-Legal terkait input data, publikasi, dan dokumentasi serta pemeliharaan dan up grading software dan hardware sistem informasi Penerbitan dokumen V-Legal. Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) : a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya atau Sub Kontrak, b. Pendidikan minimal D-3 bidang Teknik Informatika; dan c. Memahami prosedur sistem pelaksanaan Penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya. 4
5. PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL 5.1. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk Eksportir Produk Industri Kehutanan yang Telah Memiliki S-LK dan Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP 5.1.1. Kontrak Penerbitan Dokumen V-Legal a. Manajer Sertifikasi Industri bertanggung jawab untuk menyiapkan kontrak penerbitan dokumen V-Legal dengan klien yang akan mengajukan penerbitan dokumen V-Legal. Isi kontrak setidaknya berisi : - Pihak yang akan melakukan penerbitan dokumen V-Legal (PT Trustindo Prima Karya), - Pihak pemohon penerbitan dokumen V-Legal (klien), - Rincian biaya penerbitan dokumen V-Legal dan tata cara pembayaran - Hak dan kewajiban PT Trustindo Prima Karya sebagai lembaga penerbit dokumen V-Legal, - Hak dan kewajiban klien yang mengajukan permohonan V-Legal, - Penyelesaian perselisihan - Force majeure b. Kontrak sertifikasi dianggap sah apabila ditandatangani oleh kedua belah pihak setelah terjadi kesepakatan biaya penerbitan dokumen V-Legal dan semua hak dan kewajiban masing-masing pihak yang merupakan dasar dalam melakukan kegiatan penerbitan dokumen V-Legal, c. Direktur Utama bertangung jawab untuk menandatangani kontrak penerbitan dokumen V-Legal, d. Kontrak dibuat dua eksemplar dan dikirimkan ke alamat pemohon dan dibuat satu copy sebagai file. 5.1.2. Permohonan Verifikasi Penerbitan dokumen V-Legal a. Setelah kontrak ditandatangani kedua belah pihak, pemohon dokumen V- Legal mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan menggunakan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akte notaris. b. Pemohon dokumen V-Legal mengajukan permohonan penerbitan dokumen V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan mengisi formulir permohonan penerbitan V-Legal (VLK-13) dengan dilampiri salinan Invoice dan Packing List barang yang akan diekspor. c. Pemohon dokumen V-Legal mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persedian, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok 5
yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, apabila diperlukan PT Trustindo Prima Karya akan meminta contoh produk yang akan diekspor. d. Permohonan penerbitan dokumen V-Legal juga dapat dilakukan dengan menggunakan cara web-form pada Aplikasi Pelayanan Penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya (TrustSys). 5.1.3. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen a. Petugas Penerbit dokumen V-Legal bertanggung jawab untuk menerima dan mencatat setiap permintaan penerbitan dokumen V-Legal yang dikirimkan ke PT Trustindo Prima Karya. b. Petugas Penerbit dokumen V-Legal melakukan verifikasi pada setiap pelaksanaan ekspor meliputi dokumen LMK, dokumen/daftar pesanan produk dan dokumen pasokan bahan baku terkait kayu dan produk kayu yang akan diekspor, rendemen, salinan dokumen angkutan hasil hutan yang sah, salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok dan apabila diperlukan contoh produk yang akan di ekspor. c. Pemohonan Eksportir non-produsen mengirimkan salinan LMK atau laporan persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada PT Trustindo Prima Karya dan juga mengirimkan salinan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok tersebut kepada PT Trustindo Prima Karya. d. Petugas Penerbit dokumen V-Legal memastikan bahwa setiap bulan klien melaporkan dokumen LMK atau laporan persedian produk yang digunakan sebagai acuan untuk membuat neraca stock kayu, neraca stock kayu memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi, neraca stock kayu ini sebagai data pokok verifikasi penerbitan V-Legal. e. Apabila dalam verifikasi terdapat perbedaan antara data pada dokumen LMK atau laporan persedian dengan salinan dokumen angkutan hasil hutan yang sah dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka Petugas Penerbit V-Legal PT Trustindo Prima Karya meminta klarifikasi terlebih dahulu kepada klien dan apabila diperlukan akan melakukan pemeriksaan fisik secara sampling. f. Petugas Penerbit V-Legal bertanggung jawab memastikan pemohon secara teratur mengirimkan rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok yang berisi informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S- PHPL atau SLKatau DKP dari pemasok sebagai acuan untuk memperbaharui data pasokan neraca stock kayu. Apabila diperlukan, PT Trustindo Prima Karya dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S- LK atau DKP dari pemasok. 6
g. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat keterangan/ berita acara dari Dinas yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal. h. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal. i. Petugas Penerbit V-Legal bertanggung jawab memastikan bahwa tidak ada produk yang diekspor menggunakan kayu yang berasal dari kayu lelang, dokumen V-Legal tidak akan diterbitkan jika pemohon menggunakan kayu dari kayu lelang. 5.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Pelaksanaan VLBB bagi Eksportir Produk Industri Kehutanan yang belum bersertifikat S-LK. 5.2.1. Pengaturan Pelaksanaan VLBB Sementara a. VLBB Sementara adalah penelusuran legalitas bahan baku yang dilakukan oleh LVLK sebagai penerbit Dokumen V-Legal Terhadap pemasok kayu/produk kayu atau pelaku ekspor yang belum memiliki S-LK, untuk memastikan bahwa bahan baku yang digunakan pemasok atau pelaku ekspor benar-benar berasal dari kawasan hutan yang telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP b. Permohonan pelaksanaan VLBB-sementara hanya dapat dilakukan oleh pemegang IUI dan pemegang TDI kepada LVLK dan ditembuskan ke Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Direktur Jenderal Industri Kecil dan Menengah Kementerian Perindustrian, dan Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri, Kementerian Perdagangan. c. Batas akhir pelaksanaan VLBB-Sementara adalah sampai dengan 31 Agustus 2016. d. Pelaksanaan VLBB Sementara hanya dapat dilakukan apabila sudah ada kontrak kerjasama antara PT Trustindo Prima Karya dengan pelaku usaha untuk dilakukan kegiatan sertifikasi dalam rangka mendapatkan S-LK. e. Setelah ada kesepakatan atau kontrak kerjasama sertifikasi legalitas kayu dengan calon auditee, selanjutnya PT Trustindo Prima Karya akana menyampaikan surat pemeberitahuan akan dilaksanakan VLBB terhadap audiee kepada Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan untuk dapat dilakukan pencatatan. 7
5.2.2. Tata Cara Pelaksanaan VLBB Sementara a. Berdasarkan surat permohonan VLBB dari audite Manajer Sertifikasi Industri akan menentukan dan menunjuk jumlah dan nama auditor, serta jumlah hari dalam kegiatan VLBB. b. Auditor PT Trustindo Prima Karya akan membuat jadwal VLBB dan akan mengirimkan jadwal VLBB kepada pemohon untuk dimintakan persetujuannya. c. Pelaksanan VLBB meliputi pemerikasaan : - Pemeriksaan perizinan pemasok (minimal memiliki SIUP), - Pemeriksaan dokumen pasokan bahan baku dari pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dan kesesuaiannya dengan lapaoran mutasi kayu atau laporan persediaan, - Pemeriksaan bahan baku dilakukan pada seluruh pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP, - Dalam hal asal usul pasokan kayu dari hutan hak yang menggunkan Nota Angkutan dan/atau SKAU, maka verifikasi dilakukan secara sampling. d. Berdasarkan hasil audit lapangan auditor akan membuat laporan VLBB, dari hasil laporan VLBB tersebut auditor membuat rekomendasi hasil VLBB untuk diteruskan kepada penanggung jawab Penerbit V-Legal PT Trustindo Prima Karya. e. Laporan VLBB dan rekomendasi hasil VLBB digunakan sebagai data pokok untuk penerbitan Dokumen V-Legal f. Setelah pelaksanaan VLBB, pemohon dokumen V-Legal mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan menggunakan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akte notaris. g. Pemohon dokumen V-Legal VLBB mengajukan permohonan penerbitan dokumen V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan mengisi formulir permohonan penerbitan V-Legal (VLK-13 ) dengan dilampiri salinan Invoice dan Packing List barang yang akan diekspor. h. Dokumen V-Legal melalui VLBB sementara hanya diterbitkan selama proses sertifikasi langsung. i. Setelah auditee dinyatakan telah memiliki S-LK, PT Trustindo Prima Karya akan menyapaikan surat kepada Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan untuk penghentian penerbitan V-Legal melalui VLBB 8
5.3. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk Eksportir Produsen dan Eksportir Non- Produsen yang Telah Memiliki S-LK yang Diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo Prima Karya 5.3.1. Penerbitan V-Legal dengan mekanisme ini dilakukan apabila LVLK penerbit dokumen V-Legal Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen asalnya dibekukan akreditasinya oleh Lembaga Akreditasi (KAN) dan dicabut penetapannya oleh Direktur Jenderal atas Nama Menteri. 5.3.2. Pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya akibat LVLK pemohon dibekukan oleh Lembaga Akreditasi dilakukan apabila usulan pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya telah diketahui oleh Direktur. 5.3.3. Pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya akibat LVLK pemohon dicabut penetapannya oleh Direktur Jenderal atas nama Menteri dilakukan apabila usulan pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya telah ditetapkan oleh Direktur Jenderal atas nama Menteri. 5.3.4. Pemohon V-Legal harus tunduk dan mengikuti mekanisme atau prosedur penerbitan yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya. 5.3.5. Penerbitan dokumen V-Legal pada LVLK PT Trustindo Prima Karya berakhir apabila telah mendapatkan persetujuan atau penetapan kembali sebagai LVLK dan penerbit dokumen V-Legal oleh Menteri. 5.4. Penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya menyediakan mekanisme Penerbitan dokumen V- Legal dengan berbagai cara yaitu secara online (melalui Aplikasi Pelayanan Penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya (TrustSys) dan melalui Portal SILK) dan penerbitan dokumen V-Legal secara manual. 5.4.1. Penerbitan V-Legal secara Online 5.4.1.1. Apabila dokumen dan data-data pemohon dokumen V-Legal dari pemohon sudah lengkap dan sesuai, maka petugas penerbit dokumen V-Legal berkewajiban untuk mengirimkan data untuk penerbitan dokumen tersebut ke sistem informasi LIU untuk di verifikasi kecukupannya dengan menggunakan aplikasi TrustSys dan/atau menggunakan Portal SILK dilakukan dengan cara web-form, 5.4.1.2. Setelah data dari pemohon dinyatakan MEMENUHI persyaratan maka dokumen V-Legal akan diterbitkan oleh PT Trustindo Prima Karya selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan penuhi persyaratannya. Apabila dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor, maka PT Trustindo Prima Karya menerbitkan Dokumen V-Legal selambat- 9
lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik. 5.4.1.3. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan TIDAK MEMENUHI, PT Trustindo Prima Karya tidak menerbitkan Dokumen serta akan menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian Penerbitan V-Legal (VLK-14) dan akan menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Jenderal. 5.4.1.4. Pemohon menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya dokumen V-Legal. 5.4.1.5. Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB yang dibuktikan dengan pengiriman salinan PEB kepada LVLK, maka pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen menyampaikan laporan PEB yang diminta. 5.4.1.6. PT Trustindo Prima Karya akan menerbitkan dokumen V-Legal dibuat 7 (tujuh) rangkap, dengan peruntukan sebagai berikut : a. Lembar ke-1 (warna putih), untuk otoritas kompeten negara tujuan, b. Lembar ke-2 (warna kuning), untuk pabean negara tujuan, c. Lembar ke-3 (warna putih) untuk Importir, d. Lembar ke-4 (warna putih) untuk LVLK, e. Lembar ke-5 (warna putih), untuk Eksportir, f. Lembar ke-6 (warna putih), untuk Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu, g. Lembar ke-7 (warna putih), untuk Pabean Indonesia. 5.4.2. Penerbitan V-Legal secara Manual PT Trustindo Prima Karya akan melakukan penerbitan dokumen dengan ketentuan sebagai berikut : a. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure). b. Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud pada dapat berupa: - Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana- bencana lainnya yang terjadi secara alami, dan/atau, - Kebakaran, pemadaman listrik, dan pencurian peralatan, dan/atau, - Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung sistem aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam. c. Keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam dinyatakan oleh Pejabat berwenang, sedangkan kebakaran dan kerusakan melalui surat edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan 10
disampaikan kepada LVLK, Inatrade, INSW, dan competent authority/pejabat yang berwenang di negara tujuan. d. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal yang diperuntukkan untuk penerbitan secara manual (ditandai dengan stempel MANUAL di sebelah kanan atas). e. Pengisian dapat dilakukan dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengan alat elektronik lainnya. Dokumen V-Legal ditandatangani pejabat yang diberi kewenangan oleh PT Trustindo Prima Karya serta dibubuhi cap PT Trustindo Prima Karya. Pejabat tersebut adalah pejabat yang specimen tanda tangannya telah disampaikan kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu. f. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh PT Trustindo Prima Karya disampaikan kepada LIU, Inatrade, dan INSW. g. Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang disampaikan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan DokumenV-Legal secara manual tidak berlaku lagi. h. Setelah SILK online kembali berfungsi maka PT Trustindo Prima Karya bertanggung jawab untuk melakukan entry Dokumen V-Legal yang dibuat secara manual. 5.5. Perpanjangan Dan Penggantian Dokumen V-Legal 5.5.1. Perpanjangan Dokumen V-Legal 5.5.1.1 Pemohon dapat melakukan perpanjangan dokumen V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dalam hal terjadi force majoure atau sebab-sebab yang sah lainnya di luar kendali Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen, PT Trustindo Prima Karya dapat memperpanjang masa berlaku selama-lamanya 2 (dua) bulan. 5.5.1.2. Pemohon membuat dan mengajukan surat permohonan perpanjangan dokumen V-Legal yang berisi alasan perpanjangan dokumen V-Legal dengan melampirkan dokumen V-Legal lembar ke 5. 5.5.1.3. Petugas Penerbit dokumen V-Legal melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut, apabila dinyatakan sesuai, maka PT Trustindo Prima Karya akan memperpanjang masa berlaku dokumen V-Legal selambatlambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan terjaadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU. 5.5.1.4. Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang, dan diberi tanda "Validated On" pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU. 5.5.1.5. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak dapat diterima, LVLK tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal. 11
5.5.2 Penggantian Dokumen V-Legal karena Hilang atau Rusak 5.5.2.1. Pemohon dapat mengajukan penggantian dokumen V-Legal dengan membuat surat permohonan penggantian kepada PT Trustindo Prima karya dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar ke-1 dan/atau Lembar ke-2, dalam surat permohonan tersebut memuat alasan penggantian dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5. 5.5.2.2. Petugas penerbit Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut. 5.5.2.3. Apabila hasil verifikasi dan alasan penggantian dapat diterima, maka PT Trustindo Prima Karya akan menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU. 5.5.2.4. Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda Replacement Licence pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU. 5.5.2.5. Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku. 5.5.2.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak dapat diterima, maka PT Trustindo Prima Karya tidak mengganti DokumenV- Legal. 5.6. Pembatalan Dokumen V-Legal 5.6.1. Pembatalan Dokumen V-Legal dilakukan terhadap: a. Dokumen V-Legal tidak digunakan karena tidak jadi ekspor dan/atau terjadi perubahan dalam PEB. b. Dokumen V-Legal telah digunakan namun terjadi gagal ekspor dalam hal: - barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di Negara tujuan; dan/atau - terjadi perubahan tujuan ekspor. 5.6.2. Pemohon dapat melakukan pembatalan dokumen V-legal kepada PT Trustindo Prima Karya dalam hal terjadi gagal ekspor dengan menyebutkan alasan pembatalan serta melampirkan dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5, dan 7. 5.6.3. Dalam hal terjadi barang yang di ekspor hilang atau rusak sebelum sampai di negara tujuan, maka Dokumen V-Legal Lembar ke 1, 2, 3, dan 5 dikembalikan kepada PT Trustindo Prima Karya. 5.6.4. Petugas PT Trustindo Prima Karya akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran gagal ekspor dan apabila hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal ekspor, maka PT Trustindo Prima Karya membatalkan Dokumen V-Legal 12
selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia. 5.6.5. Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka PT Trustindo Prima Karya tidak membatalkan Dokumen V-Legal. 5.7. Sub Kontrak 5.7.1. Dalam hal LVLK PT Trustindo Prima Karya tidak dapat menjadi penerbit dokumen V-Legal, LVLK PT Trustindo Prima Karya melakukan kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK lain yang telah terakreditasi oleh KAN dan ditetapkan sebagai penerbit Dokumen V-Legal oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. 5.7.2. Kerjasama dilakukan setelah LVLK PT Trustindo Prima Karya melakukan verifikasi dengan LIU bahwa LVLK tersebut benar merupakan LVLK penerbit Dokumen V-Legal. 5.7.3. Kontrak kerjasama Penerbitan Dokumen V-Legal dibuat antara Direktur Utama LVLK PT Trustindo Prima Karya dengan LVLK penerbit Dokumen V-Legal selama jangka waktu satu tahun atau hingga LVLK PT Trustindo Prima Karya ditetapkan sebagai penerbit dokumen V-Legal dengan sepengetahuan Direktur bidang pengolahan dan pemasaran hasil hutan. 5.7.4. Dalam hal LVLK PT Trustindo Prima Karya telah ditetapkan menjadi penerbit Dokumen V-Legal, penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen dikembalikan dari LVLK lain yang menjalin kontrak kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK PT Trustindo Prima Karya kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya atas sepengetahuan Direktur bidang pengolahan dan pemasaran hasil hutan. 5.8. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal 5.8.1. LVLK Trustindo Prima Karya melakukan monitoring dan evaluasi terhadap mekanisme dan pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal untuk memastikan kepatuhan terhadap ketentuan penerbitan Dokumen V-Legal sesuai ketentuan dari Kementerian Kehutanan dilakukan setahun satu kali bersamaan dengan kegiatan internal audit. 5.8.2. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Auditor Internal yang ditunjuk oleh Direktur Utama LVLK Trustindo Prima Karya. 5.8.3. Hasil dari monitoring dan evaluasi berupa laporan dengan penjelasan temuan, tindakan perbaikan yang harus dilakukan untuk menutup temuan. 5.8.4. Hasil monitoring dan evaluasi diserahkan pada Direktur Utama yang selajutnya akan dibahas dalam Rapat Tinjuan Manajemen. 5.9. Publikasi, Pelaporan, Dokumentasi Penerbitan Dokumen V-Legal Manajer Sertifikasi V-Legal berkoordinasi dengan petugas penerbit dokumen V- Legal untuk membuat, melaporkan, dan mempublikasikan penerbitan dokumen V-Legal. Penanggung jawab V-Legal bertanggung jawab untuk memastikan pelaporan telah disampaikan kepada pihak-pihak terkait 13
5.9.1. Pelaporan 5.9.1.1. Pelaporan V-Legal yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya meliputi : a. Menyampaikan Dokumen V-Legal lembar ke-1, ke-2, ke-3, ke-5, dan ke-7 kepada Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen, serta lembar ke-6 kepada LIU. Untuk Lembar ke-6 disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap hari Senin b. Menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal cq. LIU paling lambat 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan. c. Menyampaikan laporan Dokumen V-Legal yang dibatalkan kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap hari Senin. d. Menyampaikan laporan Dokumen V-Legal yang diperpanjang kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin. e. Menyampaikan laporan Penggantian Dokumen V-Legal yang rusak atau hilang kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari Senin. f. Menerbitkan ringkasan publik penerbitan Dokumen V-Legal yang disampaikan kepada LIU selambat-lambatnya setiap tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya dan dimuat dalam portal SILK serta portal Penerbit Dokumen V-Legal. g. Menyampaikan rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada Kementerian Perdagangan dan Kementerian Perindustrian. h. Menyampaikan rekapitulasi laporan PEB bulan sebelumnya kepada LIU paling lambat setiap tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya. 5.9.2. Publikasi Menyampaikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan Laporan Ketidaksesuaian, kepada Direktur Jenderal setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri, Kementerian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian Perindustrian. 5.9.2.1. Publikasi V-Legal yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya meliputi : a. Publikasi tentang tata cara permohonan penerbitan dokumen V-Legal, surat permohonan dokumen V-Legal, mekanisme pengaduan, dan banding dapat dilihat pada website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) b. Publikasi daftar dan profil klien yang diterbitkan dokumen V-Legal pada website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) dan portal SILK 14
c. Publikasi ringkasan publik penerbitan Dokumen V-Legal pada website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) dan portal SILK d. Publikasi mengenai ringakasan publik penerbitan Dokumen V-Legal dan Laporan Ketidaksesuaian pada website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net). 5.9.3. Dokumentasi Dokumen V-Legal 5.9.3.1. Penerbit V-Legal bertanggung jawab untuk mendokumentasikan dokumen V- Legal lembar ke 4 yang diterbitkan, perpanjangan, penggantian, dan pembatalan secara hard copy yang disimpan dalam file per klien atau secara soft copy dalam media elektronik. 5.9.3.2. Pengarsipan dokumen V-Legal sekurang-kurangnya di simpan selama 4 tahun. 6.0. DOKUMENTASI Prosedur ini didokumentasikan dalam hard copy dan soft copy dapat berbahasa Indonesia atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas yang sama. 7.0. LAMPIRAN 7.1. VLK-13 : Surat Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal 7.2. VLK-14 : Laporan Ketidaksesuaian Penerbitan V-Legal 7.3. VLK-15 : Laporan VLBB 15