Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Untuk Meningkatkan Kinerja Pustakawan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa Ni Putu Ratih Adnyana Putri 1, I Putu Suhartika 2, Richard Togaranta Ginting 3 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Udayana Email: ratih.ninesix@gmail.com 1, suhardharma@yahoo.com 2, richardtogaranta@yahoo.com 3 ABSTRACT The purpose of this research is to know the scope of automation system applied in Warmadewa University Central Library and the influence of the implementation of library automation system to the performance of librarian. This research use descriptive qualitative research technique. The subjects of this study are all librarians at Warmadewa University Central Library, with the number of population are 7 librarians and the number of samples corresponding to the total population of librarians at Warmadewa University Central Library. Data collection techniques used were interviews, direct observation and questionnaires. Data collection techniques used were interviews, direct observation and questionnaires. The results of this study show that the library automation system has good system quality and easy to use. The library automation system is capable of improving the performance of librarians, especially in terms of service to librarian users and library collection processing. Keywords: librarian performance, library, automation system 1. PENDAHULUAN Seiring dengan berkembangnya teknologi dan penyebaran informasi dewasa ini, ilmu pengetahuan yang ada juga turut mengalami perkembangan secara berkesinambungan. Hal tersebut menyebabkan setiap orang terus berusaha meningkatkan kemampuan dalam memenuhi berbagai kebutuhan hidup, termasuk kebutuhan akan informasi. Informasi akan menjadi sesuatu yang menghubungkan manusia sebagai mahluk sosial dengan lingkungan sekitarnya, dimana informasi merupakan salah satu kebutuhan penting dalam kehidupan sehari-hari dan menjadi fenomena baru yang berkembang dengan pesat di masyarakat. Informasi telah berkembang dengan pesat sehingga media penyimpanannya terdapat dalam beberapa bentuk, seperti dalam bentuk cetak, tidak tercetak ( elektronik). Adanya teknologi informasi memiliki peran penting terhadap lahirnya berbagai bentuk informasi. Perpustakaan menjadi lembaga yang memiliki posisi sebagai penentu dalam menyediakan, mengelola, serta menyebarluaskan informasi kepada masyarakat. Penggunaan perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) menjadi suatu kebutuhan dalam kegiatan perpustakaan. Software yang menyangkut teknologi informasi pada perpustakaan dapat memberikan dampak yang baik dalam pengelolaan perpustakaan, termasuk memberikan efektifitas dan efisiensi bekerja dari segi waktu dan biaya. Teknologi 1
informasi yang diterapkan di dalam perpustakaan menjadi sistem yang dapat memberikan kemudahan bagi pustakawan maupun pemakai ( user) dalam melakukan berbagai kegiatan perpustakaan, seperti melakukan entri data bibliografi bahan pustaka ke dalam database dan melakukan proses temu kembali yang dapat dilakukan secara online (OPAC) maupun offline apabila informasi bahan pustaka di akses tanpa adanya koneksi internet (akses lokal). Entri data dan temu kembali informasi menjadi sebuah dasar dari sistem perpustakaan yang sudah terotomasi. Sistem otomasi perpustakaaan adalah sistem dari suatu pengelolaan perpustakaan dengan memanfaatkan bantuan dari teknologi informasi. Dengan adanya sistem otomasi perpustakaan, pengolahan data dari koleksi bahan pustaka menjadi lebih akurat serta pelusuran kembali yang lebih cepat. Otomasi perpustakaan ( Library Automation) merupakan salah satu pemanfaatan dari teknologi informasi dalam kegiatan-kegiatan perpustakaan, seperti pengadaan, pengolahan dan penyimpanan, penyebarluasan informasi serta migrasi sistem perpustakaan dari perpustakaan dengan sistem manual menjadi perpustakaan dengan sistem otomasi. Ketersediaan sistem otomasi dalam perpustakaan tentunya berpengaruh pula pada kinerja pustakawan, baik dalam mengembangkan koleksi perpustakaan maupun melayani kebutuhan pengguna. Pustakawan harus mampu memanfaatkan sistem yang ada untuk mencari koleksi yang sesuai dengan minat dan kebutuhan pengguna, serta mencari koleksi yang terbaru atau up-to-date. Pustakawan juga harus mampu melayani permintaan akan akses yang cepat menuju informasi yang dibutuhkan dari dalam maupun dari luar perpustakaan. Maka dari itu, pustakawan diharapkan mahir dalam menggunakan Teknologi Informasi (TI) sehingga dapat membantu pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkan. Dari uraian yang telah disampaikan diatas, penulis mencoba untuk melakukan penelitian mengenai penerapan dan penggunaan sistem otomasi perpustakaan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa sebagai sebuah perpustakaan universitas yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan akan informasi oleh segenap civitas akademika baik fakultas maupun universitas, serta pengaruhnya terhadap kinerja pustakawan mencakup pengembangan koleksi perpustakaan dan pelayanan teknis yang diberikan pustakawan. Oleh karena itu, judul yang diangkat oleh penulis berdasarkan penelitian ini adalah Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Untuk Meningkatkan Kinerja Pustakawan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa. 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi Sulistyo-Basuki (1994:65) mengemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi adalah Universitas, fakultas, jurusan, 2
institute, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian. Pada Kamus Besar Ilmu Pengetahuan menjelaskan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang didirikan disetiap fakultas atau jurusan di lingkungan perguruan tinggi; dikelola oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dengan memperhatikan secara serius hal-hal seperti pembinaan koleksi, pembinaan sumber tenaga, standarisasi dan pembiayaan. 2.2 Sistem Otomasi Perpustakaan Pengertian otomasi perpustakaan menurut Sulistyo-Basuki merupakan penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut. Menurut Pendit (2008:222), sistem otomasi perpustakaan ( library automation system) adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominant, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi. 3. METODE PENELITIAN 3.1 Sumber Data Pada penelitian ini terdapat 2 sumber data, antara lain sebagai berikut : 3.1.1 Sumber Data Primer Sumber data primer dalam penelitian diperoleh dengan metode wawancara dan kuisioner terbuka untuk memperoleh data dari pustakawan mengenai sistem otomasi perpustakaan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa. 3.1.2 Sumber Data Sekunder Sumber data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dengan cara pencarian informasi melalui buku, artikel, website dan hasil penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya. 3.2 Populasi Dan Sampel 3.2.1 Populasi Dalam penelitian ini, yang menjadi populasi adalah seluruh pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa, yaitu sebanyak 7 orang. 3.2.2 Sampel Dalam penelitian ini, pengambilan sampel dilakukan secara purposive dengan sampel jenuh, yaitu keseluruhan dari populasi pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa, yaitu sebanyak 7 orang. 3.3 Teknik Pengumpulan Data Penelitian ini memiliki tujuan untuk memperoleh informasi data. Dalam pengumpulan data penulis menggunakan teknik penelitian kepustakaan yang bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam material sebagai pedoman, serta penelitian lapangan yang merupakan teknik pengumpulan data 3
dengan cara mendatangi langsung kepada objek yang sedang diteliti, antara lain dengan cara observasi, wawancara, kuesioner dan dokumentasi. Selain itu, terdapat pula berbagai jenis gambaran dan tabel yang dijabarkan sesuai data kualitatif yang telah didapatkan sebagai pendukung narasi. 3.4 Teknik Pengolahan Data Dalam penelitian ini, pengolahan data yang telah terkumpul akan dilakukan dengan teknik triangulasi, reduksi, penyajian data, penarikan kesimpulan. 3.5 Teknik Analisa Data Dalam analisa data ini, peneliti akan menggunakan metode kualitatif deskriptif untuk menganalisa data yang didapat melalui penyebaran angket/kuesioner terbuka dengan pustakawan sebagai responden terkait. Selanjutnya, peneliti melakukan analisa data yang merupakan hasil dari kuesioner terbuka dengan mengumpulkan kembali keseluruhan angket/kuesioner untuk kemudian menggunakan teknik penalaran penyimpulan dalam menentukan kesimpulan akhir dari keseluruhan data berdasarkan kuesioner terbuka. Data-data yang telah diteliti kemudian digabungkan dengan pengolahan sederhana serta diperhitungkan dengan baik sehingga kemudian dapat diinterpretasikan secara rasional mengenai peningkatan kinerja pustakawan dengan adanya penerapan sistem otomasi perpustakaan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa. 3.6 Penyajian Data Dalam penelitian ini, data disajikan dalam bentuk narasi yang berupa deskripsi mengenai kinerja pustakawan dengan adanya penerapan sistem otomasi perpustakaan. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian mengenai penerapan sistem otomasi perpustakaan yang ditanggapi oleh responden atau pustakawan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa akan penulis jabarkan dalam bentuk tabel beserta deskripsi. Pemaparan dari masing-masing pernyataan akan dikelompokkan sesuai dengan sub variabel yang terdiri dari kualitas sistem, kinerja pustakawan, serta dampak dari otomasi perpustakaan. Pemaparan secara rinci dari ketiga sub variabel tersebut, antara lain sebagai berikut : 4.1 Kualitas Sistem 4.1.1 Kemudahan Dalam Mempelajari Sistem pernyataan Sistem otomasi perpustakaan yang ada dapat dipelajari dengan mudah oleh pustakawan adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 5 71,4% 3 Kurang Setuju 1 14,3% Data di atas menunjukkan bahwa 71,4% atau setara 5 orang responden 4
perpustakaan yang dianggap mudah untuk dipelajari oleh pustakawan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena meskipun masih dikatakan kurang simpel, pustakawan tetap beranggapan bahwa teknologi sistem otomasi di perpustakaan merupakan ilmu terapan yang mudah dipelajari dengan adanya kebiasaan penggunaan sistem dalam keseharian. 4.1.2 Perintah yang Jelas dan Mudah Dipahami pernyataan Perintah yang terdapat dalam sistem otomasi perpustakaan sangat jelas sehingga dapat dipahami adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 6 85,7% 85,7% atau setara 6 orang responden perpustakaan yang dianggap memiliki perintah penggunaan yang sangat jelas sehingga dapat dipahami. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi di perpustakaan memiliki perintah yang jelas dan dapat dipahami secara mendasar. Namun untuk pemahaman yang lebih mendalam, pustakawan memerlukan pelatihan lebih lanjut sehingga dapat menguasai keseluruhan perintah dalam sistem. 4.1.3 Pendataan Bibliografi yang Akurat pernyataan Sistem otomasi memiliki pendataan bibliografi yang akurat adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 6 85,7% 85,7% atau setara 6 orang responden perpustakaan yang dianggap memiliki daftar pendataan bibliografi yang akurat sesuai kebutuhan perpustakaan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena pustakawan menganggap pendataan bibliografi pada sistem otomasi perpustakaan sudah lengkap dan akurat dengan adanya susunan yang berdasarkan instruksi dan hasil yang sesuai dengan standar katalog. 4.1.4 Pengamanan Sistem yang Baik pernyataan Sistem otomasi yang tersedia memiliki pengamanan yang baik sehingga data perpustakaan terjamin keamanannya adalah : 1 Sangat Setuju 1 14% 5
2 Setuju 3 43% 3 Kurang Setuju 3 43% 14% (1 orang) dari responden menyatakan sangat setuju, serta sebanyak 43% (3 orang) responden masing-masing menyatakan setuju dan kurang setuju dengan sistem otomasi perpustakaan yang dianggap memiliki pengamanan yang baik sehingga data-data perpustakaan terjamin keamanannya. Pernyataan ini disetujui serta sangat disetujui oleh responden karena sistem otomasi di perpustakaan telah dianggap memiliki pengamanan yang baik dan masih dapat diperkuat untuk meminimalisir tindak kecurangan. Sebaliknya, pernyataan ini masih kurang disetujui oleh responden karena pengamanan sistem otomasi masih dianggap mudah terkena tindak kecurangan yang lebih ekstrem, seperti hacker. 4.1.5 Terbebas dari Kerusakan Data Maupun Sistem pernyataan Sistem otomasi perpustakaan tidak pernah mengalami kerusakan dari segi data maupun sistem adalah : 1 Sangat Setuju 0 0% 2 Setuju 3 43% 3 Kurang Setuju 3 43% 4 Tidak Setuju 1 14% sebanyak 43% (3 orang) responden masing - masing menyatakan setuju dan kurang setuju, serta 14% (1 orang) dari responden menyatakan tidak setuju dengan sistem otomasi perpustakaan yang dianggap tidak pernah mengalami kerusakan dari segi data maupun sistem. Pernyataan ini kurang disetujui serta tidak disetujui oleh responden karena beranggapan bahwa sistem pernah terkena hack, serta dalam pemakaian sistem otomasi di perpustakaan terkadang terdapat kesalahan yang sengaja maupun tidak disengaja dilakukan sehingga dapat menyebabkan kerusakan sistem maupun data. Sebaliknya, pernyataan ini masih disetujui oleh responden karena menganggap sistem otomasi belum pernah mengalami kerusakan. 4.1.6 Terdapat Cara Penggunaan (User Guide) pernyataan Terdapat cara penggunaan sistem otomasi yang mudah untuk dipahami adalah : 1 Sangat Setuju 0 0% 2 Setuju 7 100% 100% atau setara 7 orang responden 6
perpustakaan yang dianggap memiliki cara penggunaan ( user guide) yang mudah untuk dipahami. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi telah menyediakan petunjuk yang terdapat pada menu bantuan untuk memberikan informasi mengenai cara penggunaan yang memudahkan bagi pustakawan dalam pemahaman sistem. 4.1.7 Hasil Penelusuran yang Akurat pernyataan Hasil penelusuran sistem otomasi selalu akurat tanpa mengalami kesalahan adalah : 1 Sangat Setuju 0 0% 2 Setuju 5 71,4% 3 Kurang Setuju 2 28,6% 71,4% atau setara 5 orang responden perpustakaan yang dianggap memberikan hasil penelusuran yang selalu akurat tanpa mengalami kesalahan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena hasil penelusuran dari sistem otomasi sudah sesuai dengan data yang ada secara akurat serta secara otomatis menampilkan keterangan apabila terdapat kesalahan. 4.1.8 Temu Kembali yang Cepat dan Mudah pernyataan Sistem otomasi memungkinkan temu kembali bahan pustaka dapat dilakukan lebih cepat dan mudah adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 6 85,7% 85,7% atau setara 6 orang responden perpustakaan yang dianggap memungkinkan temu kembali bahan pustaka dengan lebih cepat dan mudah. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi menyediakan database yang terorganisir untuk penyimpanan entri data sehingga memudahkan temu kembali dalam sistem. Namun ketelitian pustakawan tetap dibutuhkan dalam menyesuaikan keberadaan koleksi pada sistem dan rak. Berdasarkan keseluruhan hasil dari pernyataan di dalam kuesioner mengenai kualitas sistem, dapat dijelaskan bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan teknologi yang dijadikan sebagai sebuah ilmu terapan sehingga dapat dipelajari dengan mudah. Adanya perintah yang jelas serta terdapat tata cara penggunaan ( user guide) memudahkan pemahaman pustakawan dalam 7
penggunaan sistem secara mendasar. Sistem otomasi perpustakaan juga dilengkapi pendataan bibliografi yang sudah lengkap dan akurat berdasarkan instruksi dengan hasil sesuai dengan standar katalog. Hal ini menjadi dasar dari hasil penelusuran yang akurat sesuai dengan data yang ada, sehingga proses temu kembali juga menjadi lebih cepat dan mudah dengan adanya database yang terorganisir dalam penyimpanan entri data. Dari segi keamanan, sistem otomasi perpustakaan memiliki perlindungan sehingga dapat menghindari kecurangan pada sistem pusat. Kerusakan pada sebagian sistem yang terhubung dengan jaringan internet pernah dialami karena adanya tindakan hacker akibat belum adanya pengamanan pada sistem yang dapat diakses secara luas. 4.2 Kinerja Pustakawan 4.2.1 Kualitas Kerja Pustakawan pernyataan Adanya sistem otomasi perpustakaan telah meningkatkan kualitas kerja pustakawan adalah : 1 Sangat Setuju 2 28,6% 2 Setuju 5 71,4% 71,4% atau setara 5 orang responden menyatakan setuju mengenai peningkatan kualitas kerja pustakawan dengan adanya sistem otomasi perpustakaan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena pustakawan dapat menghemat waktu dan tenaga dengan adanya sistem otomasi yang memproses data dan informasi dari koleksi perpustakaan sehingga pustakawan mempunyai kesempatan berkomunikasi serta memberi bantuan kepada pemustaka yang otomatis meningkatkan kualitas kerja pustakawan. 4.2.2 Efisiensi Dalam Bekerja pernyataan Sistem otomasi perpustakaan telah meningkatkan efisiensi pustakawan dalam bekerja adalah : 1 Sangat Setuju 2 28,6% 2 Setuju 5 71,4% 71,4% atau setara 5 orang responden perpustakaan yang dianggap telah meningkatkan efisiensi pustakawan dalam bekerja. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sebagian besar pekerjaan telah dibantu dengan adanya sistem otomasi yang membuat pekerjaan menjadi cepat dan tepat, seperti dalam temu kembali informasi dapat dilakukan lebih mudah dengan data yang sudah tersedia. 8
4.2.3 Efektifitas Pengerjaan Tugas pernyataan Efektifitas pengerjaan tugas pustakawan meningkat dengan adanya sistem otomasi perpustakaan adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 6 85,7% 85,7% atau setara 6 orang responden perpustakaan yang dianggap meningkatkan efektifitas pengerjaan tugas oleh pustakawan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi perpustakaan telah memungkinkan pengolahan data koleksi dengan akurat, lebih banyak dan lebih cepat, serta dapat mengurangi kesalahan yang bisa terjadi seperti pengolahan data koleksi yang menggunakan cara manual. 4.2.4 Kesediaan Membantu Pemustaka pernyataan Pustakawan selalu bersedia membantu pemustaka dalam menemukan koleksi yang dibutuhkan adalah : 1 Sangat Setuju 3 42,9% 2 Setuju 4 57,1% 57,1% atau setara 4 orang responden menyatakan setuju dengan kinerja pustakawan yang selalu bersedia membantu pemustaka dalam menemukan koleksi yang dibutuhkan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena hal tersebut merupakan salah satu tugas seorang pustakawan dalam memberikan pelayanan terhadap pemustaka sehingga pemustaka menemukan koleksi yang dibutuhkan. 4.2.5 Memberikan Kepuasan Pada Pemustaka pernyataan Pustakawan memberikan kepuasan pada pemustaka dengan adanya pelusuran informasi yang sesuai kebutuhan adalah : 1 Sangat Setuju 2 28,6% 2 Setuju 5 71,4% 71,4% atau setara 5 orang responden menyatakan setuju dengan kinerja pustakawan yang memberikan kepuasan 9
kepada pemustaka dengan adanya penelusuran informasi yang menyesuaikan dengan kebutuhan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi yang ada memungkinkan pemustaka dilayani dengan lebih cepat, lengkap dan tepat sesuai kebutuhan informasi yang diperlukan pemustaka. 4.2.6 Melakukan Pendataan Koleksi pernyataan Pustakawan dapat melakukan pendataan koleksi buku dengan mudah dan cepat dengan bantuan sistem otomasi adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 6 85,7% 85,7% atau setara 6 orang responden yang dianggap membantu pustakawan dalam melakukan pendataan koleksi buku sehingga proses pendataan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi perpustakaan yang ada telah menyimpan informasi dari koleksi buku secara lengkap pada database, sehingga pendataan koleksi buku dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Pustakawan hanya perlu menyesuaikan antara data koleksi buku pada sistem dengan koleksi buku yang terdapat pada rak. Berdasarkan keseluruhan hasil dari pernyataan di dalam kuesioner mengenai kinerja pustakawan, dapat dijelaskan bahwa kualitas kerja pustakawan mengalami peningkatan dengan adanya bantuan sistem otomasi perpustakaan. Efisiensi kerja dan efektifitas kerja juga mengalami peningkatan karena sistem otomasi yang memungkinkan pengolahan data bahan pustaka secara cepat dan tepat dengan minimnya kemungkinan terjadinya kesalahan saat pengolahan data dilakukan oleh pustakawan. Begitu pula dengan kegiatan pendataan koleksi bahan pustaka yang dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, karena adanya penyimpanan informasi koleksi yang lengkap pada database sehingga pustakawan hanya perlu menyesuaikan informasi koleksi pada database dengan koleksi bahan pustaka pada rak. Dalam pelayanan terhadap pemustaka, pustakawan telah melakukan tugasnya dengan mampu memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan tepat sesuai kebutuhan pemustaka dengan adanya bantuan sistem otomasi perpustakaan sehingga pemustaka dapat menemukan koleksi yang dibutuhkan maupun mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Seluruh pelayanan ini tentunya mampu memberikan kepuasan kepada setiap pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan, karena setiap kebutuhannya akan bahan pustaka dan informasi dapat terpenuhi dengan baik. 10
4.3 Dampak Sistem Otomasi 4.3.1 Penggunaan Sistem yang Tidak Sulit pernyataan Tidak adanya kesulitan bagi pustakawan dalam menggunakan sistem otomasi yang ada adalah : 1 Sangat Setuju 0 0% 2 Setuju 5 71,4% 3 Kurang Setuju 2 28,6% 71,4% atau setara 5 orang responden menyatakan setuju dengan penggunaan sistem otomasi perpustakaan yang tidak menimbulkan kesulitan bagi pustakawan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena pustakawan telah mempersiapkan diri secara baik, salah satunya dengan mengadakan pelatihan mengenai sistem otomasi terkait sehingga pustakawan dapat memanfaatkan sistem otomasi perpustakaan tanpa mengalami banyak kesulitan. 4.3.2 Meningkatkan Daya Tanggap Pustakawan pernyataan Adanya sistem otomasi meningkatkan daya tanggap pustakawan sehingga pemustaka dilayani segera adalah : 1 Sangat Setuju 0 0% 2 Setuju 6 85,7% 3 Kurang Setuju 1 14,3% 85,7% atau setara 6 orang responden perpustakaan yang dianggap meningkatkan daya tanggap pustakawan sehingga pelayanan terhadap pemustaka dapat dilakukan dengan segera/cekatan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi perpustakaan yang ada telah memungkinkan pustakawan melakukan komunikasi terhadap pemustaka sekaligus melakukan pencarian informasi yang dibutuhkan pemustaka. Sistem otomasi telah meningkatkan daya tanggap pustakawan sehingga dapat memberikan pelayanan terbaik. 4.3.3 Bantuan Penelusuran yang Cepat dan Tepat pernyataan Bantuan penelusuran yang diberikan pustakawan pada pemustaka menjadi lebih cepat dan tepat adalah : 1 Sangat Setuju 1 14,3% 2 Setuju 6 85,7% 11
85,7% atau setara 6 orang responden menyatakan setuju dengan anggapan bahwa bantuan penelusuran yang diberikan oleh pustakawan terhadap pemustaka menjadi lebih cepat dan tepat dengan adanya sistem otomasi. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena sistem otomasi perpustakaan telah mengintegrasikan seluruh data koleksi perpustakaan dalam database sehingga bantuan penelusuran yang diberikan pustakawan terhadap pemustaka menjadi cepat dan tepat, serta dengan hasil penelusuran informasi yang diperoleh dalam berbagai format, baik teks, gambar, audio maupun video. 4.3.4 Memberikan Kelengkapan Data Informasi pernyataan Sistem otomasi membantu pustakawan dalam memberikan kelengkapan data informasi pada pemustaka adalah : 1 Sangat Setuju 2 28,6% 2 Setuju 4 57,1% 3 Kurang Setuju 1 14,3% 57,1% atau setara 4 orang responden perpustakaan yang dianggap membantu pustakawan dalam memberikan kelengkapan data informasi kepada pemustaka. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena adanya sistem otomasi perpustakaan telah memberikan otomatisasi yang memungkinkan akses data informasi dari dalam database, serta akses dari berbagai sumber yang merupakan pusat informasi terkait. 4.3.5 Minim Kesalahan Pencatatan pernyataan Proses dalam layanan sirkulasi tidak mengalami kesalahan pencatatan dengan adanya sistem otomasi adalah : 1 Sangat Setuju 2 28,6% 2 Setuju 4 57,1% 3 Kurang Setuju 1 14,3% 57,1% atau setara 4 orang responden perpustakaan yang dianggap telah membuat proses dalam layanan sirkulasi terbebas dari kesalahan pencatatan. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena adanya sistem otomasi perpustakaan telah meminimalisir kesalahan pencatatan dengan sistem yang sudah terprogram dan terintegrasi secara otomatis, serta mudah untuk dilakukan evaluasi pada sistem. 4.3.6 Peningkatan Mutu Koleksi pernyataan Sistem otomasi membantu 12
pustakawan dalam meningkatkan mutu koleksi sehingga mendukung keperluan pemustaka adalah : 1 Sangat Setuju 2 28,6% 2 Setuju 5 71,4% 71,4% atau setara 5 orang responden perpustakaan yang dianggap membantu pustakawan dalam meningkatkan mutu koleksi sehingga mendukung keperluan pemustaka dengan baik. Pernyataan ini paling banyak disetujui karena adanya sistem otomasi perpustakaan telah menyimpan seluruh data koleksi perpustakaan di dalam database sehingga memungkinkan akses data koleksi yang mutakhir dan mudah dalam pencarian melalui sistem. Hal ini telah meningkatkan mutu atau kualitas dari masingmasing koleksi, karena setiap pemustaka dapat menemukan dan menggunakan setiap koleksi perpustakaan tanpa terkecuali. Berdasarkan keseluruhan hasil dari pernyataan di dalam kuesioner mengenai dampak sistem otomasi, dapat dijelaskan bahwa sistem otomasi tidak menimbulkan kesulitan bagi pustakawan dalam penggunaannya karena pustakawan telah menyiapkan diri untuk menggunakan sistem ini. Dampak lain yang muncul dengan adanya sistem otomasi diantaranya adalah daya tanggap pustakawan yang mengalami peningkatan dari segi pelayanan yang cekatan dan multitasking, yaitu mampu berkomunikasi dengan pemustaka sekaligus melakukan pencarian informasi. Bantuan penelusuran yang diberikan pustakawan menjadi cepat dan tepat sebagai dampak sistem otomasi yang sudah mengintegrasikan seluruh data koleksi perpustakaan di dalam database. Ditambah lagi, data informasi yang diberikan oleh pustakawan kepada pemustaka menjadi lengkap dengan adanya sistem otomasi perpustakaan yang telah memberikan otomatisasi akses data informasi, baik dari database maupun akses dari berbagai sumber informasi. Sistem otomasi perpustakaan juga berdampak pada proses layanan sirkulasi, dimana kesalahan pencatatan dapat dihindari oleh pustakawan dengan bantuan sistem yang sudah terprogram sedemikian rupa sehingga evaluasi sistem juga mudah untuk dilakukan. Selain memberikan dampak dari segi pelayanan pustakawan terhadap pemustaka, sistem otomasi perpustakaan juga telah meningkatkan mutu atau kualitas dari masingmasing koleksi bahan pustaka. Peningkatan mutu koleksi dapat mendukung keperluan pemustaka dengan baik. Sistem otomasi perpustakaan menyimpan data koleksi bahan pustaka ke dalam database yang memungkinkan akses data koleksi, dimana hal ini pula yang meningkatkan kualitas dari masing-masing koleksi bahan pustaka karena setiap koleksi dapat ditemukan pada database dan digunakan oleh pemustaka. Berdasarkan keseluruhan hasil dari pernyataan kuesioner yang terbagi menjadi 3 sub variabel, yaitu kualitas sistem, kinerja 13
pustakawan dan dampak sistem otomasi, dapat dijelaskan bahwa kualitas sistem otomasi di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa sudah baik dan mudah untuk digunakan oleh pustakawan. Hal ini mempengaruhi kinerja pustakawan, dimana pustakawan menjadi lebih efisien dan efektif dalam bekerja. Pelayanan pustakawan kepada pemustaka juga meningkat karena pustakawan menjadi lebih tanggap dan lebih komunikatif terhadap pustakawan, serta dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemustakan dengan lebih cepat dan tepat. 5. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis berdasarkan hasil penelitian tugas akhir yang dilakukan di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa adalah sistem otomasi yang diterapkan pada Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa telah meningkatkan kinerja pustakawan, baik dari segi pengolahan bahan pustaka maupun pelayanan terhadap pemustaka. Sistem otomasi perpustakaan sudah dianggap baik dan mudah untuk digunakan sehingga meningkatkan kinerja pustakawa, baik dari segi efisiensi dan efektifitas dalam bekerja, serta pelayanan yang lebih tanggap dan komunikatif kepada pemustaka. Pencarian informasi yang dibutuhkan pemustaka juga dalam diakses lebih cepat dan tepat oleh pustakawan dengan adanya sistem otomasi perpustakaan. Sistem otomasi perpustakaan yang terdapat pada Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa merupakan sistem yang dapat dipelajari dengan mudah oleh pustakawan, ditambah dengan tersedianya tata cara penggunaan ( user guide) yang mempermudah pembelajaran. Perintah yang berlaku pada sistem otomasi sudah cukup jelas untuk dipahami, termasuk adanya pendataan bibliografi yang akurat sebagai modal untuk mengolah data bahan pustaka pada database. Sistem otomasi perpustakaan yang digunakan memiliki pengamanan yang cukup baik dalam menjamin keamanan datadata perpustakaan. Hasil penelusuran yang dilakukan melalui sistem otomasi perpustakaan juga jarang mengalami kesalahan sehingga memungkinkan temu kembali bahan pustaka secara cepat dan mudah. Kinerja dari pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa mengalami peningkatan dari segi kualitas kerja dengan adanya sistem otomasi perpustakaan. Selain itu, sistem otomasi perpustakaan telah membantu dalam peningkatan efisiensi pustakawan dalam bekerja serta efektifitas pustakawan dalam pengerjaan tugasnya masing-masing. Pustakawan selalu siap dalam membantu pemustaka untuk menemukan koleksi yang dibutuhkan, ditambah dengan adanya penelusuran informasi yang sesuai dengan kebutuhan sehingga memberikan kepuasan pada pemustaka. Dalam hal pendataan koleksi bahan pustaka, pustakawan telah mampu melakukan pendataan pada keseluruhan koleksi bahan pustaka secara mudah dan cepat dengan mengandalkan bantuan sistem otomasi. Sistem otomasi perpustakaan pada Perpustakaan Pusat Universitas Warmadewa memberikan dampak yang cukup signifikan bagi kinerja pustakawan secara keseluruhan. 14
Minimnya kesulitan yang didapatkan oleh pustakawan dalam penggunaan sistem otomasi perpustakaan telah meningkatkan daya tanggap pustakawan sehingga pemustaka dapat dilayani dengan segera. Dari segi penelusuran informasi, pustakawan dapat memberikan bantuan penelusuran yang lebih cepat dan tepat dengan mengandalkan sistem otomasi yang ada. Pada pelayanan sirkulasi, sistem otomasi perpustakaan telah meminimalisasi terjadinya kesalahan pencatatan dalam kegiatan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi bahan pustaka. Adanya sistem otomasi perpustakaan juga membantu pustakawan dalam meningkatkan mutu/kualitas dari masing-masing koleksi bahan pustaka dengan mempermudah dalam menemukan koleksi secara keseluruhan sehingga mendukung pula keperluan pemustaka. 6. DAFTAR PUSTAKA Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Dagun, Save M. 2000. Kamus Besar Ilmu Pengetahuan. Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebudayaan Nusantara. Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri. 15