Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016 B13 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPANDUK DAN BANNER PADA CV. MULTIGRAPH DIGITAL Sejati Waluyo 1) Ferdiansyah 2) Gia Andriani 3) 1) 2) 3) Teknik Informatika Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Jakarta Selatan, 12260 Indonesia email : 1) sejati.waluyo@budiluhur.ac.id 2) ferdiansyah@budiluhur.ac.id 3) andriani.gia@gmail.com ABSTRACT The need for digital print this now growing with a variety of needs that exist. CV. MULTIGRAPH DIGITAL is a company engaged in the field especially for digital printing. Growing businesses need a more efficient data handling so that it is capable of supporting existing business processes, in order to improve services to customers. Therefore, the authors analyze the necessary system requirements as well as the previous system designing banners to support existing business processes and are able to improve customer service on CV. MULTIGRAPH DIGITAL. Key words Digital Printing, Banner Information System, Business Process Support 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dalam mendukung pertumbuhan industri yang handal, menjadi suatu kebutuhan guna meningkatkan kinerja perusahaan atau industri sehingga mampu memberikan pelayanan yang cepat kepada pelanggan. Sehingga meningkatkan daya saing dari perusahaan tersebut. CV. MULTIGRAPH DIGITAL merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakan digital yang pertama kali di dirikan pada tahun 1993. Dalam usahanya perusahaan ini selalu berkomitmen untuk meningkatkan kualiatas produksinya dan berusaha menjadi perusahaan yang terbaik di bidang cetak digital yang menangani segala bentuk percetakan spanduk dan banner yang masih bertahan hingga sekarang ini. Usaha yang terus berkembang dan jumlah pelanggan yang juga semakin banyak sehingga jumlah transaksi yang di lakukan setiap hari menjadi semakin banyak dan sudah tidak efisien lagi dilakukan pencatatan secara manual. Berdasarkan hal itu penulis menganalisa dan merancang sistem penjualan spanduk dan banner pada CV. MULTIGRAPH DIGITAL, sehingga dapat menunjang proses bisnis yang ada dan mampu menangani pengolahan data pada CV. MULTIGRAPH DIGITAL dan mampu meningkatkan pelayanan yang di berikan kepada pelanggan. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan hal penunjang yang sangat penting bagi semua tingkat manajemen di suatu organisasi dalam pengambilan keputusan. Sedangkan pengertian sistem informasi adalah Kumpulan dari beberapa bagian yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan, sebagai hasil dari informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan bisnis. [1] 2.2 Konsep Dasar Sistem Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. [2] 2.3 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) [2]. dari sistem itu sendiri, dimana karekteristik atau sifat-sifat sistem seperti berikut: Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra system. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu 75
B13 Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016 kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang bersifat menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan Sistem (Input) Masukan (Input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (Output) merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau pada supra sistem. Pengolah Sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran Sistem (Objectives) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. 2.4 Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang, dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi perangkat lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada perangkat keras, sistem operasi dan jaringan manapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun [3]. Tujuan utama UML diantaranya adalah : Menggunakan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk pengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari bahasa pemrograman dan proses rekayasa. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan. 2.5 Teknologi Yang Digunakan Bahasa Pemograman Java Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon genggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis tahun 1995. Bahasa ini banyak mengadopsi sintaksis yang terdapat pada C dan ++ namun dengan sintaksis model objek yang lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras bawah yang minimal. Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-code (bytecode) dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM). Java merupakan bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose), dan secara khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu berjalan di beberapa platform sistem operasi yang berbeda, java dikenal pula dengan slogannya, "Tulis sekali, jalankan di mana pun". Saat ini java merupakan bahasa pemrograman yang paling populer digunakan, dan secara luas dimanfaatkan dalam pengembangan berbagai jenis perangkat lunak aplikasi ataupun aplikasi berbasis web. [4] 2.6 Database MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus -kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya, SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep 76
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016 B13 pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis [5]. 3.2 Use Case Diagram 3. Pembahasan dan Hasil 3.1 Proses Bisnis Surat penawaran Harga (SPH) Pada tahap awal transaksi, customer dapat melakukan pemesanan barang dengan datang langsung ke perusahaan atau melalui telepon dan email disertai dengan file yang berisi desain yang akan dicetak. Kemudian bagian administrasi membuatkan Surat Penawaran Harga (SPH) yang kemudian dikirimkan kepada customer mengacu pada percetakan yang dipesan. Purchase Order (PO) Setelah kedua belah pihak yaitu customer dan perusahaan mencapai kesepakatan, pihak customer membuat Purchase Order (PO) disertai dengan file yang berisi desain yang akan dicetak dan dikirim ke perusahaan melalui email atau dengan dikirim langsung ke perusahaan. Setelah PO diterima pihak perusahaan, kemudian bagian administrasi melakukan proses input data PO Proses percetakan Setelah menginput PO selesai, proses selanjutnya dicetak Surat Perintah Kerja (SPK) oleh bagian administrasi, kemudian SPK diserahkan ke bagian gudang untuk mempersiapkan bahan yang diperlukan untuk proses cetak yang kemudian dikerjakan oleh operator. Proses Pengiriman Setelah proses cetak selesai, proses selanjutnya bagian gudang membuat surat jalan dan faktur. Lalu bagian gudang menyerahkan faktur dan surat jalan ke kurir. Kurir mengantar pesanan ke customer. Proses Pembayaran Berdasarkan surat jalan & faktur, kurir mengantar barang ke customer dan melakukan pembayaran untuk transaksi tersebut dan menandatangani faktur yang menyatakan customer tersebut telah melakukan pembayaran sesuai faktur dan menandatangani surat jalan yang menyatakan cetakan telah diterima oleh customer Proses Pembuatan Laporan Setiap bulannya admin membuat laporan pesanan, laporan pengiriman, dan laporan penjualan yang kemudian akan diserahkan kepada kepala cabang. Gambar 1. Use Case Diagram Berdasarkan proses bisnis, dapat digambarkan Use Case Diagram seperti diatas, yang menggambarkan hubungan aktor atau pengguna sistem dengan sistem yang ada. 3.3 Rancangan Database Gambar 2. Class Diagram Rancangan database diatas, diperlukan untuk menyimpan data inputan sistem. Sehingga apabila diperlukan data dapat ditampilkan kembali. 3.4 Struktur Menu Utama Gambar 3. Struktur Menu Utama 77
B13 Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016 Struktur menu diatas, berisikan fitur-fitur apa saja yang tersedia di sistem informasi penjualan spanduk dan banner. Mulai dari input data master sampai dengan input data transaksi serta pembuatan laporan yang di tujukan pada pimpinan Surat Perintah Kerja 3.5 Rancangan Layar Surat Penawaran Harga Gambar 4. Form Surat Penawaran Harga Semua order yang masuk baik customer datang langsung maupun melalui email. Akan di input di form ini untuk dicatat dan akan dicetak sebagai surat penawaran harga barang yang akan di kirim kembali atau diberikan kepada customer yang memberitahukan total biaya pemesanan spanduk atau banner. Purchase Order Gambar 6. Form Surat Perintah Kerja Proses selanjutnya adalah proses pencetakan spanduk atau banner, Untuk pengerjaan pencetakan data di input pada form Surat Perintah Kerja yang di berikan kepada bag. Gudang untuk persiapan bahan dan diberikan kepada operator untuk dilakukan pencetakan. Setiap Surat perintah kerja terdapat tanggal penyelesaian sehingga proses pencetakan dapat selesai tepat waktu dan dapat segera di kirim ke pelanggan. Surat Jalan Gambar 5. Form Purchase Order Apabila Surat Penawaran Harga telah disetujui oleh pelanggan, maka proses selanjutnya menginput pemesanan spanduk atau banner pada form purchase order dan design spanduk dan banner juga diarsip disini untuk memudahkan pada saat pengerjaan spanduk atau banner nantinya. Gambar 7. Form Surat Jalan Setelah pencetakan spanduk atau banner selesai maka proses selajutnya adalah pengiriman barang yang disertai dengan Surat Jalan. Data input dan pencetakan surat jalan dilakukan pada form surat jalan. 78
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016 B13 Faktur Faktur Gambar 8. Form Faktur Faktur merupakan bukti penagihan pesanan sekaligus bukti pembayaran yang sah. Form faktur ini menangani masalah input faktur dan pencetakan faktur. Dokumen pencetakan faktur ini akan di sertakan pada saat pengiriman barang sebagai tagihan atas pesanan yang telah dilakukan. Surat Jalan Gambar 11. Cetak Faktur Penjualan 3. 6 Keluaran Sistem Surat Penawaran Harga Laporan Pemesanan Gambar 12. Cetak Surat Jalan Surat Perintah Kerja Gambar 9. Cetak Surat Penawaran Harga Laporan Penjualan Gambar 13. Cetak Laporan Pemesanan Gambar 14. Cetak Laporan Penjualan Gambar 10. Cetak Surat Perintah Kerja 79
B13 Seminar Nasional Teknologi Informasi 2016 4. Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi penjualan spanduk dan banner dapat memudahkan dalam penyimpanan data penjualan. Sistem yang ada dapat memudahkan proses pencetakan spanduk atau banner karena file design diarsip dengan baik sehingga gambar design spanduk bisa langsung dilihat tanpa harus mencari letak file design tersebut. Sistem yang ada menyimpan semua transaksi dari mulai pemesanan, pengerjaan sampai dengan pembayaran sehingga mudah di kontrol pekerjaan mana yang telah diselesaikan dan pekerjaan mana saja yang harus segera dikerjakan. REFERENSI [1] John W.Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd, 2007, System Analyst and Design in a Changing Word, fourth edition, Thomson Course Technology, New York. [2] Jogiyanto, 2005, Analisis & Disain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. [3] Munawar, 2005, Pemodelan Visual dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. [4] wikipedia.org. [Online]. Available: https://id.wikipedia.org/wiki/java. [Diakses 20 September 2016]. [5] wikipedia.org. [Online]. Available: https://id.wikipedia.org/wiki/mysql. [Diakses 20 September 2016]. S 80