Oleh: MUHAMMAD SUMITRO DIREKTUR SUMBER DAYA MANSUAI KEARASIPAN DAN SERTIFIKASI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
1. Mewujudkan arsip sebagai bukti akuntabilitas dalam rangka menjamin transparansi penyelenggaraan pemerintahan; 2. Mewujudkan pelindungan, penyelamatan, dan pelestarian arsip; 3. Mewujudkan sistem akses dan pelayanan arsip sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi; 4. Mewujudkan sinergitas berkelanjutan antara ANRI dengan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan membangun kerjasama yang menguntungkan dengan lembaga-lembaga kearsipan nasional negara lain.
ARSIP REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA DALAM BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI YANG DIBUAT DAN DITERIMA Oleh LEMBAGA NEGARA, PEMERINTAH DAERAH, PERGURUAN TINGGI NEGERI, PERUSAHAAN, ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI KEMASYARAKATAN, DAN PERSEORANGAN DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA, DAN BERNEGARA.
KOMPONEN ARSIP Format Fisik (Bentuk) STRUKTUR Format Intelektual (Susunan) ARSIP ISI Data fakta Informasi Lingkungan Administrasi - Fond - Series - Item KONTEKS Sistem yang digunakan dalampenciptaan Arsip
informasi tentang kegiatan/transaksi USE informasi perencanaan informasi pelaksanaan informasi pengendalian informasi penilaian CREATION SDM arsip SDM REN DANA arsip DANA LAK ORGANISASI arsip ORGANISASI SARANA arsip SARANA DAL PRASARANA arsip PRASARANA HASIL HASIL arsip HASIL PENGOLAHAN INFORMASI PROCESSING File REN File LAK-DAL File HASIL Seri KEGIATAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KEBIJAKAN 1 2 3 4 PEMBINAAN TERHADAP NO. 1, 2, 3 MELALUI SISTEM PENGELOLAAN ARSIP SUMBER DAYA PENDUKUNG TERMINOLOGI WEWENANG TANGGUNG JAWAB Koordinasi antar lembaga kearsipan & pencipta arsip Pemberian pedoman & standar Pemberian bimbingan, supervisi, konsultasi Diklat Perencanaan, penelitian, pemantauan, evaluasi PENCIPTAAN PEMELIHARAAN & PENGGUNAAN PENYUSUTAN KELEMBAGAAN PRASARANA & SARANA S D M PENDANAAN 8
(dalam konteks penyelenggaraan negara) PENYELENGGARAAN NEGARA oleh Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL SISTEM KEARSIPAN NASIONAL ( SKN ) KEBIJAKAN PEMBINAAN melaksanakan PENGELOLAAN ARSIP peran arsip instansional/daerah ARSIP DINAMIS & STATIS terpercaya, autentik, utuh SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) Sumber: Bahan Tayangan Sosialisasi UUD 1945, MPR RI JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN ) kesamaan struktur peran arsip secara nasional INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL MASYARAKAT SUMBER DAYA
FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS MENJAGA: q Terciptanya arsip; q Tersedianya arsip yang otentik; q Pengelolaan dan pemanfaatan arsip; q Keamanan dan keselamatan arsip - untuk menjamin hak keperdataan rakyat; q Keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban q Keselamatan aset nasional q MENYEDIAKAN INFORMASI guna meningkatkan kualitas pelayanan publik TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN MENJAMIN: q Terciptanya arsip; q Tersedianya arsip yang otentik; q Pengelolaan dan pemanfaatan arsip; Keamanan dan keselamatan arsip - untuk menjamin hak keperdataan rakyat; q Keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban q Keselamatan aset nasional q Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional; q Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik TATA KELOLA PEMERINTAH YANG BAIK TERTIB TATA KELOLA ARSIP
KEWENANG AN ANRI a. Pembinaan; b. Pengelolaan arsip; c. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; d. Organisasi; e. Pengembangan sumber daya manusia; f. Prasarana dan sarana; g. Pelindungan dan penyelamatan arsip; h. Sosialisasi kearsipan; i. Kerja sama; j. Pendanaan.
KEWEN ANGAN ANRI PENGADAAN, PENGEMBANGAN KOMPETENSI DAN KEPROFESIONALAN, PENGATURAN PERAN DAN KEDUDUKAN, PENYEDIAAN JAMINAN KESEHATAN DAN TUNJANGAN PROFESI PERMENPAN RB NO 48 TH 2014- JFA PERKA ANRI - JFA PERATURAN PERUNDANGAN KEARSIPAN PROGRAM REFORMASI BIROKRASI PERATURAN PERUNDANGAN KEPEGAWAIAN q KEDUDUKAN, FUNSI DAN TUGAS; q TUGAS INSTANSI PEMBINA; q KATEGORI DAN JENJANG JABATAN q PENILAIAN KINERJA; q PENGANGKATAN DALAM JABATAN; q KENAIKAN PANGKAT /JABATAN q DIKLAT; q KOMPETENSI q UJI KOMPETENSI; q SERTIFIKASI q FORMASI; q INPASSING q q PEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS q STANDAR KUALITAS HASIL KERJA q STANDAR KOMPETENSI q DIKLAT KEARSIPAN q KURIKULUM q PENGAWASAN DIKLAT q PEDOMAN FORMASI q SERTIFKASI q EVALUASI T UGAS q PEMBINAAN ORGANISASI PROFESI q INPASSING
SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN Fungsional, profesional, mandiri ARSIPARIS PNS NON-PNS qtni, q POLRI, q BUMN/D, dan q Peg. Swasta. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN Fungsional Umum Bidang Kearsipan SDM yang Kompeten dan Profesional Kepala Lembaga Kearsipan: Ø ANRI; Ø ARDA (Prov/Kab/Kota) ØArsip PT Manajerial Struktural Kepala Unit Kearsipan: v Lembaga Negara, v Pemda (Prov/Kab/Kota), v PTN, dan v BUMN/D
KEDUDUKAN ARSIPARIS (PP 28/2013 Pasal 151 Ayat 1) Sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya TUGAS DAN FUNGSI ARSIPARIS (PP 28/2012 Pasal 151 Ayat 2) Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh LN, Pemda, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Orpol dan Ormas; Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sbg bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. KEWENANGAN ARSIPARIS (PP 28/2012 Pasal 152) Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
TUGAS DAN FUNGSI JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PEENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS PEMBINAAN KEARSIPAN
PEMIKIR Utama dan Madya PENJAMIN MUTU: Madya, Muda, Penyelia PELAKSANA TEKNIS Pertama, Mahir, Terampil
v v v v v v v v Dasar pengembangan karier JFA adalah formasi, kinerja, dan kompetensi; Kinerja dibangun berdasarkan fungsi dan tugas yang tercantum dalam SKP; SKP dibuat berdasarkan perjanjian kerja diawal tahun. Setiap pelaksanaan kegiatan harus menghasilkan suatu output/hasil/kinerja. hasil /kinerja diukur dengan menggunakan standar kualitas hasil; Hasil/kinerja jabatan setiap jabatan berbeda/berjenjang; Setiap jenjang jabatan memiliki kompetensi tertentu; Sebelum menduduki jabatan harus diukur kompetensinya;
v v v v v v v v q q q Kenaikan jenjang jabatan mensyaratkan peningkatan komptensi; Pengukuran kompetensi tidak dipaketkan dengan pendidikan dan atau Diklat; Pengukuran kompetensi mengacu pada standar kompetensi; Pengukuran kompetensi dilakukan dengan sertifikasi kompetensi; Sertifikasi kompetensi dilakukan melalui uji kompetensi; Penempatan, mutasi dan penugasan arsiparis berbasis kompetensi; Pengukuran kompetensi dilakukan secara periodik sebelum menduduki jabatan atau mutasi/penugasan; Pelaksanaan kegiatan pada kategori dan jenjang yang berbeda membutuhkan/mensyaratkjan kompetensi yang berbeda; Kegiatan kearsipan dibagi secara berjenjang Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jenjang jababatan, kecuali darurat. Pelaksanaan kegiatan yang tidak sesuai dengan jenjang jabatan menysaratkan terpenuhinya kompetensi.
PEJABAT STRUKTURAL DI BIDANG KEARSIPAN Sarjana (S-1) Kearsipan; atau ARSIPARIS TINGKAT AHLI Sarjana (S-1) Kearsipan; atau ARSIPARIS TINGKAT TERAMPIL Diploma III (D-III) Kearsipan; atau Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan Duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan Diploma III (D-III) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan Duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan
KOMPETENSI 1. KOMPETENSI TEKNIS kompetensi teknis yang diukur dari tingkat dan spesialisasi pendidikan, pelatihan teknis fungsional, dan pengalaman bekerja secara teknis; 3. KOMPETENSI SOSIAL KULTURAL kompetensi sosial kultural yang diukur dari pengalaman kerja berkaitan dengan masyarakat majemuk dalam hal agama, suku, dan budaya sehingga memiliki wawasan kebangsaan. diukur dari kejujuran kepatuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan kemampuan bekerja sama, dan pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara 2. KOMPETENSI MANAJERIAL kompetensi manajerial yang diukur dari tingkat pendidikan, pelatihan struktural atau manajemen, dan pengalaman kepemimpinan; dan
1 2 PENGADAAN ARSIPARIS PENGEMBANGAN KOMPETENSI DAN KEPROFESIONALAN ARSIPARIS MELALUI PENYELENGGARAAN, PENGATURAN, SERTA PENGAWASAN DIKLAT KEARSIPAN 3 4 PENGATURAN PERAN DAN KEDUDUKAN HUKUM ARSIPARIS PENYEDIAAN JAMINAN KESEHATAN DAN TUNJANGAN PROFESI UNTUK SUMBER DAYA KEARSIPAN 21
INFORMASI ARSIP; AKTIF, INAKTIF, VITAL, TERJAGA, DAN NINFORMASI EKARSIPAN (6) PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MULAI DARI REGISRASI S/D EVALUASI DAN PENILAIAN PAD (16) PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS BINTEK S/D PERTIMBANGAN PENGHARGAAN KEARSIPAN (14) PEMBINAAN KEARSIPAN MULAI DARI VERIFIKASI ARSIP STATS S/D EVALUASI DAN PENILAIAN PAS (13)
PENGANGKATAN DALAM JABATAN BAGI PNS YG BERLATAR BELAKANG SLTA, D III, S1 atau D 4 INPASSING (PENYESUAIAN) Dalam kategori Keterampilan dan keahlian UNTUK MENGISI FORMASI CPNS DLM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS PENGANGKATAN PERTAMA Dalam kategori Keterampilan dan atau Keahlian BERASAL DARI JABATAN FUNSIONAL ATAU STRUKTURAL PERPINDAHAN DARI JABATAN LAIN Dalam kategori Keterampilan dan atau Keahlian
ARSIP NASIONAL RI DINAS KEARSIPAN (POVINSI, KABUPATEN/KOT A) LEMBAGA KEARSIPAN PTN LEMBAGA KEARSIPAN UNIT PENGOLAH DILINGKUNGA N LN, PEMDA DAN PTN. SETINGKAT ESELON II ATAU ESELON III DILINGKUNGA N LN, PEMDA DAN PTN. SETINGKAT ESELON II ATAU ESELON III UNIT KEARSIPAN DILINGKUNGA N UNIT YANG MEMILIKI FUNGSI DAN TUGAS FASILITATIF
PELAKSANAAN KEGIATAN JFA JUMLAH ARSIPARIS DISESUAIKAN DGN JUMLAH PENCIPTA ARSIP/ BEBAN KERJA JUMLAH ARSIPARIS DISESUAIKAN DGN JUMLAH UNIT KEARSIPAN/ BEBAN KERJA JUMLAH ARSIPARIS DISESUAIKAN DGN JUMLAH UNIT PENGOLAH/ BEBAN KERJA LEMBAGA KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN (LN, PD DAN PTN) UNIT PENGOLAH (UNIT KERJA) DIMUNGKINKAN ARSIPARIS MENDUDUKI PUNCAK KARIER DILAKSANKAN OLEH ARSIPARIS TERAMPIL DAN AHLI DILAKSANAKAN OLEH ARSIPARIS KETERAMPILAN
Kebocoran informasi/ketahanan informasi kita rawan bilamana gagal mengamankan informasi yang bersifat strategis bagi kepentingan negara/ pemerintah; Informasi akan dikelola dan dikuasai dan dikelola oleh tenaga kerja asing Pangsa informasi yg besar sehingga diminati oleh tenaga kerja asing SDM Kearsipan yang berasal dari luar negeri umumnya sudah dibekali dengan kemampuan penguasaan teknologi informasi; Rekaman kegiatan arsip negara (masyarakat, swasta dan pemerintah) sulit dikelola dan diselamatkan; Kehilangan jati diri dan memori kolektif; Kedaulatan bangsa dan negara sulit dipertahankan; Sumber informasi dalam membangun karakter bangsa hilang.
Pemahaman dan kesadaran penyelenggara negara dan aparatur terkait dengan kearsipan yang masih rendah. Minimnya SDM di Indonesia yang berminat untuk menekuni pekerjaan kearsipan Terbatasnya formasi untuk menduduki jabatan fungsional arsiparis terbatas; Disharmonis peraturan perundang-undangan terkait dengan kearsipan; Disharmonis kebijakan tentang jabatan fungsional dan jabatan pelaksana (jabatan fungsional umum PERMENPANRB 25/2016); Perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan kearsipan sangat terbatas. Masih adanya pandangan orang Indonesia mengenai SDM Kearsipan sebagai orang-orang yang terbuang dan diarsipkan Belum adanya pengakuan terhadap SDM Kearsipan dalam bentuk pemberian tunjangan profesi khusus bagi pengelola arsip (sbg catatan khusus PNS sudah mendapat tunjangan jabatan) SDM Kearsipan Indonesia belum bulat diakui sebagai suatu profesi sehingga sulit berkembang sebagaimana profesi yg lain
Meningkatkan kualitas dan kuantitas JFA sebagai tulang punggung penyelenggaraan kearsipan nasional; Merubah pola pikir /meluruskan pemaknaan dan sikpa tindak terkait dgn kearsipan; Mendirikan PTN Kearipan, kerjasama dengan PTN dan lembaga negara terkait dengan pendidikan kearsipan dan Diklat Kearsipan; Memanfaatkan kebijkan nasional pengangkatan JFA melalui inpassing; Mendorong partisipasi masyarakat alam upaya peningkatan kompetensi dan profesionalisme JFA; Optimalkan organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan); Upayakan peningkatan kesejahteraan; Menyederhanakan pola kerja JFA Mengoptimalkan peran arsip sebagai sumber daya dalam membangun good government : Meningkatkan partisipasi publik & badan publik dalam layanan informasi melalui pergeseran paradigma dari prinsip LAME (Limited Acces Maximum Exception) menuju MALE (Maximum Acces Limited Exception) yaitu keterbukaan informasi publik Mendayagunakan pengelolaan arsip sbg informasi yang berkualitas & memenuhi standar internasional sesuai ISO bidang kearsipan maupun peraturan perudang-undangan.
q ANRI merencanakan pendirian Sekolah Tinggi Ilmu Kearsipan q ANRI melakukan kerjasama dgn perguruan tinggi untuk mengadakan program vokasi kearsipan; q Membuka peluang dan mendorong arsiparis untuk meningkatkan kompetensi melalui pendidikan dan atau diklat di dalam maupun di luar negeri. q Mensyaratkan pemenuhan kompetensi sebelum menduduki jabatan atau mutasi (melalui uji kompetensi-sertifikasi) q ANRI melakukan supervisi terhadap AAI untuk membentuk LSPKI (Lembaga Sertifikasi Profesi Kearsipan Indonesia) dalam memberikan/ mengeluarkan sertifikasi bagi profesi kearsipan q ANRI delegasi pelaksanaan diklat kearsipan kepada para stake holders; q Mendorong partisipasi masyarakat ; q ANRI berupaya melakukan kerjasama dengan organisasi dewan kearsipan internasional (ICA) & lembaga kearsipan ASEAN (SEARBICA) untuk meningkatkan kompetensi SDM Kearsipan dalam menghadapi isu strategis yang berkembang dalam pengelolaan arsip
FORMASI ANGKA KREDIT KINERJA (SKP)- AKK INTEGRITAS DP 3 KOMPETENSI (SERTIFIKASI) FORMASI (ABK)
REGULASI KONTRAK KINRJA KODE ETIK PROFESI ARSIPARIS SERTIFIKASI ARSIPARIS STANDAR KOMPETENSI ARSIPARIS STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS SERTIFIKASI ARSIPARIS SKKNI Bid. Kearsipan MONEV JABFUNG ARSIPARIS
Terima Kasih