Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2017, pp. 574~578 574 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA APOTEK BERBASIS WEB Dwi Andini Putri STMIK Nusa Mandiri Jakarta e-mail: dwiandini@nusamandiri.ac.id Abstrak Persediaan merupakan aset yang paling aktif perputarannya dalam sebuah perusahaan dagang karena secara terus menerus terjadi pembelian dan penjualan atas tersebut. untuk itu mengelola sumber daya seperti persediaan sangat penting karna merupakan salah satu elemen yang mempunyai nilai ekonomis dalam perusahaan dagang maupun jasa. bila sumber daya persediaan tidak dikelola dengan baik maka dapat mengakibatkan aktivitas perusahaan tersebut terganggu. oleh karenanya, untuk menerapkan sistem informasi persediaan memerlukan perencanaan, pengelolaan, dan pengawasan yang baik agar tidak terjadi kekurangan maupun berlebihan persediaan. untuk itu penulis mencoba membuat tugas akhir mengenai sistem informasi persediaan yang nantinya sistem informasi persediaan berbasis web ini mempermudah proses pengolahan master data (data produk, data pengguna), permohonan masuk maupun permohonan keluar, informasi stock card sampai pengolahan data. dengan ini penulis berharap perancangan sistem informasi persediaan pada apotek berbasis web ini dapat tercapainya suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang tujuan proses bisnis. Keywords: perancangan sistem informasi, sistem persediaan, persediaan berbasis web. 1. Pendahuluan utama dari suatu usaha umumnya mencari laba sebanyak- banyaknya. Dalam mencari laba ini penjualan dagang dan jasa merupakan sumber utama pendapatan usaha. Baik perusahaan jasa, dagang maupun manufaktur. Untuk itu mengelola sumber-sumber yang mempunyai nilai ekonomis yang terdapat dalam proses bisnis. Salah satu sumber daya di dalam perusahaan adalah persediaan. Persediaan dagang merupakan aset yang paling aktif perputarannya dalam sebuah perusahaan dagang karena secara terus menerus terjadi pembelian dan penjualan atas tersebut. Oleh karenanya, persediaan memerlukan perencanaan, pengelolaan, dan pengawasan yang baik agar tidak terjadi kekurangan persediaan yang dapat mengakibatkan aktivitas perusahaan tersebut terganggu. Adanya persediaan yang cukup untuk melayani permintaan pelanggan atau untuk keperluan produksi maupun, merupakan faktor yang sangat penting untuk mempertahankan kelangsungan usaha perusahaan. 2. Metode Penelitian Menjelaskan metode penelitian dan pengumpulan data yang digunakan untuk menyusun. 1. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan water fall (sukamto dan shalahudin, 2013:28) yang dibahas pada Tugas Akhir ini hanya 3 tahapan, yaitu : a. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Tahapan ini menekankan pada masalah pengumpulan kebutuhan sistem mulai dari data produk, data, informasi stok aktual hingga,. b. Design Pada tahap ini dilakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif rancangan program dan menyiapkan spesifikasi rancangan pemrograman mengenai proses sesuai dengan website pengadaan yang difokuskan pada struktur data yaitu Entity Relation Diagram (ERD) dan Logical Record Structure (LRS) sebagai Diterima 18 Februari 2017; Revisi 06 Maret 2017; Disetujui 15 Maret, 2017
rancangan database, representasi antarmuka seperti rancangan antarmuka, dan serta arsitektur perangkat lunak yang digunakan adalah Sublime Text. c. Implementasi dan Pengajuan Unit Pada tahap ini perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Kemudian pengajuan unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit program telah memenuhi spesifikasinya. 2. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data untuk membuat Tugas adalah a. Observasi Suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan pengamatan, pengumpulan serta pencatatan secara langsung proses yang diamati melainkan sistem pengolahan tersebut dimulai dari penginputan data sampai masuk atau keluar. b. Studi Pustaka Penulis melakukan penelitian kepustakaan untuk memperoleh aspek aspek teoritis dalam pengumpulan data dan informasi dengan membaca buku-buku, catatan-catatan kuliah dan literaturliteratur lainnya yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. 3. Pembahasan 3.1 Analisis kebutuhan Hal pertama yang perlu dilakukan dalam analisis kebutuhan sistem adalah menentukan dan mengungkapkan dari pada kebutuhan-kebutuhan. Mengidentifikasi kebutuhan yang diperoleh berdasarkan kebutuhan pengguna dan kebutuhan sistem. 3.2 Identifikasi Kebutuhan a. Kebutuhan pegguna Dalam sistem persediaan apotek terdapat dua pengguna yang dapat saling berinteraksi dalam lingkungan sistem, yaitu: dan. kedua pengguna tersebut memilki karakteristik interaksi dengan sistem yang berbeda beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda beda, seperti berikut: 1. Skenario Kebutuhan Bagian Gudang a. Mengelola data b. Mengecek stok c. Migrasi data d. Entry masuk e. Entry keluar f. Melakukan ke web itu sendiri g. Melakukan Logout 2. Skenario Kebutuhan a. Melihat stok b. Mengelola user c. Melakukan ke dalam web tersebut d. Melakukan logout 3. Kebutuhan Sistem a. Pengguna harus melakukan dahulu untuk dapat mengakses website tersebut dengan memasukan username dan password agar privasi masing masing pengguna tetap terjaga keamanannya. b. Sistem memfilter hak akses pengguna berdasarkan level pengguna. c. Pengguna harus melakukan logout setelah menggunakan web tersebut. d. Mengidentifikasi masalah. 3.3 Use Case Diagram Pemodelan use case diagram dapat digambarkan use case diagram dalam bentuk sea level untuk overview. Gambar 1. Use Case Diagram Sea Level Sistem persediaan Apotek KNiST, 30 Maret 2017 575
Tabel 1 Deskripsi Use Case Mengelola Barang Mengelola Barang dapat mengentry data mengentry data secara online melalui web telah melakukan Data yang sudah dientry sebelumnya tidak dapat mengentry data 1. memilih tombol create 2. mengentry baru 3. mengedit 4. mengedit yang diedit 5. menghapus 6. memilih kriteria pencarian 7. mengetikan nama/kode 8. Sistem menampilkan hasil pencarian A1. memilih jenis kelola permintaan admin B1. memilih kriteria pencarian B2. mengetikan nama B3. Sistem tidak menemukan data yang dicari B4.Sistem menampilkan pesan no result found Tabel 2 Deskripsi Use Case Mengelola Transaksi Mengelola Transaksi dapat mengentry mengentry secara online melalui web telah melakukan Daftar data yang telah tidak dapat mengentry 1. memilih kriteria 2. memilih 3. mengetikan jumlah kuantity 4. menampilkan data yang dicari A1. memilih kriteria A2. Sistem membuat kode otomatis B1. User memilih kriteria B2. User mengetikan nama B3. Sistem tidak menemukan B4.Sistem menampilkan Tabel 3 Deskripsi Use Case Melihat Laporan Barang Melihat Laporan Barang dapat melihat data dapat mendownload data secara online melalui web telah melakukan Data yang sudah tidak dapat mendownload 1. memilih tombol widget 2. Memilih kriteria 3. Sistem menampilkan hasil data A1. memilih kriteria permintaan B1. Memilih kriteria Tabel 4 Deskripsi Use Case Melihat Laporan Transaksi Melihat Laporan Transaksi dapat melihat data dapat mendownload data secara online melalui web telah melakukan Data yang sudah tidak dapat mendownload 1. memilih tombol widget 2. Memilih kriteria 3. Sistem menampilkan hasil data A1. memilih kriteria permintaan B1. Memilih kriteria KNiST, 30 Maret 2017 576
Tabel 5 Deskripsi Use Case Migrasi Data Alternate Flow/Invariant A Migrasi data dapat impor data dapat mengimpor data ke web telah melakukan Data yang akan diimpor sudah dalam file tidak dapat mengimpor data 1. mengentry data pad file 2. Upload file 3. Sistem mengimpor data dari file A1. Mengimpor melalui function action B1. mengupload file migrasi B2. Sistem menerima file upload B3.Sistem gagal impor file upload Tabel 6 Deskripsi Use Case Mengelola Penugasan Pengguna Alternate Flow/Invariant A Mengelola penugasan pengguna dapat mengelola penugasan pengguna dapat mengelola penugasan pengguna melalui web telah melakukan User telah melakukan Signup tidak dapat mengelola penugasan pengguna 1. memilih pengguna 2. memilih peran pengguna 3. Sistem mengupdate peran pengguna A1. memilih kriteria peran permintaan B1. Memilih kriteria peran data yang dicari pesan no result found Tabel 7 Deskripsi Use Case Mengelola Hak Akses Mengelola Hak Akses dapat mengelola hak akses dapat mengelola hak akses secara online melalui web telah melakukan Route Url telah tersedia didalam web tidak dapat mengelola hak akses 1. memilih route url 2. Sistem merespon permintaan manager A1. memilih kriteria Route Url permintaan B1. Memilih kriteria Route Url 3.4 Perancangan Perangkat Lunak Perancangan lunak ini difokuskan pada empat atribut, yaitu struktur data, representasi antarmuka, interaksi antar objek dan arsitektur perangkat lunak di dalam kelas. 3.5 Rancangan Dokumen Menjelaskan secara rinci setiap rancangan dokumen pada program yang dihasilkan dan uraian parameter - parameter dokumen tersebut. a. Rancangan Dokumen Masukan Dalam rancangan dokumen masukan sistem persediaan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Faktur Penerimaan Fungsi : Mengetah ui jumlah pesanan yang diterima dari bagian pembelian Sumber : Pembelian : Bagian Gudang atau lebih ada penerimaan b. Rancangan Dokumen Keluaran Dalam rancangan dokumen keluaran dalam sistem persediaan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Laporan Keluar Barang mengetahui jumlah yang keluar Sumber : Bagian Gudang : terjadi permintaan dari KNiST, 30 Maret 2017 577
2. Nama Dokumen : Laporan Barang Masuk mengetahui jumlah yang masuk Sumber : Bagian Gudang : terjadi permintaan dari 3. Nama Dokumen : Laporan Stok Barang mengetahui jumlah yang ada Sumber : Bagian Gudang : terjadi permintaan dari c. Rancangan Basis Data (ERD, LRS, Spesifikasi File) 1. Rancangan Entity Relation Diagram ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan symbol. Gambar 2. Tampilan ERD 2. Rancangan Logical Relation Structure Gambar 3. Tampilan LRS 4. Simpulan Dari uraian tentang pembuatan sistem informasi persedian pada apotek berbasis web yang telah dibahas pada bab sebelumnya, penulis dapat memberikan kesimpulan yaitu sebuah website sederhana, sistem informasi persedian pada apotek dapat dibangun dengan menggunakan program aplikasi framework yii dan MySQL, dengan menggunakan fasilitas internet, diharapkan informasi lebih mudah dan cepat untuk didapatkan. dengan adanya website sistem informasi persediaan pada apotek ini memberikan kemudahan bagi pegawai untuk mengecek stok, pemesanan, masuk dan keluar. Sistem informasi persediaan pada apotek berbasis web lebih mudah dalam pengelolaannya seperti update data. Referensi Simarmata, Janner. (2007). Perancangan Basis Data. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET. Sukamto, Rosa A dan M Shalahuddin. (2013).Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika Bandung KNiST, 30 Maret 2017 578