1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Dengan adanya kemajuan teknologi pada masa sekarang, informasi dengan sangat mudah dan cepat dapat diakses oleh siapapun. Setiap perusahaan ataupun lembaga-lembaga yang ada, tidak bisa berkembang dengan baik tanpa adanya informasi. Arsip merupakan salah satu informasi yang tercipta dari sebuah proses kegiatan atau peristiwa yang dilakukan oleh perusahaan, perorangan ataupun lembaga pemerintahan. Arsip menurut undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara. 1 Selain pengertian arsip yang berasal dari undang-undang 43 tahun 2009, kita juga dapat melihat pengertian menurut Betty R.Ricks arsip adalah recorded information, regardless of medium or characteristics, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization. Record include all books, paper, photographs, map, or other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received for legal and operational purpose in connection with the transaction of business. 2 1 Undang-undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 2 Betty R Ricks, et al., 3d Edition Information and Image Management A Records System Approach (Ohio: South Western Publishing Co., Cincinnati,1992), hlm 3
2 Dari pengertian tersebut kurang lebihnya bahwa informasi yang dicatat, terlepas dari bentuk fisik atau karakteristik media baik, dibuat atau diterima oleh suatu organisasi atau pencipta arsip yang berguna untuk operasional organisasi. Arsip mencakup semua bentuk atau format dan, kertas, foto, peta, karakteristik yang dibuat atau diterima untuk tujuan hukum dan operasional sehubungan dengan transaksi bisnis. Bentuk arsip terdiri dari arsip media konvensional dan arsip media baru. Arsip media konvensional adalah media yang sudah terbiasa dipergunakan seperti halnya media kertas atau dikenal sebagai human readable sedangkan arsip media baru (arsip teknologi maju/machine readable) arsip ini dikenal sebagai arsip non kertas. Arsip bentuk khusus terdiri dari beberapa yaitu arsip audio visual, arsip kartografi dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik, dan arsip bentuk mikro. Kartografi adalah ilmu pengetahuan dan teknologi tentang pembuatan peta-peta, sekaligus mencakup studinya sebagai dokumendokumen ilmiah dan karya seni. Arsip Kartografi atau peta medianya berupa kertas, namun karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan arsip tekstual yaitu informasi nya dalam bentuk simbol-simbol, gambar sehingga arsip ini dikategorikan sebagai arsip bentuk khusus. Arsip kartografi adalah arsip dinamis/statis yang berisi informasi dalam bentuk gambar grafik atau phomogrametrik, suatu bagian dari permukaan linier bumi
3 atau alam semesta seperti peta, chart/bagan, rancangan, dan materi-materi yang terkait. Sebagian besar arsip kartografi (peta) masih banyak yang berbentuk konvensional atau terbuat dari kertas. Arsip dengan bahan dari kertas tersebut sangat besar kemungkinannya untuk rusak. Cara menyimpan dan proses perawatannya juga sangat sulit. Digitalisasi memberikan kemudahan dalam pelayanan kepada publik dan juga lebih menghemat tempat penyimpanan, namun arsip aslinya harus tetap disimpan sebagai barang bukti arsip yang asli. Hal ini karena pada intinya arsip kartografi tidak lepas dari arsip tekstual yang terkait karena arsip kartografi ini merupakan related document yang biasanya tercipta sebagai lampiran tekstual. Arsip sebenarnya harus dikelola bersama-sama dengan arsip tekstualnya karena apabila salah satunya hilang maka informasi yang didapat akan kurang lengkap. Misalnya arsip tanah baik dalam bentuk kartografik ataupun fotonya hilang, namun arsip tekstualnya masih ada ataupun sebaliknya maka informasi mengenai tanah tersebut kurang lengkap. Oleh karena itu arsip kartografi ini harus diorganisasikan dan dijaga sejak diciptakan,digunakan sampai tahap penyusutannya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan tingkat pemerintah kota memiliki beragam macam arsip. Khasanah arsip yang dimiliki antara lain adalah arsip tekstual maupun arsip dalam bentuk khusus yaitu arsip kartografi, arsip foto dan arsip audio visual. Proses alih media atau digitalisasi ini berguna untuk lebih menjamin arsip bentuk konvensionalnya agar dapat bertahan lebih lama dan tidak mudah rusak
4 apabila digunakan terus-menerus. Menurut Jackie Bettington dalam buku Keeping Archives, digitising memiliki arti the making of digital images of hard copy textual or graphical materials 3. Kurang lebih dapat diartikan sebagai digitalisasi berarti membuat gambar digital dari hard copy atau bahan grafis. Dengan adanya proses digitalisasi user yang ingin menggunakan arsip tersebut bisa langsung mengakses yang sudah dalam bentuk digitalnya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, sudah dilaksanakan proses digitalisasi, tetapi masih banyak arsip konvensional yang belum di digitalisasi termasuk arsip kartografinya. Maka dari itu penulis ingin membahas mengenai digitalisasi arsip kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta ini. Dari latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan permasalah sebagai berikut : 1. Bagaimana proses digitalisasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta? 2. Bagaimana penyimpanan arsip kartografi di kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta setelah proses digitalisasi? 3. Kendala apa yang dihadapi selama proses digitalisasi? 3 Jackie Bettington, et al., Keeping Archives 3 rd Edition (Cambera : Australian Society of Archivists, 2008), hlm 408
5 B. TUJUAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Penelitian ini bertujuan untuk memberikan tambahan pengetahuan baik bagi penulis, pembaca, dan instansi terkait. Bagi penulis sendiri PKL ini bertujuan sebagai wadah yang dapat mengetahui secara langsung bagaimana cara digitalisasi arsip kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Untuk pembaca laporan tugas akhir ini bertujuan untuk memberikan tambahan pengetahuan mengenai bagaimana proses digitalisasi arsip-arsip kartografi yang baik dan cara pemeliharaan yang benar pada arsip-arsip kartografi ini. C. TINJAUAN PUSTAKA Buku pertama adalah buku dengan judul Manajemen Kearsipan yang ditulis oleh Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama Jakarta pada tahun 1995. Bab yang paling relevan adalah bab IV yang menjelaskan mengenai sistem penyimpanan. Pada buku ini dijelaskan pengertian sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Selain mengenai pengertian penyimpanan pada buku ini juga dijelaskan berbagai macam jenis penyimpanan diantaranya adalah pada bab V menjelaskan mengenai sistem penyimpanan kronologis, pada bab VIII dijelaskan mengenai sistem penyimpanan geografis dan cara penerapannya. Pada bab IX buku ini menjelaskan mengenai sistem
6 penyimpanan subjek, dijelaskan juga arsip apa saja yang cocok menggunakan sistem subjek ini. Buku kedua adalah buku dengan judul Keeping Archives 3 RD Edition, buku ini disusun oleh Jackie Bettington (et.al) yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivist. Pada buku ini terdapat 4 bab, yang sesuai dengan tema terletak pada bab 3 yang membahas tentang digitisation and imaging. Pada buku ini dijelaskan pengertian digitalisasi yang berarti membuat gambar digital dari hard copy atau bahan grafis. Di buku ini juga dijelaskan mengenai kelemahan dan kelebihan dari digitalisasi. Buku ketiga adalah buku dengan judul Proses Pemetaan yang ditulis oleh Yahya Sutandi dan Riadika Mastra yang diterbitkan oleh Badan Koordinasi Survey Dan Pemetaan Nasional Pusat Pendidikan Dan Latihan pada tahun 1993. Pada buku ini terdapat 8 bab, dan yang sesuai dengan tema terdapat pada bab 1, bab 2 dan bab 6. Pada bab 1 buku ini dijelaskan mengenai kartografi dari pengertian dan istilah mengenai kartografi. Pada bab 2 dijelaskan mengenai pengertian peta dan jenis-jenis peta dan pada bab 6 disini membahas mengenai peta digital dan salah satu kelebihan peta digital. Buku keempat adalah buku dengan judul Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer yang ditulis oleh Agus Sugiarto,S.Pd dan Teguh Wahyono, S.Kom dan diterbitkan oleh Gava Media karangan pada tahun 2005. Pada
7 buku ini terdapat bab yang menyangkut dengan tema yang diambil yaitu bab 11 membahas mengenai Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik Berbasais Komputer, pada bab ini dijelaskan bagaimana konsep dasar kearsipan elektronik, kemudahan dalam pengelolaan arsip dan perangkat yang digunakan pada sistem kerasipan elektronik. D. METODE PENGUMPULAN DATA Dalam menunjang kelancaran pembuatan laporan ini digunakan tiga metode pengumpulan data yang sesuai dengan tema yang diambil metode, antara lain : 1. Observasi dan partisipasi Metode observasi ini merupakan metode melihat secara langsung bagaimana proses digitalisasi yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Metode observasi ini bertujuan untuk memperoleh data yang akurat mengenai digitalisasi arsip kartografi yang dilaksanakan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta dan penulis dapat melihat dan terjun langsung dalam melakukan kegiatan digitalisasi arsip kartografi yang ada. 2. Wawancara Metode wawancara ini dilakukan untuk menambah dan melengkapi informasi yang dibutuhkan untuk menulis isi dari laporan ini. Metode ini dilakukan dengan cara menyanyakan secara langsung kepada narasumber ataupun orang yang ahli dibidang digitalisasi dan yang mengerti data base yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Wawancara yang dilakukan bisa secara formal maupun
8 informal. Dan data yang diperoleh dapat lebih memperjelas data dari hasil observasi yang didapatkan. Salah satu yang diwawancarai adalah Ibu Suminarti, SIP yang merupakan salah satu arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, wawancara dilakukan di depo arsip inaktif pada saat narasumber memiliki waktu senggang. 3. Studi Pustaka Metode studi pustaka ini dilakukan dengan cara mencari bahan-bahan pustaka sebagai sumber penulisan dari laporan ini. Data dari metode ini bisa diperoleh dengan membaca buku-buku yang sesuai dengan tema dari laporan ini, selain dari buku-buku data bisa didapat melalui makalah-makalah yang diberikan dosen dan bisa mengakses informasi yang berkaitan lewat internet. Bahan-bahan pustaka yang digunakan didapat di perpustakaan program studi, perpustakaan pusat Universitas Gadjah Mada, perpustakaan fakultas geografi Universitas Gadjah Mada dan perpustakaan Kota Yogyakarta. E. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam penyususana akhir dalam melaksanakan tugas praktik kerja lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul digitalisasi arsip kartografi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, laporan ini di susun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
9 Bab pertama pada laporan adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan PKL, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan sistematika Penulisan. Ulasan dalam latar belakang dan permasalah berisi tentang alasan penulis memilih tema yang diambil untuk penulisan tugas akhir, dan rumusan masalah sebagai fokus dari penelitian yang dilakukan. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dalam penulisan ini menunjukan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan akhir dan sebagai penunjang untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Pada bab kedua laporan ini berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya peraktik kerja lapanagan yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, mulai dari tugas dan fungsi pokok serta letak geografis, kantor ini berada di Jl. Letjen Suprapto No 33 A Ngampilan, Yogyakarta. Selain itu di jelaskan mengenai struktur organisasi. Tugas pokok dan fungsi dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta ini. Bab tiga laporan ini menguraikan penjelasan permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan peraktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses digitalisasi arsip kartografi. Kegiaatanya adalah dimulai dari proses memfoto arsip kartografi yang ada sampai dengan mengedit hasil yang didapat. Selain itu di jelaskan pada kendala yang di hadapi selama praktik kerja lapangan selama berlangsung.
10 Pada bab empat atau terakhir dituliskan tentang kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Yogyakarta, dimulai dari sarana dan prasarana yang harus dilengkapi untuk menunjang proses digitalisasi arsip kartografi.