Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PADA PT. SUMATERA KARYA MOTOR PADANG Rini Widyastuti* 1, Sri Restu Ningsih 2 Universitas Bung Hatta, Jl. Sumatera Ulak Karang Padang 25143, Telp. (0751) 7051678/ fax. (0751) 7055475 STMIK Indonesia Padang, Jl. Khatib Sulaiman Dalam No. 1 Padang, Telp. (0751) 7056199 - Fax. (0751)7058322 rini_dd86@yahoo.com, srirestuningsih@yahoo.co.id Abstrak Telah dilakukan suatu penelitian terhadap sistem penyajian laporan piutang pada PT. Sumatera Karya Motor Padang, yang mana sistem penyajian laporan piutang tersebut semi komputerisasi dengan menggunakan microsoft excel sehingga ditemukan kelemahan yaitu keterlambatan dalam mendapatkan data yang tepat, cepat dan akurat. Penelitian ini dibagi ke dalam tiga metode yaitu penelitian lapangan, penelitian labor dan penelitian perpustakaan. Dalam penelitian penulis mengumpulkan data dan menganalisa data yang telah ada pada PT. Sumatera Karya Motor Padang. Kemudian memproses data tersebut seoptimal mungkin dengan menggunakan sebuah sistem baru yaitu menggunakan bahasa pemrograman Visual basic. Berdasarkan hasil analisa diketahui bahwa dengan menggunakan sistem yang baru dalam pengolahan data, maka didapatkan keuntungankeuntungan yaitu efektifitas dalam pemakaian tempat dan waktu, informasi yang dibutuhkan cepat diperoleh dan mudah didapat serta semua data dapat disimpan dengan baik. Kata kunci : pengolahan data, sistem informasi, piutang Abstract A research have been done to the system presentation of credits report at Sumatera Karya Motor Padang Corporation, which is in that system presentation is semicomputerization by using microsoft excel then we found the weakness of its delay in getting correct data, fast and accurate. This research divided into three methods consist of field research, laboratory research and library study. In this research, the writer collected and analyzed the data from Sumatera Karya Motor Padang corporation. Then we proceeded the data as optimal as possible by using a new system that is Visual basic programming language. Based on analysis result known that by using the new system in data processing, we found some advantages which are effectiveness in using place and time, information which required quickly obtained and easy to got and all data can be stored safely. Keywords: data processing, information systems, accounts receivable 1. PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan begitu cepat dan pesat terutama dibidang informasi. Hal ini manusia sebagai pemegang peranan utama terhadap kemajuan bidang teknologi berusaha mencari dan mendapatkan yang terbaik dari perkembangan teknologi tersebut. Kemajuan teknologi informasi senantiasa
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 2 mendapatkan perhatian yang terbaik di setiap bidang, karena memberikan efisiensi dan efekifitas kerja yang dapat meningkatkan kualitas kerja. Teknologi informasi diharapkan dapat membantu mengoptimalisasikan kinerja organisasi maupun instansi. Hubungan antara unsur-unsur dalam organisasi yang makin luas mengakibatkan timbulnya berbagai jenis data dan informasi yang mendorong manusia untuk mencari dan mengimplementasikan teknik-teknik baru agar pengendalian unsur-unsur ini dapat dilaksanakan ditingkat pimpinan maupun operasional. Bagian keuangan merupakan hal yang sangat penting setiap organisasi maupun instansi. Karena bagian ini mengatur alokasi dana dan pengontrolan dana yang masuk dan keluar serta piutang dan utang yang dialami oleh suatu organisasi maupun instansi. Dengan adanya pengolahan data yang baik dan efisien diharapkan penanganan masalah keuangan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Sistem informasi akuntansi merupakan aplikasi komputer yang berfokus pada laporan keuangan. Dengan keunggulan dan kemudahan yang dimiliki sistem informasi akuntansi yang ada, penulis melihat pada pengolahan data piutang di PT.Sumtera Karya Motor Padang selama ini masih kurang optimal. Untuk itu penulis bermaksud untuk melakukan penelitian yang akan disajikan dalam bentuk skripsi yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada PT.Sumatera Karya Motor Padang Didukung Dengan Aplikasi Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0. 2. METODE PENELITIAN Dalam melakukan pengumpulan data untuk membantu kelancaran penelitian ini, penulis melakukan beberapa teknik atau metoda pengumpulan data sebagai berikut: 1. Penelitian lapangan (Field Research) Penelitian langsung dilakukan pada objek yang bersangkutan yaitu pada PT.Sumatera Karya Motor Padang. Dalam teknik ini cara yang digunakan untuk mendapatkan data yaitu dengan observasi (pengamatan), daftar pertanyaan (questioner) dan wawancara (interview). 2. Penelitian perpustakaan (Library Research) Penelitian ini untuk mencari informasi dan pengumpulan data dari bukubuku yang ada pada perpustakaan yang berhubungan dengan judul diatas, sehingga terjadi perpaduan antara satu dengan yang lainnya. 3. Penelitian laboratorium (Laboratory Research) Penelitian untuk membangun suatu program aplikasi yang diperlukan di laboratorium dibantu dengan seperangkat komputer yang memiliki spesifikasi software dan hardware tertentu. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan sistem ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem atau user mengenai gambaran yang jelas tentang rancangan sistem yang akan dibuat serta diimplementasikan. Perancangan sistem merupakan suatu
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 3 kegiatan membuat desain teknik berdasarkan evaluasi dan analisa yang telah dilakukan pada kegiatan analisis atau observasi sistem. 3.1 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan arus data suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika. Keuntungan dari penggunaan DFD adalah untuk memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikembangkan. Untuk memperinci sistem yang akan dirancang yaitu dengan menguraikan DFD, namun sebelum kita melakukan penjabaran DFD maka contex diagram harus diketahui sebelumnya. a. Context Diagram MARKETING BROSUR + FORMULIR, SURAT PESANAN FORMULIR DIISI+ SYARAT, REKOMENDASI ACC+ UANG, PEMBAYARAN DP BROSUR+FORMULIR, REKOMENDASI UNTUK KREDIT, KWIANSI PEMBAYARAN DP+NOTA, BERITA ACARA SERAH TERIMA + MOTOR PERMOHONAN DITERIMA SURVIYOR PMBAYARAN DP 0 FORMULIR DIISI + SYARAT KOLEKTOR LAPORAN PIUTANG PER PELANGGAN, PER BULAN, PER TAHUN BERITA ACARA SERAH TERIMA + MOTOR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PERMOHONAN DITERIMA,REKOMENDASI ACC, PEMBAYARAN DP+NOTA, SURAT PESANAN STOCK SURAT PESANAN PMBAYARAN DP + NOTA REKOMENDASI ACC+UANG KREDIT / ADM.LEASING REKOMENDASI UNTUK KREDIT, LAPORAN PIUTANG PER PELANGGAN, PER BULAN, PER TAHUN KASIR Gambar 1 : Context Diagram b. Data Flow Diagram (DFD) REKOMENDASI UNTUK KREDIT FORMULIR 0.1 FORMULIR FORMULIR 0.2 FORMULIR+ +BROSUR +BROSUR +SYARAT SYARAT MARKETING PEMBERIAN PENYERAHAN FORMULIR + BROSUR FORMULIR + SYARAT SURVIYOR PEM BAYARAN DP 0.9 PERIKSA SURAT ORDER / PESANAN STOCK SURAT ORDER / PESANAN 0.10 PERIKSA UNIT MOTOR REKOMENDASI UNTUK KREDIT REKOMENDASI UNTUK KREDIT ACC+ UANG 0.5 REKOMENDASI UNTUK PENANDA KREDIT ACC KASIR TANGANAN REKOMENDASI REKOMENDASI UNTUK KREDIT ACC+ UANG 0.6 PEMBAYARAN DP + NOTA PROSES PEMBAYARAN PEMBAYARAN DP + NOTA FORMULIR + SYARAT 0.3 SELEKSI FORMULIR PERMOHONAN DITERIMA PERMOHONAN 0.4 KREDIT / ADM DITERIMA PERIKSA LEASING PERMOHONAN REKOMENDASI UNTUK KREDIT ACC + PEMBAYARAN & NOTA 0.7 PEMBAYARAN DP BERITA SERAH TERIMA MOTOR + MOTOR 0.8 PENYERAHAN PEMBAYARAN DP ENTRY DATA & MOTOR SERTA TRANSAKSI D 1 DATA D 2 MOTOR D 3 PEMBELIAN MOTOR PEMBELIAN KOLEKTOR LAPORAN PIUTANG PER PELANGGAN, PER BULAN, PER TAHUN 0.11 PEMBUATAN LAPORAN PIUTANG PER PELANGAN PER BUALN, PER TAHUN DATA PEMBELIAN DATA D4 D5 PIUTANG PIUTANG Gambar 2 : Data Flow Diagram Level 0 DATA PIUTANG
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 4 3.2 Implementasi Sistem Desain input merupakan suatu alat memasukkan data yang mana input dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan. Adapun bentuk tampilan input tersebut adalah sebagai berikut: a. Entry Data Konsumen b. Entry Data Motor Gambar 3 : Entry Data Konsumen c. Entry Data Transaksi Pembayaran Gambar 4: Entry Data Motor
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 5 d. Entry Data Angsuran Piutang Gambar 5 : Entry Data Transaksi Pembayaran e. Laporan Piutang Per Pelanggan Gambar 6 : Entry Data Angsuran Piutang
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 6 f. Laporan Piutang Per Bulan Gambar 7 : Laporan Piutang Per Pelanggan Gambar 8 : Laporan Piutang Per Bulan g. Laporan Piutang Per Tahun Gambar 9 : Laporan Piutang Per Tahun
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 7 4.1 KESIMPULAN 4. KESIMPULAN DAN SARAN Untuk meningkatkan sistem pengolahan data piutang pada PT. Sumatera Karya Motor Padang perlu diperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada baik dalam penyajian data maupun penyimpanan data yang dapat meningkatkan mutu perusahaan dan mengurangi kesalahan dalam hal pencatatan transaksi sehingga bisa dihasilkan suatu laporan piutang yang akurat. Dari analisa yang telah dilakukan penulis pada PT.Sumatera Karya Motor Padang menghasilkan suatu kesimpulan yang dapat dikemukakan sebagai berikut: 1. Akan meningkatkan mutu dan lebih mengoptimalkan efisiensi kerja. 2. Menghasilkan laporan-laporan yang akurat dan tepat yang nantinya dapat membantu perusahaan dalam menghemat waktu, tenaga dan biaya untuk mengolah segala transaksi yang ada pada PT.Sumatera Karya Motor Padang. 3. Dengan adanya sistem komputerisasi secara penuh kemungkinan kesalahan dan duplikasi data dapat dihindari. 4.2 SARAN Perubahan sistem lama ke sistem baru tentu banyak menimbulkan kesulitan. Dimana sistem baru mungkin tidak akan sepenuhnya akan berhasil tanpa adanya penyesuaian dan pemeliharaan terhadap sistem yang akan diterapkan. Untuk menghindari kesulitan yang timbul nantinya, ada beberapa saran yaitu: 1. Karyawan sebagai tenaga pelaksana hendaknya dilatih untuk dapat mengoperasikan sistem baru ini secara optimal, sehingga tenaga pelaksana dari sistem baru ini benar-benar memahami cara mengoperasikan sistem baru agar terhindar dari kesalahan. 2. Penerapan sistem yang baru tidak dapat dilakukan secara mendadak. Penerapan ini memerlukan penyesuaian dengan sistem yang lama agar aktivitas perusahaan tidak terganggu. 3. Perlu dilakukan pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) dari sistem baru. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada Dekan FKIP Universitas Bung Hatta, Ketua STMIK Indonesia Padang, Direktur PT. Sumatera Karya Motor Padang dan semua pihak yang telah memberi dukungan, motivasi dan kontribusi terhadap penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA
Association for Information Systems Indonesia chapter (AISINDO) 8 [1]Hongren dkk, 1997, Akuntansi di Indonesia, Salemba Empat, Jakarta. [2]Kurniadi, Adi, 2000, Pemograman Microsoft Visual Basic 6, PT. Elex Media Komputindo Gramedia, Jakarta. [3]Divisi Penelitian dan Pengembangan Madcoms-Madiun, 2005, Pemograman Tingkat Lanjut dengan Visual Basic 6.0 Dan Crystal Report, Andi, Yogyakarta. [4]Kusumo, Tjipto, 1999, Pengantar Sistem Informasi, PT. Elek Media Komputindo Gramedia, Jakarta. [5]Tim Penelitian dan Pengembangan Madcoms, 2005, Program Aplikasi Terintegrasi Inventory dan Hutang Piutang dengan Visual Basic 6.0 dan Cristal Report, Andi, Yogyakarta. [6]Yuswanto, 2000, Visual Basic 6 Pemograman Grafis Dan multimedia, PT. Gramedia, Jakarta. [7]Wilken, Joseph W, 1993, Sistem Akunting dan Informasi Jilid 1 Edisi Ketiga, Binarupa Aksara, Jakarta. [8]Winarno, Wing Wahyu, 1994, Sistem Informasi Akuntansi, Sekolah Tinggi silmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.